Vendere merce da un magazzino in Romania: registrazione IVA e adempimenti mensili

In breve

Perché lo stock in Romania cambia la posizione IVA

Nella maggior parte delle vendite transfrontaliere verso la Romania una società estera non ha mai a che fare con ANAF. Una cessione B2B spedita dall’estero la tassa il cliente rumeno con l’inversione contabile, e le vendite a consumatori spedite da un altro Stato membro finiscono nella dichiarazione OSS presentata nel proprio Paese.

Lo stock fa saltare entrambe le semplificazioni. Quando la merce si trova fisicamente in Romania e appartiene ancora alla società estera, la vendita a un cliente rumeno è una cessione interna effettuata in Romania, e il venditore deve addebitare l’IVA rumena con una partita IVA rumena. Già portare lo stock in Romania è un’operazione imponibile: secondo l’art. 273 comma (2) lett. a) del Codice fiscale rumeno (Legge 227/2015), il trasferimento di beni propri in Romania da un altro Stato membro si considera un acquisto intracomunitario effettuato da te in Romania. Per la merce che arriva da fuori dall’Unione, l’operazione imponibile è l’importazione.

Non c’è soglia. La soglia di registrazione prevista dalla legge rumena riguarda le imprese stabilite in Romania; per una società senza sede né stabile organizzazione in Romania l’obbligo nasce con la prima operazione. In pratica la partita IVA deve esistere prima che parta il primo camion, perché il trasferimento si dichiara con quel numero e il codice UIT per il viaggio si chiede con quel numero.

Con un contratto diverso cambia la risposta. Se un acquirente rumeno o una piattaforma compra la merce e ne diventa proprietario alla consegna, il venditore estero effettua una vendita transfrontaliera e di solito non si registra. Lo stesso vale per il call-off stock tenuto per un unico cliente noto, ai sensi dell’art. 270^1. Questa guida tratta il caso che resta, il più comune nell’e-commerce e nella distribuzione: lo stock rimane tuo finché non viene venduto.

Registrazione: società UE ed extra-UE seguono strade diverse

Il fascicolo è nella sostanza lo stesso nei due casi: una visura recente del registro delle imprese del Paese di origine, l’atto costitutivo e lo statuto, la prova della registrazione IVA o fiscale nel proprio Paese, il contratto di magazzino o di fulfilment come prova delle operazioni in Romania e l’identificazione del legale rappresentante. I documenti esteri si depositano con traduzione giurata in rumeno e, dove richiesto, con apostille. Una società extra-UE aggiunge il contratto di rappresentanza e l’accettazione scritta del rappresentante.

Con il fascicolo completo la registrazione richiede circa una settimana. Il tempo se ne va nel raccogliere, tradurre e apostillare i documenti, quindi conviene cominciare mentre il contratto di magazzino è ancora in trattativa. La procedura è descritta passo per passo nella pagina sulla partita IVA in Romania per società estere.

Per le società extra-UE il rappresentante non è una formalità. Presenta le dichiarazioni e versa l’IVA con un codice attribuito a te tramite lui, ed è per questo che i rappresentanti valutano il cliente prima di accettare e di solito chiedono una garanzia. Il ragionamento, e come si presenta una garanzia ragionevole, sono nella guida su di che cosa risponde il rappresentante fiscale.

Come la merce arriva in magazzino

Le strade verso un magazzino rumeno sono due, e differiscono sia per l’IVA sia per quello che RO e-Transport si aspetta.

Da un altro Stato membro UE

La merce è già in libera pratica nell’Unione: prodotta lì, oppure importata da Genova, Trieste o Rotterdam e sdoganata lì. La porti in Romania su camion e resta tua.

Ai fini IVA è un trasferimento di beni propri. Nello Stato membro di partenza si dichiara come cessione intracomunitaria a te stesso; in Romania è un acquisto intracomunitario con la tua partita IVA rumena. Emetti un’autofattura (art. 319 comma (9)), dichiari l’acquisto nella D300 e nell’elenco riepilogativo D390, e l’IVA va a debito e in detrazione nella stessa dichiarazione, quindi all’arrivo non si paga nulla. Se gli arrivi superano 1.000.000 di lei in un anno, si aggiunge l’Intrastat.

Per RO e-Transport la tratta dichiarata va dal confine alla porta del magazzino:

Da fuori dall’UE

La merce arriva a Costanza via mare, o su strada attraverso un ufficio doganale di frontiera, e viene immessa in libera pratica in Romania. La dichiarazione doganale la presenta uno spedizioniere doganale: una società non stabilita nell’Unione non può essere essa stessa il dichiarante e lavora tramite un rappresentante doganale indiretto. La società compare nella dichiarazione come importatore e destinatario, con il proprio numero EORI e la propria partita IVA rumena, ed è questo che le consente di detrarre l’IVA all’importazione.

L’IVA all’importazione si paga in dogana insieme alla dichiarazione doganale di importazione e si detrae poi nella D300 di quel mese (art. 326 comma (3)). Il rinvio alla dichiarazione IVA, senza pagamento in dogana, è riservato a chi ha un certificato di differimento o determinate autorizzazioni doganali (art. 326 comma (4)), che un venditore appena registrato di norma non ha. Metti in conto la liquidità: l’IVA esce all’importazione e rientra con la dichiarazione.

Per RO e-Transport la tratta dichiarata inizia nel luogo di importazione:

Le soglie e le eccezioni

RO e-Transport monitora ogni trasporto stradale internazionale di merci, qualunque sia la merce, ma solo sopra le soglie dell’Ordine congiunto ANAF/Autorità doganale n. 1.337/1.268/2024, art. 1 comma (4):

• il veicolo ha una massa massima autorizzata di almeno 2,5 tonnellate, e
• la merce a bordo pesa oltre 500 kg lordi oppure vale oltre 10.000 lei (circa 2.000 EUR), per almeno una partita.

Un furgone sotto le 2,5 tonnellate resta fuori dal sistema. Lo stesso vale per un carico di 300 kg del valore di 8.000 lei. Un carico di 300 kg del valore di 40.000 lei invece rientra, perché una delle due condizioni è soddisfatta. La legge stessa esclude i pacchi postali trasportati dai fornitori di servizi postali, i prodotti soggetti ad accisa che circolano con EMCS e le spedizioni diplomatiche e militari (art. 16 dell’Ordinanza d’urgenza (OUG) n. 41/2022).

Il codice UIT in pratica

Dichiara la parte che ha l’interesse commerciale: il beneficiario in Romania per un acquisto intracomunitario, il destinatario indicato nella dichiarazione doganale per un’importazione. Quando sposti il tuo stock, quella parte sei tu, con la partita IVA rumena. Il vettore si limita a portare il codice.

I dati si possono dichiarare al più presto tre giorni di calendario prima della data di inizio dichiarata, e vanno dichiarati prima che il camion arrivi al confine rumeno o al luogo di importazione. Il codice UIT resta poi valido 15 giorni di calendario per un acquisto intracomunitario e 5 giorni di calendario per un’importazione (art. 11). Trasportare merce soggetta all’obbligo senza un codice valido costa a una persona giuridica da 20.000 a 100.000 lei, e dalla seconda violazione in dodici mesi si confisca una quota del valore della merce non dichiarata: il 15%, poi il 50%, poi l’intero valore (art. 13^1).

Due modi di gestirlo:

• Il codice lo otteniamo noi. Prima della partenza ci invii i dati della spedizione (merce, quantità, valori, veicolo, luoghi di carico e scarico); dichiariamo e ti rimandiamo il codice UIT per l’autista.
• Lo ottieni da te. Diamo al tuo ufficio logistica l’accesso a UITdesk, la nostra piattaforma, in cui il tragitto si compila per tipo di operazione e il codice torna da ANAF in pochi secondi.

Ogni tipo di operazione, con il tragitto che richiede, è disegnato nella pagina sulle regole di dichiarazione in RO e-Transport.

Le consegne in uscita dal magazzino seguono regole diverse. Verso clienti in Romania il codice UIT serve solo per i beni dell’elenco ANAF a rischio fiscale elevato, sopra le stesse soglie. Verso clienti in altri Stati membri il trasporto si dichiara dal magazzino al valico di frontiera in uscita.

Fatturare ai clienti dallo stock rumeno

Clienti business in Romania. Una cessione interna con IVA rumena: 21% come aliquota ordinaria, 11% per i beni dell’elenco ad aliquota ridotta. La fattura segue l’art. 319 del Codice fiscale: si emette al più tardi entro il 15 del mese successivo alla cessione, riporta la tua partita IVA rumena e può essere in qualunque valuta, purché l’importo dell’IVA sia indicato anche in lei. Una società registrata tramite rappresentante fiscale indica anche nome, indirizzo e codice IVA del rappresentante.

Consumatori in Romania. Anche questa è una cessione interna con IVA rumena, dichiarata nella D300. L’OSS non la copre, perché la merce non attraversa un confine per arrivare al cliente. Una regola vale solo per i venditori stabiliti fuori dall’UE che vendono tramite marketplace: secondo l’art. 270 comma (16), la piattaforma che facilita la vendita al consumatore si considera come se avesse acquistato e rivenduto essa stessa la merce. La piattaforma addebita l’IVA al consumatore, e la tua cessione alla piattaforma è esente ai sensi dell’art. 292^1. La partita IVA rumena per lo stock ti serve comunque, ma le fatture e la dichiarazione cambiano, quindi conviene chiarire il punto per iscritto, con le impostazioni IVA della piattaforma sotto gli occhi.

Clienti business in altri Stati membri. Una cessione intracomunitaria dalla Romania, esente se il cliente comunica una partita IVA valida e la merce lascia il Paese, dichiarata nella D390.

Consumatori in altri Stati membri. Vendite a distanza intracomunitarie che partono dalla Romania, dichiarabili tramite l’OSS. Questo lato è trattato nella guida su e-commerce e IVA in Romania.

RO e-Factura per le fatture B2B

Una società registrata ai fini IVA in Romania ma non stabilita qui non emette le fatture tramite RO e-Factura. Ha un obbligo più ristretto, previsto dall’articolo LIX comma (3) della Legge 296/2023: per le cessioni B2B territorialmente rilevanti in Romania, la fattura emessa secondo le regole ordinarie arriva al cliente come prima, e una copia XML strutturata va ad ANAF entro cinque giorni lavorativi. Le fatture ai consumatori, le esportazioni e le cessioni intracomunitarie restano fuori. La trasmissione tardiva od omessa è sanzionata da 1.000 a 10.000 lei, secondo la categoria del contribuente.

Preparare quell’XML è il punto in cui gli uffici amministrativi esteri perdono tempo, perché il loro software di fatturazione non produce il formato rumeno. Noi lavoriamo così:

1. Ci invii l’elenco delle vendite B2B in Excel: cliente, partita IVA, numero e data della fattura, righe, importi, IVA. Per la maggior parte dei venditori basta una cadenza settimanale; il ritmo deve solo tenere ogni fattura entro i cinque giorni lavorativi.
2. Convertiamo ogni fattura nel formato XML rumeno (UBL 2.1, RO_CIUS), la validiamo sulle regole ANAF e correggiamo quello che non passa prima dell’invio.
3. La carichiamo tramite lo Spatiul Privat Virtual con il nostro certificato digitale qualificato, come tuo mandatario o rappresentante fiscale.
4. ANAF restituisce una conferma per ogni file. La conserviamo con la fattura, e gli stessi dati entrano nella D300, nella D394 e nel file SAF-T, così i tre coincidono.

Per orientarsi, ecco il tipo di file che riceve ANAF. Una e-Factura abbreviata, con dati di esempio:

<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2">
  <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:efactura.mfinante.ro:CIUS-RO:1.0.1</cbc:CustomizationID>
  <cbc:ID>RO-2026-0148</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2026-10-08</cbc:IssueDate>
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
  <cbc:DocumentCurrencyCode>RON</cbc:DocumentCurrencyCode>
  <cac:AccountingSupplierParty>
    <!-- tu: il venditore estero, con la partita IVA rumena -->
    <cac:PartyTaxScheme><cbc:CompanyID>RO12345678</cbc:CompanyID></cac:PartyTaxScheme>
  </cac:AccountingSupplierParty>
  <cac:AccountingCustomerParty>
    <!-- il tuo cliente business rumeno -->
    <cac:PartyTaxScheme><cbc:CompanyID>RO87654321</cbc:CompanyID></cac:PartyTaxScheme>
  </cac:AccountingCustomerParty>
  <cac:TaxTotal>
    <cbc:TaxAmount currencyID="RON">2100.00</cbc:TaxAmount>   <!-- IVA al 21% -->
  </cac:TaxTotal>
  <cac:LegalMonetaryTotal>
    <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="RON">10000.00</cbc:TaxExclusiveAmount>
    <cbc:PayableAmount currencyID="RON">12100.00</cbc:PayableAmount>
  </cac:LegalMonetaryTotal>
  <!-- righe della fattura: articolo, quantità, prezzo unitario, categoria IVA -->
</Invoice>

Il flusso va anche nell’altro senso. Dal 1° gennaio 2026 i fornitori rumeni devono trasmettere nel sistema le fatture per le operazioni territorialmente rilevanti in Romania che effettuano nei tuoi confronti: beni acquistati sul posto, l’affitto di uno spazio di magazzino riservato a te in via esclusiva e, per una società stabilita fuori dall’UE, la movimentazione della merce e il trasporto effettuato in Romania (art. 278 alin. (6) lett. a) del Codice fiscale). ANAF vede quindi queste fatture di acquisto, con la tua partita IVA, il giorno stesso in cui vengono caricate. I servizi che seguono la regola generale dell’art. 278 alin. (2) sono tassati nel paese del committente, non scontano l’IVA rumena e restano fuori da questa regola: contabilità e consulenza per qualsiasi società estera e, per una società stabilita in un altro Stato membro, anche la movimentazione e il trasporto. Le scarichiamo ogni mese e le riconciliamo con la tua contabilità prima di presentare la dichiarazione. L’articolo su e-Factura per le società non residenti entra nel dettaglio, con un calendario di esempio per i cinque giorni lavorativi.

Gli adempimenti mensili dopo la registrazione

Il periodo IVA è mensile o trimestrale, secondo quanto attribuito alla registrazione; una società che effettua acquisti intracomunitari presenta su base mensile. Un termine che cade in un giorno non lavorativo slitta al primo giorno lavorativo successivo. Gli adempimenti sono descritti uno per uno nella pagina sugli adempimenti fiscali, e le scadenze di una società concreta si possono generare con lo scadenzario fiscale.

Un esempio in cifre

Cifre illustrative. Una società di trading stabilita a Shenzhen tiene elettronica di consumo presso un operatore logistico vicino a Bucarest e vende a rivenditori rumeni e, dal proprio negozio online, a consumatori.

• Registrazione. Extra-UE, quindi tramite rappresentante fiscale. Il fascicolo è completo a settembre; la partita IVA arriva circa una settimana dopo.
• Importazione, 6 ottobre. Un container; la base imponibile dell’IVA all’importazione, cioè il valore in dogana più i dazi e le spese di trasporto e movimentazione fino al magazzino, è di 500.000 lei. IVA all’importazione al 21%: 105.000 lei, pagati in dogana. Il camion dall’ufficio doganale al magazzino porta 9 tonnellate: il codice UIT si ottiene il giorno prima, con l’ufficio doganale all’inizio del tragitto e l’indirizzo del magazzino alla fine.
• Vendite di ottobre. Ai rivenditori: 300.000 lei più IVA 63.000 lei. Ogni fattura è nell’elenco Excel settimanale e arriva in RO e-Factura entro cinque giorni lavorativi. Ai consumatori: 100.000 lei più IVA 21.000 lei, non trasmessi in e-Factura.
• Acquisti di ottobre. Movimentazione degli ordini in uscita da parte dell’operatore logistico (preparazione e carico delle consegne ai clienti): 10.000 lei più IVA 2.100 lei, fattura ricevuta tramite e-Factura. Per una società stabilita fuori dall’UE la movimentazione resa in Romania è tassata qui (art. 278 alin. (6) lett. a)); fatturato a una società stabilita in un altro Stato membro, lo stesso servizio non sconterebbe l’IVA rumena. Il trasporto dall’ufficio doganale e lo scarico del container sono un caso diverso: sono direttamente connessi all’importazione, il loro valore è già nella base imponibile dell’IVA all’importazione e vengono fatturati in esenzione (art. 289 alin. (2) e art. 294 alin. (1) lett. d)).
• D300 di ottobre, in scadenza il 25 novembre. IVA a debito 63.000 + 21.000 = 84.000 lei. IVA in detrazione 105.000 + 2.100 = 107.100 lei. Risultato: 23.100 lei a credito, da riportare o da chiedere a rimborso.
• Sempre per ottobre. D394 entro il 30 novembre (i rivenditori e l’operatore logistico sono soggetti registrati ai fini IVA in Romania) e file SAF-T entro il 30 novembre. Nessuna D390, perché nulla si è mosso all’interno dell’UE.

Il magazzino crea una stabile organizzazione?

Lo stock in un magazzino gestito da un operatore logistico terzo non rende di per sé la società estera stabilita in Romania. Una stabile organizzazione richiede risorse umane e tecniche con un grado sufficiente di permanenza, che partecipano alle cessioni (art. 266 comma (2)). È una questione di fatto, e conta perché gli obblighi cambiano: una società con stabile organizzazione si registra su quella base, non usa un rappresentante fiscale ed emette le fatture tramite RO e-Factura, comprese quelle ai consumatori. Conviene avere la risposta per iscritto prima della prima fattura, con il contratto logistico sul tavolo.

Gli errori che vediamo più spesso

• Spedire prima e registrarsi dopo. Il trasferimento o l’importazione non hanno allora una partita IVA con cui essere dichiarati, e ANAF accerta l’IVA dalla data in cui è nato l’obbligo, con interessi e penalità.
• Dichiarare nell’OSS le vendite a consumatori rumeni. Le vendite dallo stock rumeno a consumatori rumeni vanno nella D300.
• Dichiarare in RO e-Transport l’intero viaggio, dalla fabbrica all’estero fino al magazzino. Il file viene respinto, oppure al controllo il tragitto risulta sbagliato. Si dichiara solo la tratta rumena.
• Dare per scontato che un carico leggero sia escluso. Sotto i 500 kg ma oltre 10.000 lei rientra nel sistema.
• Lasciare e-Factura a fine mese. I cinque giorni lavorativi decorrono da ogni fattura, non dalla fine del mese.
• Registrare le fatture di acquisto solo dai PDF. È l’XML caricato dal fornitore che ANAF confronta con la tua dichiarazione.
• Una società extra-UE che si registra direttamente. La domanda viene respinta dopo settimane spese in traduzioni.

Come lavoriamo con chi vende da magazzino

Un solo referente segue la società dalla registrazione in poi. Agiamo come rappresentante fiscale per le società extra-UE e come mandatario per quelle UE, otteniamo i codici UIT o diamo l’accesso a UITdesk, trasformiamo l’elenco vendite in Excel in file e-Factura, prepariamo e presentiamo le dichiarazioni mensili dopo averle verificate l’una con l’altra. Tu tieni i tuoi contratti, i tuoi prezzi e il tuo sistema di fatturazione.

Per cominciare, dicci dove è stabilita la società, da dove arriva la merce e chi la compra. La prima consulenza è gratuita e senza impegno: chiedi un preventivo oppure parti dalla partita IVA in Romania per non residenti e dalla rappresentanza fiscale.