Przedstawiciel podatkowy w Rumunii dla firm z siedzibą poza UE

Kim jest przedstawiciel podatkowy w Rumunii

Przedstawiciel podatkowy to podatnik z siedzibą w Rumunii, zarejestrowany do celów VAT, ustanowiony przez firmę zagraniczną, aby przejąć jej rumuńskie obowiązki w zakresie VAT. Mechanizm opisuje art. 316 ust. (7) Kodeksu podatkowego, regulujący rejestrację do VAT podatników bez siedziby w Rumunii, oraz pkt 88 i 89 norm metodologicznych do Tytułu VII, które określają, jak to działa w praktyce. Tekst jednolity publikuje ANAF.

Przedstawiciel nie jest doradcą stojącym obok podatnika. Wchodzi w pozycję VAT: firmie zagranicznej nadaje się przez niego kod VAT — odrębny od kodu, który przedstawiciel ma dla własnej działalności — a pod tym kodem fakturuje reprezentowane operacje, prowadzi ich ewidencję, składa za nie deklarację VAT, płaci należny VAT i odpowiada za nie przed ANAF. Pkt 89 ust. (4) norm metodologicznych do art. 316 Kodeksu podatkowego ujmuje to w jednym zdaniu: po zaakceptowaniu przez organ podatkowy przedstawiciel „jest zobowiązany, w zakresie praw i obowiązków dotyczących podatku od wartości dodanej, za wszystkie operacje, do których został upoważniony, przez cały okres trwania pełnomocnictwa”. To jedno zdanie wyjaśnia niemal wszystko inne w praktyce przedstawicielstwa — dokumentację, selektywność, terminy przekazywania danych.

Kiedy przedstawiciel jest obowiązkowy

Decyduje miejsce siedziby firmy, a nie miejsce rejestracji dla innych celów ani wielkość obrotu w Rumunii.

Dla firmy z siedzibą w Wielkiej Brytanii, Szwajcarii, Stanach Zjednoczonych, Turcji, Chinach czy w innym państwie trzecim przedstawicielstwo jest jedyną drogą do rumuńskiej rejestracji VAT, jeśli nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności. Dla firmy z UE to wybór, zwykle handlowy: przedstawiciel w całości przejmuje relację administracyjną, co niektóre grupy wolą, a rejestracja bezpośrednia z pełnomocnikiem pozostawia odpowiedzialność tam, gdzie już jest.

Polska sp. z o.o. nie potrzebuje przedstawiciela podatkowego. Może zarejestrować się do rumuńskiego VAT bezpośrednio, na własny numer z prefiksem RO, i kontaktować się z ANAF sama albo przez pełnomocnika, który przygotowuje i składa deklaracje. Opisujemy to na stronie o rejestracji VAT w Rumunii.

Przedstawiciel, pełnomocnik czy stałe miejsce prowadzenia działalności

Trzy rozwiązania bywają ze sobą mylone, a niosą różne ryzyko.

Przedstawiciel podatkowy. Przejmuje obowiązki VAT reprezentowanej firmy: dla tej firmy nadaje się przez przedstawiciela odrębny kod VAT, a przedstawiciel fakturuje i składa deklaracje pod tym kodem oraz płaci należny VAT od operacji objętych pełnomocnictwem. ANAF zwraca się w sprawie tego VAT do przedstawiciela, dopóki trwa pełnomocnictwo. Obowiązkowy dla firm spoza UE.

Pełnomocnik. Wykonuje pracę — przygotowuje deklaracje, składa je, prowadzi korespondencję — na podstawie pełnomocnictwa, bez wchodzenia w pozycję VAT. Firma składa deklaracje pod własnym kodem VAT i pozostaje podmiotem zobowiązanym do deklarowania i zapłaty. Dostępny dla firm z UE zarejestrowanych bezpośrednio — a więc typowe rozwiązanie dla polskich firm — oraz dla spółek rumuńskich.

Stałe miejsce prowadzenia działalności. To w ogóle nie jest forma reprezentacji, lecz sytuacja faktyczna: firma ma w Rumunii wystarczającą stałość oraz zaplecze personalne i techniczne. Zmienia ono obowiązki, a nie to, kto je wykonuje — najwyraźniej widać to w tym, że stałe miejsce prowadzenia działalności wystawia faktury przez RO e-Factura, także B2C, podczas gdy zarejestrowana firma bez siedziby fakturuje według zwykłych zasad i przesyła do systemu tylko faktury B2B, w celach sprawozdawczych.

Te trzy rozwiązania są alternatywne. Firma nie ustanawia przedstawiciela obok stałego miejsca prowadzenia działalności, a firma spoza UE nie może zastąpić przedstawiciela pełnomocnikiem.

Co faktycznie robi przedstawiciel

Pełnomocnictwo obejmuje całe życie VAT reprezentowanych operacji:

• rejestrację do celów VAT w Rumunii, formularzem 015, pod kodem VAT nadanym reprezentowanej firmie przez przedstawiciela i odrębnym od jego własnego, oraz późniejsze zmiany danych rejestracyjnych;
• prowadzenie ewidencji reprezentowanych operacji, oddzielnie od własnej ewidencji przedstawiciela i od ewidencji innych reprezentowanych firm; operacje te nie są ujmowane we własnych księgach przedstawiciela;
• wystawianie i otrzymywanie faktur dotyczących reprezentowanych operacji, w granicach pełnomocnictwa, z danymi reprezentowanej firmy oraz nazwą, adresem i kodem VAT przedstawiciela, w tym przesyłanie faktur B2B do RO e-Factura w celach sprawozdawczych;
• przygotowanie i złożenie deklaracji VAT, informacji podsumowującej, informacji o transakcjach krajowych, jeśli są dostawy lub zakupy w Rumunii z osobami zarejestrowanymi do rumuńskiego VAT, oraz, gdy ma to zastosowanie, Intrastatu;
• złożenie uproszczonego pliku SAF-T D406, który obowiązuje nierezydentów zarejestrowanych do rumuńskiego VAT od 1 stycznia 2025 r.;
• korespondencję z ANAF, w tym odpowiedzi na wezwania i procedurę zwrotu VAT;
• wyrejestrowanie po zakończeniu działalności w Rumunii.

Reprezentowana firma zachowuje decyzje handlowe, ceny i umowy. Oddaje interfejs podatkowy.

Za co odpowiada przedstawiciel i co z tego wynika

Zobowiązanie za operacje objęte pełnomocnictwem nie jest formalnością. To przedstawiciel składa deklarację VAT za te operacje i płaci wynikający z nich VAT, więc ANAF zwraca się w sprawie tego VAT do przedstawiciela, a nie do firmy zagranicznej — a odsetki i kary za zwłokę narastające od VAT zapłaconego po terminie dotyczą tego samego zobowiązania. Nie ma limitu powiązanego z wynagrodzeniem.

W praktyce kształtuje to współpracę na trzy sposoby. Wdrożenie obejmuje rzeczywistą ocenę działalności, przepływów i kontrahentów, a nie wypełnianie formularzy. Umowa ustala twarde terminy przekazywania danych, bo przedstawiciel, który nie może zweryfikować okresu, nie może go rozliczyć. I umowa określa podstawy rozwiązania — przedstawiciel, który traci wgląd w operacje, za które odpowiada, musi móc wycofać się w uporządkowany sposób.

Nic w tym nie jest wrogie. To właśnie powód, dla którego rzetelny przedstawiciel jest wart więcej niż tani: strona, która ponosi odpowiedzialność, ma interes w tym, by wychwycić błąd, zanim zrobi to ANAF.

Co to oznacza dla Państwa

Zachowują Państwo umowy, ceny i rachunek bankowy. Zmienia się to, że licencjonowany rumuński doradca sprawdza każdy okres przed złożeniem — bo to my go podpisujemy. TaxOlia ma ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej. W praktyce: krótki przegląd przepływów i kontrahentów na starcie, stały miesięczny termin przekazania danych i pisemna odpowiedź, razem z ofertą, czy możemy działać jako Państwa przedstawiciel.

Krótkie pytanie? Proszę napisać, gdzie firma ma siedzibę i jakie operacje wykonuje w Rumunii; odpowiemy, czy potrzebny jest przedstawiciel, czy wystarczy pełnomocnik. Poproś o ofertę

Jak przebiega ustanowienie

1. Analiza. Ustalamy, jakie operacje wykonują Państwo w Rumunii, czy tworzą one stałe miejsce prowadzenia działalności, a więc czy przedstawicielstwo jest właściwym narzędziem. Jeśli istnieje stałe miejsce prowadzenia działalności, przedstawicielstwo nie jest dostępne i ścieżka jest inna — zob. rejestracja VAT dla nierezydentów.
2. Dokumenty. Odpis z rejestru, umowa lub statut spółki, potwierdzenie rejestracji VAT w kraju siedziby, umowy dokumentujące operacje w Rumunii, dokumenty tożsamości osoby reprezentującej spółkę. Tłumaczenie przysięgłe na rumuński, apostille, jeśli jest wymagane. To ten etap wyznacza harmonogram.
3. Umowa o przedstawicielstwo. Zakres pełnomocnictwa, terminy przekazywania danych, obowiązki każdej ze stron, rozwiązanie. Normy wymagają umowy określającej zakres pełnomocnictwa oraz naszej pisemnej akceptacji ze wskazaniem charakteru operacji, więc oba dokumenty są podpisywane przed złożeniem wniosku o rejestrację.
4. Rejestracja. Formularz 015 jest składany przez przedstawiciela, a w trakcie weryfikacji odpowiadamy na pytania administracji podatkowej. Typowo około tygodnia od skompletowania dokumentów.
5. Konfiguracja. Pełnomocnictwo do certyfikatu cyfrowego, dostęp do SPV, mapowanie danych z ERP lub platformy na rumuńskie nomenklatury oraz kalendarz obowiązków. Pierwsza deklaracja VAT i pierwszy plik SAF-T powstają z tego mapowania.

Zakończenie lub przeniesienie pełnomocnictwa

Pełnomocnictwo kończy się, gdy kończy się działalność w Rumunii i rejestracja zostaje zamknięta, albo gdy przedstawiciel jest zastępowany. Normy określają kolejność: dotychczasowy przedstawiciel zawiadamia ANAF na piśmie o zakończeniu pełnomocnictwa i wskazuje ostatnią deklarację VAT, którą składa w tym charakterze, a pełnomocnictwo nie może wygasnąć przed terminem złożenia tej deklaracji. Jeśli działalność w Rumunii trwa, firma przedłuża pełnomocnictwo, ustanawia innego przedstawiciela albo — jeśli ma siedzibę w UE — rejestruje się bezpośrednio. Nowy przedstawiciel potrzebuje danych historycznych, zanim przejmie kolejne okresy.

Rejestracja pozostawiona bez przedstawiciela nie jest stanem neutralnym. Naraża samą rejestrację VAT, a przez to także klientów, którzy opierają na Państwa numerze VAT własne rozliczenia.

Szczególne sytuacje

Sprzedawcy e-commerce spoza UE z towarem w Rumunii. Najczęstszy przypadek, który prowadzimy. Towar w rumuńskim centrum fulfilmentu wywołuje obowiązek rejestracji, a siedziba poza UE czyni przedstawicielstwo obowiązkowym. Wolumeny są duże, a dane pochodzą z platformy, więc mapowanie wykonuje się raz i wykorzystuje ponownie. Polska firma w tej samej sytuacji rejestruje się bezpośrednio.

Producenci z państw trzecich dostarczający rumuńskim klientom towary z montażem. Dostawa z montażem jest opodatkowana w Rumunii i zwykle nie można jej przerzucić na nabywcę w ramach odwrotnego obciążenia, więc następuje rejestracja.

Grupy restrukturyzujące się po zmianie statusu siedziby. Gdy firma uzyskuje lub traci stałe miejsce prowadzenia działalności, zmienia się podstawa rejestracji. Warto to zaplanować, bo razem z nią zmienia się obowiązek e-Factura — z raportowania faktur B2B obok zwykłego fakturowania na wystawianie wszystkiego przez system, także B2C, lub odwrotnie.

Firmy, które mają już zaległości w Rumunii. Trzeba je oszacować przed podpisaniem pełnomocnictwa. Przedstawiciel odpowiada za operacje objęte pełnomocnictwem, ale nieuzgodniona historia blokuje kolejne deklaracje, a rejestracja z nierozwiązanymi zaległościami przyciąga uwagę od pierwszej deklaracji. Poradnik VAT w Rumunii dla firm zagranicznych pokazuje, co powinno już zostać złożone.

Błędy, które widzimy najczęściej

• Firmy spoza UE próbujące zarejestrować się bezpośrednio i odrzucenie wniosku po tygodniach przygotowywania dokumentów.
• Traktowanie przedstawicielstwa jak prowadzenia ksiąg. Przedstawiciel składa deklaracje i płaci VAT pod kodem nadanym reprezentowanej firmie; to nie jest porównywalne z outsourcingiem deklaracji.
• Dane spóźnione lub niepełne. Przedstawiciel, który nie może uzgodnić okresu, nie złoży deklaracji, a termin się nie przesuwa.
• Ustanowienie przedstawiciela przy istniejącym stałym miejscu prowadzenia działalności, co jest złym narzędziem w tej sytuacji.
• Dopuszczenie do wygaśnięcia pełnomocnictwa zamiast jego przeniesienia, przez co aktywna rejestracja VAT zostaje bez przedstawiciela.
• Błędy w e-Factura w obie strony. Firma bez siedziby nie wystawia faktur przez system, ale jej faktury B2B nadal muszą być tam przesyłane w celach sprawozdawczych, równolegle ze zwykłym fakturowaniem.