Vânzare din depozit în România: înregistrarea în scopuri de TVA și obligațiile lunare

Pe scurt

Vânzare din depozit în România: de ce se schimbă regimul de TVA

La cele mai multe vânzări transfrontaliere în România, o firmă străină nu are de-a face cu ANAF. O vânzare B2B expediată din străinătate se taxează de clientul român prin taxare inversă, iar vânzările către consumatori expediate din alt stat membru intră în declarația OSS din țara vânzătorului.

Stocul anulează ambele simplificări. Odată ce marfa se află fizic în România și aparține încă firmei străine, vânzarea către un client din România este o livrare locală, cu locul în România, iar vânzătorul trebuie să aplice TVA românesc, sub un cod de TVA românesc. Aducerea stocului este ea însăși o operațiune taxabilă: potrivit art. 273 alin. (2) lit. a) din Codul fiscal, transferul propriilor bunuri în România dintr-un alt stat membru este tratat ca achiziție intracomunitară efectuată de tine în România. Pentru bunurile care vin din afara UE, operațiunea este importul.

Nu există prag. Plafonul de înregistrare din legea română privește firmele stabilite aici; pentru o firmă fără sediu sau sediu fix în România, obligația începe cu prima operațiune. Practic, codul de TVA trebuie să existe înainte să plece primul camion, pentru că transferul se raportează sub acest cod și tot sub el se cere codul UIT pentru transport.

Alt contract înseamnă alt răspuns. Dacă un cumpărător român sau o platformă cumpără marfa și devine proprietar la livrare, vânzătorul străin face o vânzare transfrontalieră și, de regulă, nu se înregistrează. La fel se întâmplă cu stocurile la dispoziția clientului (call-off stock), ținute pentru un singur client cunoscut, potrivit art. 270^1. Ghidul tratează cazul rămas, cel frecvent în comerțul online și în distribuție: stocul rămâne al tău până la vânzare.

Înregistrarea: firmele din UE și cele din afara UE merg pe căi diferite

Dosarul este, în fond, același pentru ambele: un extras recent din registrul comerțului din țara de origine, actul constitutiv, dovada înregistrării în scopuri de TVA sau fiscale acolo, contractul de depozitare sau de fulfilment ca dovadă a operațiunilor din România și identificarea reprezentantului legal. Documentele străine se depun în traducere autorizată în limba română și, unde se cere, cu apostilă. O firmă din afara UE adaugă contractul de reprezentare și acceptul scris al reprezentantului.

De la un dosar complet, înregistrarea durează în jur de o săptămână. Timpul se duce pe strângerea, traducerea și apostilarea documentelor, așa că merită să începi dosarul cât încă negociezi contractul de depozitare. Procedura este descrisă pas cu pas pe pagina despre înregistrarea în scopuri de TVA.

Pentru firmele din afara UE, reprezentantul nu este o formalitate. El depune decontul și plătește TVA-ul sub un cod atribuit pentru tine prin el; de aceea reprezentanții analizează clientul înainte să accepte și cer de obicei o garanție. Raționamentul și cum arată o garanție rezonabilă sunt explicate în ghidul despre răspunderea reprezentantului fiscal.

Cum ajunge marfa în depozit

Două drumuri duc într-un depozit din România, iar ele diferă ca tratament de TVA și ca cerințe în RO e-Transport.

Dintr-un alt stat membru UE

Marfa este deja în liberă circulație în UE: produsă acolo sau importată prin Rotterdam, Hamburg ori Pireu și pusă în liberă circulație acolo. O aduci cu camionul în România și rămâne a ta.

Pentru TVA, operațiunea este un transfer de bunuri proprii. În statul membru de plecare se raportează ca livrare intracomunitară către tine însuți; în România este achiziție intracomunitară, sub codul tău românesc de TVA. Emiți o autofactură (art. 319 alin. (9)), declari achiziția în decontul de TVA (D300) și în declarația recapitulativă (D390), iar TVA-ul se colectează și se deduce în același decont, deci la sosire nu se plătește nimic. Dacă introducerile trec de 1.000.000 lei într-un an, urmează Intrastat.

În RO e-Transport, porțiunea declarată merge de la frontieră până la ușa depozitului:

Din afara UE

Marfa ajunge pe mare în Constanța sau pe șosea printr-un birou vamal de frontieră și este pusă în liberă circulație în România. Declarația vamală o depune un comisionar vamal; o firmă nestabilită în UE nu poate fi ea însăși declarant și lucrează printr-un reprezentant vamal indirect. Firma apare în declarație ca importator și destinatar, cu numărul EORI și cu codul românesc de TVA, iar asta îi permite să deducă TVA-ul de import.

TVA-ul de import se plătește în vamă odată cu declarația de import și se deduce apoi în decontul D300 al lunii respective (art. 326 alin. (3)). Amânarea plății până la decont, fără plată în vamă, este rezervată titularilor unui certificat de amânare sau ai anumitor autorizații vamale (art. 326 alin. (4)), pe care un vânzător abia înregistrat nu le are de regulă. Planifică lichiditățile: TVA-ul iese la import și se întoarce prin decont.

În RO e-Transport, porțiunea declarată începe la locul de import:

Pragurile și excepțiile

RO e-Transport monitorizează orice transport rutier internațional de bunuri, indiferent de categoria mărfii, dar numai peste pragurile din ordinul comun ANAF/AVR (nr. 1.337/1.268/2024, art. 1 alin. (4)):

• vehiculul are masa maximă tehnic admisibilă de cel puțin 2,5 tone, și
• bunurile din el au masa brută de peste 500 kg sau valoarea de peste 10.000 lei (aproximativ 2.000 EUR), pentru cel puțin o partidă.

O dubă sub 2,5 tone rămâne în afara sistemului. La fel o încărcătură de 300 kg în valoare de 8.000 lei. O încărcătură de 300 kg în valoare de 40.000 lei intră, pentru că una dintre cele două condiții este îndeplinită. Legea exceptează coletele poștale transportate de furnizorii de servicii poștale, produsele accizabile care circulă sub EMCS și bunurile destinate misiunilor diplomatice și forțelor armate (art. 16 din OUG 41/2022).

Codul UIT, în practică

Declară partea care are interesul comercial: beneficiarul din România la o achiziție intracomunitară, destinatarul din declarația vamală la import. Când îți muți propriul stoc, acela ești tu, cu codul românesc de TVA. Transportatorul doar are codul asupra lui.

Datele se pot declara cu cel mult trei zile calendaristice înainte de data declarată pentru începerea transportului și trebuie declarate înainte ca vehiculul să ajungă la frontiera României sau la locul de import. Codul UIT este apoi valabil 15 zile calendaristice la o achiziție intracomunitară și 5 zile calendaristice la import (art. 11). Transportul bunurilor care intră sub obligație fără un cod valid costă o persoană juridică între 20.000 și 100.000 lei, iar de la a doua abatere în douăsprezece luni se confiscă o parte din valoarea bunurilor nedeclarate: 15%, apoi 50%, apoi toată valoarea (art. 13^1).

Ai două variante:

• Obținem noi codul. Ne trimiți datele transportului (bunuri, cantități, valori, vehicul, locurile de încărcare și de descărcare) înainte de plecare; noi le declarăm și îți trimitem codul UIT pentru șofer.
• Îl obții singur. Echipa ta de logistică primește acces în UITdesk, platforma noastră, unde traseul se completează după tipul operațiunii, iar codul UIT vine de la ANAF în câteva secunde.

Fiecare tip de operațiune și traseul pe care îl cere sunt desenate pe pagina cu regulile de declarare în RO e-Transport.

Livrările din depozit urmează alte reguli. Către clienții din România, codul UIT se cere numai pentru bunurile de pe lista ANAF a bunurilor cu risc fiscal ridicat, peste aceleași praguri. Către clienții din alte state membre, transportul se declară de la depozit până la punctul de trecere a frontierei la ieșire.

Facturarea clienților din stocul aflat în România

Clienți firme din România. Livrare locală cu TVA românesc: 21% cota standard, 11% pentru bunurile de pe lista cu cotă redusă. Factura respectă art. 319 din Codul fiscal: se emite cel târziu pe 15 a lunii următoare livrării, are codul tău românesc de TVA și poate fi în orice monedă, cu condiția ca valoarea TVA să fie indicată și în lei. O firmă înregistrată prin reprezentant fiscal trece pe factură și denumirea, adresa și codul de TVA ale reprezentantului.

Consumatori din România. Tot livrare locală cu TVA românesc, declarată în D300. OSS nu o acoperă, pentru că marfa nu trece nicio frontieră până la client. O regulă privește doar vânzătorii stabiliți în afara UE care vând printr-o platformă: potrivit art. 270 alin. (16), platforma care facilitează vânzarea către consumator este tratată ca și cum ar fi cumpărat și revândut ea însăși bunurile. Platforma aplică TVA consumatorului, iar livrarea ta către platformă este scutită potrivit art. 292^1. Codul românesc de TVA îți trebuie în continuare pentru stoc, dar facturile și decontul tău arată altfel, așa că merită lămurit în scris, cu setările de TVA ale platformei în față.

Clienți firme din alte state membre. Livrare intracomunitară din România, scutită dacă clientul comunică un cod de TVA valabil și marfa iese din țară, raportată în D390.

Consumatori din alte state membre. Vânzări intracomunitare la distanță care pleacă din România și se pot declara prin OSS. Ghidul de TVA pentru comerțul online tratează această parte.

RO e-Factura pentru facturile B2B

O firmă înregistrată în scopuri de TVA în România, dar nestabilită aici, nu își emite facturile prin RO e-Factura. Are o obligație mai îngustă, în art. LIX alin. (3) din Legea 296/2023: pentru livrările B2B cu locul în România, factura emisă după regulile obișnuite ajunge la client ca până acum, iar o copie XML structurată ajunge la ANAF în cinci zile lucrătoare. Facturile către consumatori, exporturile și livrările intracomunitare rămân în afară. Transmiterea întârziată sau lipsa ei se amendează cu 1.000 până la 10.000 lei, după categoria contribuabilului.

Generarea acestui XML este punctul în care echipele financiare din străinătate pierd timp, pentru că programul lor de facturare nu produce formatul românesc. Cum lucrăm:

1. Ne trimiți lista vânzărilor B2B în Excel: client, cod de TVA, număr și dată factură, linii, sume, TVA. Pentru majoritatea vânzătorilor ajunge o listă pe săptămână; ritmul trebuie doar să țină fiecare factură în cele cinci zile lucrătoare.
2. Transformăm fiecare factură în formatul XML românesc (UBL 2.1, RO_CIUS), o validăm după regulile ANAF și corectăm ce nu trece înainte de trimitere.
3. O încărcăm prin Spațiul Privat Virtual (SPV), cu certificatul nostru digital calificat, ca împuternicit sau reprezentant fiscal al tău.
4. ANAF întoarce o confirmare pentru fiecare fișier. O păstrăm lângă factură, iar aceleași date intră în D300, în D394 și în SAF-T, ca cele trei să se potrivească.

Ca orientare, așa arată fișierul pe care îl primește ANAF. O e-Factura scurtată, cu date de exemplu:

<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2">
  <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:efactura.mfinante.ro:CIUS-RO:1.0.1</cbc:CustomizationID>
  <cbc:ID>RO-2026-0148</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2026-10-08</cbc:IssueDate>
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
  <cbc:DocumentCurrencyCode>RON</cbc:DocumentCurrencyCode>
  <cac:AccountingSupplierParty>
    <!-- tu: vânzătorul străin, cu codul românesc de TVA -->
    <cac:PartyTaxScheme><cbc:CompanyID>RO12345678</cbc:CompanyID></cac:PartyTaxScheme>
  </cac:AccountingSupplierParty>
  <cac:AccountingCustomerParty>
    <!-- clientul tău, firmă din România -->
    <cac:PartyTaxScheme><cbc:CompanyID>RO87654321</cbc:CompanyID></cac:PartyTaxScheme>
  </cac:AccountingCustomerParty>
  <cac:TaxTotal>
    <cbc:TaxAmount currencyID="RON">2100.00</cbc:TaxAmount>   <!-- TVA 21% -->
  </cac:TaxTotal>
  <cac:LegalMonetaryTotal>
    <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="RON">10000.00</cbc:TaxExclusiveAmount>
    <cbc:PayableAmount currencyID="RON">12100.00</cbc:PayableAmount>
  </cac:LegalMonetaryTotal>
  <!-- liniile facturii: articol, cantitate, preț unitar, categorie de TVA -->
</Invoice>

Fluxul merge și în sens invers. Din 1 ianuarie 2026, furnizorii români trebuie să transmită prin sistem facturile pentru livrările și prestările cu locul în România pe care ți le fac: bunuri cumpărate local, chiria unui spațiu de depozitare alocat exclusiv ție și, pentru o firmă stabilită în afara Uniunii Europene, manipularea mărfii și transportul efectuat în România (art. 278 alin. (6) lit. a) din Codul fiscal). ANAF vede deci aceste facturi de achiziție, sub codul tău de TVA, chiar din ziua în care sunt încărcate. Serviciile care urmează regula generală din art. 278 alin. (2) se impozitează acolo unde este stabilit beneficiarul, nu poartă TVA românească și nu intră sub această regulă: contabilitatea și consultanța pentru orice firmă străină, iar pentru o firmă stabilită în alt stat membru și manipularea și transportul. Le descărcăm lunar și le reconciliem cu evidența ta înainte de depunerea decontului. Articolul despre e-Factura pentru firmele nerezidente are detaliile, inclusiv un exemplu de calcul al celor cinci zile lucrătoare.

Rutina lunară după înregistrare

Perioada fiscală de TVA este luna sau trimestrul, după cum se stabilește la înregistrare; o firmă care face achiziții intracomunitare depune lunar. Un termen care cade într-o zi nelucrătoare se mută în prima zi lucrătoare următoare. Declarațiile sunt descrise una câte una pe pagina de compliance fiscal, iar termenele unei firme anume se pot genera cu calendarul de obligații fiscale.

Un exemplu cu cifre

Cifrele sunt ilustrative. O firmă de comerț stabilită în Shenzhen își ține electronicele de larg consum la un furnizor de servicii logistice de lângă București și vinde către retaileri din România și, prin magazinul online propriu, către consumatori.

• Înregistrarea. Firmă din afara UE, deci prin reprezentant fiscal. Dosarul este complet în septembrie; codul de TVA se emite cam o săptămână mai târziu.
• Importul, 6 octombrie. Un container; baza de impozitare pentru TVA la import, adică valoarea în vamă plus taxele vamale și cheltuielile de transport și manipulare până la depozit, este de 500.000 lei. TVA la import de 21%: 105.000 lei, plătit în vamă. Camionul de la biroul vamal la depozit transportă 9 tone: codul UIT se obține cu o zi înainte, cu biroul vamal la start și adresa depozitului la final.
• Vânzările din octombrie. Către retaileri: 300.000 lei plus TVA de 63.000 lei. Fiecare factură apare în lista Excel săptămânală și ajunge în RO e-Factura în cinci zile lucrătoare. Către consumatori: 100.000 lei plus TVA de 21.000 lei, fără transmitere în e-Factura.
• Achizițiile din octombrie. Manipularea comenzilor care pleacă din depozit, făcută de operatorul logistic (pregătirea și încărcarea livrărilor către clienți): 10.000 lei plus TVA de 2.100 lei, factură primită prin e-Factura. Pentru o firmă stabilită în afara Uniunii Europene, manipularea prestată în România se impozitează aici (art. 278 alin. (6) lit. a)); facturat unei firme stabilite în alt stat membru, același serviciu nu ar purta TVA românească. Transportul de la biroul vamal și descărcarea containerului sunt alt caz: sunt legate direct de import, valoarea lor este deja în baza TVA de la import și se facturează în regim de scutire (art. 289 alin. (2) și art. 294 alin. (1) lit. d)).
• Decontul D300 pentru octombrie, cu termen pe 25 noiembrie. TVA colectată: 63.000 + 21.000 = 84.000 lei. TVA deductibilă: 105.000 + 2.100 = 107.100 lei. Rezultat: 23.100 lei de recuperat, reportați în perioada următoare sau ceruți la rambursare.
• Tot pentru octombrie. Declarația D394 până pe 30 noiembrie (retailerii și operatorul logistic sunt firme înregistrate în scopuri de TVA în România) și SAF-T până pe 30 noiembrie. Fără D390, pentru că nimic nu a circulat în interiorul UE.

Creează depozitul un sediu fix?

Stocul aflat într-un depozit administrat de un furnizor terț de servicii logistice nu face, singur, ca firma străină să fie stabilită în România. Un sediu fix presupune resurse umane și tehnice suficient de permanente, care participă la livrări (art. 266 alin. (2)). Întrebarea ține de situația de fapt și contează pentru că obligațiile diferă: o firmă cu sediu fix se înregistrează pe această bază, nu folosește reprezentant fiscal și își emite facturile prin RO e-Factura, inclusiv pe cele către consumatori. Merită un răspuns în scris înainte de prima factură, cu contractul de logistică pe masă.

Greșelile pe care le vedem cel mai des

• Întâi expediezi, apoi te înregistrezi. Transferul sau importul nu au atunci un cod de TVA sub care să fie raportate, iar ANAF stabilește TVA-ul de la data la care a apărut obligația, cu dobânzi și penalități.
• Vânzările către consumatorii din România declarate în OSS. Vânzările din stocul din România către consumatori din România se declară în D300.
• Tot drumul declarat în RO e-Transport, de la fabrica din străinătate până la depozit. Fișierul se respinge sau traseul apare greșit la control. Se declară doar porțiunea din România.
• Presupunerea că o încărcătură ușoară e exceptată. Sub 500 kg, dar peste 10.000 lei, transportul intră în sistem.
• e-Factura lăsată pentru sfârșitul lunii. Cele cinci zile lucrătoare curg de la fiecare factură, nu de la sfârșitul lunii.
• Facturi de achiziție înregistrate doar din PDF. ANAF compară decontul tău cu XML-ul încărcat de furnizor.
• O firmă din afara UE care depune direct. Cererea se respinge după săptămâni pierdute cu traducerile.

Cum lucrăm cu vânzătorii care au stoc într-un depozit din România

Un singur responsabil de dosar urmărește firma de la înregistrare încolo. Suntem reprezentant fiscal pentru firmele din afara UE și împuternicit pentru firmele din UE, obținem codurile UIT sau îți dăm acces în UITdesk, transformăm lista de vânzări din Excel în fișiere e-Factura, apoi pregătim și depunem declarațiile lunare după ce le verificăm una cu alta. Contractele, prețurile și sistemul de facturare rămân ale tale.

Ca să începem, spune-ne unde este stabilită firma, de unde vine marfa și cine o cumpără. Prima consultație este gratuită și fără obligații: cere o ofertă sau pornește de la înregistrarea în scopuri de TVA pentru nerezidenți și de la reprezentarea fiscală.