Înregistrare în scopuri de TVA în România pentru companii nerezidente

Când are nevoie o companie străină de cod de TVA în România

Regula de bază este în articolul 316 din Codul fiscal: persoana impozabilă care nu este stabilită în România, dar realizează aici operațiuni taxabile pentru care este obligată la plata taxei, trebuie să se înregistreze în scopuri de TVA înainte de acea operațiune. Nu există prag valoric și nu există perioadă de grație.

Situațiile care declanșează obligația, în ordinea frecvenței cu care le întâlnim:

• Stoc de marfă pe teritoriul României — un depozit propriu, un depozit închiriat sau un centru de fulfilment al unui marketplace. Livrările din acel stoc sunt livrări locale.
• Livrări locale de bunuri către clienți care nu aplică taxarea inversă, inclusiv către persoane fizice.
• Achiziții intracomunitare de bunuri cu locul în România.
• Vânzări la distanță către cumpărători din România, atunci când nu se aplică regimul special OSS.
• Prestări de servicii legate de bunuri imobile situate în România, unde locul prestării este întotdeauna locul imobilului.

În oglindă, nu ai nevoie de înregistrare atunci când singurele tale operațiuni sunt servicii B2B pentru care beneficiarul român aplică taxarea inversă, sau când operațiunile intră integral în regimurile speciale OSS și IOSS.

Formularele și instrucțiunile lor sunt publicate de ANAF în secțiunea Toate formularele, cu explicații.

Nu știi sigur dacă firma ta trebuie să se înregistreze? Verifică într-un minut →

Înregistrare directă sau prin reprezentant fiscal

Distincția contează practic, nu doar formal. Înregistrarea directă păstrează întreaga răspundere la compania străină. La înregistrarea prin reprezentant fiscal, reprezentantul „este angajat, din punctul de vedere al drepturilor și obligațiilor privind taxa pe valoarea adăugată, pentru toate operațiunile pentru care a fost mandatat” (pct. 89 alin. (4) din Normele metodologice la art. 316 Cod fiscal) — el depune decontul, plătește taxa și răspunde față de ANAF pentru operațiunile mandatate. De aceea reprezentarea este un serviciu contractat cu atenție de ambele părți.

A doua distincție, la fel de importantă: existența unui sediu fix în România schimbă complet regimul. Un sediu fix presupune resurse umane și tehnice suficiente pentru a primi sau presta servicii, iar prezența lui mută compania din categoria „nestabilită” în categoria persoanelor stabilite, cu alt formular de înregistrare și alte obligații. Analiza se face pe situația de fapt, înainte de depunerea dosarului.

Formularul 015 și dosarul de înregistrare

Formularul 015 este declarația de înregistrare fiscală și de mențiuni pentru contribuabilii nerezidenți care nu au sediu permanent în România. Prin el se atribuie codul de identificare fiscală și, dacă sunt îndeplinite condițiile, codul de înregistrare în scopuri de TVA.

Dosarul cuprinde, de regulă:

1. Certificatul de înregistrare sau extrasul recent din registrul comerțului din statul de origine.
2. Certificatul de înregistrare în scopuri de TVA din statul de stabilire.
3. Actul constitutiv al companiei.
4. Dovada calității reprezentantului legal semnatar.
5. Împuternicirea pentru persoana care depune dosarul în România.
6. Documentele care justifică operațiunile: contracte, comenzi, contract de depozitare, acord cu platforma de marketplace.

Documentele emise în străinătate se depun traduse autorizat în română și, în funcție de statul emitent, apostilate sau supralegalizate. Modificările ulterioare ale datelor declarate se comunică prin declarație de mențiuni; pentru obligațiile declarative gestionate în vectorul fiscal se folosește și declarația 700.

Termene și durata reală a procedurii

Termenul legal este clar: înregistrarea se face înainte de prima operațiune taxabilă. O companie care descoperă că a livrat deja din stocul local fără cod de TVA nu se află într-o situație de întârziere administrativă, ci într-una de operațiuni efectuate fără înregistrare — cu consecințe pe TVA, nu doar pe amendă.

Înregistrarea durează în jur de o săptămână de la depunerea dosarului complet. Ce lungește procedura în practică nu este analiza organului fiscal, ci pregătirea dosarului: obținerea extraselor recente din registrul din statul de origine, traducerile autorizate, apostila și, uneori, solicitările de clarificări privind natura operațiunilor.

Recomandarea noastră este să pornim procedura din timp, înainte de prima livrare planificată: înregistrarea în sine durează circa o săptămână de la dosarul complet, dar obținerea documentelor — apostilă, traduceri, împuterniciri — are propriile termene, care depind de țara emitentă. Când timpul este scurt, prioritizăm documentele care se obțin cel mai greu.

Sancțiuni

Nedepunerea declarației de înregistrare fiscală se sancționează cu amendă contravențională, al cărei cuantum diferă în funcție de categoria contribuabilului. Suma amenzii este însă partea mică a problemei.

Consecința reală este pe TVA: pentru operațiunile derulate fără cod valid, ANAF poate stabili taxa datorată retroactiv, cu dobânzi și penalități de întârziere calculate de la scadențele care ar fi trebuit respectate. În paralel, dreptul de deducere pentru achizițiile din perioada respectivă se exercită în condiții mai grele, iar clienții tăi români pot avea probleme cu deducerea din facturile primite. Costul cumulat depășește frecvent marja operațiunilor care au declanșat obligația.

Cum facem noi înregistrarea

1. Analiza situației. Stabilim dacă înregistrarea este obligatorie, pe ce temei și în ce formulă — directă sau prin reprezentant fiscal. Verificăm în paralel dacă activitatea descrisă generează sau nu un sediu fix, pentru că răspunsul schimbă formularul.
2. Lista de documente, adaptată statului tău. Îți trimitem o listă concretă, cu ce trebuie apostilat și ce nu, ca să nu faci de două ori drumul la notar.
3. Pregătirea și depunerea dosarului. Completăm formularul 015, coordonăm traducerile autorizate și depunem la organul fiscal competent.
4. Urmărirea soluționării. Răspundem la solicitările de clarificări și îți comunicăm codul imediat ce este emis.
5. Punerea în funcțiune. Configurăm accesul la Spațiul Privat Virtual, vectorul fiscal și fluxul de raportare, ca prima depunere să fie la termen.

Comunicăm în română, engleză și italiană, lucrăm 100% online și nu îți cerem deplasări în România pentru procedură.

Ce urmează după obținerea codului

Codul de TVA nu este un document care se pune la dosar. Din luna în care este emis, compania are un set de obligații lunare sau trimestriale:

• decontul de TVA, pentru operațiunile derulate prin codul românesc;
• declarația 390, pentru livrările și achizițiile intracomunitare;
• declarația 394, numai dacă ai livrări sau achiziții pe teritoriul național cu persoane înregistrate în scopuri de TVA în România, inclusiv achiziții cu taxare inversă;
• SAF-T D406 în varianta simplificată aplicabilă nerezidenților;
• e-Factura pentru facturile B2B, doar în scop de raportare și în paralel cu facturarea obișnuită; facturile către persoane fizice nu intră.

Perioada fiscală se stabilește la înregistrare. Regula generală este luna calendaristică; trimestrul se aplică doar celor care îndeplinesc condițiile prevăzute de lege și care nu au efectuat achiziții intracomunitare de bunuri. Trecerea de la trimestru la lună se produce automat în anumite situații și schimbă simultan termenele pentru decont, pentru declarația 394 și pentru SAF-T — motiv pentru care o urmărim explicit, nu la sesizarea clientului.

Tot din prima lună devine relevantă rambursarea. O companie nerezidentă care acumulează TVA deductibil din achiziții locale poate solicita rambursarea prin decont, cu opțiunea corespunzătoare bifată. Cererile de rambursare atrag, de regulă, o verificare, deci calitatea documentației contează de la prima depunere, nu de la prima cerere.

Preluăm întregul set ca serviciu de compliance fiscal lunar, pe onorariu fix. Datele vin de obicei dintr-un ERP care nu cunoaște planul de conturi românesc; maparea o configurăm o singură dată și o reutilizăm pentru toate raportările.

Erorile pe care le vedem cel mai des

• Livrări începute înainte de înregistrare, în special la intrarea pe un marketplace cu depozitare locală.
• Confuzia între OSS și înregistrarea locală — OSS nu acoperă livrările din stoc aflat în România.
• Documente apostilate greșit sau extrase din registru mai vechi decât termenul acceptat.
• Modificări nedeclarate ale sediului, reprezentantului legal sau naturii operațiunilor.
• Depuneri pe zero omise în lunile fără activitate, deși codul de TVA este activ.
• Ignorarea analizei de sediu fix, cu efecte asupra formularului folosit și a obligațiilor ulterioare.