Was sich für kleine Steuerpflichtige geändert hat
SAF-T für kleine Steuerpflichtige in Rumänien ist keine künftige Pflicht mehr, an der ein bequemer Aufschub hängt. Seit dem 1. Januar 2025 erfasst die D406-Datei kleine Steuerpflichtige, neu gegründete Gesellschaften und für rumänische Umsatzsteuerzwecke registrierte Nichtansässige. Eine Schonfrist wurde nur für die ersten Einreichungen gewährt — sechs Monate für eine erste Monatsmeldung, drei für eine erste Quartalsmeldung — und für Steuerpflichtige, die am 1. Januar 2025 eingetreten sind, ist sie im Laufe des Jahres 2025 abgelaufen.
Im Jahr 2026 gibt es nichts mehr abzuwarten. Jeder Zeitraum trägt seine gewöhnliche Frist, und wer nie begonnen hat, hält einen Rückstand in der Hand und keinen Aufschub: mehrere Zeiträume, die auf einmal zu erzeugen sind, mit einem Mapping, das nie an einer echten Datei erprobt wurde.
Die vollständige Mechanik der Datei, Abschnitt für Abschnitt, steht auf unserer Seite zur SAF-T-Datei D406. In diesem Artikel geht es um den Übergang selbst.
Wer erfasst ist
Die Pflicht wurde nach Steuerpflichtigenkategorien eingeführt und erreicht inzwischen praktisch jeden, der doppelte Buchführung führt.
| Kategorie des Steuerpflichtigen | Erfasst seit |
|---|---|
| Großsteuerpflichtige | 1. Januar 2022 |
| Mittlere Steuerpflichtige | 1. Januar 2023 |
| Kleine Steuerpflichtige, einschließlich neu gegründeter Gesellschaften | 1. Januar 2025 |
| Für rumänische Umsatzsteuerzwecke registrierte Nichtansässige | 1. Januar 2025, vereinfachte Datei |
Es gibt keine Umsatzschwelle. Ein Unternehmen mit drei Rechnungen im Monat reicht ein, ein Unternehmen mit dreitausend reicht ein, und ein Unternehmen ohne Rechnungen reicht eine Nullmeldung ein. Das Kriterium ist das Rechnungswesen und nicht die Größe des Geschäfts. Außerhalb des Anwendungsbereichs stehen zugelassene natürliche Personen und Familienbetriebe mit einfacher Buchführung sowie gemeinnützige Einrichtungen ohne wirtschaftliche Tätigkeit.
Zwei Kategorien verdienen ein eigenes Wort.
Neu gegründete Gesellschaften. Die Pflicht beginnt mit der Gesellschaft und nicht nach einem Jahr des Einlebens. Die Schonfrist läuft ab dem Beginn der Pflicht, was für eine unterjährig gegründete Gesellschaft ein späteres, individuelles Ablaufdatum bedeutet.
Nichtansässige. Ein im Ausland ansässiges Unternehmen, das eine rumänische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und sonst nichts besitzt, reicht eine vereinfachte Datei ein. Es meldet die unter dieser Nummer abgewickelten Vorgänge und nicht die Buchführung der Muttergesellschaft. Wenn die Registrierung auf Ihrer Seite noch offen ist, ist der Ablauf auf der Seite zur Umsatzsteuer-Registrierung für Nichtansässige beschrieben.
Fristen, und was die Schonfrist wert war
Die gewöhnliche Frist ist der letzte Kalendertag des Folgemonats nach dem Meldezeitraum. Monatlicher Umsatzsteuerzeitraum bedeutet eine monatliche D406; vierteljährlicher Umsatzsteuerzeitraum oder keine Umsatzsteuerregistrierung bedeutet eine vierteljährliche D406.
Die Schonfrist galt nur für die ersten Einreichungen: sechs Monate für eine erste Monatsmeldung und drei Monate für eine erste Quartalsmeldung, gerechnet ab Beginn der Pflicht. Für eine Gesellschaft, die am 1. Januar 2025 mit monatlicher Meldung eingetreten ist, wurden die frühesten Dateien im Sommer 2025 fällig; danach trug jeder Zeitraum wieder seine eigene gewöhnliche Frist. Eine Gesellschaft, deren Pflicht später beginnt — eine unterjährig gegründete oder ein ausländisches Unternehmen, das sich jetzt für rumänische Umsatzsteuerzwecke registriert —, erhält die Schonfrist weiterhin, gerechnet ab ihrem eigenen Startdatum.
Die Folge lohnt eine klare Formulierung. Die Schonfrist hat die Zahl der Dateien nie verringert. Sie hat sie nur verschoben. Ein Monatsmelder, der den vollen Aufschub genutzt hat, schuldete trotzdem eine Datei je Monat für das gesamte Jahr 2025 und schuldet bis 2026 eine für jeden Monat seither. Wer noch nicht begonnen hat, sollte davon ausgehen, dass sich die Arbeit ballt und nicht verteilt.
Der übrige wiederkehrende Kalender ist im Leitfaden zum rumänischen Steuerkalender abgebildet.
Nullmeldungen
Eine Gesellschaft ohne Aktivität in einem Zeitraum reicht trotzdem ein. Das ist der am häufigsten missverstandene Punkt bei kleinen Steuerpflichtigen, und er wird auf eine bestimmte Weise missverstanden: Man nimmt an, „nichts ist passiert” bedeute „nichts zu senden”.
Eine Null-D406 ist kein leeres Dokument. Sie enthält den Kopfteil mit den Identifikationsdaten und dem Meldezeitraum sowie die Stammdaten, die die Datei immer braucht, während die Abschnitte zu Hauptbuch und Belegen leer bleiben. Ihre Erzeugung geht schnell, sobald das Mapping steht — genau deshalb geht die erste Nullmeldung nicht schnell: Das Mapping muss gebaut werden, bevor es wiederverwendet werden kann.
Ruhende Gesellschaften, Gesellschaften zwischen zwei Projekten und Nichtansässige, deren rumänische Umsatzsteuernummer ein Quartal lang still war, gehören alle hierher. Das Auslassen des Zeitraums bleibt nicht unbemerkt, denn das Fehlen einer Datei ist in den Unterlagen der Finanzverwaltung in dem Moment sichtbar, in dem die Frist verstreicht.
Was jetzt zu tun ist
- Bestimmen Sie Ihren Meldezyklus. Er folgt dem Umsatzsteuerzeitraum. Unternehmen, die unterjährig von vierteljährlich auf monatlich gewechselt haben, müssen den D406-Rhythmus zum selben Zeitpunkt umstellen, und das ist eine häufige Quelle von Meldungen für den falschen Zeitraum.
- Bauen Sie das Mapping einmal, sorgfältig. Ihre Konten auf den Referenzkontenrahmen, Ihre Umsatzsteuersätze auf die Codes der amtlichen Nomenklatur und Ihre Belegarten auf die vorgegebenen Kategorien zu übertragen ist die eigentliche Arbeit. Ein Mapping-Fehler pflanzt sich in jede nachfolgende Datei fort.
- Aktualisieren Sie die Umsatzsteuercodes. Seit dem 1. August 2025 gelten nach dem Gesetz 141/2025 die Sätze 21 % und 11 %. Dateien für Zeiträume auf beiden Seiten dieses Datums verwenden unterschiedliche Codes aus der amtlichen Nomenklatur, und eine vor der Änderung konfigurierte Nomenklatur führt sie nicht.
- Validieren Sie vor der Einreichung. Der amtliche Validator weist strukturelle Fehler zurück; eine in sich stimmige Datei auf falschem Mapping erkennt er nicht. Prüfen Sie die Summen- und Saldenliste gegen das Journal und die Rechnungssummen gegen die Umsatzsteuererklärung, bevor die Datei das Haus verlässt.
- Überspringen Sie keine Nullzeiträume. Erzeugen, validieren, einreichen.
- Bewahren Sie die Quittungen auf. Die Einreichungsbestätigung ist der einzige Nachweis, dass ein Zeitraum abgedeckt wurde, und sie später zu rekonstruieren ist mehr Arbeit, als sie jetzt abzulegen.
Bußgelder
Art. 337^1 des Steuerverfahrensgesetzbuchs sieht 1.000 bis 5.000 RON für die nicht fristgerechte Einreichung der D406 und 500 bis 1.500 RON für eine unrichtige oder unvollständige Datei vor. Das konsolidierte Steuerverfahrensgesetzbuch veröffentlicht ANAF, und die technische Dokumentation samt amtlichem Validator veröffentlicht ebenfalls ANAF.
Das Bußgeld fällt je fehlender Datei an, und genau das macht einen Rückstand teuer und nicht bloß verspätet. Ein kleiner Steuerpflichtiger mit monatlichem Umsatzsteuerzeitraum, der am 1. Januar 2025 in die Pflicht eingetreten ist und nichts eingereicht hat, hat bis September 2026 neunzehn überfällige Monatsdateien — Januar 2025 bis Juli 2026, deren letzte am 31. August 2026 fällig war. Beim Mindestbetrag von je 1.000 RON sind das 19.000 RON, beim Höchstbetrag 95.000 RON, und zwar vor jeder gesonderten Sanktion für eine unrichtige Datei darunter.
Trotzdem ist das Bußgeld nicht der Hauptgrund, die Sache ernst zu nehmen. SAF-T ist das detaillierteste Bild, das die Finanzverwaltung von einem Unternehmen hat, und es wird automatisch mit dem verglichen, was Geschäftspartner melden. Eine verspätete Datei ist ein Signal; eine widersprüchliche Datei ist eine Einladung.
Die Fehler, die wir bei den ersten Einreichungen sehen
- Nicht gemappte analytische Konten, die die Validierung bestehen, aber Salden auf Konten zeigen, die es im Referenzkontenrahmen nicht gibt.
- Umsatzsteuersätze als Prozentwerte statt als Codes aus der amtlichen Nomenklatur.
- Geschäftspartner ohne Steuernummer oder mit einer anderen Schreibweise als in den übrigen Meldungen, sodass die Auswertungen nicht mehr zusammenpassen.
- Falscher Meldezeitraum nach einem unterjährigen Wechsel des Umsatzsteuerzeitraums.
- Übersprungene Nullmonate bei Gesellschaften ohne Aktivität.
- Korrekturdateien, die als Teilaktualisierung gesendet werden. Eine Korrektur ersetzt die ursprüngliche Datei vollständig, sie muss also komplett sein und nicht nur die Differenz enthalten.
Keines dieser Probleme ist schwierig. Sie alle sind vor der ersten Datei billiger zu lösen als nach der ersten Zurückweisung — und für alle, die noch außerhalb des Systems stehen, billiger als das je Datei auflaufende Bußgeld, das inzwischen die Alternative ist.
