Automatisierung von Steuermeldungen: Werkzeuge rund um Ihre Daten

Automatisierung von Steuermeldungen in Rumänien: was wir bauen und warum

Rumänische Software für Steuermeldungen ist auf einer Annahme geschrieben: dass die Daten in einem rumänischen Buchhaltungssystem beginnen, mit rumänischem Kontenplan und rumänischen Belegarten. Für eine rumänische Gesellschaft trifft das zu. Für eine ausländische Gruppe, einen Marktplatzhändler oder ein Unternehmen mit Lager und Logistikdienstleister nicht. Die Daten sind vorhanden und vollständig — sie haben nur die falsche Form, stehen in einer anderen Sprache und folgen einem anderen Schlüsselsystem.

In dieser Lücke verdienen eigene Werkzeuge ihren Platz. Jeder Monat, in dem ein Finanzteam Tage damit verbringt, Daten von Hand zwischen Systemen zu schieben, ist ein Monat vermeidbarer Fehler, und manuelles Umformatieren ist genau die Art von Arbeit, die still zusammenbricht, wenn die Person, die sie gemacht hat, im Urlaub ist.

Wir sind eine Steuerkanzlei, die ihre Software selbst schreibt. Keine Softwarefirma, die nebenbei Steuern macht, und kein Buchhaltungsbüro, das eine Lizenz kauft. Diese Kombination ist der Grund, warum die Werkzeuge das tun, was die Einreichung tatsächlich verlangt, und nicht das, was ein Pflichtenheft angenommen hat.

UITdesk: unser eigenes Produkt für e-Transport

UITdesk — uitdesk.ro ist unser Produkt für RO e-Transport.

RO e-Transport verlangt einen UIT-Code, bevor das Fahrzeug losfährt, für Bewegungen im Anwendungsbereich: Waren auf der Liste mit hohem Steuerrisiko, Fahrzeuge ab 2,5 Tonnen, Sendungen über 500 kg oder über 10.000 RON sowie internationale Transporte unabhängig von der Ware. Der Code gilt für eine begrenzte Zahl von Tagen, und die Meldung muss vorher erfolgen. Ein Unternehmen, das einen Lkw pro Woche bewegt, kommt mit einem Webformular aus. Ein Unternehmen mit dreißig nicht.

UITdesk übernimmt die Meldung und die Codes, einschließlich der Erzeugung aus einer Datei statt Formular für Formular, sodass die Versände eines Tages zu einem Vorgang werden. Für einen österreichischen Spediteur, der abends die Touren des Folgetages plant, ist das der Unterschied zwischen einer Datei und zwanzig Eingabemasken. Wir haben das Werkzeug für unsere eigene Mandantenarbeit gebaut, und es steht Unternehmen direkt zur Verfügung, die nur das Werkzeug brauchen. Die zugrunde liegende Pflicht beschreibt die Seite zu RO e-Transport, die Mechanik des Codes selbst der Artikel über den UIT-Code.

SAF-T: Mapping und Erzeugung

Die Datei D406 ist die schwierigste rumänische Einreichung, wenn die Daten aus dem Ausland kommen, weil sie das vollständige Rechnungswesen in rumänischer Struktur verlangt.

Unser Mapping-Werkzeug nimmt, was Sie haben — einen Export aus SAP, Oracle, NetSuite oder Dynamics, ein lokales rumänisches Paket oder Salden und Journale in Excel — und überträgt es: Konten auf den Referenzkontenplan von ANAF, Umsatzsteuersätze auf die Schlüssel der amtlichen Nomenklatur statt auf Prozentwerte, Belegarten auf die verlangten Kategorien, Geschäftspartner auf Datensätze mit gültigen Kennungen. Das Mapping wird beim Onboarding einmal eingerichtet und in jeder Periode wiederverwendet; neue Konten oder Schlüssel werden vor der Erzeugung angezeigt und nicht erst bei der Ablehnung entdeckt.

Das Validierungswerkzeug prüft die Datei anschließend, bevor sie ANAF erreicht: Konsistenz zwischen den Abschnitten, Saldenliste gegen Journal, Existenz von Partnern und Konten, Formate der Kennungen. Der amtliche Validator läuft zuletzt, und eingereicht wird nur mit null Fehlern.

Woran es in der Praxis scheitert, ist selten die Technik. Es sind neue Konten, die im Monat davor niemand angelegt hat, Geschäftspartner ohne gültige Kennung, Belegarten, die im Vorsystem frei benannt wurden, und Steuerschlüssel, die für die Konzernberichterstattung gedacht waren und nicht für eine rumänische Meldung. Genau diese Punkte fängt das Mapping ab, und zwar bevor die Datei entsteht.

Kurze Frage? Schicken Sie uns einen Beispielexport aus Ihrem ERP: Wir sagen Ihnen, was für D406 fehlt und was sich mappen lässt. Angebot anfordern

Erklärungen aus Excel erzeugen

Nicht jedes Problem braucht eine Schnittstelle. Ein großer Teil dessen, was wir automatisieren, ist die letzte Meile: eine Tabelle, die die richtigen Daten bereits enthält, und eine Erklärung, die sie in einer bestimmten Struktur braucht.

• Erklärungen aus Excel, erzeugt aus der Mappe, die Sie ohnehin pflegen, umgewandelt in die Datei, die zur Einreichung verlangt wird.
• XML-Ausgabe in genau der Struktur, die ein System erwartet, einschließlich der Formate für elektronische Rechnungen und Meldungen, mit Prüfungen auf Feldebene, die verhindern, dass eine Datei nach dem Hochladen abgelehnt wird.
• PDF-Erzeugung aus einem Datenblatt: Bescheinigungen, Aufstellungen, wiederkehrende Belege, in einem Durchlauf erstellt statt als Serienbrief, der Zeile für Zeile geprüft werden muss.
• Abstimmungen als Werkzeug statt nach Augenmaß — eine Liste gegen eine Erklärung, eine Erklärung gegen das Hauptbuch, ein Plattformexport gegen die ausgestellten Rechnungen.

Der Maßstab, den wir anlegen, ist nicht technische Raffinesse. Es ist die Frage, ob jeden Monat dieselbe Abfolge von Handgriffen läuft. Wenn ja, sollte sie ein Werkzeug sein.

Von der Tabelle zum Dashboard

Ein Reporting, das in Excel durch fortlaufende Ergänzungen gewachsen ist, erreicht einen Punkt, an dem niemand mehr sicher sagt, welches Blatt maßgeblich ist. Die Abhilfe ist meist keine neue Plattform. Sie besteht darin, aus der Mappe etwas zu machen, das sich aus der Quelle aktualisiert und das Ergebnis darstellt.

Wir bauen Reporting-Dashboards auf Buchhaltungs- und Betriebsdaten: Margen, Liquiditätslage, Altersstruktur der Forderungen, die operativen Kennzahlen, auf die es im Geschäft ankommt, nach Zeitplan aktualisiert statt von Hand neu gebaut. Den Inhalt des Reportings entwerfen wir zusammen mit unserer Finanzberatung, damit das Dashboard die Zahlen zeigt, die eine Entscheidung braucht, und nicht alles, was das System ausgeben kann. Jede Kennzahl bekommt dabei eine dokumentierte Herkunft, damit später niemand raten muss, aus welchem Feld sie stammt und warum sie vom Abschluss abweicht.

Präsentationswebsites

Wir bauen außerdem Präsentationswebsites — kleine, schnelle, sauber strukturierte Seiten für Unternehmen, die eine glaubwürdige Online-Präsenz brauchen und keine Plattform. Es ist dieselbe Disziplin, auf ein anderes Ergebnis angewandt: geschrieben statt zusammengesteckt, mit Struktur, Metadaten und Sprachversionen geplant, bevor irgendetwas gestaltet wird, und übergeben mit dem, was zum Weiterbetrieb nötig ist.

Wie ein Projekt abläuft

1. Wir sehen dem laufenden Prozess zu. Kein Workshop über Anforderungen, sondern der tatsächliche Ablauf mit den tatsächlichen Dateien, einschließlich der Schritte, die niemand dokumentiert.
2. Wir legen die Ausgabe genau fest. Die verlangte Struktur, die Prüfungen, die bestehen müssen, und was „fertig“ für eine Periode heißt.
3. Wir bauen es und lassen es parallel laufen zu dem, was Sie heute tun, mindestens einen vollen Zyklus lang, und vergleichen die Ergebnisse Zeile für Zeile.
4. Wir reichen ein, Sie bedienen, was Ihres ist. Die Steuererklärungen bleiben bei uns: Wir führen den Zyklus, Sie erhalten die eingereichten Erklärungen und die Bestätigungen. Reporting-Werkzeuge für interne Belege und Dashboards — und UITdesk für die UIT-Codes — bedient Ihr Team selbst.

Was wir nicht tun, ist ein Werkzeug zu bauen, das nur wir bedienen können, und dann die Abhängigkeit in Rechnung zu stellen: Bedient Ihr Team ein Werkzeug, bekommt es die Dokumentation dazu. Den größeren Rahmen der Meldepflichten beschreibt die Seite zu Steuer-Compliance.