Buchhaltung in Rumänien: online geführt, auf Englisch berichtet

Was eine rumänische Buchführung tatsächlich verlangt

Eine in Rumänien registrierte Gesellschaft führt eine doppelte Buchführung, in rumänischer Sprache und in RON, nach den mit OMFP 1802/2014 genehmigten Rechnungslegungsvorschriften und dem Buchführungsgesetz 82/1991. Diese Pflicht trifft die Gesellschaft, nicht ihre Gesellschafter: eine rumänische SRL — die rumänische GmbH —, die einer deutschen Gruppe, einer zyprischen Holding oder einem einzelnen ausländischen Gründer gehört, führt genau dieselben Bücher wie eine in lokaler Hand.

Das Konzernreporting ersetzt sie nicht. Eine Tochtergesellschaft, die monatlich nach IFRS an die Mutter berichtet, braucht trotzdem ein rumänisches gesetzliches Hauptbuch, denn aus diesem Hauptbuch entstehen die Umsatzsteuererklärung, die Körperschaftsteuer- oder Mikrounternehmenserklärung, die SAF-T-Datei D406 und der Jahresabschluss. In der Praxis führen die meisten unserer ausländisch gehaltenen Mandanten zwei Sichten auf dieselben Daten, und die eigentliche Arbeit besteht darin, sie abgestimmt zu halten, statt sie getrennt zu führen.

Ein typischer Fall aus dem DACH-Raum sieht so aus: eine bayerische GmbH hält eine rumänische SRL mit fünfzehn Beschäftigten, die Mutter erwartet ihr Reportingpaket in der ersten Woche nach Monatsende, und der Controller in München liest Konten, die es im rumänischen Kontenplan so nicht gibt. Die Arbeit besteht dann nicht darin, zwei Buchhaltungen zu führen, sondern darin, eine gesetzliche Buchführung zu führen und sie sauber auf die Konzernsicht abzubilden — einmal eingerichtet, in jeder Periode identisch angewandt und bei jedem Abschluss gegen die Salden abgestimmt. Wo das Mapping nur im Kopf eines Einzelnen existiert, wird jeder Personalwechsel auf einer der beiden Seiten zu einer Abstimmungsrunde.

Was die monatliche Leistung umfasst

Die wiederkehrende Arbeit ist in jeder Periode dieselbe, und genau deshalb trägt sie eine feste Monatspauschale statt eines Stundensatzes:

• Erfassung von Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Bankbewegungen und Kasse;
• Lohnjournale und die Abstimmung der Gehaltsverbindlichkeiten, wobei wir auch die Lohnabrechnung und HR-Administration übernehmen;
• Anlagenverzeichnis, Abschreibungen, aktive und passive Rechnungsabgrenzung;
• Umsatzsteuerermittlung und die periodischen Steuererklärungen;
• die SAF-T-Datei der Periode;
• der Monatsabschluss: Abstimmung von Bank, Forderungen, Verbindlichkeiten, Umsatzsteuerkonten und Intercompany-Salden;
• ein Berichtspaket auf Englisch.

Der Jahresabschluss und die Jahressteuererklärung stehen am Ende desselben Zyklus. Außerhalb der Pauschale halten wir das, was wirklich einmalig ist — die Einrichtung im ersten Jahr, die Korrektur früherer Perioden, schriftliche Steuergutachten, Begleitung während einer Betriebsprüfung —, und bieten es separat an, statt es einzurechnen und später neu zu bepreisen.

Wie das Onboarding abläuft, vollständig online

Nichts an diesem Ablauf verlangt einen Kurier oder einen Besuch.

1. Umfang und Angebot. Wir klären die Gesellschaft, das Belegvolumen, die geltenden Umsatzsteuer- und Meldepflichten und das Reportingformat, das Ihre Gruppe braucht. Daraus ergibt sich eine feste Monatspauschale.
2. Vollmacht und Zugänge. Eine schriftliche Vollmacht erlaubt uns, mit unserem qualifizierten digitalen Zertifikat über den Virtuellen Privaten Raum an ANAF zu übermitteln und die Gesellschaft für das nationale E-Rechnungssystem anzumelden.
3. Datenübernahme. Bei einer neuen Gesellschaft eine Eröffnungsbilanz. Bei einer bestehenden die Buchhaltungsdatenbank, die Summen- und Saldenliste und die vollständige Meldehistorie — die wir gegen das abgleichen, was tatsächlich erklärt wurde, und nicht gegen das, was uns berichtet wird. Wenn Sie von einer anderen Kanzlei kommen, stehen die Anforderungsliste, unsere Prüfungen und das Vorgehen bei einem schweigenden Vorgänger auf der Seite zum Wechsel des Steuerberaters.
4. Mapping. Kontenplan, Umsatzsteuerschlüssel, Belegarten und Kostenstellen werden einmal auf Ihre Konzernstruktur abgebildet und danach in jeder Periode wiederverwendet.
5. Erster Abschluss. Wir führen eine Periode, liefern das Berichtspaket und passen das Format daran an, was Ihr Controller tatsächlich liest.

Kurze Frage? Schreiben Sie uns, welche Gesellschaft es betrifft und wie viele Belege im Monat anfallen. Sie bekommen eine feste Monatspauschale und einen Übernahmeplan. Angebot anfordern

Was Sie uns schicken, und wie

Der Belegfluss ist bewusst einfach gehalten, denn Komplexität an dieser Stelle ist der Grund, warum Buchhaltung zu spät kommt.

Eingangsrechnungen rumänischer Lieferanten werden direkt aus dem nationalen E-Rechnungssystem abgeholt und müssen gar nicht mehr weitergeleitet werden. Diese eine Änderung hat unseren Mandanten den größten Teil des Nachfassens zum Monatsende erspart — wie das System funktioniert und für wen es gilt, steht unter RO e-Factura.

Alles andere kommt auf einem von drei Wegen, je nachdem, was zu Ihrer Organisation passt: ein geteilter Ordner, in den Ihr Team Dateien legt, eine eigene E-Mail-Adresse oder ein direkter Export aus Ihrem ERP. Wir nehmen ERP-Exporte in der Struktur, in der sie anfallen — SAP, Oracle, NetSuite, Dynamics oder eine Tabelle —, weil unsere Werkzeuge Daten abbilden, statt ein rumänisches Quellsystem zu verlangen.

Kontoauszüge übernehmen wir als elektronische Dateien statt als PDF, wo die Bank das anbietet; das eliminiert eine ganze Klasse von Übertragungsfehlern.

Für ein festes Datum bitten wir nur an einer Stelle: den Stichtag. Belege einer Periode erreichen uns bis zu einem vereinbarten Tag des Folgemonats; was später kommt, geht in die nächste Periode, sofern es nicht wesentlich ist.

Das monatliche Reporting, das Sie erhalten

Jeden Monat, auf Englisch:

• eine Summen- und Saldenliste mit englischen Kontenbezeichnungen, abgebildet auf Ihren Konzernkontenplan;
• eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Bilanz für die Periode und kumuliert seit Jahresbeginn;
• die Steuerposition: zu zahlende oder erstattungsfähige Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer oder Mikrounternehmenssteuer, Lohnabgaben und deren Zahlungstermine;
• ein kurzer Kommentar — was sich bewegt hat, was ungewöhnlich ist, worüber vor der nächsten Periode entschieden werden muss.

Für Gruppen, die mehr als die gesetzliche Sicht brauchen, speisen dieselben Daten das Management-Reporting, die Budgets und die Liquiditätsplanung im Rahmen der Finanzberatung.

Wer die Arbeit macht

Zwei Partner zeichnen ab, was das Haus verlässt: Silvia, Wirtschaftsprüferin und Mitglied der CECCAR, mit über 17 Jahren in der rumänischen Rechnungslegung, und unsere Steuerberater, zugelassen von der Kammer der Steuerberater (CCF), Mitglieder der CECCAR und der ACCA, mit mehr als 20 Jahren Praxis. Sie führen ein Team aus erfahrenen Buchhaltern und Steuerberatern: jeder Mandant hat einen festen Ansprechpartner für seine Akte, und die Partner prüfen und unterschreiben die Arbeit. Sie sprechen mit den Menschen, die sie machen, auf Englisch, Italienisch oder Rumänisch — nicht mit einer Ticket-Warteschlange.

Die steuerlichen Fragen, die aus der Buchführung entstehen — ob das Mikrounternehmen-Regime noch greift, wie eine Ausschüttung besteuert wird, ob eine Aufwendung abzugsfähig ist —, beantworten dieselben Leute, die die Bücher führen. Genau darin liegt der Sinn, beide Funktionen an einer Stelle zu haben. Wo eine Frage eine schriftliche Position verlangt, geht sie in die Steuerberatung.