SAF-T (D406) für nicht ansässige Unternehmen: was Sie einreichen, wann, und wie die Datei aus einem ausländischen ERP entsteht

Woher die Pflicht kommt

Zwei Texte tragen die Pflicht. Art. 59^1 des Steuerverfahrensgesetzbuchs (Codul de procedură fiscală) verpflichtet jeden Steuerpflichtigen, bei ANAF, der rumänischen Finanzverwaltung, „eine Erklärung mit Informationen aus der Buchführung und den Steueraufzeichnungen, die Standard-Prüfdatei“ elektronisch einzureichen, bis zu der Frist, die der ANAF-Präsident durch Anordnung festlegt. Diese Anordnung ist die OPANAF 1783/2021; ihr Anhang 5 legt fest, wer meldet und ab wann.

Anhang 5 wurde durch die OPANAF 407/2025 (Amtsblatt 310 vom 8. April 2025) vollständig ersetzt. In der jetzt geltenden Fassung nennt Pkt. 3 Buchst. r) „nicht ansässige Unternehmen mit rumänischer Umsatzsteuer-Registrierungsnummer (direkt registrierte Steuerpflichtige, über einen Fiskalvertreter registrierte Steuerpflichtige, feste Niederlassungen)“, und Pkt. 1.1 Buchst. e) gibt das Datum vor: Sie melden „ab dem Stichtag für kleine Steuerpflichtige (1. Januar 2025)“.

Für ein nach diesem Datum registriertes Unternehmen gilt Buchst. g): Die Pflicht „beginnt mit dem Wirksamwerden der Registrierung“, und die erste Einreichung ist am letzten Tag des Monats nach dem Meldezeitraum fällig. Eine Umsatz- oder Rechnungsschwelle, unterhalb derer die Pflicht entfällt, gibt es nicht.

Die Pflicht besteht neben der Umsatzsteuererklärung und neben RO e-Factura. Ein nicht ansässiges Unternehmen, das seine B2B-Rechnungen in e-Factura meldet, reicht die D406 trotzdem ein; es sind zwei getrennte Pflichten mit getrennten Fristen.

Was ein nicht ansässiges Unternehmen tatsächlich einreicht

Die D406 hat eine große Struktur: Stammdaten, Hauptbuchbuchungen, Belege, Anlagen, Bestände. Ein Unternehmen ohne Buchführungspflicht in Rumänien kann den größten Teil davon nicht befüllen, und es wird auch nicht verlangt.

Abschnitt 4.6 des ANAF-Leitfadens für Steuerpflichtige nennt die Informationen, die „für nicht ansässige, für Umsatzsteuerzwecke registrierte Unternehmen ohne Pflicht zur Buchführung in Rumänien“ zu melden sind:

Ein Detail überrascht die meisten ausländischen Finanzabteilungen: Die Rechnungsstrukturen verlangen weiterhin eine Kontonummer. Der Leitfaden verweist als Referenz auf den rumänischen allgemeinen Kontenplan: Konto 401 für Lieferanten und 411 für Kunden auf Rechnungsebene, auf den Positionen Ertragskonten wie 707 (Warenverkauf) oder 704 (Dienstleistungen) für Ausgangsrechnungen und Aufwands- oder Bestandskonten wie 628 (Fremdleistungen) oder 371 (Waren) für Eingangsrechnungen. Ihr ERP braucht diese Konten nicht; die Datei braucht sie. Die Zuordnung wird einmal vorgenommen, je Vorgangsart.

Die reduzierte Struktur folgt aus dem Fehlen der Buchführungspflicht, nicht aus der Umsatzsteuerregistrierung als solcher. Eine rumänische Zweigniederlassung oder eine Betriebsstätte führt hier doppelte Bücher (Anhang 5, Pkt. 3 Buchst. l) und m)) und reicht die Standardstruktur ein. Ob eine feste Niederlassung für Umsatzsteuerzwecke auch in Rumänien Bücher führen muss, hängt von ihrer Rechtsform ab und sollte vor der ersten Einreichung schriftlich geklärt werden.

Die Fristen im Kalender

Anhang 4 gibt den Rhythmus vor. Die D406 wird „monatlich oder vierteljährlich, entsprechend dem für die Umsatzsteuer geltenden Steuerzeitraum“ eingereicht; ein Unternehmen mit halbjährlichem oder jährlichem Umsatzsteuerzeitraum meldet vierteljährlich. Die Frist für alles außer Anlagen und Beständen ist „der letzte Kalendertag des Monats, der auf den Meldezeitraum folgt“.

Ein Rechenbeispiel. Ein Vertriebsunternehmen aus Bayern hält eine rumänische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für ein Lager bei Timișoara und gibt monatliche Umsatzsteuererklärungen ab. Im September 2026 stellt es 12 Rechnungen an rumänische Einzelhändler aus und erhält 6 Rechnungen: Lagermiete, Transport, das Honorar des Buchhalters. Die D406 für September umfasst diese 18 Rechnungen und ist am 31. Oktober 2026 fällig. Das ist ein Samstag, also verschiebt Art. 75 des Steuerverfahrensgesetzbuchs die Frist auf Montag, den 2. November 2026. Die Umsatzsteuererklärung für denselben Monat war am 26. Oktober fällig (der 25. war ein Sonntag); die beiden Fristen fallen nie auf denselben Tag.

Dasselbe Unternehmen reicht die D406 für Oktober bis zum 30. November ein, für November bis zum 31. Dezember, für Dezember bis zum 31. Januar 2027, und so weiter, zwölf Dateien im Jahr. Wer vierteljährlich meldet, reicht vier ein.

Die Nachfrist, und wie sie wirklich funktioniert

Die ersten Einreichungen sind geschützt. Anhang 4, Pkt. 5, gewährt eine Nachfrist von 6 Monaten für die erste Meldung, 5 Monaten für die zweite, 4 für die dritte, 3 für die vierte und 2 für die fünfte bei monatlicher Meldung, und von 3 Monaten für die erste Meldung bei vierteljährlicher. Die Frist „wird ab dem letzten Tag des Meldezeitraums berechnet, für den sie gewährt wird“. Innerhalb der Nachfrist wird kein Bußgeld nach Art. 337^1 verhängt, sofern vor ihrem Ablauf eine gültige D406 eingereicht wird.

Nehmen wir ein Unternehmen, das am 15. März 2026 für Umsatzsteuerzwecke registriert wurde, mit monatlichem Umsatzsteuerzeitraum:

Die fünf Nachfristen enden am selben Tag. Das ist so gewollt: Ein neuer Meldepflichtiger bekommt sechs Monate, um den Prozess aufzubauen, und holt dann alles auf einmal nach. Ein vierteljährlich meldendes Unternehmen, das am selben Tag registriert wurde, meldet das zweite Quartal 2026 bis zum 31. Juli, mit Nachfrist bis zum 30. September.

Zwei Vorbehalte. Die Nachfrist deckt das Bußgeld ab, nicht die Pflicht: Die sechs Dateien müssen bis zum 30. September vorliegen, und zwar gültig. Und sie schützt die ersten Einreichungen eines Steuerpflichtigen, nicht jeden Zeitraum nach einem Wechsel des Buchhalters oder des ERP.

Bußgelder, Benachrichtigungen und was ANAF sieht

Art. 337^1 des Steuerverfahrensgesetzbuchs kennt zwei Ordnungswidrigkeiten: die nicht fristgerechte Einreichung der Standard-Prüfdatei, mit 1.000 bis 5.000 RON Bußgeld, und die Einreichung einer unrichtigen oder unvollständigen Datei, mit 500 bis 1.500 RON. Abs. (3) nimmt das Bußgeld in zwei Fällen zurück: Die Datei wird vor der gesetzlichen Frist der nächsten Einreichung berichtigt, oder sie wird nach der Frist berichtigt, weil ein Umstand vorlag, den der Steuerpflichtige nicht zu vertreten hat.

Eine zurückgewiesene Datei ist ein eigenes Risiko. Nach Art. 59^1 Abs. (3) behält die gültige Datei, wenn die Einreichung „wegen festgestellter Fehler nicht validiert wurde“, das Datum der ersten Übermittlung nur, wenn sie „innerhalb von 5 Werktagen nach der Frist“ eingereicht wird. Danach gilt der Zeitraum als nicht gemeldet. Am letzten Tag hochzuladen, ohne das XML vorher validiert zu haben, ist der Weg, auf dem Unternehmen die Frist verlieren, während sie glauben, sie eingehalten zu haben.

ANAF prüft tatsächlich. Am 20. August 2024 versandte die Finanzverwaltung 15.023 automatische Benachrichtigungen an Steuerpflichtige, die keine, eine unvollständige oder eine fehlerhafte D406 eingereicht hatten, und fügte bei Datenabweichungen „detaillierte Berichte über die nicht übereinstimmenden Vorgänge“ bei. Die Pressemitteilung nennt nicht, mit welchen Daten die D406 verglichen wurde; die Quellen, die ANAF für denselben Zeitraum hat, sind die Umsatzsteuererklärung, die Meldung D394 und die Rechnungen in RO e-Factura. Eine Rechnung, die in einer davon vorhanden ist und in der D406 fehlt, ist die Art von Abweichung, die ein solcher Bericht auflistet.

Zeiträume ohne Rechnungen

Anhang 5 zählt die befreiten Kategorien abschließend auf: zugelassene Einzelunternehmer, freie Berufe, öffentliche Einrichtungen und, in Pkt. 4 Buchst. o), Unternehmen, „deren Tätigkeit durch Eintragung im Handelsregister vorübergehend ruhend gestellt ist“, nur für den Zeitraum der Ruhendstellung. Eine Befreiung für Zeiträume ohne Umsätze gibt es nicht. Ein nicht ansässiges Unternehmen, das seine rumänische Umsatzsteuernummer behält, reicht für jeden Monat oder jedes Quartal eine D406 ein, mit dem Header und den Tabellen, die es hat, und ohne Rechnungsabschnitte, wenn nichts zu melden ist.

Ist die rumänische Tätigkeit beendet, besteht die Lösung nicht darin, mit dem Melden aufzuhören, sondern die Umsatzsteuernummer abzumelden. Bis die Abmeldung wirksam wird, sind die D406 und die Umsatzsteuererklärung beide fällig.

Wie die Datei aus einem ausländischen ERP entsteht

Die Arbeit ist eine Zuordnung, die einmal gemacht wird, und danach eine monatliche Routine. In der Reihenfolge, in der wir vorgehen:

1. Export. Zwei Tabellen je Zeitraum aus dem ERP oder der Fakturierungsplattform, gefiltert auf die rumänische Umsatzsteuernummer: ausgestellte und erhaltene Rechnungen, auf Positionsebene. Je Position: Belegnummer und -datum, Name und Steuernummer des Geschäftspartners, Beschreibung, Menge, Einheit, Nettobetrag, Umsatzsteuersatz oder Steuercode, Währung.
2. Geschäftspartner zuordnen. Rumänische Kunden und Lieferanten erscheinen mit ihrer CUI, der rumänischen Steuernummer; ausländische mit Ländercode und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Eine fehlende oder falsch formatierte Kennung ist der häufigste Validierungsfehler.
3. Steuercodes zuordnen. Jede auf Ihren Rechnungen verwendete umsatzsteuerliche Behandlung (21 % Regelsatz, 11 % ermäßigt, Reverse-Charge, innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr) wird in den Code aus der ANAF-Nomenklatur übersetzt und einmal in der TaxTable aufgeführt. Dasselbe gilt für die Maßeinheiten in der UOMTable.
4. Referenzkonten vergeben. 411 und 401 auf Belegebene; 707, 704, 628, 371 oder das passende Konto auf den Positionen, nach dem Leitfaden. Das ist ein Nachschlagen nach Vorgangsart, keine Buchführung.
5. Erzeugen und validieren. Das XML wird nach dem aktuellen ANAF-Schema erzeugt und mit dem eigenen Validator von ANAF (DUKIntegrator) geprüft, bevor irgendetwas signiert wird. Der Leitfaden stellt außerdem eine Testerklärung D406T bereit, die wir für den ersten Zeitraum eines neuen Mandanten nutzen: dieselbe Struktur, keine Rechtswirkung, sofortige Rückmeldung zu Fehlern.
6. Signieren und einreichen. Die D406 ist ein PDF mit angehängtem XML, signiert mit einem qualifizierten Zertifikat und hochgeladen über den Virtuellen Privaten Raum (SPV), nach Anhang 3, Pkt. 9 und 17. Die Größengrenze liegt bei 500 MB. Die Empfangsbestätigung von ANAF ist der Nachweis der Einreichung; wir bewahren sie zusammen mit dem XML auf.
7. Abgleichen. Vor Abgabe der Umsatzsteuererklärung werden die Summen der D406 mit der D300, der D394 und dem Ein- und Ausgang in e-Factura für denselben Zeitraum verglichen. Abweichungen werden dort korrigiert, wo der Fehler liegt, nicht durch Anpassen der Datei.

Berichtigungen nach der Einreichung folgen Anhang 3: Die erste validierte D406 für einen Zeitraum ist die Erstmeldung, eine zweite für denselben Zeitraum ist automatisch eine Berichtigungsmeldung, und sie muss alle ursprünglichen Informationen plus die Korrekturen enthalten, nicht nur die geänderten Zeilen.

Die Fehler, die wir am häufigsten sehen

• Zahlungen enthalten. Die reduzierte Struktur hat keinen Abschnitt Payments; eine Datei, die für einen Nichtansässigen aus einer „vollständigen“ Vorlage gebaut wurde, scheitert an der Validierung oder meldet, was nicht verlangt ist.
• Steuercodes aus dem heimischen ERP übernommen statt aus der ANAF-Nomenklatur, sodass die TaxTable nicht zu den Positionen passt.
• Geschäftspartner ohne gültige CUI oder mit der CUI des Fiskalvertreters statt der des Kunden.
• Verwechslung des Zeitraums: Rechnungen nach Zahlungsdatum gemeldet, oder ein vierteljährlich Meldepflichtiger meldet monatlich.
• Einreichung am Fristtag ohne Validierung, und die Zurückweisung fällt erst außerhalb der 5 Werktage auf.
• Die Annahme, ein Monat ohne Rechnungen brauche keine Datei.

Die vollständige Leistung, einschließlich der monatlichen Routine und des Abgleichs mit den übrigen Meldungen, beschreibt die Seite zur SAF-T-Datei D406. Ist das Unternehmen noch nicht registriert, beginnt der Weg bei der Umsatzsteuer-Registrierung für nicht ansässige Unternehmen, und die D406-Pflicht läuft ab dem Tag, an dem die Nummer erteilt wird.