SAF-T (D406) dla firm zagranicznych: co Państwo składają, kiedy i jak zbudować plik z zagranicznego ERP

Skąd wynika obowiązek

Obowiązek opiera się na dwóch aktach. Art. 59^1 Kodeksu postępowania podatkowego (rumuńskiej ordynacji podatkowej) stanowi, że każdy podatnik składa w ANAF „deklarację zawierającą informacje z ewidencji księgowej i podatkowej, zwaną standardowym plikiem kontrolnym”, elektronicznie, w terminie ustalonym zarządzeniem prezesa ANAF. Tym zarządzeniem jest OPANAF 1783/2021, którego załącznik 5 wymienia, kto składa plik i od kiedy.

Załącznik 5 został w całości zastąpiony przez OPANAF 407/2025 (Monitorul Oficial nr 310 z 8 kwietnia 2025 r.). W obowiązującej wersji pkt 3 lit. r) wymienia „spółki nierezydentów, które mają rumuński numer identyfikacyjny VAT (podatnicy zarejestrowani bezpośrednio, podatnicy zarejestrowani przez przedstawiciela podatkowego, stałe miejsca prowadzenia działalności)”, a pkt 1.1 lit. e) podaje datę: składają „począwszy od daty referencyjnej dla małych podatników (1 stycznia 2025 r.)”.

Dla firmy zarejestrowanej po tej dacie stosuje się lit. g): obowiązek „powstaje od dnia, w którym rejestracja staje się skuteczna”, a pierwsze zgłoszenie przypada na ostatni dzień miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym. Nie ma progu obrotu ani liczby faktur, poniżej którego obowiązek nie miałby zastosowania.

Obowiązek jest odrębny od deklaracji VAT D300 i od RO e-Factura. Firma zagraniczna, która raportuje faktury B2B w e-Factura, nadal składa D406; to dwa odrębne obowiązki z odrębnymi terminami. Dla polskiego działu finansowego ważne jest jeszcze jedno: rumuński SAF-T (D406) to plik odrębny od polskiego JPK, o własnej strukturze, składany osobno do ANAF.

Co faktycznie składa nierezydent

D406 ma rozbudowaną strukturę: dane podstawowe, zapisy księgi głównej, dokumenty źródłowe, aktywa, zapasy. Firma bez obowiązku prowadzenia ksiąg w Rumunii nie jest w stanie wypełnić większości z nich i nikt tego od niej nie wymaga.

Sekcja 4.6 przewodnika ANAF dla podatników wskazuje, które informacje raportują „spółki nierezydentów zarejestrowane do celów VAT, które nie mają obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych w Rumunii”:

Jeden szczegół zaskakuje większość zagranicznych działów finansowych: struktury faktur nadal wymagają kodu konta. Przewodnik każe posłużyć się rumuńskim ogólnym planem kont jako odniesieniem: konto 401 dla dostawców i 411 dla odbiorców na poziomie faktury, a w pozycjach konta przychodów, takie jak 707 (sprzedaż towarów) lub 704 (usługi) przy sprzedaży, oraz konta kosztów lub zapasów, takie jak 628 (usługi obce) lub 371 (towary) przy zakupach. Państwa ERP nie potrzebuje tych kont; potrzebuje ich plik. Mapowanie wykonuje się raz, według rodzaju transakcji.

Uproszczona struktura wynika z braku obowiązku prowadzenia ksiąg, a nie z samej rejestracji do VAT. Rumuński oddział lub zakład prowadzi tu księgi w systemie podwójnego zapisu (załącznik 5, pkt 3 lit. l) i m)) i składa pełną strukturę. To, czy stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT musi także prowadzić księgi w Rumunii, zależy od jego formy prawnej i warto to rozstrzygnąć na piśmie przed pierwszym zgłoszeniem.

Terminy w kalendarzu

Rytm wyznacza załącznik 4. D406 składa się „miesięcznie lub kwartalnie, zgodnie z okresem rozliczeniowym właściwym dla VAT”; firma z półrocznym lub rocznym okresem rozliczeniowym VAT składa go kwartalnie. Terminem dla wszystkiego poza aktywami i zapasami jest „ostatni dzień kalendarzowy miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym”.

Przykład. Polski dystrybutor ma rumuński numer VAT dla magazynu pod Timișoarą i składa miesięczne deklaracje VAT. We wrześniu 2026 r. wystawia 12 faktur rumuńskim sprzedawcom detalicznym i otrzymuje 6 faktur: czynsz za magazyn, transport, obsługa księgowa. D406 za wrzesień obejmuje te 18 faktur, a termin przypada na 31 października 2026 r. Ten dzień to sobota, więc na podstawie art. 75 Kodeksu postępowania podatkowego termin przesuwa się na poniedziałek, 2 listopada 2026 r. Deklaracja VAT za ten sam miesiąc była wymagalna 26 października (25. przypadał w niedzielę); oba terminy nigdy nie wypadają tego samego dnia.

Ta sama firma składa D406 za październik do 30 listopada, za listopad do 31 grudnia, za grudzień do 31 stycznia 2027 r. i tak dalej, dwanaście plików rocznie. Firma rozliczająca się kwartalnie składa cztery.

Okres przejściowy i jak naprawdę działa

Pierwsze zgłoszenia są chronione. Załącznik 4, pkt 5, przyznaje okres przejściowy „6 miesięcy dla pierwszego raportowania, 5 miesięcy dla drugiego, 4 miesiące dla trzeciego, 3 miesiące dla czwartego, 2 miesiące dla piątego” przy raportowaniu miesięcznym oraz „3 miesiące dla pierwszego raportowania” przy kwartalnym. Okres „liczy się od ostatniego dnia okresu sprawozdawczego, dla którego został przyznany”. W jego trakcie nie stosuje się kary z art. 337^1, pod warunkiem że ważny D406 zostanie złożony przed jego upływem.

Weźmy firmę zarejestrowaną do VAT 15 marca 2026 r., z miesięcznym okresem rozliczeniowym:

Pięć okresów przejściowych kończy się tego samego dnia. To zamierzona konstrukcja: nowy podatnik dostaje sześć miesięcy na zbudowanie procesu, a potem nadrabia wszystko naraz. Firma rozliczająca się kwartalnie, zarejestrowana tego samego dnia, raportuje drugi kwartał 2026 r. do 31 lipca, z okresem przejściowym do 30 września.

Dwa zastrzeżenia. Okres przejściowy obejmuje karę, nie obowiązek: sześć ważnych plików musi istnieć do 30 września. Chroni też pierwsze zgłoszenia podatnika, a nie każdy okres po zmianie księgowego lub systemu ERP.

Kary, powiadomienia i co widzi ANAF

Art. 337^1 Kodeksu postępowania podatkowego przewiduje dwa wykroczenia: niezłożenie standardowego pliku kontrolnego w ustawowym terminie, zagrożone grzywną od 1 000 do 5 000 RON, oraz złożenie pliku nieprawidłowego lub niekompletnego, zagrożone grzywną od 500 do 1 500 RON. Ust. (3) znosi karę w dwóch przypadkach: plik zostaje poprawiony przed ustawowym terminem kolejnego zgłoszenia albo zostaje poprawiony po terminie z powodu okoliczności niezależnej od podatnika.

Odrzucony plik to osobne ryzyko. Zgodnie z art. 59^1 ust. (3), gdy zgłoszenie „nie zostało zwalidowane wskutek wykrycia błędów”, ważny plik zachowuje datę pierwotnego komunikatu tylko wtedy, gdy zostanie złożony „w ciągu 5 dni roboczych po upływie terminu”. Po tym oknie okres liczy się jako niezgłoszony. Wysłanie pliku w ostatnim dniu, bez wcześniejszej walidacji XML, to sposób, w jaki firmy tracą termin w przekonaniu, że go dotrzymały.

ANAF sprawdza. 20 sierpnia 2024 r. wysłał 15 023 automatyczne powiadomienia do podatników, którzy nie złożyli D406 albo złożyli go częściowo lub nieprawidłowo, a tam, gdzie wykryto rozbieżności w danych, załączył „szczegółowe raporty o transakcjach niezgodnych”. Komunikat nie podaje, z jakimi danymi porównano D406; źródła, którymi ANAF dysponuje za ten sam okres, to deklaracja VAT, deklaracja D394 i faktury w RO e-Factura. Faktura obecna w jednym z nich, a brakująca w D406, to rodzaj rozbieżności, jaki taki raport wymienia.

Okresy bez faktur

Załącznik 5 wymienia kategorie zwolnione wyczerpująco: osoby fizyczne prowadzące działalność, wolne zawody, instytucje publiczne oraz, w pkt 4 lit. o), spółki, „których działalność jest czasowo zawieszona wpisem w Rejestrze Handlowym”, wyłącznie za okres zawieszenia. Nie ma zwolnienia dla okresu bez transakcji. Firma zagraniczna, która utrzymuje rumuński numer VAT, składa D406 za każdy miesiąc lub kwartał, z nagłówkiem i tabelami, które ma, a bez sekcji faktur, gdy nie ma czego raportować.

Jeżeli działalność w Rumunii się zakończyła, rozwiązaniem nie jest zaprzestanie składania, lecz wyrejestrowanie numeru VAT. Dopóki wyrejestrowanie nie stanie się skuteczne, należne są zarówno D406, jak i deklaracja VAT.

Jak zbudować plik z zagranicznego ERP

To praca polegająca na jednorazowym mapowaniu, a potem na miesięcznej rutynie. W kolejności, w jakiej ją wykonujemy:

1. Eksport. Dwie tabele za okres z ERP lub platformy fakturowej, przefiltrowane po rumuńskim numerze VAT: faktury wystawione i faktury otrzymane, na poziomie pozycji. Dla każdej pozycji: numer i data dokumentu, nazwa i identyfikator podatkowy kontrahenta, opis, ilość, jednostka, kwota netto, stawka VAT lub kod podatkowy, waluta.
2. Mapowanie kontrahentów. Rumuńscy klienci i dostawcy występują ze swoim CUI, rumuńskim numerem identyfikacji podatkowej; zagraniczni z kodem kraju i numerem VAT. Brakujący lub błędnie zapisany identyfikator to najczęstszy błąd walidacji.
3. Mapowanie kodów podatkowych. Każde traktowanie VAT zastosowane na Państwa fakturach (21% podstawowa, 11% obniżona, odwrotne obciążenie, dostawa wewnątrzwspólnotowa, eksport) przekłada się na kod z nomenklatury ANAF i wpisuje raz do TaxTable. To samo dotyczy jednostek miary w UOMTable.
4. Przypisanie kont referencyjnych. 411 i 401 na poziomie dokumentu; 707, 704, 628, 371 lub odpowiednie konto w pozycjach, zgodnie z przewodnikiem. To dobór według rodzaju transakcji, a nie księgowanie.
5. Generowanie i walidacja. XML powstaje według aktualnego schematu ANAF i jest sprawdzany walidatorem ANAF (DUKIntegrator), zanim cokolwiek zostanie podpisane. Przewodnik udostępnia też testową deklarację D406T, której używamy w pierwszym okresie nowego klienta: ta sama struktura, bez skutków prawnych, natychmiastowa informacja o błędach.
6. Podpis i złożenie. D406 to plik PDF z załączonym XML, podpisany kwalifikowanym certyfikatem i przesłany przez SPV, wirtualne konto podatnika w ANAF (załącznik 3, pkt 9 i 17). Limit wielkości to 500 MB. Potwierdzenie zwracane przez ANAF jest dowodem złożenia; przechowujemy je razem z XML.
7. Uzgodnienie. Przed złożeniem deklaracji VAT sumy z D406 porównujemy z D300, D394 oraz skrzynką odbiorczą i nadawczą e-Factura za ten sam okres. Różnice poprawia się po tej stronie, po której jest błąd, a nie przez dopasowanie pliku.

Korekty po złożeniu następują według załącznika 3: pierwszy zwalidowany D406 za okres jest deklaracją pierwotną, drugi za ten sam okres jest automatycznie deklaracją korygującą i musi zawierać wszystkie pierwotne informacje wraz z poprawkami, a nie wyłącznie zmienione pozycje.

Błędy, które widzimy najczęściej

• Uwzględnione płatności. Uproszczona struktura nie ma sekcji Payments; plik zbudowany z „pełnego” szablonu dla nierezydenta nie przechodzi walidacji albo raportuje to, o co nikt nie prosi.
• Kody podatkowe przeniesione z macierzystego ERP zamiast z nomenklatury ANAF, przez co TaxTable nie zgadza się z pozycjami.
• Kontrahenci bez ważnego CUI albo z CUI przedstawiciela podatkowego zamiast CUI klienta.
• Pomylenie okresów: faktury raportowane według daty płatności albo firma rozliczająca się kwartalnie raportująca miesięcznie.
• Złożenie w dniu terminu bez walidacji, a potem odkrycie odrzucenia poza oknem 5 dni roboczych.
• Założenie, że miesiąc bez faktur nie wymaga pliku.

Pełną usługę, wraz z miesięczną rutyną i uzgodnieniem z pozostałymi deklaracjami, opisuje strona SAF-T D406. Jeżeli firma nie jest jeszcze zarejestrowana, sekwencja zaczyna się od rejestracji do celów VAT w Rumunii, a obowiązek D406 biegnie od dnia nadania numeru.