Ce s-a schimbat efectiv la e-Factura în 2026
Prima precizare este una de calendar, pentru că circulă des greșit: facturile către persoane fizice se transmit prin RO e-Factura din 1 ianuarie 2025, nu din 2026. Obligația a fost introdusă prin OUG nr. 69/2024, care a prevăzut o etapă opțională între 1 iulie și 31 decembrie 2024 și obligativitatea de la 1 ianuarie 2025, și a fost clarificată prin OUG nr. 138/2024 — actul care a stabilit codul format din treisprezece cifre de zero pentru clienții care nu se identifică fiscal și a inclus în sistem și facturile simplificate. Sancțiunile se aplică, după perioada de grație de șase luni, din 1 iulie 2025.
Ce s-a schimbat de la 1 ianuarie 2026 este termenul de transmitere. Prin OUG nr. 89/2025, publicată în Monitorul Oficial nr. 1203 din 24 decembrie 2025, termenul a devenit 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii — dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul-limită de emitere a facturii prevăzut de Codul fiscal. Până la 31 decembrie 2025, termenul era de 5 zile calendaristice.
| Perioadă | Obligația B2C | Termenul de transmitere |
|---|---|---|
| 1 iulie – 31 decembrie 2024 | Opțională | 5 zile calendaristice |
| 1 ianuarie – 30 iunie 2025 | Obligatorie, fără sancțiuni | 5 zile calendaristice |
| 1 iulie – 31 decembrie 2025 | Obligatorie, cu sancțiuni | 5 zile calendaristice |
| Din 1 ianuarie 2026 | Obligatorie, cu sancțiuni | 5 zile lucrătoare |
Modificarea pare mică pe hârtie. În activitatea zilnică ea schimbă altceva: momentul în care o factură devine „gata”. O factură emisă unui client persoană fizică nu este completă când pleacă din programul de facturare, ci abia când sistemul ANAF îi întoarce identificatorul de încărcare și starea de validare.
Detaliile complete despre sistem, formatul XML și fluxul de transmitere sunt pe pagina noastră de serviciu e-Factura.
Pe cine afectează obligația B2C
Obligația privește operatorii economici stabiliți în România care emit facturi către persoane fizice, indiferent de mărime, de domeniu și de înregistrarea în scopuri de TVA. Nu există prag valoric și nu există exceptare pentru firmele mici sau pentru cele nou-înființate.
Trei categorii simt schimbarea cel mai puternic:
- Comerțul cu amănuntul și serviciile pentru populație, unde factura se emite la cerere, adesea pe loc, iar volumul de documente e mare.
- Magazinele online, care emit factură automat la fiecare comandă și au nevoie ca integrarea cu RO e-Factura să funcționeze fără intervenție manuală.
- Profesiile care facturează direct persoanelor fizice — instructori, terapeuți, meseriași, servicii de reparații — unde nu există un departament financiar care să urmărească transmiterile.
Firmele nerezidente care au în România doar cod de înregistrare în scopuri de TVA, fără sediu fix, nu au obligația de transmitere pentru facturile B2C. Ele transmit în sistem doar facturile B2B, în scop de raportare și în paralel cu facturarea obișnuită, și primesc prin sistem facturile emise de furnizorii români. Cu sediu fix în România, sunt tratate ca firme stabilite și intră în obligație inclusiv pentru B2C.
Termenul de 5 zile lucrătoare, în practică
Termenul curge de la data emiterii facturii, nu de la livrare și nu de la încasare. Se numără zile lucrătoare, ceea ce înseamnă că weekendul și sărbătorile legale nu îl consumă.
Exemplu. O factură emisă vineri, 6 februarie 2026, are ca prima zi de termen luni, 9 februarie. Cele cinci zile lucrătoare se împlinesc vineri, 13 februarie 2026. Sub vechea regulă, de 5 zile calendaristice, aceeași factură ar fi trebuit încărcată până miercuri, 11 februarie. Diferența, pentru o firmă care facturează la sfârșit de săptămână, este de două zile lucrătoare în plus la fiecare document — suficient cât o rutină săptămânală să devină realistă.
Ce înseamnă asta operațional: dacă facturezi zilnic, o încărcare pe săptămână este suficientă doar cu condiția să nu ratezi nicio săptămână. Dacă facturezi neregulat, riscul cel mai mare e factura izolată — cea emisă în afara rutinei, la cererea unui client, care rămâne în program și nu ajunge niciodată în sistem.
Recomandarea noastră rămâne aceeași și după relaxarea termenului: transmiterea se face în aceeași zi cu emiterea sau, cel mult, la o dată fixă din săptămână, trecută în calendar. Cele cinci zile lucrătoare sunt o marjă de siguranță, nu un plan de lucru.
Ce ai de făcut concret, dacă ai o firmă mică
- Verifică programul de facturare. Trebuie să genereze XML în formatul RO_CIUS și să transmită direct în SPV. Dacă nu o face, ai două variante: transmitere manuală prin aplicația pusă la dispoziție de ANAF sau externalizarea pasului către contabil.
- Verifică accesul în SPV. Ai nevoie de certificat digital calificat înrolat pe firmă sau de o împuternicire dată contabilului. Fără asta, nimic din restul nu funcționează.
- Stabilește regula pentru clienții persoane fizice. Dacă nu ceri CNP, folosești codul generic de treisprezece cifre de zero. Regula se scrie o dată și se aplică la toate facturile, ca să nu ai două practici în paralel.
- Introdu un control săptămânal. Compari numărul de facturi emise în program cu numărul de facturi încărcate cu succes. Diferența e lista ta de urgențe.
- Arhivează identificatorii de încărcare. Dovada transmiterii este mesajul din SPV, nu factura din programul tău. Se păstrează împreună cu documentele perioadei.
Informațiile oficiale despre sistem, inclusiv specificațiile tehnice și aplicațiile puse la dispoziție gratuit, sunt publicate de ANAF în secțiunea de proiecte de digitalizare. Textul actelor normative se consultă pe portalul legislatie.just.ro.
Sancțiuni
Amenzile pentru netransmiterea facturilor în termen, prevăzute de OUG nr. 120/2021, sunt diferențiate pe categorii de contribuabili:
| Categorie de contribuabil | Amendă |
|---|---|
| Mari contribuabili | 5.000 – 10.000 lei |
| Contribuabili mijlocii | 2.500 – 5.000 lei |
| Alte persoane juridice și persoane fizice | 1.000 – 2.500 lei |
Modul concret în care organul de control aplică aceste amenzi — pe ce interval și pentru ce set de documente — depinde de situația constatată, deci cuantumul final nu se poate estima direct din tabel.
Separat și mult mai costisitor: în relația B2B, netransmiterea prin sistem de către emitent, respectiv primirea și înregistrarea de către destinatar a unei facturi emise în afara sistemului, se sancționează cu o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii. Este partea de care se ține cel mai puțin cont: obligația nu se oprește la ce emiți, ci se extinde la ce accepți de la furnizori.
Exemplu de ordin de mărime. O firmă mică înregistrează în contabilitate o factură de achiziție de 40.000 lei primită doar pe e-mail, de la un furnizor român, fără ca documentul să fi circulat prin RO e-Factura. Amenda potențială este 15% × 40.000 = 6.000 lei — de peste două ori maximul amenzii pentru netransmiterea facturilor proprii. Costul nu vine din ce ai uitat să trimiți, ci din ce ai acceptat să înregistrezi.
Erorile pe care le vedem cel mai des
- Facturi emise manual, în afara programului — un Word sau un Excel pentru un client care a insistat. Nu ajung niciodată în sistem.
- Termenul numărat în zile calendaristice și după 2026, din obișnuință. Nu produce amendă, dar strânge inutil calendarul intern.
- Numerotare paralelă după stornarea unei facturi transmise greșit, care rupe corespondența dintre evidența internă și cea din SPV.
- Certificat digital expirat sau împuternicire neînnoită, descoperite abia când expiră termenul.
- Cod de identificare completat greșit la clienții persoane fizice, cu respingerea facturii la validare.
- Lipsa unui control de reconciliere între facturile emise și cele încărcate — singura metodă prin care descoperi la timp ce lipsește.
Toate au aceeași soluție: un pas fix, săptămânal, de verificare. Dacă nu ai cine să îl facă intern, îl preluăm noi împreună cu contabilitatea lunară, iar tu primești lista facturilor confirmate de ANAF, nu doar cele emise.
