W skrócie
| Państwo przesyłają | Aktualny odpis z rejestru handlowego kraju siedziby; umowę lub statut spółki; potwierdzenie rejestracji VAT w kraju siedziby; dowody operacji w Rumunii (umowa magazynowa lub fulfilmentowa, umowa dostawy, umowa o roboty budowlane); dokumenty tożsamości osoby reprezentującej spółkę |
| My | Potwierdzamy, że rejestracja jest faktycznie potrzebna; przygotowujemy pełnomocnictwo lub umowę o przedstawicielstwo podatkowe; prowadzimy przez tłumaczenie i apostille; składamy formularz 015; odpowiadamy ANAF |
| Czas | Około tygodnia od złożenia kompletnych dokumentów; skompletowanie i legalizacja dokumentów, zależne od kraju siedziby, są zwykle najwolniejszym etapem |
| Wynagrodzenie | Stała kwota za rejestrację, a potem stała miesięczna kwota za deklaracje — obie na piśmie, zanim podpiszą Państwo umowę. |
| Podróże | Żadnych, ani przy rejestracji, ani przy deklaracjach. |
Nie wiedzą Państwo, czy rejestracja jest potrzebna? Minutowy test obowiązku VAT →
Kiedy rejestracja do VAT w Rumunii staje się obowiązkowa
Firma z siedzibą za granicą musi zarejestrować się do rumuńskiego VAT, gdy wykonuje czynność opodatkowaną w Rumunii, której nie może rozliczyć przez uproszczenie ani przez procedurę, z której już korzysta. Obowiązek tworzy transakcja i istnieje on przed transakcją — rejestracja jest warunkiem wstępnym, a nie skutkiem.
Rumunia stosuje tu wspólny unijny schemat, ale dwa krajowe szczegóły sprawiają, że w praktyce jest surowsza, niż oczekują sprzedawcy. Nie ma progu dla małych firm w przypadku podatników bez siedziby. A obowiązki następujące po rejestracji — SAF-T, informacje podsumowujące oraz, jeśli handlują Państwo w Rumunii z firmami zarejestrowanymi do rumuńskiego VAT, informacja o transakcjach krajowych — zaczynają się od razu, bez okresu przejściowego dla firmy, która dopiero buduje rumuńskie procesy.
Operacje, które wywołują obowiązek rejestracji
| Sytuacja | Rejestracja w Rumunii wymagana |
|---|---|
| Towar w rumuńskim magazynie lub centrum fulfilmentu | Tak |
| Dostawa krajowa w Rumunii z rumuńskiego magazynu do rumuńskich klientów | Tak |
| Przemieszczenie własnych towarów z innego państwa członkowskiego do Rumunii | Tak |
| Sprzedaż na odległość do rumuńskich konsumentów poza OSS | Tak |
| Krajowa dostawa towarów z instalacją lub montażem | Tak |
| Prace budowlane lub montażowe na rumuńskich nieruchomościach | Tak, w większości konfiguracji |
| Nabycie wewnątrzwspólnotowe towarów w Rumunii | Tak |
| Usługi opodatkowane w Rumunii, przy których VAT rozlicza nabywca | Co do zasady nie, stosuje się odwrotne obciążenie |
| Sprzedaż na odległość rozliczana w całości w OSS | Brak rumuńskiej rejestracji dla tej sprzedaży |
Granica między trzema ostatnimi wierszami to miejsce, w którym toczy się większość naszej pracy doradczej. Usługa B2B świadczona na rzecz rumuńskiej spółki jest zwykle rozliczana przez nabywcę w ramach odwrotnego obciążenia, więc rejestracja nie następuje. W momencie, gdy towary są fizycznie składowane w Rumunii, odwrotne obciążenie przestaje być dostępne dla sprzedaży lokalnej, a rejestracja staje się nieunikniona. Programy fulfilmentu na platformach, które automatycznie przesuwają towar przez granice, to najczęstszy sposób, w jaki sprzedawca podlega rejestracji, choć wcale tego nie postanowił.
Dla polskiej firmy, która dostarcza towar do magazynu w Rumunii — na przykład sprzedając przez eMAG — kluczowe pytanie brzmi: czyj jest towar w magazynie i kiedy przechodzi prawo do rozporządzania nim jak właściciel. Te scenariusze rozdzielamy w poradniku o magazynie w Rumunii i VAT.
Brak progu dla firm bez siedziby
Rumunia ma próg rejestracji dla firm z siedzibą w kraju. Nie dotyczy on firmy z siedzibą za granicą bez stałego miejsca prowadzenia działalności. Pierwsza czynność opodatkowana tworzy obowiązek, niezależnie od tego, czy jest warta dziesięć tysięcy euro, czy dwieście.
Ma to znaczenie, bo sankcje działają wstecz. Jeśli firma powinna była się zarejestrować, a tego nie zrobiła, ANAF wymierza VAT należny od dnia powstania obowiązku, wraz z odsetkami i karami za zwłokę naliczanymi za każdy dzień opóźnienia, a sam brak rejestracji jest odrębnie karany. VAT należny, którego nigdy nie doliczono klientom, wychodzi wtedy z marży sprzedawcy, bo rzadko da się handlowo ponownie wystawić faktury za cały rok.
Rejestracja bezpośrednia czy przedstawiciel podatkowy
Ścieżka zależy od tego, gdzie firma ma siedzibę.
| Siedziba firmy | Ścieżka rejestracji | Przedstawiciel podatkowy |
|---|---|---|
| Inne państwo członkowskie UE, np. Polska | Rejestracja bezpośrednia, formularz 015 | Opcjonalny |
| Poza Unią Europejską | Przez rumuńskiego przedstawiciela podatkowego | Obowiązkowy |
| Firma ze stałym miejscem prowadzenia działalności w Rumunii | Rejestracja wynika ze stałego miejsca | Nie dotyczy |
Dla firm z UE rejestracja bezpośrednia oznacza, że firma jest zarejestrowana we własnym imieniu i kontaktuje się z ANAF sama lub przez pełnomocnika. Odpowiedzialność pozostaje przy firmie; pracę wykonuje pełnomocnik.
Dla firm z siedzibą poza UE art. 316 ust. (7) Kodeksu podatkowego wymaga rumuńskiego przedstawiciela podatkowego. Zgodnie z pkt 89 norm metodologicznych firmie zagranicznej nadaje się przez przedstawiciela odrębny kod VAT, a przedstawiciel wystawia pod nim faktury i składa deklaracje, składa deklarację VAT za operacje objęte pełnomocnictwem i płaci należny VAT — ANAF zwraca się w sprawie tego VAT do przedstawiciela, dopóki trwa pełnomocnictwo. Dlatego przedstawiciele starannie wybierają, kogo reprezentują, a ustanowienie wymaga dokładniejszej weryfikacji niż zwykłe pełnomocnictwo. Szczegóły opisujemy na stronie o przedstawicielu podatkowym.
- 01Weryfikacja obowiązkuO rejestracji decyduje to, co Państwa firma faktycznie robi w Rumunii. Sprawdza się to przed pierwszą dostawą.
- 02F015DokumentyFormularz 015, dokumenty spółki z kraju siedziby — przetłumaczone i opatrzone apostille — oraz pełnomocnictwo.
- 03Złożenie i weryfikacjaWniosek trafia do właściwego urzędu skarbowego. W praktyce czas wydłużają wezwania do wyjaśnień.
- 04Numer VATOkoło tygodnia od kompletnego wniosku. Od pierwszej transakcji biegną D300, D394, SAF-T i e-Factura.
Rejestracja następuje przed pierwszą transakcją opodatkowaną, a nie po niej. Dwa pytania pokażą, czy dotyczy to Państwa firmy.
Formularz 015 i wymagane dokumenty
Rejestracja podatnika bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Rumunii odbywa się przez formularz 015. Deklaracja identyfikuje firmę, opisuje operacje wykonywane w Rumunii i wskazuje osobę, która będzie kontaktować się z administracją podatkową.
Dokumentacja zwykle obejmuje:
- aktualny odpis z rejestru handlowego kraju siedziby;
- umowę lub statut spółki;
- potwierdzenie rejestracji VAT w kraju siedziby;
- dowody operacji w Rumunii — umowę magazynową lub fulfilmentową, umowę dostawy, umowę o roboty budowlane;
- pełnomocnictwo albo, dla firm spoza UE, umowę o przedstawicielstwo podatkowe;
- dokumenty tożsamości osoby reprezentującej spółkę.
Dokumenty składa się w przysięgłym tłumaczeniu na rumuński oraz, jeśli jest to wymagane, z apostille lub legalizacją. Skompletowanie i legalizacja tej dokumentacji to zwykle najwolniejszy etap i warto zacząć, zanim decyzja handlowa będzie ostateczna. Tekst jednolity Kodeksu podatkowego publikuje ANAF.
Krótkie pytanie? Proszę opisać nam, co i skąd trafia do Rumunii; potwierdzimy, czy rejestracja jest potrzebna, i przygotujemy listę dokumentów. Poproś o ofertę
Czas i to, co sprawdza ANAF
Typowo około tygodnia od złożenia kompletnych dokumentów. Administracja podatkowa bada treść wniosku, nie tylko formę: czy opisane operacje rzeczywiście odbywają się w Rumunii, czy umowy je potwierdzają i czy z firmą można się skontaktować przez osobę wskazaną w dokumentach. Wezwania do uzupełnienia informacji są częste i to one są głównym powodem, dla którego rejestracja trwa dłużej.
Po nadaniu numer pojawia się w rumuńskim rejestrze VAT i w VIES, co ma znaczenie dla Państwa unijnych kontrahentów — nie mogą zastosować stawki zerowej do dostawy na Państwa rzecz, dopóki numer nie jest tam widoczny.
Co dzieje się dzień po rejestracji
Numer VAT przychodzi razem z pełnym kalendarzem obowiązków:
- deklaracja VAT, miesięczna lub kwartalna, zależnie od okresu przydzielonego przy rejestracji;
- informacja podsumowująca do 25. dnia, dla dostaw i nabyć wewnątrzwspólnotowych;
- informacja o transakcjach krajowych do 30. dnia, tylko przy dostawach lub zakupach w Rumunii z osobami zarejestrowanymi do rumuńskiego VAT;
- Intrastat do 15. dnia, składany do Krajowego Instytutu Statystycznego, gdy przywóz lub wywóz przekroczy milion lei w danym przepływie;
- SAF-T, w wersji uproszczonej dla nierezydentów, od 1 stycznia 2025 r.;
- RO e-Factura — bez stałego miejsca prowadzenia działalności nadal fakturują Państwo według zwykłych zasad, ale faktury B2B są dodatkowo przesyłane do systemu w celach sprawozdawczych, a rumuńscy dostawcy przesyłają tam swoje faktury.
Rumuński VAT wynosi 21% (stawka podstawowa) i 11% (stawka obniżona), obie od 1 sierpnia 2025 r.
Jak Państwa rejestrujemy
Kolejność jest stała, a etapy prowadzimy równolegle, gdzie tylko się da. Zaczynamy od analizy: jakie operacje faktycznie wykonują Państwo w Rumunii, czy tworzą one stałe miejsce prowadzenia działalności i czy rejestracja jest w ogóle wymagana — czasem odpowiedź brzmi, że nie, a OSS obejmuje wszystko. Następnie podajemy listę dokumentów potrzebnych po Państwa stronie, z dokładnym brzmieniem odpisu z rejestru, i prowadzimy tłumaczenie oraz apostille.
Formularz 015 przygotowujemy i składamy, a w trakcie weryfikacji odpowiadamy na pytania ANAF. Firmy spoza UE rejestrujemy przez przedstawicielstwo podatkowe, z umową przygotowaną przed złożeniem wniosku. Po nadaniu numeru konfigurujemy dostęp do SPV, pełnomocnictwo do certyfikatu cyfrowego i mapowanie danych z Państwa ERP na rumuńskie nomenklatury, tak aby pierwsza deklaracja VAT i pierwszy plik SAF-T powstały z tego samego źródła co wszystkie kolejne.
Szerszy obraz przedstawia poradnik VAT w Rumunii dla firm zagranicznych, a dla sprzedawców — sprzedaż internetowa a VAT w Rumunii.
Błędy, które widzimy najczęściej
- Czekanie na próg, który nie istnieje. Firmy bez siedziby rejestrują się od pierwszej czynności opodatkowanej.
- Rejestracja po przyjeździe towaru. Umowa magazynowa jest sygnałem, a towar zwykle jest już w drodze, gdy pada to pytanie.
- Założenie, że OSS obejmuje sprzedaż lokalną. OSS obejmuje sprzedaż na odległość; nie obejmuje sprzedaży z rumuńskiego magazynu do rumuńskiego klienta.
- Stosowanie stawki 19%. Stawka podstawowa wynosi 21% od 1 sierpnia 2025 r.
- Traktowanie numeru VAT jako końca projektu. SAF-T i informacje podsumowujące zaczynają się od razu, a informacja o transakcjach krajowych — gdy tylko zaczną Państwo handlować w Rumunii z firmami zarejestrowanymi do rumuńskiego VAT.
- Firmy spoza UE składające wniosek bezpośrednio, bez przedstawiciela podatkowego, i odrzucenie dokumentów.
