Verkauf aus einem Lager in Rumänien: Umsatzsteuer-Registrierung und monatliche Pflichten

Das Wichtigste in Kürze

Warum Bestand in Rumänien die umsatzsteuerliche Lage ändert

Bei den meisten grenzüberschreitenden Verkäufen nach Rumänien hat ein ausländisches Unternehmen mit der ANAF, der rumänischen Finanzverwaltung, nie zu tun. Einen B2B-Verkauf, der aus dem Ausland versandt wird, versteuert der rumänische Kunde im Reverse-Charge-Verfahren, und Verbraucherverkäufe mit Versand aus einem anderen Mitgliedstaat gehen in die One-Stop-Shop-Erklärung im Sitzstaat.

Eigener Bestand in Rumänien hebt beide Vereinfachungen auf. Sobald die Ware physisch in Rumänien liegt und noch dem ausländischen Unternehmen gehört, ist der Verkauf an einen rumänischen Kunden eine Inlandslieferung in Rumänien, und der Verkäufer muss rumänische Umsatzsteuer unter einer rumänischen USt-IdNr. berechnen. Schon das Verbringen des Bestands ist ein steuerbarer Vorgang: Nach Art. 273 Abs. (2) Buchst. a) des rumänischen Steuergesetzbuchs (Codul fiscal, Gesetz 227/2015) gilt das Verbringen eigener Waren aus einem anderen Mitgliedstaat nach Rumänien als innergemeinschaftlicher Erwerb, den Sie in Rumänien bewirken. Bei Waren aus Drittländern ist der steuerbare Vorgang die Einfuhr.

Eine Schwelle gibt es nicht. Die Registrierungsschwelle im rumänischen Recht gilt für hier ansässige Unternehmen; für ein Unternehmen ohne Sitz oder feste Niederlassung in Rumänien beginnt die Pflicht mit dem ersten Umsatz. Praktisch heißt das: Die USt-IdNr. muss vorliegen, bevor der erste Lkw abfährt, denn die Verbringung wird unter dieser Nummer gemeldet und der UIT-Code für die Fahrt unter ihr beantragt.

Ein anderer Vertrag führt zu einem anderen Ergebnis. Kauft ein rumänischer Abnehmer oder eine Plattform die Ware und wird bei Lieferung Eigentümer, tätigt der ausländische Verkäufer einen grenzüberschreitenden Verkauf und registriert sich in der Regel nicht. Dasselbe gilt für ein Konsignationslager (Call-off-Stock) für einen bestimmten Abnehmer nach Art. 270^1. Dieser Leitfaden behandelt den verbleibenden Fall, der im E-Commerce und im Vertrieb der übliche ist: Der Bestand bleibt Ihrer, bis er verkauft wird.

Registrierung: EU- und Nicht-EU-Unternehmen gehen unterschiedliche Wege

Die Unterlagen sind für beide im Kern dieselben: ein aktueller Auszug aus dem Handelsregister des Sitzstaats, der Gesellschaftsvertrag, ein Nachweis der umsatzsteuerlichen oder steuerlichen Registrierung im Sitzstaat, der Lager- oder Fulfilment-Vertrag als Beleg für die rumänischen Umsätze und die Identifikation des gesetzlichen Vertreters. Ausländische Unterlagen werden in beglaubigter rumänischer Übersetzung eingereicht und, wo verlangt, mit Apostille. Ein Nicht-EU-Unternehmen fügt den Vertretungsvertrag und die schriftliche Annahme durch den Vertreter hinzu.

Ab vollständiger Akte dauert die Registrierung etwa eine Woche. Zeit kostet das Zusammenstellen, Übersetzen und Apostillieren der Unterlagen; es lohnt sich deshalb, damit zu beginnen, solange der Lagervertrag noch verhandelt wird. Das Verfahren Schritt für Schritt beschreibt die Seite zur Umsatzsteuer-Registrierung für Nichtansässige.

Für Nicht-EU-Unternehmen ist der Vertreter keine Formalie. Er erklärt und zahlt die Umsatzsteuer unter einer Nummer, die über ihn für Sie ausgestellt wird. Deshalb prüfen Vertreter einen Mandanten, bevor sie zusagen, und verlangen meist eine Sicherheit. Die Gründe dafür und wie eine angemessene Sicherheit aussieht, erläutert der Leitfaden dazu, wofür ein Fiskalvertreter einsteht.

Wie die Ware ins Lager kommt

Zwei Wege führen in ein rumänisches Lager. Sie unterscheiden sich umsatzsteuerlich und darin, was RO e-Transport verlangt.

Aus einem anderen EU-Mitgliedstaat

Die Ware befindet sich bereits im zollrechtlich freien Verkehr der EU: dort hergestellt oder über Rotterdam, Hamburg oder Piräus eingeführt und dort überlassen. Sie bringen sie per Lkw nach Rumänien, und sie bleibt Ihr Eigentum.

Umsatzsteuerlich ist das ein innergemeinschaftliches Verbringen eigener Ware. Im Abgangsmitgliedstaat wird es als innergemeinschaftliche Lieferung an sich selbst gemeldet, in Rumänien als innergemeinschaftlicher Erwerb unter Ihrer rumänischen USt-IdNr. Sie stellen dafür eine Rechnung an sich selbst aus (Selbstfakturierung, rum. „autofactură“, Art. 319 Abs. (9)), erklären den Erwerb in der Umsatzsteuererklärung D300 und in der Zusammenfassenden Meldung D390, und die Steuer wird in derselben Erklärung geschuldet und als Vorsteuer abgezogen. Bei Ankunft ist also nichts zu zahlen. Überschreiten die Eingänge 1.000.000 RON im Jahr, folgt Intrastat.

Für RO e-Transport reicht der gemeldete Abschnitt von der Grenze bis zum Lagertor:

Aus einem Drittland

Die Ware kommt auf dem Seeweg in Constanța oder auf der Straße über eine Grenzzollstelle an und wird in Rumänien in den zollrechtlich freien Verkehr überführt. Die Anmeldung gibt ein Zollagent ab; ein nicht in der EU ansässiges Unternehmen kann nicht selbst Anmelder sein und arbeitet über einen indirekten Zollvertreter. Das Unternehmen erscheint in der Anmeldung als Einführer und Empfänger, mit seiner EORI-Nummer und seiner rumänischen USt-IdNr., und erst das erlaubt ihm den Abzug der Einfuhrumsatzsteuer.

Die Einfuhrumsatzsteuer wird zusammen mit der Einfuhranmeldung an den Zoll gezahlt und anschließend in der D300 desselben Monats abgezogen (Art. 326 Abs. (3)). Der Aufschub in die Erklärung, ohne Zahlung beim Zoll, ist Inhabern einer Aufschubbescheinigung oder bestimmter Zollbewilligungen vorbehalten (Art. 326 Abs. (4)), die ein neu registrierter Verkäufer normalerweise nicht hat. Planen Sie die Liquidität ein: Die Umsatzsteuer geht bei der Einfuhr hinaus und kommt über die Erklärung zurück.

Für RO e-Transport beginnt der gemeldete Abschnitt am Einfuhrort:

Die Schwellen und die Ausnahmen

RO e-Transport überwacht jeden internationalen Warentransport auf der Straße, gleich um welche Ware es sich handelt, aber nur oberhalb der Schwellen aus der Gemeinsamen Anordnung von ANAF und rumänischer Zollbehörde (Nr. 1.337/1.268/2024, Art. 1 Abs. 4):

• das Fahrzeug hat eine zulässige Gesamtmasse von mindestens 2,5 Tonnen, und
• die Ware darauf wiegt brutto mehr als 500 kg oder ist mehr als 10.000 RON wert (ca. 2.000 EUR), bei mindestens einer Sendung.

Ein Transporter unter 2,5 Tonnen bleibt außerhalb des Systems, ebenso eine Ladung von 300 kg im Wert von 8.000 RON. Eine Ladung von 300 kg im Wert von 40.000 RON ist erfasst, weil eine der beiden Bedingungen erfüllt ist. Das Gesetz selbst nimmt Postpakete aus, die von Postdienstleistern befördert werden, außerdem verbrauchsteuerpflichtige Waren unter EMCS sowie diplomatische und militärische Sendungen (Art. 16 der Dringlichkeitsverordnung (OUG) Nr. 41/2022).

Der UIT-Code in der Praxis

Melden muss die Partei mit dem wirtschaftlichen Interesse: beim innergemeinschaftlichen Erwerb der Begünstigte in Rumänien, bei der Einfuhr der in der Zollanmeldung genannte Empfänger. Wenn Sie Ihren eigenen Bestand verbringen, sind das Sie, unter der rumänischen USt-IdNr. Der Frachtführer führt den Code nur mit.

Die Daten dürfen frühestens drei Kalendertage vor dem gemeldeten Transportbeginn gemeldet werden, und sie müssen gemeldet sein, bevor der Lkw die rumänische Grenze oder den Einfuhrort erreicht. Der UIT-Code gilt dann 15 Kalendertage bei einem innergemeinschaftlichen Erwerb und 5 Kalendertage bei einer Einfuhr (Art. 11). Wer erfasste Ware ohne gültigen Code befördert, riskiert als juristische Person ein Bußgeld von 20.000 bis 100.000 RON, und ab dem zweiten Verstoß innerhalb von zwölf Monaten wird ein Teil des Werts der nicht gemeldeten Ware eingezogen: 15 %, dann 50 %, dann der volle Wert (Art. 13^1).

Es gibt zwei Arbeitsweisen:

• Wir beschaffen den Code. Sie schicken die Sendungsdaten (Ware, Mengen, Werte, Fahrzeug, Be- und Entladeort) vor der Abfahrt; wir melden und schicken Ihnen den UIT-Code für den Fahrer zurück.
• Sie beschaffen ihn selbst. Ihre Logistik erhält Zugang zu UITdesk, unserer Plattform, in der die Strecke nach Vorgangsart ausgefüllt wird und der Code innerhalb von Sekunden von der ANAF zurückkommt.

Jede Vorgangsart und die jeweils verlangte Strecke zeigt die Seite mit den Melderegeln für RO e-Transport.

Für Auslieferungen aus dem Lager gelten andere Regeln. An Kunden in Rumänien ist ein UIT-Code nur für Waren auf der ANAF-Liste mit hohem Steuerrisiko nötig, oberhalb derselben Schwellen. An Kunden in anderen Mitgliedstaaten wird der Transport vom Lager bis zum Grenzübergang bei der Ausreise gemeldet.

Rechnungen an Kunden aus rumänischem Bestand

Unternehmenskunden in Rumänien. Eine Inlandslieferung mit rumänischer Umsatzsteuer: 21 % als Regelsatz, 11 % für die Waren auf der Liste des ermäßigten Satzes. Die Rechnung folgt Art. 319 des Steuergesetzbuchs: Sie wird spätestens bis zum 15. des auf die Lieferung folgenden Monats ausgestellt, nennt Ihre rumänische USt-IdNr. und darf in jeder Währung ausgestellt werden, sofern der Umsatzsteuerbetrag auch in Lei angegeben ist. Ein über einen Fiskalvertreter registriertes Unternehmen gibt zusätzlich Name, Anschrift und Umsatzsteuernummer des Vertreters an.

Verbraucher in Rumänien. Ebenfalls eine Inlandslieferung mit rumänischer Umsatzsteuer, erklärt in der D300. Der One-Stop-Shop deckt sie nicht ab, weil die Ware auf dem Weg zum Kunden keine Grenze überquert. Eine Regel gilt nur für außerhalb der EU ansässige Verkäufer, die über einen Marktplatz verkaufen: Nach Art. 270 Abs. (16) wird die Plattform, die den Verkauf an einen Verbraucher unterstützt, so behandelt, als hätte sie die Ware selbst gekauft und weiterverkauft. Die Plattform berechnet dem Verbraucher die Umsatzsteuer, und Ihre Lieferung an die Plattform ist nach Art. 292^1 steuerfrei. Die rumänische USt-IdNr. brauchen Sie für den Bestand trotzdem, aber Ihre Rechnungen und Ihre Erklärung sehen anders aus. Das sollte schriftlich geklärt werden, mit den Umsatzsteuereinstellungen der Plattform vor Augen.

Unternehmenskunden in anderen Mitgliedstaaten. Eine innergemeinschaftliche Lieferung aus Rumänien, steuerfrei, wenn der Kunde eine gültige USt-IdNr. angibt und die Ware das Land verlässt; gemeldet in der D390.

Verbraucher in anderen Mitgliedstaaten. Innergemeinschaftliche Fernverkäufe mit Abgang in Rumänien, die über den One-Stop-Shop erklärt werden können. Diese Seite behandelt der Leitfaden zur E-Commerce-Umsatzsteuer in Rumänien.

RO e-Factura für B2B-Rechnungen

Ein Unternehmen, das in Rumänien umsatzsteuerlich registriert, aber hier nicht ansässig ist, stellt seine Rechnungen nicht über RO e-Factura aus. Es hat eine engere Pflicht aus Art. LIX Abs. (3) des Gesetzes 296/2023: Bei B2B-Lieferungen mit Leistungsort in Rumänien geht die nach den gewohnten Regeln ausgestellte Rechnung wie bisher an den Kunden, und eine strukturierte XML-Kopie geht innerhalb von fünf Arbeitstagen an die ANAF. Rechnungen an Verbraucher, Ausfuhren und innergemeinschaftliche Lieferungen bleiben außen vor. Eine verspätete oder fehlende Übermittlung kostet ein Bußgeld von 1.000 bis 10.000 RON, je nach Kategorie des Steuerpflichtigen.

Beim Erstellen dieses XML verlieren ausländische Finanzabteilungen Zeit, weil ihre Fakturierungssoftware das rumänische Format nicht erzeugt. So arbeiten wir:

1. Sie schicken die Liste der B2B-Verkäufe in Excel: Kunde, USt-IdNr., Rechnungsnummer und -datum, Positionen, Beträge, Umsatzsteuer. Wöchentlich passt für die meisten Verkäufer; der Rhythmus muss nur jede Rechnung innerhalb der fünf Arbeitstage halten.
2. Wir wandeln jede Rechnung in das rumänische XML-Format um (UBL 2.1, RO_CIUS), validieren sie gegen die Regeln der ANAF und korrigieren vor dem Versand, was die Prüfung nicht besteht.
3. Wir laden sie über den Virtuellen Privaten Raum (SPV) mit unserem qualifizierten digitalen Zertifikat hoch, als Ihr Bevollmächtigter oder Fiskalvertreter.
4. Die ANAF schickt für jede Datei eine Bestätigung zurück. Wir legen sie zur Rechnung ab, und dieselben Daten fließen in die D300, die D394 und die SAF-T-Datei, sodass die drei übereinstimmen.

Zur Orientierung: So sieht eine Datei aus, die bei der ANAF ankommt. Eine gekürzte e-Factura mit Beispieldaten:

<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2">
  <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:efactura.mfinante.ro:CIUS-RO:1.0.1</cbc:CustomizationID>
  <cbc:ID>RO-2026-0148</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2026-10-08</cbc:IssueDate>
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
  <cbc:DocumentCurrencyCode>RON</cbc:DocumentCurrencyCode>
  <cac:AccountingSupplierParty>
    <!-- Sie: der ausländische Verkäufer, mit der rumänischen USt-IdNr. -->
    <cac:PartyTaxScheme><cbc:CompanyID>RO12345678</cbc:CompanyID></cac:PartyTaxScheme>
  </cac:AccountingSupplierParty>
  <cac:AccountingCustomerParty>
    <!-- Ihr rumänischer Unternehmenskunde -->
    <cac:PartyTaxScheme><cbc:CompanyID>RO87654321</cbc:CompanyID></cac:PartyTaxScheme>
  </cac:AccountingCustomerParty>
  <cac:TaxTotal>
    <cbc:TaxAmount currencyID="RON">2100.00</cbc:TaxAmount>   <!-- 21 % USt -->
  </cac:TaxTotal>
  <cac:LegalMonetaryTotal>
    <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="RON">10000.00</cbc:TaxExclusiveAmount>
    <cbc:PayableAmount currencyID="RON">12100.00</cbc:PayableAmount>
  </cac:LegalMonetaryTotal>
  <!-- Rechnungspositionen: Artikel, Menge, Einzelpreis, USt-Kategorie -->
</Invoice>

Der Verkehr läuft auch in die andere Richtung. Seit dem 1. Januar 2026 müssen rumänische Lieferanten die Rechnungen über Umsätze mit Leistungsort in Rumänien, die sie an Sie ausführen, über das System übermitteln: vor Ort gekaufte Waren, die Miete einer ausschließlich Ihnen zugewiesenen Lagerfläche und, bei einem Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU, den Warenumschlag und den Transport innerhalb Rumäniens (Art. 278 Abs. (6) Buchst. a) des Steuergesetzbuchs). Die ANAF sieht diese Eingangsrechnungen unter Ihrer USt-IdNr. also am Tag des Hochladens. Dienstleistungen nach der Grundregel des Art. 278 Abs. (2) werden am Sitz des Leistungsempfängers besteuert, tragen keine rumänische Umsatzsteuer und fallen nicht unter diese Vorschrift: Buchhaltung und Beratung für jedes ausländische Unternehmen, bei einem Unternehmen mit Sitz in einem anderen Mitgliedstaat auch Umschlag und Transport. Wir laden sie jeden Monat herunter und stimmen sie mit Ihrer Buchhaltung ab, bevor die Erklärung abgegeben wird. Einzelheiten, einschließlich eines durchgerechneten Kalenders für die fünf Arbeitstage, stehen im Artikel zu e-Factura für nicht ansässige Unternehmen.

Die Monatsroutine nach der Registrierung

Der Steuerzeitraum ist monatlich oder vierteljährlich, je nach Zuteilung bei der Registrierung; ein Unternehmen mit innergemeinschaftlichen Erwerben meldet monatlich. Fällt eine Frist auf einen arbeitsfreien Tag, verschiebt sie sich auf den nächsten Arbeitstag. Die einzelnen Meldungen beschreibt die Seite zur steuerlichen Compliance, und die Termine für ein bestimmtes Unternehmen erzeugt der Kalender der Steuertermine.

Ein Rechenbeispiel

Die Zahlen dienen der Veranschaulichung. Ein in Shenzhen ansässiges Handelsunternehmen lagert Unterhaltungselektronik bei einem Logistikdienstleister nahe Bukarest und verkauft an rumänische Einzelhändler sowie über den eigenen Onlineshop an Verbraucher.

• Registrierung. Nicht-EU, also über einen Fiskalvertreter. Die Akte ist im September vollständig; die USt-IdNr. wird etwa eine Woche später erteilt.
• Einfuhr, 6. Oktober. Ein Container; die Bemessungsgrundlage der Einfuhrumsatzsteuer, also Zollwert zuzüglich Zoll sowie Transport- und Umschlagskosten bis zum Lager, beträgt 500.000 RON. Einfuhrumsatzsteuer zu 21 %: 105.000 RON, an den Zoll gezahlt. Der Lkw von der Zollstelle zum Lager hat 9 Tonnen geladen: Am Vortag wird ein UIT-Code beschafft, mit der Zollstelle als Anfang und der Lageradresse als Ende.
• Verkäufe im Oktober. An Einzelhändler: 300.000 RON zuzüglich 63.000 RON Umsatzsteuer. Jede Rechnung steht auf der wöchentlichen Excel-Liste und erreicht RO e-Factura innerhalb von fünf Arbeitstagen. An Verbraucher: 100.000 RON zuzüglich 21.000 RON Umsatzsteuer, nicht an e-Factura übermittelt.
• Einkäufe im Oktober. Umschlag der ausgehenden Bestellungen durch den Logistikdienstleister (Bereitstellen und Verladen der Lieferungen an Kunden): 10.000 RON zuzüglich 2.100 RON Umsatzsteuer, Rechnung über e-Factura erhalten. Bei einem Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU wird der in Rumänien erbrachte Umschlag hier besteuert (Art. 278 Abs. (6) Buchst. a)); an ein Unternehmen mit Sitz in einem anderen Mitgliedstaat berechnet, trüge dieselbe Leistung keine rumänische Umsatzsteuer. Der Transport ab der Zollstelle und das Entladen des Containers sind ein anderer Fall: Sie hängen unmittelbar mit der Einfuhr zusammen, ihr Wert steckt bereits in der Bemessungsgrundlage der Einfuhrumsatzsteuer, und sie werden steuerfrei berechnet (Art. 289 Abs. (2) und Art. 294 Abs. (1) Buchst. d)).
• D300 für Oktober, fällig am 25. November. Umsatzsteuer 63.000 + 21.000 = 84.000 RON. Vorsteuer 105.000 + 2.100 = 107.100 RON. Ergebnis: 23.100 RON Erstattungsanspruch, vorgetragen oder zur Erstattung beantragt.
• Ebenfalls für Oktober. D394 bis zum 30. November (die Einzelhändler und der Logistikdienstleister sind in Rumänien umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen) und die SAF-T-Datei bis zum 30. November. Keine D390, weil nichts innerhalb der EU bewegt wurde.

Begründet das Lager eine feste Niederlassung?

Bestand in einem Lager, das ein externer Logistikdienstleister betreibt, macht das ausländische Unternehmen für sich genommen nicht in Rumänien ansässig. Eine feste Niederlassung setzt personelle und technische Mittel von hinreichender Beständigkeit voraus, die an den Lieferungen mitwirken (Art. 266 Abs. (2)). Das ist eine Tatsachenfrage, und sie zählt, weil sich die Pflichten unterscheiden: Ein Unternehmen mit fester Niederlassung registriert sich auf dieser Grundlage, nutzt keinen Fiskalvertreter und stellt seine Rechnungen über RO e-Factura aus, Verbraucherrechnungen eingeschlossen. Die Frage sollte vor der ersten Rechnung schriftlich beantwortet werden, mit dem Logistikvertrag auf dem Tisch.

Die Fehler, die wir am häufigsten sehen

• Erst versenden, dann registrieren. Für die Verbringung oder die Einfuhr gibt es dann keine USt-IdNr., unter der sie gemeldet werden könnte, und die ANAF setzt die Umsatzsteuer ab dem Tag fest, an dem die Pflicht entstanden ist, mit Zinsen und Säumniszuschlägen.
• Rumänische Verbraucherverkäufe im One-Stop-Shop erklären. Verkäufe aus rumänischem Bestand an rumänische Verbraucher gehören in die D300.
• Die gesamte Strecke in RO e-Transport melden, vom Werk im Ausland bis zum Lager. Die Datei wird zurückgewiesen, oder die Strecke ist bei einer Kontrolle falsch. Gemeldet wird nur der rumänische Abschnitt.
• Eine leichte Ladung für ausgenommen halten. Unter 500 kg, aber über 10.000 RON ist erfasst.
• e-Factura auf das Monatsende verschieben. Die fünf Arbeitstage laufen ab jeder Rechnung, nicht ab Monatsende.
• Eingangsrechnungen nur aus PDFs buchen. Mit Ihrer Erklärung vergleicht die ANAF das XML, das der Lieferant hochgeladen hat.
• Ein Nicht-EU-Unternehmen meldet direkt. Der Antrag wird zurückgewiesen, nachdem Wochen in Übersetzungen geflossen sind.

Wie wir mit Lagerverkäufern arbeiten

Ein fester Ansprechpartner betreut das Unternehmen ab der Registrierung. Wir handeln als Fiskalvertreter für Nicht-EU-Unternehmen und als Bevollmächtigter für EU-Unternehmen, beschaffen UIT-Codes oder geben Zugang zu UITdesk, machen aus der Excel-Verkaufsliste e-Factura-Dateien und erstellen die Monatsmeldungen, gleichen sie gegeneinander ab und reichen sie ein. Ihre Verträge, Ihre Preise und Ihr Fakturierungssystem bleiben, wie sie sind.

Schreiben Sie uns zum Einstieg, wo das Unternehmen ansässig ist, woher die Ware kommt und wer sie kauft. Die erste Beratung ist kostenlos und unverbindlich: Angebot anfordern oder mit der Umsatzsteuer-Registrierung für Nichtansässige und der Fiskalvertretung beginnen.