SAF-T: depunem declarația D406 cu unelte proprii de mapare și validare

Ce este SAF-T și de ce contează mai mult decât celelalte declarații

SAF-T înseamnă Standard Audit File for Tax — fișierul standard de control fiscal. Este un format XML definit de OCDE, pe care România l-a adoptat prin Ordinul ANAF nr. 1783/2021, cu modificări ulterioare, inclusiv prin Ordinul 407/2025. În practică, D406 este fotografia completă a contabilității tale, trimisă la ANAF lună de lună: planul de conturi, clienții și furnizorii, produsele, jurnalul de operațiuni, facturile de vânzare și de achiziție, plățile.

Diferența față de un decont de TVA sau o declarație 394 este de ordin de mărime. Un D300 are câteva zeci de rubrici. Un D406 lunar al unei firme mijlocii are zeci de mii de rânduri și trebuie să fie coerent intern: fiecare factură din SourceDocuments trebuie să corespundă unui partener din MasterFiles, fiecare cont folosit trebuie să existe în GeneralLedgerAccounts, fiecare cotă de TVA trebuie să fie din nomenclatorul ANAF. ANAF folosește acest fișier pentru a corela automat ce declari tu cu ce declară partenerii tăi — de aceea inconsecvențele din SAF-T sunt, tot mai des, punctul de pornire al unei inspecții fiscale.

Cine este obligat să depună declarația 406

Obligația s-a extins în etape, iar din 2025 acoperă practic toate firmele:

Criteriul este contabilitatea în partidă dublă. Prin urmare, depun SAF-T toate societățile comerciale — SRL, SA, SCS, SCA — indiferent de cifra de afaceri, inclusiv cele nou-înființate și cele fără activitate (pe zero). Depun și sediile permanente ale firmelor străine și, în varianta simplificată, companiile nerezidente care au doar cod de TVA românesc.

Nu depun SAF-T: persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale și familiale, cabinetele profesiilor liberale care țin contabilitate în partidă simplă, instituțiile publice și asociațiile fără scop patrimonial care nu desfășoară activitate economică.

Ce conține fișierul D406

Structura este împărțită în cinci secțiuni mari, iar primele trei se depun periodic:

1. Header — datele de identificare ale firmei, perioada, versiunea schemei.
2. MasterFiles — nomenclatoarele: planul de conturi cu solduri, clienți, furnizori, tabela de taxe, unități de măsură, tipuri de analiză, tipuri de mișcare, produse, proprietari.
3. GeneralLedgerEntries — jurnalul de înregistrări contabile din perioadă, cu fiecare linie de debit și credit.
4. SourceDocuments — facturile de vânzare, facturile de achiziție, plățile, mișcările de bunuri și tranzacțiile cu active.
5. Assets și Stocks — registrul de active se raportează anual, până la termenul de depunere a situațiilor financiare; stocurile, la cererea ANAF, în termen de 30 de zile.

Cea mai frecventă sursă de erori nu este completarea, ci maparea: transpunerea conturilor tale analitice pe planul de conturi de referință al ANAF, a cotelor de TVA pe codurile din nomenclator și a tipurilor de documente pe categoriile cerute. O mapare greșită la început se propagă în fiecare fișier lunar.

Termene și perioada de grație

Termenul de depunere este ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare:

• firmele cu perioadă fiscală lunară la TVA depun D406 lunar;
• firmele cu perioadă trimestrială la TVA, precum și cele neînregistrate în scopuri de TVA, depun trimestrial.

La primele depuneri legislația acordă o perioadă de grație: șase luni pentru prima raportare lunară și trei luni pentru prima raportare trimestrială. Concret, o firmă intrată în obligație la 1 ianuarie 2025, cu raportare lunară, putea depune fișierele pentru ianuarie–iunie până la sfârșitul lui iulie 2025. După expirarea grației, fiecare lună are termenul ei.

Sancțiuni

Codul de procedură fiscală prevede, la art. 337¹:

• 1.000 – 5.000 lei pentru nedepunerea D406 în termen;
• 500 – 1.500 lei pentru depunerea unui fișier incorect sau incomplet.

Sumele nu sunt mari în sine. Riscul real este altul: un SAF-T lipsă sau inconsistent semnalează ANAF exact firmele la care merită să vină în control. Depunerea corectă și la timp este, în primul rând, o formă de a nu atrage atenția.

Cum depunem SAF-T pentru tine

Punctul de pornire diferă după sursa datelor; verificarea de dinainte de depunere este aceeași pentru toți clienții.

Firmele românești. Contabilitatea o ținem în programe de contabilitate consacrate, care generează fișierul D406 din evidența lunii. Dacă ai un contabil propriu, pornim de la fișierul sau de la exportul din programul lui.

Companiile nerezidente și sursele atipice. Unealta de mapare, dezvoltată intern, preia datele dintr-un ERP străin, din exporturi sau din balanțe și jurnale în Excel — ori dintr-un program local fără modul SAF-T — și le transpune pe structura D406. Maparea se configurează o singură dată, la onboarding, și se reutilizează lună de lună. Când apar conturi sau produse noi, unealta le semnalează și le mapăm înainte de generare, nu după.

Verificarea încrucișată, cu unelte dezvoltate intern, este pasul comun: SAF-T, decontul de TVA, declarația 394 și jurnalele trebuie să spună același lucru înainte ca fișierul să ajungă la ANAF. Verificăm și coerența între secțiuni, soldurile din balanță față de jurnal, existența partenerilor și a conturilor, formatul codurilor de TVA. Rulăm apoi validatorul oficial DUKIntegrator, iar fișierul pleacă doar cu zero erori.

Fluxul lunar, în trei pași:

1. Primim datele închise — evidența lunii sau, la companiile nerezidente, exportul din ERP ori fișierele Excel, prin email sau folder partajat.
2. Generăm fișierul și îl verificăm încrucișat — de regulă în aceeași zi; dacă apar diferențe, le clarificăm cu tine înainte de depunere.
3. Depunem prin SPV cu certificatul nostru digital și îți trimitem recipisa ANAF plus un rezumat al perioadei.

SAF-T simplificat pentru companiile nerezidente

Dacă firma ta este stabilită în alt stat și are în România doar un cod de înregistrare în scopuri de TVA — pentru un depozit, pentru vânzări pe marketplace sau pentru livrări locale — obligația de SAF-T ți se aplică de la 1 ianuarie 2025, dar într-o formă redusă: raportezi doar operațiunile derulate prin codul de TVA românesc — facturile de vânzare și facturile de achiziție — împreună cu nomenclatoarele la care trimit: codurile de taxă, unitățile de măsură, produsele. Ghidul contribuabilului publicat de ANAF (secțiunea 4.6) enumeră exact aceste secțiuni pentru societățile nerezidente fără obligație contabilă în România; nu există înregistrări contabile, plăți, active sau stocuri. Nu raportezi contabilitatea firmei-mamă. Articolul despre SAF-T pentru nerezidenți parcurge temeiul legal, perioada de grație pe calendar și rutina de construire a fișierului.

Este un caz pe care îl tratăm frecvent și pentru care avem maparea deja pregătită: datele vin de obicei dintr-un ERP străin, în format care nu seamănă cu planul de conturi românesc, și tocmai aici uneltele noastre fac diferența.

Erorile pe care le vedem cel mai des

• Conturi analitice nemapate pe planul de conturi de referință — fișierul se validează, dar ANAF vede solduri pe conturi inexistente.
• Cote de TVA scrise ca procent, nu prin codul din nomenclatorul ANAF (cu atât mai important după trecerea la cotele de 21% și 11% din august 2025).
• Parteneri fără cod fiscal sau cu cod scris diferit față de D394 — fișierele nu se mai corelează.
• Perioadă greșită la firmele care schimbă perioada fiscală de TVA de la trimestrial la lunar.
• Depunere „pe zero” omisă la firmele fără activitate — obligația există chiar și fără tranzacții.

Fiecare dintre acestea este verificată automat de unealta noastră de validare înainte ca fișierul să plece.