Ce s-a schimbat pentru contribuabilii mici
SAF-T pentru contribuabilii mici a devenit obligatoriu de la 1 ianuarie 2025. Ultima categorie rămasă în afara raportării — firmele mici, adică marea majoritate a societăților din România — a intrat atunci în aceeași obligație pe care marii contribuabili o au din 2022, iar cei mijlocii din 2023. Criteriul nu este cifra de afaceri și nici numărul de angajați, ci contabilitatea în partidă dublă.
A doua parte a schimbării se vede abia acum, la jumătatea lui 2025: perioada de grație acordată la primele depuneri se închide. Până acum, o firmă mică putea amâna fără consecințe. Din august, fiecare lună sau trimestru are termenul ei, iar întârzierea devine contravenție.
Structura fișierului, secțiunile obligatorii și fluxul de generare sunt detaliate pe pagina de serviciu SAF-T D406. Articolul de față se ocupă de ce înseamnă concret trecerea la regimul normal, pentru o firmă care nu a depus niciodată.
Cine intră, de fapt, în obligație
Depun declarația D406 toate societățile comerciale care țin contabilitate în partidă dublă: SRL, SA, SCS, SCA, indiferent de mărime, inclusiv cele înființate recent și cele fără niciun rulaj. Depun și sediile permanente ale companiilor străine, iar companiile nerezidente înregistrate doar în scopuri de TVA depun o variantă simplificată, tot din 2025.
Nu depun SAF-T persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale și familiale, cabinetele profesiilor liberale care țin contabilitate în partidă simplă, precum și entitățile fără scop patrimonial care nu desfășoară activitate economică.
Confuzia cea mai frecventă apare la firmele mici cu contabilitate externalizată, unde se presupune că obligația „se rezolvă de la sine” pentru că programul contabilului generează deja declarațiile obișnuite. D406 nu se generează din același buton. Are nevoie de o mapare separată a conturilor analitice, a cotelor de TVA și a tipurilor de documente pe nomenclatoarele ANAF.
Termenele după închiderea perioadei de grație
Termenul de bază este ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare. Frecvența urmează perioada fiscală de TVA:
| Situația firmei | Frecvență D406 | Termen |
|---|---|---|
| TVA lunar | lunar | ultima zi a lunii următoare |
| TVA trimestrial | trimestrial | ultima zi a lunii următoare trimestrului |
| Neînregistrată în scopuri de TVA | trimestrial | ultima zi a lunii următoare trimestrului |
Perioada de grație a fost de șase luni pentru raportarea lunară și trei luni pentru cea trimestrială, calculate de la prima obligație de raportare. Pentru o firmă intrată în obligație la 1 ianuarie 2025, asta a însemnat că fișierele primei părți a anului puteau fi depuse până la sfârșitul lunii iulie 2025. După acest moment, restanțele nu mai sunt acoperite de grație.
Din 2026 nu mai există niciun termen de grație, pentru nicio categorie de contribuabili. Grația a fost acordată o singură dată, la intrarea fiecărei categorii în obligație — marii contribuabili din 2022, cei mijlocii din 2023, cei mici din 2025. Pentru o firmă înființată în 2026, prima depunere D406 este scadentă la termenul obișnuit, iar întârzierea este contravenție din prima perioadă raportată.
Registrul de active se raportează anual, până la termenul de depunere a situațiilor financiare. Secțiunea de stocuri se depune numai la cererea ANAF, în termen de 30 de zile de la solicitare.
Depunerea pe zero, la firmele fără activitate
Este subiectul care generează cele mai multe amenzi inutile. O firmă care nu a emis și nu a primit nicio factură într-o perioadă depune totuși D406. Fișierul conține datele de identificare, perioada și planul de conturi, dar nu conține documente.
Logica e aceeași ca la decontul de TVA: obligația declarativă există atâta timp cât firma este activă în evidențele fiscale, indiferent dacă a avut sau nu operațiuni. Suspendarea activității la registrul comerțului nu produce automat efectul de scutire — regimul declarativ se verifică separat, pe fiecare obligație din vectorul fiscal.
Ce ai de făcut în următoarele săptămâni
- Verifică ce s-a depus până acum. În SPV, la secțiunea de mesaje, apar recipisele pentru fiecare D406 acceptat. Dacă nu găsești nicio recipisă, obligația e neîndeplinită integral.
- Stabilește frecvența corectă. O greșeală des întâlnită e depunerea trimestrială la o firmă trecută între timp la TVA lunar. Perioada fiscală se verifică în vectorul fiscal, nu din memorie.
- Configurează maparea, o singură dată. Conturile analitice se transpun pe planul de conturi de referință, cotele de TVA pe codurile din nomenclator, tipurile de documente pe categoriile cerute. O mapare greșită se propagă în fiecare fișier ulterior.
- Validează înainte de depunere. Fișierul se verifică cu validatorul oficial DUKIntegrator, iar erorile se corectează la sursă, nu în XML.
- Recuperează restanțele în ordine cronologică. Depunerea din urmă, chiar tardivă, reduce expunerea și arată intenție de conformare.
Specificațiile tehnice, schema XSD și instrumentele puse la dispoziție gratuit sunt publicate de ANAF în secțiunea de proiecte de digitalizare, iar textul ordinelor se consultă pe legislatie.just.ro.
Sancțiuni
Articolul 337^1 din Codul de procedură fiscală prevede:
- 1.000 – 5.000 lei pentru nedepunerea D406 în termen;
- 500 – 1.500 lei pentru depunerea unui fișier incorect sau incomplet.
Același articol, la alin. (3), prevede și două situații în care nu se aplică sancțiunea: când fișierul se corectează până la termenul legal de depunere a următorului fișier și când corectarea ulterioară acestui termen se datorează unui fapt neimputabil persoanei impozabile. Fereastra de autocorecție este, practic, o perioadă declarativă.
Exemplu de expunere. O firmă mică cu perioadă fiscală trimestrială la TVA, care nu a depus niciun D406 pentru cele patru trimestre ale anului 2026, are patru fapte distincte: la nivelul minim al amenzii, 4 × 1.000 = 4.000 lei; la nivelul maxim, 4 × 5.000 = 20.000 lei. Dacă depune ulterior fișierele, dar cu maparea greșită, se adaugă, pentru fiecare perioadă, o amendă de 500 – 1.500 lei pentru depunere incorectă.
Sumele sunt moderate luate individual, iar asta creează o falsă senzație de siguranță. Efectul important este altul: SAF-T alimentează corelările automate dintre ce declari tu și ce declară partenerii tăi. O firmă fără D406 depus este, în această logică, o pată albă — exact tipul de anomalie după care se construiesc listele de verificare documentară.
Primele erori pe care le vedem la firmele mici
- Conturi analitice nemapate, care trec de validare, dar arată în fișier solduri pe conturi inexistente în planul de referință.
- Cote de TVA scrise ca procent, nu prin codul din nomenclator — cu atât mai relevant după trecerea la cotele de 21% și 11% din august 2025.
- Parteneri fără cod fiscal, sau cu cod scris diferit față de declarația 394, ceea ce rupe corelările.
- Perioadă greșită la firmele care au schimbat perioada fiscală de TVA în cursul anului.
- Depunerea pe zero omisă la firmele fără activitate, din presupunerea că „nu e nimic de raportat”.
- Depunere fără validare prealabilă, urmată de respingere și de depășirea termenului în timp ce se caută cauza.
Prima depunere este cea mai costisitoare ca timp, pentru că include maparea. Următoarele sunt rutină. Dacă vrei să sari peste partea grea, o preluăm noi: pregătim fișierul, îl verificăm încrucișat cu decontul de TVA și cu declarația 394, îl depunem prin SPV cu certificatul nostru digital și îți trimitem recipisa.
