ViDA 2028: Brauchen Sie noch eine rumänische USt-IdNr.?

Was sich am 1. Juli 2028 ändert

Die Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates, angenommen am 11. März 2025 und veröffentlicht im Amtsblatt am 25. März 2025, ändert die Mehrwertsteuerrichtlinie (Richtlinie 2006/112/EG) in drei Wellen. Für ein ausländisches Unternehmen mit Waren in Rumänien zählt Artikel 3 der Richtlinie, der ab dem 1. Juli 2028 gilt (Art. 6 Abs. (3)). Er enthält drei Maßnahmen.

Eine vierte Änderung kommt in zwei Schritten. Art. 17a zum Konsignationslager (Call-off Stock) wird ab dem 1. Januar 2027 so geändert, dass er nur noch Waren erfasst, die „bis einschließlich 30. Juni 2028“ versandt werden, und der Artikel „gilt ab dem 30. Juni 2029 nicht mehr“ (Art. 17a Abs. (2) Buchst. a) und Abs. (8)).

Im rumänischen Recht hat sich noch nichts geändert. Art. 6 Abs. (3) der Richtlinie gibt den Mitgliedstaaten bis zum 30. Juni 2028 Zeit, die Regeln zu übernehmen, und das rumänische Steuergesetzbuch (Gesetz 227/2015) enthält weiterhin die heutige Fassung der Art. 273, 307 und 316. Bis das Umsetzungsgesetz veröffentlicht ist, gelten die Pflichten auf unserer Seite zur Umsatzsteuer-Registrierung für nicht ansässige Unternehmen in vollem Umfang.

Warum Rumänien ein Sonderfall ist: das Reverse-Charge-Verfahren gibt es schon

Die meisten Zusammenfassungen von ViDA stellen das verpflichtende Reverse-Charge-Verfahren an den Anfang. In Rumänien ist das die kleinste der drei Änderungen. Art. 307 Abs. (6) des Steuergesetzbuchs sieht schon heute vor, dass bei Lieferungen und Leistungen eines Steuerpflichtigen, der „nicht in Rumänien ansässig“ und „nicht nach Art. 316 in Rumänien registriert“ ist, der rumänische Kunde die Steuer schuldet, ob er für Umsatzsteuerzwecke registriert ist oder nicht, oder ein hier registrierter nicht ansässiger Kunde. Rumänien hat die Option des alten Art. 194 also vor Jahren genutzt, und zwar weiter, als das neue Minimum der Richtlinie reicht, das nur für Umsatzsteuerzwecke registrierte Kunden erfasst. Die Richtlinie lässt Rumänien die weitere Regel behalten (Art. 194 Abs. (1) Unterabsatz 2).

Was ein ausländisches Unternehmen heute zur Registrierung zwingt, ist nicht der Verkauf, sondern das, was davor passiert:

• Eigene Bestände aus einem anderen Mitgliedstaat nach Rumänien zu bringen gilt als innergemeinschaftlicher Erwerb (Art. 273 Abs. (2) Buchst. a)), und ein nicht ansässiges Unternehmen muss sich vor dem ersten solchen Erwerb registrieren (Art. 316 Abs. (6) Buchst. a));
• diese Bestände an Verbraucher in Rumänien zu verkaufen oder Waren bei einem Privatkunden zu montieren ist hier ein steuerbarer Umsatz, für den der Kunde die Steuer nicht abführen kann (Art. 316 Abs. (4), Art. 275 Abs. (1) Buchst. b)).

Genau diese beiden Gründe beseitigt das Paket für 2028. Deshalb hat die Frage „Brauche ich noch eine rumänische USt-IdNr.?“ für jedes Geschäftsmodell eine andere Antwort.

Vier Geschäftsmodelle, vorher und nachher

Modell A ist der E-Commerce-Fall: Ein Händler aus der EU hält Bestände in einem Fulfilment-Lager bei Bukarest und versendet an rumänische Verbraucher. Heute löst die Verbringung der Bestände die Registrierung aus, und jeder Verkauf an einen rumänischen Verbraucher ist eine lokale Lieferung mit rumänischer Umsatzsteuer in der D300, weil die Waren auf dem Weg zum Kunden keine Grenze überqueren. Ab dem 1. Juli 2028 wird die Verbringung im Verfahren für eigene Waren gemeldet, und die lokalen Verkäufe fallen unter Art. 369b Buchst. e): Waren, die „ohne Versendung oder Beförderung oder mit einer Versendung oder Beförderung, die im selben Mitgliedstaat beginnt und endet“, an Nichtsteuerpflichtige durch einen dort nicht ansässigen Lieferer geliefert werden. Beides läuft über den One-Stop-Shop zu Hause. Verkäufe aus dem rumänischen Lager an Verbraucher in Ungarn oder Bulgarien waren schon vorher im Unions-OSS. Der OSS-Schwellenwert-Rechner zeigt, welche Verkäufe heute auf die Schwelle von 10.000 EUR angerechnet werden.

Modell B ist der Distributor: Bestand in Rumänien, die Kunden sind rumänische Unternehmen mit USt-IdNr. Hier hat ViDA einen Haken. Heute ist das Unternehmen wegen der Verbringung registriert, und ein registrierter Lieferer berechnet rumänische Umsatzsteuer auf seine Verkäufe; Art. 307 Abs. (6) gilt nicht für einen Lieferer, der „nach Art. 316 in Rumänien registriert“ ist. Ab dem 1. Juli 2028 braucht die Verbringung keine Nummer mehr, und Art. 194 macht den Kunden zum Steuerschuldner, solange der Lieferer in Rumänien „nicht für Umsatzsteuerzwecke registriert“ ist. Wer die Nummer aus Gewohnheit behält, behält also die Pflicht, Umsatzsteuer zu berechnen. Wer sie aufgibt, verlagert die Steuer in die Erklärung des Kunden. Die Entscheidung gilt für die gesamte Tätigkeit: Das Verfahren für eigene Waren erfasst „alle Verbringungen eigener Waren“ einer registrierten Person (Art. 369xb), und das Unions-OSS erfasst alle in Frage kommenden Lieferungen (Art. 369b, letzter Absatz).

Modell C ist das Projektgeschäft: Ein deutscher Maschinenbauer liefert eine Produktionslinie und montiert sie in einer rumänischen Fabrik, oder ein Küchenhersteller baut Küchen bei Privatkunden ein. Ort der Lieferung ist der Ort der Montage (Art. 275 Abs. (1) Buchst. b)). Bei der Fabrik schuldet der rumänische Kunde die Steuer schon heute nach Art. 307 Abs. (6), eine Nummer ist also nicht nötig. Beim Privatkunden entfällt die heutige Registrierung am 1. Juli 2028, wenn Lieferungen montierter Waren an Nichtsteuerpflichtige durch einen nicht ansässigen Lieferer in das Unions-OSS aufgenommen werden (Art. 369b Buchst. d)).

Modell D ist das Konsignationslager: Waren, die zu einem bekannten Kunden geschickt werden, der sie nach Bedarf aus dem Bestand entnimmt. Art. 270^1 des Steuergesetzbuchs erspart dem Lieferer die rumänische Registrierung, solange der Kunde hier für Umsatzsteuerzwecke registriert ist, die Waren im Register nach Art. 321 Abs. (6) geführt werden und das Eigentum innerhalb von 12 Monaten übergeht. Nach dem geänderten Art. 17a funktioniert das nur noch für Waren, die bis einschließlich 30. Juni 2028 versandt werden, und die Regelung endet am 30. Juni 2029. Ein im Juni 2028 versandter Bestand behält seine 12 Monate. Ein im Juli 2028 versandter Bestand ist eine Verbringung eigener Waren, gemeldet im neuen Verfahren, gefolgt von einem lokalen Verkauf, bei dem der Kunde die Steuer schuldet. An die Stelle des Registers nach Art. 321 Abs. (6) treten die Aufzeichnungen nach Art. 369xk, die 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Passt Ihr Warenfluss zu keinem der vier Modelle, gibt die Prüfung mit zwei Fragen auf der Registrierungsseite die heutige Antwort, und die Position für 2028 ordnen wir in einem schriftlichen Gutachten zu.

Ein Rechenbeispiel: ein Online-Händler mit Lager in Rumänien

Ein in Deutschland ansässiges Unternehmen verkauft Haushaltswaren an rumänische Verbraucher aus einem Fulfilment-Lager im Kreis Ilfov. In einem Jahr verbringt es Waren im Wert von 400.000 EUR aus Deutschland, verkauft netto 500.000 EUR an rumänische Verbraucher und kauft in Rumänien Lager- und Handling-Leistungen für 40.000 EUR zuzüglich 21 % Umsatzsteuer, 8.400 EUR.

Bis zum 30. Juni 2028. Das Unternehmen ist vor dem ersten Lkw nach Art. 316 Abs. (6) Buchst. a) in Rumänien für Umsatzsteuerzwecke registriert. Jeden Monat gibt es die Umsatzsteuererklärung D300 ab, in der die Verbringungen als innergemeinschaftliche Erwerbe im Reverse-Charge-Verfahren gemeldet werden, die Verkäufe rumänische Umsatzsteuer von 21 % tragen und die Vorsteuer auf die Lagerleistungen abgezogen wird. Auf 500.000 EUR Verkäufe beträgt die Umsatzsteuer 105.000 EUR; nach Abzug von 8.400 EUR zahlt das Unternehmen im Jahr 96.600 EUR an ANAF, in monatlichen Raten. Neben der D300 gibt es die D390 für die Monate mit Verbringungen ab, die D394, wenn es bei rumänischen Lieferanten mit USt-IdNr. einkauft, jeden Monat die SAF-T-Datei D406, und für jeden Lkw über den Schwellenwerten holt es in RO e-Transport einen UIT-Code. Die Routine beschreibt der Leitfaden zum Verkauf aus einem rumänischen Lager.

Ab dem 1. Juli 2028. Die Verbringungen von 400.000 EUR gehen in die Erklärung des Verfahrens für eigene Waren, die in Deutschland abgegeben wird, Monat für Monat, bis zum Ende des Folgemonats (Art. 369xf). Die Verkäufe von 500.000 EUR gehen in die deutsche Unions-OSS-Erklärung mit dem rumänischen Satz von 21 %; die 105.000 EUR erreichen Rumänien über das OSS. Das Unternehmen gibt keine rumänische Erklärung ab. Die 8.400 EUR rumänische Vorsteuer lassen sich nirgends mehr abziehen: Art. 369xj schließt sie aus der Erklärung der Sonderregelung aus, also werden sie im Erstattungsverfahren für in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Unternehmen zurückgefordert (Richtlinie 2008/9/EG, Art. 302 Abs. (1) Buchst. a) des Steuergesetzbuchs). Das Unternehmen gibt seine rumänische Nummer auf, und mit ihr die D300, D390, D394 und D406.

Zwei Größen bewegen sich in entgegengesetzte Richtungen. Die gezahlte Umsatzsteuer bleibt so oder so bei 105.000 EUR. Die 8.400 EUR wandern aber vom monatlichen Vorsteuerabzug in einen Erstattungsantrag nach Jahresende, das Geld ist also länger gebunden, und die Lkw brauchen weiterhin einen Melder in RO e-Transport, worauf wir gleich kommen.

Was nicht wegfällt

RO e-Transport. Die Pflicht zum UIT-Code aus der Dringlichkeitsverordnung 41/2022 knüpft an den grenzüberschreitenden Straßentransport von Waren über den Schwellenwerten der gemeinsamen Anordnung 1.337/1.268/2024 an, unabhängig vom umsatzsteuerlichen Status des Eigentümers. Bei einer Verbringung in ein rumänisches Lager erwartet die Verordnung die Meldung durch den rumänischen Empfänger, und das ist heute das ausländische Unternehmen unter seiner rumänischen Nummer. ViDA berührt das nicht, und Rumänien hat noch nicht gesagt, wie ein Unternehmen ohne Nummer seine eigenen Bestände nach 2028 melden soll. Bis dahin ist die e-Transport-Pflicht einer der zwei praktischen Gründe, die Nummer zu behalten.

Einfuhrumsatzsteuer. Waren, die aus einem Drittland nach Rumänien kommen, werden hier abgefertigt, und der Importeur zahlt die Umsatzsteuer beim Zoll (Art. 309). Ein Unternehmen mit rumänischer Nummer zieht sie in der D300 ab. Ein Unternehmen ohne Nummer ist auf das Erstattungsverfahren angewiesen, das für Nicht-EU-Unternehmen Gegenseitigkeit mit dem Sitzstaat voraussetzt (Art. 302 Abs. (1) Buchst. b)). Ein Händler, der direkt nach Rumänien einführt und dann aus dem Lager verkauft, wird seine Nummer meist allein aus diesem Grund behalten, was auch immer das OSS für die Verkäufe erlaubt.

Eine feste Niederlassung. Jede der Vereinfachungen für 2028 gilt für einen in Rumänien „nicht ansässigen“ Lieferer. Nach Art. 266 Abs. (2) Buchst. b) ist ein Unternehmen hier ansässig, wenn es über „ausreichende technische und personelle Mittel verfügt, um regelmäßig“ steuerbare Lieferungen zu erbringen. Ein Lager, das ein Logistikdienstleister betreibt, begründet keine; eigenes Personal und eigene Räume können es. Ein Unternehmen mit fester Niederlassung bleibt im normalen rumänischen System, mit allen Meldungen.

Nicht-EU-Unternehmen. Heute registrieren sie sich über einen Fiskalvertreter, der nach Art. 307 Abs. (7) Buchst. b) und Art. 316 Abs. (7) verpflichtend ist; das gilt auch für ein Unternehmen aus der Schweiz, die außerhalb der EU liegt. Das Verfahren für eigene Waren steht auch ihnen offen: Für ein Unternehmen ohne Niederlassung in der EU ist der Mitgliedstaat der Identifizierung der Staat, „in dem die Versendung oder Beförderung der Waren beginnt“ (Art. 369xa Abs. (2)). Ein Händler, der aus einem polnischen oder deutschen Lager nach Rumänien liefert, kann es also von dort nutzen. Ein Händler, der zuerst nach Rumänien einführt, kann es nicht, weil die Einfuhr keine Verbringung zwischen Mitgliedstaaten ist.

Alles, was Sie schulden, solange die Nummer besteht. Die Abmeldung ist ein Antrag, keine automatische Folge der Richtlinie. Bis ANAF die Nummer löscht, ist die D300 für jeden Zeitraum fällig, mit oder ohne Umsätze, ebenso die D390, die D394 und SAF-T. Der Kalender der Steuertermine listet sie für Ihr Profil auf.

Der Zeitplan

Der Schritt 2030 betrifft auch Unternehmen, die das rumänische System bis dahin verlassen haben. Rumänien betreibt mit RO e-Factura bereits ein System für inländische Rechnungen, und der Artikel zu e-Factura für nicht ansässige Unternehmen erklärt, was ein ausländisches Unternehmen heute meldet. Ab dem 1. Juli 2030 kommt mit der Richtlinie eine eigene, EU-weite Meldung grenzüberschreitender B2B-Lieferungen durch Lieferer und Kunden hinzu. Ein Unternehmen, das bis dahin aus dem rumänischen System ausgeschieden ist, meldet diese Umsätze zu Hause.

Wann eine Abmeldung sinnvoll ist, und was vorher zu prüfen ist

Für die Modelle A, B, C und D lautet die Antwort im Juli 2028 „keine Nummer nötig“, sofern drei Bedingungen erfüllt sind: keine feste Niederlassung in Rumänien, keine in Rumänien abgefertigten Einfuhren und eine Lösung für RO e-Transport. Bevor Sie ANAF um die Löschung der Registrierung bitten, prüfen Sie:

1. Die Warenflüsse. Listen Sie jede Art von Umsatz unter der rumänischen Nummer in den letzten 12 Monaten auf: Verbringungen nach Rumänien, lokale B2B-Verkäufe, lokale B2C-Verkäufe, Fernverkäufe in andere Staaten, Einfuhren, Einkäufe mit rumänischer Umsatzsteuer. Jeder hat in der Tabelle oben ein Ziel für 2028, oder keines.
2. Die Verträge. Ein Fulfilment-Dienstleister, der Ihre Bestände in Ihrem Auftrag zwischen seinen Lagern in verschiedenen Mitgliedstaaten bewegt, muss Sie über jede Verbringung spätestens dann informieren, wenn die Waren abgehen, es sei denn, Sie haben sie ausdrücklich verlangt (Art. 242b). Nehmen Sie das jetzt in den Vertrag auf.
3. Die Kunden in Modell B. Die Rechnungen an diese Kunden wechseln von „21 % Umsatzsteuer“ zu „Reverse-Charge, Art. 194“; Ihr Fakturierungssystem und die Kreditorenbuchhaltung der Kunden brauchen die Umstellung am selben Tag.
4. Die Vorsteuer. Schätzen Sie die rumänische Umsatzsteuer, die Sie jedes Jahr auf Lager-, Handling- und Transportleistungen zahlen, und entscheiden Sie, ob das Erstattungsverfahren tragbar ist oder ob der Abzug in einer rumänischen Erklärung die Nummer wert ist.
5. Die letzte Erklärung. Die letzte D300 und die letzte SAF-T-Datei schließen die Registrierung ab; eine Nummer, die mit einer fehlenden Erklärung gelöscht wird, bleibt bei ANAF offen.

Diese Zuordnung erstellen wir als schriftliche Position im Rahmen unserer Steuergutachten, und die rumänischen Meldungen führen wir weiter, solange die Nummer besteht. Die Richtlinie ist veröffentlicht, das rumänische Gesetz nicht; von 2028 profitieren die Unternehmen, die ihre Warenflüsse kennen, bevor das Gesetz kommt.