Was e-Factura in Rumänien ist — und warum es Sie betrifft, auch wenn Sie nicht darüber ausstellen
RO e-Factura ist das nationale elektronische Rechnungssystem, das das Finanzministerium gemeinsam mit ANAF, der rumänischen Finanzverwaltung, betreibt. Eine Rechnung wird als strukturierte XML-Datei ausgestellt, in das System hochgeladen, gegen die rumänischen Regeln geprüft, von der Finanzverwaltung elektronisch gesiegelt und innerhalb desselben Systems an den Empfänger zugestellt. Das gesiegelte XML ist das rechtliche Original. Ein daneben erzeugtes PDF ist eine Lesekopie ohne eigenständige rechtliche Bedeutung.
Für ein ausländisches Unternehmen ist zuerst wichtig zu verstehen, dass e-Factura nicht nur eine Ausstellungspflicht ist. Es ist zugleich ein Meldekanal für die B2B-Rechnungen von Unternehmen, die hier nicht ansässig sind, und der Kanal, über den Ihre rumänischen Eingangsrechnungen eingehen. Selbst ein Unternehmen, dessen Rechnungen nicht über das System ausgestellt werden, braucht Zugang dazu, weil dort seine B2B-Rechnungen gemeldet werden und die Belege seiner Lieferanten zugestellt werden — und diese Belege tragen den Vorsteuerabzug in der rumänischen Umsatzsteuererklärung.
Wer über RO e-Factura ausstellen muss
Die Pflicht folgt der Ansässigkeit, nicht der Registrierung. Diese Unterscheidung ist der am häufigsten missverstandene Punkt in der fremdsprachigen Literatur zum Thema.
| Fallgestaltung | Muss über RO e-Factura ausstellen | Empfängt über RO e-Factura |
|---|---|---|
| Rumänische Gesellschaft (SRL, SA) | Ja | Ja |
| Feste Niederlassung eines ausländischen Unternehmens | Ja | Ja |
| Ausländisches Unternehmen mit rumänischer Umsatzsteuernummer, ohne feste Niederlassung | Nein — es fakturiert nach seinen gewohnten Regeln und übermittelt seine B2B-Rechnungen parallel zu Meldezwecken; keine B2C-Pflicht | Ja — rumänische Lieferanten übermitteln dorthin |
| Lieferungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) | Ja | Ja |
| Rechnungen an Privatpersonen (B2C) | Ja, seit dem 1. Januar 2025, für in Rumänien ansässige Steuerpflichtige | Nicht einschlägig |
Lesen Sie die Tabelle mit der zweiten Spalte im Blick. Ein nichtansässiges Unternehmen ist nicht vom System befreit; es ist davon befreit, über das System auszustellen. Die nach den gewohnten Regeln ausgestellte Rechnung bleibt das Dokument, das an den Kunden geht, doch bei B2B-Umsätzen geht dieselbe Rechnung zusätzlich als XML zu Meldezwecken an RO e-Factura. Seine B2C-Rechnungen bleiben außerhalb des Systems. Seine Eingangsrechnungen landen dennoch in RO e-Factura, und es muss sie weiterhin abholen, archivieren und abstimmen.
Ob eine feste Niederlassung besteht, ist eine Tatsachenfrage — Beständigkeit sowie personelle und technische Ausstattung in Rumänien — und sie sollte vor der ersten Rechnung schriftlich geklärt werden, nicht nach einer Betriebsprüfung. Die zugrunde liegende Abgrenzung behandeln wir in der Übersicht zur Steuer-Compliance und im Leitfaden zur Umsatzsteuer in Rumänien für ausländische Unternehmen.
Das Format RO_CIUS und was sich an der Rechnung ändert
Rumänien hat kein eigenes Rechnungsformat erfunden. Das Land hat den europäischen semantischen Standard EN 16931 übernommen und eine nationale Umsetzungsspezifikation darübergelegt, RO_CIUS. Diese Spezifikation legt die Pflichtfelder fest, die beim Hochladen angewendeten Geschäftsregeln und die rumänischen Besonderheiten — das Format der Steuernummer, die Codierung der rumänischen Umsatzsteuersätze, die Behandlung von Kleinbetragsrechnungen.
Daraus folgen zwei Dinge. Erstens kann ein XML, das gegen den reinen europäischen Standard gültig ist, in Rumänien dennoch zurückgewiesen werden, weil die nationalen Regeln strenger sind. Zweitens werden mehrere Felder, die Ihr Fakturierungssystem als Freitext behandelt — die Identifikation des Käufers, die Maßeinheit, der Umsatzsteuer-Kategoriecode —, zu kontrollierten Werten aus einer Nomenklatur. Die Bereinigung der Stammdaten ist in aller Regel der größere Teil einer Einführung, nicht der technische Anschluss.
Seit dem 1. August 2025 beträgt der Regelsteuersatz 21 % und der ermäßigte Satz 11 %, sodass auch die Umsatzsteuer-Kategoriecodes auf den Rechnungen anzupassen waren. Systeme, die weiterhin 19 % ausgeben, erzeugen Rechnungen, die schon äußerlich falsch sind.
- 01Die Rechnung wird ausgestelltIn Ihrer eigenen Rechnungssoftware, mit allen Pflichtfeldern.
- 02SPVÜbermittlung an das System5 Werktage ab dem Ausstellungsdatum, eine Frist, die seit dem 1. Januar 2026 gilt (Eilverordnung OUG Nr. 89/2025).
- 03ANAF prüft sieBei einem Fehler wird die Rechnung korrigiert und erneut übermittelt; die Frist verlängert sich dadurch nicht.
- 04Das elektronische SiegelDie Originalrechnung ist die versiegelte XML-Datei aus dem Virtuellen Privaten Raum (SPV). Diese wird archiviert, nicht das PDF.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatpersonen. Für Nichtansässige ohne feste Niederlassung in Rumänien dient die Übermittlung nur Meldezwecken, im B2B-Bereich.
Übermittlungsfristen und die Regel der fünf Werktage ab 2026
Die Rechnung muss innerhalb von fünf Werktagen ab dem Tag ihrer Ausstellung an RO e-Factura übermittelt werden, oder ab der gesetzlichen Frist für ihre Ausstellung, wenn sie nicht rechtzeitig ausgestellt wurde. Diese Formulierung stammt aus der Eilverordnung 89/2025 (Amtsblatt 1203 vom 24. Dezember 2025) und gilt ab dem 1. Januar 2026. Bis dahin lief die Frist in Kalendertagen. Was sich 2026 geändert hat, ist also die Art der Fristberechnung, für B2B und B2C gleichermaßen — nicht der Umfang der Pflicht.
Zwei praktische Hinweise. Die Frist läuft je Rechnung, nicht je Zeitraum; ein Sammel-Upload am letzten Werktag des Monats verletzt daher die Frist für alles, was früher im Monat ausgestellt wurde. Und gezählt wird in Werktagen, was bedeutet, dass die rumänischen gesetzlichen Feiertage maßgeblich sind — und das sind nicht dieselben wie in Ihrem Sitzstaat.
B2C-Rechnungen — Rechnungen an Privatpersonen — sind seit dem 1. Januar 2025 im System, auf Grundlage der Eilverordnung 69/2024, mit den Anwendungsregeln der Eilverordnung 138/2024 und Sanktionen ab dem 1. Juli 2025. Gibt der Käufer keine Steuernummer an, wird an ihrer Stelle ein konventioneller Code aus dreizehn Nullen verwendet. Für den Einzelhandel und für Marktplatzgeschäfte war das allein wegen des Volumens die größere organisatorische Umstellung; die Einzelheiten stehen im Artikel zu e-Factura, B2C und den Übermittlungsfristen.
Bußgelder
Die nicht fristgerechte Übermittlung einer Rechnung ist eine Ordnungswidrigkeit nach der Eilverordnung 120/2021. Die Bußgelder sind nach Kategorie des Steuerpflichtigen gestaffelt:
- 1.000–2.500 RON für kleine Steuerpflichtige;
- 2.500–5.000 RON für mittlere Steuerpflichtige;
- 5.000–10.000 RON für große Steuerpflichtige.
Eine gesonderte und schwerere Sanktion trifft den Empfänger: Ein Käufer, der eine B2B-Rechnung verbucht, die ihn außerhalb des Systems erreicht hat, riskiert ein Bußgeld von 15 % des gesamten Rechnungswerts. Die Regel in Art. 13^2 Abs. (1) lit. b) betrifft einen in Rumänien ansässigen Empfänger und die Rechnung eines ebenfalls in Rumänien ansässigen Lieferanten; die gemeldeten Rechnungen eines nicht ansässigen Unternehmens fallen nicht darunter.
Das mittelbare Risiko ist noch größer. Wo eine Rechnung das System hätte durchlaufen müssen und es nicht getan hat, ist das Recht des Käufers auf Abzug der darin ausgewiesenen Umsatzsteuer angreifbar. Damit wird aus einem Prozessfehler des Lieferanten ein Liquiditätsproblem des Kunden — der Grund, weshalb rumänische Käufer Rechnungen, die nicht über das System kamen, zunehmend zurückweisen.
Unsicher, ob Sie ausstellen oder nur melden? Schildern Sie uns kurz Ihre Konstellation in Rumänien — wir sagen Ihnen, was konkret gilt, und richten den Zugang ein. Angebot anfordern
Wie wir e-Factura für Sie betreiben
Die Einrichtung erfolgt einmalig. Wir melden Ihren Zugang zum System im Virtuellen Privaten Raum (SPV) an, klären, wer signiert und wer übermittelt, und schließen die Rechnungsquelle an — Ihren ERP-Export, Ihre Fakturierungsplattform oder eine Excel-Datei, wenn es nur die gibt. Unser Generator wandelt die Daten in die Struktur RO_CIUS um, validiert sie gegen die rumänischen Geschäftsregeln und lädt sie hoch.
Die laufende Arbeit hat drei Teile. Ausgangsrechnungen werden innerhalb der jeweils geltenden Frist übermittelt — über das System ausgestellt, wenn Sie in Rumänien ansässig sind, oder bei B2B-Umsätzen parallel zu Ihrer gewohnten Fakturierung gemeldet, wenn Sie es nicht sind —, wobei die Systemantwort und das XML für Sie aufbewahrt werden. Eingangsrechnungen holen wir täglich aus dem System ab, gleichen sie mit Ihren Einkaufsdaten ab und überführen sie in die Buchhaltung, damit nichts unbemerkt im System liegen bleibt, während die Vorsteuer daraus ungenutzt bleibt. Die Abstimmung vergleicht, was über e-Factura gelaufen ist, mit dem, was in der Umsatzsteuererklärung, in der Meldung der Inlandsumsätze und in der SAF-T-Datei D406 erscheint — denn ANAF stellt denselben Vergleich an.
Die auf diesen Daten aufbauenden Steuermeldungen — Umsatzsteuererklärung, Meldung der Inlandsumsätze, SAF-T — erstellen und reichen wir ein, über den Virtuellen Privaten Raum mit unserem digitalen Zertifikat, und Sie erhalten die Empfangsbestätigungen von ANAF. Möchte Ihr Team beim Tagesgeschäft die Hand am Steuer behalten, kann es einen eigenen Zugang erhalten, um Rechnungen in RO e-Factura auszustellen und zu verfolgen, während Validierung und Abstimmung bei uns bleiben.
Besondere Konstellationen
Marktplatz- und E-Commerce-Händler. Das Problem ist das Volumen, und es ist seit Januar 2025 deutlich größer, seit B2C-Rechnungen für in Rumänien ansässige Händler in das System einbezogen sind. Praktikabel ist eine direkte Strecke von der Verkaufsplattform aus, mit vorab vereinbarter Belegnummerierung. Die umgebende umsatzsteuerliche Behandlung behandelt der Leitfaden zur Umsatzsteuer im E-Commerce in Rumänien.
Gutschriftsverfahren. Stellt der Kunde die Rechnung im Namen des Lieferanten aus, folgt die Pflicht demjenigen, der rechtlich zur Ausstellung verpflichtet ist. Das muss in der vertraglichen Vereinbarung festgehalten werden, weil das System erfasst, wer die Datei hochgeladen hat.
Nichtansässige Unternehmen. Zwei Abläufe laufen nebeneinander. Auf der Ausgangsseite müssen B2B-Rechnungen, die nach Ihren gewohnten Regeln ausgestellt werden, zusätzlich als XML zu Meldezwecken bei RO e-Factura ankommen: Der Kunde erhält weiterhin Ihre gewohnte Rechnung, das System erhält die Daten. B2C-Rechnungen bleiben außen vor, ebenso Ausfuhren, innergemeinschaftliche Lieferungen und die übrigen in Art. LIX Abs. (4) Gesetz 296/2023 genannten Fälle. Auf der Eingangsseite sind rumänische Lieferanten seit dem 1. Januar 2026 verpflichtet, die Rechnungen, die sie an Sie ausstellen, über das System zu leiten; praktisch braucht es eine tägliche Abholroutine und ein Archiv. Rechnungen im System haben eine begrenzte Verfügbarkeitsdauer; wer sie nicht abholt, steht am Ende ohne das Originaldokument da, das seinen Vorsteuerabzug trägt. Der Artikel zu e-Factura für nicht ansässige Unternehmen erläutert die Rechtsgrundlage, die Ausnahmen und ein durchgerechnetes Fristbeispiel.
Gutschriften und Korrekturen. Eine Korrekturrechnung läuft wie jede andere durch das System und verweist auf das Original. Eine Korrektur außerhalb des Systems lässt das gesiegelte Original für sich allein stehen.
Die Fehler, die wir am häufigsten sehen
- Das PDF für die Rechnung halten. Sobald eine Rechnung das System durchlaufen hat, ist das gesiegelte XML das Original; das PDF ist eine Darstellung.
- Sammel-Uploads zum Monatsende, die für jede früher ausgestellte Rechnung die Frist von fünf Werktagen verletzen.
- Veraltete Umsatzsteuersätze im Fakturierungssystem, das weiterhin 19 % statt 21 % oder 11 % ausgibt.
- Eingangsrechnungen ignorieren, weil die eigenen Rechnungen nicht über das System ausgestellt werden — der Vorsteuerabzug hängt an diesen Belegen.
- Ausstellen und Melden verwechseln. Eine rumänische Umsatzsteuernummer ohne feste Niederlassung verlagert Ihre Fakturierung nicht in das System, Ihre B2B-Rechnungen müssen dort aber dennoch gemeldet werden; erst die Ansässigkeit bringt die volle Ausstellungspflicht, B2C eingeschlossen.
- Nicht gepflegte Partnerdaten — eine fehlende oder fehlerhafte Steuernummer führt zur Zurückweisung beim Hochladen, und die Rechnung wird dann überhaupt nicht übermittelt.
