Steuerliche Compliance in Rumänien: neun Meldungen, eine monatliche Routine

Welcher Fall ist Ihrer? Unternehmen außerhalb der EU ansässig → Fiskalvertretung · EU-Unternehmen, das nur eine rumänische USt-Nummer braucht → Umsatzsteuer-Registrierung · rumänische Tochtergesellschaft oder Zweigniederlassung → Buchhaltung

Was steuerliche Compliance in Rumänien tatsächlich umfasst

Rumänien verlangt von einem umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen neun wiederkehrende Dinge. Fünf gehören zur Umsatzsteuer: die Registrierung selbst, die Fiskalvertretung, wo sie vorgeschrieben ist, die Umsatzsteuererklärung, die Meldung der Inlandsumsätze und die Zusammenfassende Meldung. Vier sind digitale Meldepflichten, die in den letzten vier Jahren auf die Umsatzsteuer aufgesattelt wurden: SAF-T, RO e-Factura, RO e-Transport und Intrastat.

Es sind nicht neun getrennte Besorgungen. Die ANAF, die rumänische Finanzverwaltung, liest sie gegeneinander. Die Umsatzsteuererklärung muss zur Umsatzaufstellung passen, die Aufstellung zu dem, was Ihre Geschäftspartner gemeldet haben, und SAF-T enthält die Buchführung, aus der beides entstanden ist. Ein Widerspruch zwischen zwei dieser Dateien ist zunehmend der Anfang einer rumänischen Betriebsprüfung. Die neun Punkte als ein System zu behandeln — dieselben Quelldaten, dieselbe Zuordnung, derselbe Monatsabschluss — ist der einzige Weg, sie konsistent zu halten.

Für ein deutsches oder österreichisches Finanzressort ist das der eigentliche Unterschied zur Heimat: Nicht die einzelne Meldung ist anspruchsvoll, sondern ihre Abstimmung untereinander. Wer in Rumänien monatlich drei Dateien abgibt, die aus drei verschiedenen Quellen stammen, produziert Abweichungen, die später erklärt werden müssen.

Nicht ansässig oder feste Niederlassung: die Linie, die Ihre Pflichten bestimmt

Eine Frage kommt vor allen anderen: Ist Ihr Unternehmen für Zwecke der Umsatzsteuer in Rumänien ansässig?

Eine im Ausland gegründete Gesellschaft kann eine rumänische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer halten, ohne hier präsent zu sein — kein Büro, kein Personal, keine Ausrüstung. Umsatzsteuerlich ist sie dann nicht ansässig, aber registriert. Sobald sie in Rumänien über einen hinreichenden Grad an Beständigkeit zusammen mit Personal- und Sachmitteln verfügt, hat sie eine feste Niederlassung, und es folgt eine längere Pflichtenliste. Eine rumänische Tochtergesellschaft, also ein SRL (die rumänische GmbH), ist vom ersten Tag an ein rumänischer Steuerpflichtiger.

Die Meldung der Inlandsumsätze erfasst Lieferungen und Erwerbe mit rumänischen Geschäftspartnern und folgt der Umsatzsteuererklärung; ein nicht ansässiges Unternehmen gibt sie nur ab, soweit es in Rumänien mit Personen umsetzt, die dort umsatzsteuerlich registriert sind. Die Ansässigkeitsanalyse gleich zu Beginn richtig zu treffen, erspart die beiden teuersten Fehler, die uns begegnen: ein ausländisches Unternehmen, das gar nichts meldet, weil es annahm, eine USt-Nummer bringe keine Pflichten mit sich, und ein ausländisches Unternehmen, das eine vollständige rumänische Buchhaltungsfunktion aufbaut, die es nie gebraucht hätte.

Die zwei Situationen, mit denen wir arbeiten

Eine ausländische Gruppe mit rumänischer Tochtergesellschaft. Der Konzerncontroller verantwortet die Zahlen, die örtliche Einheit schuldet die Meldungen, und der Meldekalender ist rumänisch, während der Abschlusskalender der der Gruppe ist. Wir arbeiten auf Ihren Abschluss hin, nicht auf unseren: Sie liefern die Summen- und Saldenliste und die Journale in dem Format, das Sie ohnehin erzeugen, und wir machen daraus rumänische Erklärungen.

Ein ausländisches Unternehmen mit bloßer rumänischer USt-Nummer. Marktplatzhändler mit Ware in einem rumänischen Lager, Fernverkäufer jenseits des Punktes, an dem der One-Stop-Shop nicht mehr trägt, Auftragnehmer auf einem örtlichen Projekt, Gruppen, die Waren durch Rumänien bewegen. Hier liegen die Quelldaten in einem ausländischen ERP, das vom rumänischen Kontenplan nichts weiß, und der größte Teil der Arbeit ist Übersetzung. Der Weg beginnt mit der Umsatzsteuer-Registrierung in Rumänien für Nichtansässige und, für außerhalb der EU ansässige Unternehmen, mit der Fiskalvertretung.

Der Umsatzsteuer-Block

Die Registrierung steht am Anfang, und für nicht ansässige Unternehmen gibt es keine Umsatzschwelle — die Pflicht wird durch den Vorgang ausgelöst, nicht durch das Volumen. Unternehmen mit Sitz außerhalb der Europäischen Union bestellen einen rumänischen Fiskalvertreter, der dann die Umsatzsteuererklärungen abgibt und die Umsatzsteuer entrichtet, die auf die ihm übertragenen Vorgänge entfällt. EU-Unternehmen dürfen sich direkt registrieren.

Nach der Registrierung beginnt der Zyklus: die Umsatzsteuererklärung monatlich oder vierteljährlich, die Zusammenfassende Meldung bis zum 25. für innergemeinschaftliche Ströme, die Meldung der Inlandsumsätze bis zum 30., soweit Inlandsumsätze mit in Rumänien umsatzsteuerlich registrierten Personen vorliegen, und Intrastat bis zum 15. an das Nationale Institut für Statistik, sobald Eingänge oder Versendungen in einem Warenstrom eine Million RON überschreiten. Der Regelsatz der Umsatzsteuer beträgt seit dem 1. August 2025 21 %, der ermäßigte Satz 11 % — eine ganze Reihe deutschsprachiger Quellen nennt weiterhin die alten 19 %.

Der digitale Block

SAF-T über die Datei D406 ist die schwerste der vier Pflichten: ein vollständiges XML-Abbild der Buchführungsdaten, monatlich oder vierteljährlich fällig und für Nichtansässige seit dem 1. Januar 2025 in vereinfachter Form verpflichtend. RO e-Factura regelt die Rechnungsausstellung für in Rumänien ansässige Unternehmen, B2C-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 eingeschlossen, sowie die Meldung der B2B-Rechnungen durch nicht ansässige Unternehmen neben deren gewohnter Fakturierung. RO e-Transport erfasst die physische Warenbewegung und verlangt einen UIT-Code, bevor das Fahrzeug losfährt. Intrastat steht ein wenig abseits — Statistik statt Steuer —, wird aber trotzdem gegen die Zusammenfassende Meldung abgeglichen.

Kurze Frage? Schildern Sie uns Ihre Warenströme und Ihre rumänischen Pflichten; Sie erhalten eine Einschätzung, welche der neun Meldungen tatsächlich auf Sie zutreffen, und einen festen Monatspreis dafür. Angebot anfordern

Wie wir Compliance betreiben

Wir arbeiten vollständig online: Kein Schritt des Verfahrens verlangt einen Kurier oder eine Unterschrift in Bukarest. Wir erstellen und übermitteln jede Erklärung über den Virtuellen Privaten Raum (SPV) mit unserem qualifizierten digitalen Zertifikat, auf Grundlage einer schriftlichen Vollmacht, und senden Ihnen die Eingangsbestätigung der ANAF. Ihr Team muss weder die rumänischen Spezifikationen lernen noch selbst etwas einreichen.

Die Arbeit läuft auf Werkzeugen, die wir selbst gebaut haben, weil rumänische Standardsoftware ein rumänisches Quellsystem voraussetzt: eine Zuordnungs- und Prüfmaschine für SAF-T, ein Generator, der Erklärungen direkt aus Excel erzeugt, und UITdesk für die e-Transport-Codes. Sie schicken einen ERP-Export oder eine Excel-Datei; wir wandeln sie in die rumänischen Formate um und prüfen sie, bevor irgendetwas eingereicht wird. Möchte Ihr Team im Tagesgeschäft selbst handlungsfähig bleiben, kann es eigene Zugänge erhalten, um im RO e-Transport über UITdesk UIT-Codes auszustellen und in RO e-Factura Rechnungen auszustellen und zu verfolgen.

Ein fester Monatspreis deckt den vereinbarten Satz an Meldungen ab. Die Kommunikation läuft auf Englisch, Italienisch oder Rumänisch, mit einem partnergeführten Team — jede Meldung wird von einem zugelassenen Steuerberater und einer Wirtschaftsprüferin geprüft und gezeichnet — statt über eine Ticket-Warteschlange. Die Fristenübersicht finden Sie im rumänischen Steuerkalender; die Mechanik darunter erklärt der Leitfaden zur Umsatzsteuer in Rumänien für ausländische Unternehmen.

Wie der erste Monat aussieht

Das Onboarding hat vier Schritte. Wir bestätigen die Ansässigkeitsanalyse und die Liste der Meldungen, die Sie schulden. Wir lassen die Vollmacht und das digitale Zertifikat bei der ANAF registrieren. Wir bilden Ihren Kontenplan, Ihre Steuerschlüssel und Ihre Belegarten einmal ab und verwenden diese Zuordnung anschließend in jedem Zeitraum wieder. Danach lassen wir einen Zeitraum parallel zu Ihrem heutigen Vorgehen laufen und stellen um.

Wurden frühere Zeiträume versäumt, beziffern wir zuerst das Risiko und korrigieren in einer kontrollierten Reihenfolge. Eine freiwillige Korrektur wird sehr anders behandelt als eine Feststellung, die während einer Betriebsprüfung getroffen wird.