Ce este declarația 394 și la ce o folosește ANAF
Declarația 394 este declarația informativă privind livrările, prestările și achizițiile efectuate pe teritoriul național de persoanele înregistrate în scopuri de TVA. Modelul și instrucțiunile de completare au fost aprobate prin Ordinul ANAF nr. 3769/2015, cu modificări ulterioare.
Nu creează obligații de plată. Rolul ei este altul: ANAF pune față în față declarațiile a doi parteneri comerciali. Dacă tu declari că ai emis facturi de 100.000 lei către un client, iar clientul declară achiziții de 80.000 lei de la tine, diferența apare automat. Din acest mecanism vin notificările de neconcordanță pe care le primesc, într-o formă sau alta, aproape toate firmele active.
Împreună cu decontul de TVA și cu fișierul SAF-T, D394 formează triunghiul pe care ANAF îl folosește pentru a selecta firmele care merită o verificare mai atentă. Nu declarația în sine e problema, ci lipsa de coerență între cele trei.
Cine depune declarația 394
Obligația revine persoanelor înregistrate în scopuri de TVA conform art. 316 din Codul fiscal, pentru operațiunile derulate pe teritoriul României:
- societățile românești plătitoare de TVA, indiferent de mărime;
- persoanele fizice autorizate și profesiile liberale înregistrate în scopuri de TVA;
- sediile permanente ale companiilor străine;
- companiile nerezidente cu cod de TVA românesc, numai atunci când efectuează livrări, prestări sau achiziții pe teritoriul național cu persoane înregistrate în scopuri de TVA în România, inclusiv achizițiile cu taxare inversă.
Declarația se depune și în perioadele fără operațiuni. O firmă nou-înființată, care s-a înregistrat în scopuri de TVA dar nu a facturat încă nimic, are aceeași obligație lunară sau trimestrială ca o firmă activă. Companiile nerezidente fac excepție: fără livrări sau achiziții pe teritoriul național cu persoane înregistrate în scopuri de TVA în România, nu au obligația D394.
Ce operațiuni intră și ce operațiuni nu intră
| Tip de operațiune | Se declară în D394? | Unde se declară altfel |
|---|---|---|
| Livrări și prestări către firme din România | Da, detaliat pe partener | — |
| Achiziții de la firme din România | Da, detaliat pe partener | — |
| Vânzări către persoane fizice | Da, în secțiunile dedicate | — |
| Livrări intracomunitare de bunuri | Nu | Declarația 390 |
| Achiziții intracomunitare | Nu | Declarația 390 |
| Exporturi și importuri | Nu | Decont de TVA, declarație vamală |
| Operațiuni cu taxare inversă pe teritoriul național | Da, cu tipul de operațiune marcat separat | — |
Regula de bază: declarația 394 este despre teritoriul național. Tot ce trece o frontieră are alt canal de raportare.
Cum e structurat formularul
Formularul este organizat pe cartușe. Primele conțin datele de identificare ale declarantului și un rezumat al perioadei — numărul total de facturi emise și primite, bazele de impozitare și TVA pe cote. Urmează secțiunile detaliate: operațiunile cu persoane înregistrate în scopuri de TVA, listate pe codul fiscal al fiecărui partener, operațiunile cu persoane neînregistrate în scopuri de TVA și cu persoane fizice, precum și încasările realizate prin aparate de marcat electronice fiscale.
Câmpurile care produc cele mai multe probleme sunt trei: codul fiscal al partenerului, tipul operațiunii (livrare obișnuită, taxare inversă, factură simplificată, storno) și cota de TVA. După trecerea la cotele de 21% și 11%, din august 2025, încadrarea pe cotă a devenit un punct de verificare suplimentar pentru perioadele de tranziție.
Instrucțiunile oficiale și versiunea curentă a formularului se descarcă de pe portalul ANAF.
Termene
Termenul de depunere este 30 ale lunii următoare perioadei de raportare. Singura excepție privește luna ianuarie, pentru care termenul este ultima zi a lunii februarie — 28 sau 29, după an. Când termenul cade într-o zi nelucrătoare, se prelungește până în prima zi lucrătoare următoare.
Frecvența urmează perioada fiscală de TVA: firmele cu decont lunar depun D394 lunar, cele cu decont trimestrial o depun trimestrial. O schimbare de perioadă fiscală schimbă simultan ritmul ambelor declarații.
Sancțiuni
Nedepunerea în termen a declarațiilor informative se sancționează contravențional, conform Codului de procedură fiscală. Nivelul uzual este de 12.000 – 14.000 lei pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii și mari și de 2.000 – 3.500 lei pentru ceilalți contribuabili — de regulă, pentru că încadrarea faptei se face de organul constatator.
Sunt printre cele mai mari amenzi din calendarul declarativ obișnuit, disproporționate față de efortul de depunere. Peste asta, o declarație lipsă lasă un gol vizibil în corelarea cu partenerii, care se acumulează în profilul de risc al firmei.
Cum întocmim declarația 394 pentru tine
Nu tratăm D394 ca pe un formular separat. O construim din aceleași jurnale din care iese decontul de TVA, apoi rulăm verificările:
- Primim datele închise ale perioadei — jurnalele de vânzări și cumpărări sau exportul din programul tău de facturare și contabilitate.
- Validăm partenerii — existența și forma codurilor fiscale, starea de plătitor de TVA la data operațiunii, coerența dintre denumire și cod.
- Verificăm încadrarea operațiunilor — tip, cotă, taxare inversă, facturi simplificate, stornări.
- Corelăm cu decontul de TVA și cu SAF-T D406, prin verificarea încrucișată pe care o rulăm cu unelte dezvoltate intern. Diferențele le clarificăm cu tine înainte de depunere, nu după notificare.
- Depunem prin SPV cu certificatul nostru digital și îți trimitem recipisa.
Tu nu depui nimic: declarația o întocmim și o depunem noi, iar recipisa ajunge la tine. Lucrăm 100% online, pe onorariu lunar fix.
Când preluăm o firmă cu istoric, primul lucru pe care îl facem este o verificare a ultimelor 12 luni: declarații lipsă, rectificative nedepuse, notificări rămase fără răspuns. De regulă, aici se află restanțele.
Cazuri specifice
Notificări de neconcordanță. Nu toate cer o rectificativă. Uneori partenerul a înregistrat factura în luna următoare, ceea ce este perfect legal dacă documentul a ajuns mai târziu. Răspunsul corect este o clarificare documentată, nu o corecție automată a propriei declarații.
Companii nerezidente cu operațiuni locale. O firmă străină cu cod de TVA românesc depune D394 numai pentru livrările, prestările și achizițiile pe teritoriul național cu persoane înregistrate în scopuri de TVA în România — de exemplu, livrări dintr-un depozit din România către firme românești sau achiziții de la furnizori români înregistrați în scopuri de TVA, inclusiv cele cu taxare inversă. Vânzările către persoane fizice sau operațiunile exclusiv intracomunitare nu declanșează singure obligația. Datele vin dintr-un sistem care nu cunoaște formatul ANAF, iar transformarea lor este exact partea pe care o automatizăm.
Firme cu volum mare de facturi către persoane fizice. Comerțul cu amănuntul aduce mii de documente pe lună. Aici contează ca sursa de date să fie casa de marcat și jurnalul de vânzări, nu o listă întocmită manual.
Erorile frecvente
- Operațiuni intracomunitare incluse din greșeală în D394 — ele aparțin declarației 390.
- Coduri fiscale greșite sau cu prefixul RO acolo unde nu trebuie — partenerul nu se identifică, iar corelarea eșuează.
- Facturi storno declarate doar de una dintre părți, cu diferență imediată la verificarea încrucișată.
- Taxarea inversă marcată ca operațiune obișnuită — aceeași eroare produce diferență și în decontul de TVA.
- Declarația omisă în lunile fără activitate la firmele stabilite în România, deși obligația rămâne.
- Rectificativă parțială, care conține doar operațiunile corectate în loc de întreaga perioadă.
