Ce înseamnă TVA în România pentru firme străine
TVA în România pentru firme străine este setul de obligații care se activează atunci când o companie nerezidentă realizează pe teritoriul României operațiuni taxabile pentru care ea însăși datorează taxa. Obligația nu depinde de existența unui birou sau a unor angajați în România, ci de locul operațiunii și de persoana obligată la plata taxei.
Distincția care contează cel mai mult în practică este între persoană neestablisată (compania are cod de TVA românesc, dar nu are structură proprie aici) și sediu fix (compania are în România resurse umane și tehnice suficiente pentru a primi sau a presta servicii în mod stabil). Prima situație înseamnă un set redus de obligații. A doua atrage tratamentul aplicabil unui operator economic stabilit în România, inclusiv obligațiile complete de raportare digitală.
Regimul se descrie factual, pe baza faptelor: locul operațiunii, natura bunurilor sau serviciilor și calitatea partenerului. Nu se alege.
Când apare obligația de înregistrare
Regula de bază este la articolul 316 din Codul fiscal: persoana impozabilă nestabilită în România, care realizează aici operațiuni taxabile pentru care este obligată la plata taxei, se înregistrează în scopuri de TVA înainte de acea operațiune. Nu există prag valoric și nu există perioadă de grație — spre deosebire de firmele românești, care beneficiază de un plafon de scutire.
Situațiile care declanșează obligația, în ordinea frecvenței cu care le întâlnim:
- Stoc de marfă pe teritoriul României — depozit propriu, depozit închiriat, centru de fulfilment al unui marketplace. Livrările din acel stoc sunt livrări locale, indiferent de unde vine marfa.
- Livrări locale de bunuri către clienți care nu aplică taxare inversă, inclusiv către persoane fizice.
- Achiziții intracomunitare de bunuri cu locul în România — de exemplu, transferul propriului stoc dintr-un alt stat membru într-un depozit românesc.
- Vânzări la distanță către cumpărători din România, când firma nu folosește regimul special OSS.
- Prestări de servicii legate de bunuri imobile situate în România — construcții, montaj, lucrări pe șantier, administrare de imobile. Locul prestării este întotdeauna locul imobilului.
- Organizarea de evenimente cu acces contra cost pe teritoriul României.
În oglindă, nu ai nevoie de cod de TVA românesc atunci când singurele operațiuni sunt servicii B2B pentru care beneficiarul român aplică taxarea inversă, sau când toate vânzările intră integral în regimurile speciale OSS și IOSS, fără stoc local.
Procedura concretă, documentele și termenele sunt detaliate pe pagina de serviciu înregistrare în scopuri de TVA pentru nerezidenți. Formularul folosit de companiile fără sediu permanent este 015, iar modelele oficiale sunt publicate de ANAF în secțiunea Toate formularele, cu explicații.
Nu știi ce caz ți se aplică? Verifică într-un minut →
Înregistrare directă sau prin reprezentant fiscal
Cele două variante duc la același rezultat — un cod de TVA românesc valabil — dar diferă prin cine răspunde pentru obligații.
| Locul de stabilire | Cum se poate înregistra | Cine răspunde pentru TVA |
|---|---|---|
| Alt stat membru UE | Direct, în nume propriu (reprezentantul fiscal este opțional) | Compania străină |
| Alt stat membru UE, prin opțiune | Prin reprezentant fiscal desemnat în România | Reprezentantul, pentru operațiunile mandatate |
| Stat din afara UE | Ca regulă, prin reprezentant fiscal | Reprezentantul, pentru operațiunile mandatate |
Înregistrarea directă păstrează controlul integral la compania străină: ea primește codul, ea semnează declarațiile, ea răspunde. Este varianta uzuală pentru firmele din Uniunea Europeană.
Reprezentarea fiscală înseamnă că o persoană impozabilă stabilită în România preia obligațiile de TVA ale companiei străine: reprezentantul acceptat de organul fiscal „este angajat, din punctul de vedere al drepturilor și obligațiilor privind taxa pe valoarea adăugată, pentru toate operațiunile pentru care a fost mandatat” (pct. 89 alin. (4) din Normele metodologice la art. 316 Cod fiscal). El depune decontul, plătește taxa datorată și răspunde față de ANAF pentru aceste operațiuni. De aceea reprezentantul cere documentație completă și, de regulă, garanții — nu este o formalitate administrativă. Diferențele operaționale sunt detaliate pe pagina reprezentare fiscală.
O confuzie frecventă: reprezentantul fiscal nu este același lucru cu împuternicitul care depune declarații în SPV și nici cu sediul fix. Sunt trei concepte juridice distincte, cu efecte diferite asupra răspunderii.
Ce declarații urmează după obținerea codului de TVA
Momentul eliberării certificatului este momentul în care încep obligațiile declarative. Prima depunere este scadentă la termenul obișnuit al lunii următoare înregistrării, chiar dacă în acea lună nu a existat nicio operațiune — depunerea „pe zero” este obligatorie.
| Declarație | Ce raportează | Frecvență | Termen |
|---|---|---|---|
| D300 — decont de TVA | TVA colectată și deductibilă, sold de plată sau de recuperat | Lunar sau trimestrial | 25 ale lunii următoare perioadei |
| D390 — declarație recapitulativă VIES | Livrări, achiziții și prestări intracomunitare | Lunar, doar dacă există operațiuni | 25 ale lunii următoare |
| D394 — declarație informativă | Livrări și achiziții pe teritoriul național cu persoane înregistrate în scopuri de TVA în România, inclusiv achizițiile cu taxare inversă | Aceeași periodicitate ca decontul, doar dacă există astfel de operațiuni | 30 ale lunii următoare (28 sau 29 februarie pentru ianuarie) |
| SAF-T D406 simplificat | Facturi de vânzare, facturi de achiziție și plăți prin codul românesc | Lunar sau trimestrial, după perioada fiscală | Ultima zi calendaristică a lunii următoare |
| Intrastat | Mișcări fizice de bunuri între state membre | Lunar, peste prag | 15 ale lunii următoare, la Institutul Național de Statistică |
| e-Factura | Facturile B2B, transmise doar în scop de raportare, în paralel cu facturarea obișnuită; facturile B2C nu intră | La fiecare factură B2B | Detalii în secțiunea despre e-Factura, mai jos |
| e-Transport | Transporturile de bunuri declarate, cu obținerea codului UIT | La fiecare transport vizat | Cu maximum 3 zile înainte de începerea transportului |
Trei observații care se rețin greu, dar contează:
- Periodicitatea decontului determină periodicitatea SAF-T. Dacă treci de la trimestrial la lunar, se schimbă ambele, iar fișierul depus pe perioada greșită se respinge.
- D390 se depune doar în lunile cu operațiuni intracomunitare, spre deosebire de D300 și SAF-T, care se depun și pe zero. D394 se depune doar dacă există livrări sau achiziții pe teritoriul național cu persoane înregistrate în scopuri de TVA în România, inclusiv achiziții cu taxare inversă.
- Pragul Intrastat este de 1.000.000 lei pe flux — separat pentru introduceri și pentru expedieri. Se poate depăși pe un singur flux, iar obligația apare doar acolo.
Toate termenele recurente sunt centralizate în calendarul fiscal.
e-Factura: raportare B2B fără sediu fix, obligație completă cu sediu fix
Sistemul RO e-Factura obligă operatorii economici stabiliți în România să transmită facturile prin platforma ANAF. Obligația acoperă și facturile emise către persoane fizice — relația B2C — din 1 ianuarie 2025. Ce s-a schimbat de la 1 ianuarie 2026, prin OUG nr. 89/2025, este termenul: 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, în locul celor 5 zile calendaristice aplicabile până atunci.
Pentru o companie nerezidentă, întinderea obligației depinde de stabilire, nu de codul de TVA:
- Fără sediu fix în România — firma transmite în sistem facturile B2B doar în scop de raportare, în paralel cu facturarea obișnuită: factura emisă după regulile ei rămâne documentul trimis clientului, iar fișierul XML ajunge la ANAF. Pentru facturile către persoane fizice (B2C) nu are această obligație. Rămâne și destinatar: facturile emise de furnizorii români circulă prin sistem, iar exemplarul legal este cel din platformă, nu PDF-ul primit pe email.
- Cu sediu fix în România — firma este tratată ca operator stabilit și transmite facturile prin sistem, cu aceleași termene și aceleași sancțiuni ca o societate românească.
Amenzile din OUG nr. 120/2021 pentru netransmiterea în termen sunt diferențiate pe categorii de contribuabili: 1.000 – 2.500 lei pentru contribuabilii mici, 2.500 – 5.000 lei pentru cei mijlocii și 5.000 – 10.000 lei pentru cei mari. Separat, în relația B2B, primirea și înregistrarea unei facturi emise în afara sistemului se sancționează cu amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii.
Consecința practică pentru firmele străine este mai puțin sancțiunea și mai mult deducerea: dacă nu descarci facturile de achiziție din sistem, nu ai documentul justificativ în forma cerută de lege și nu poți proba dreptul de deducere în fața unei inspecții.
Cotele de TVA aplicabile
De la 1 august 2025, prin Legea nr. 141/2025, care a rescris art. 291 alin. (1) și (2) din Codul fiscal, structura cotelor s-a simplificat:
| Cotă | Nivel | Aplicare, pe scurt |
|---|---|---|
| Standard | 21% | Regula generală, pentru tot ce nu e expres exceptat |
| Redusă | 11% | Categorii enumerate limitativ în Codul fiscal — alimente, medicamente, apă, cazare, anumite servicii culturale |
Exemplu, pe o lună de activitate. O companie dintr-un alt stat membru ține stoc într-un depozit din județul Ilfov și vinde din el către clienți din România. În luna martie 2026 livrează local bunuri la cota standard, cu o bază impozabilă de 420.000 lei, și achiziționează servicii logistice de la un prestator român, cu o bază de 60.000 lei.
| Element | Bază | Cotă | TVA |
|---|---|---|---|
| TVA colectată pe livrările locale | 420.000 lei | 21% | 88.200 lei |
| TVA deductibilă pe serviciile logistice | 60.000 lei | 21% | 12.600 lei |
| TVA de plată, decontul lunii martie | — | — | 75.600 lei |
Aceleași cifre apar în trei locuri diferite: în decontul D300, în declarația informativă D394 (pentru că prestatorul logistic este înregistrat în scopuri de TVA în România) și, la nivel de document, în fișierul SAF-T D406. Orice diferență între ele este vizibilă fără control.
Pentru o firmă străină, riscul nu este cota în sine, ci momentul aplicării: facturile emise în jurul datei schimbării, avansurile încasate înainte și livrate după, notele de credit care corectează facturi vechi. Regula se raportează la faptul generator și la exigibilitatea taxei, nu la data la care s-a tipărit factura.
Textul consolidat al Codului fiscal, inclusiv articolele privind cotele și locul operațiunilor, este disponibil în forma publicată de ANAF.
Rambursarea TVA pentru companii nerezidente
Există două proceduri distincte, iar alegerea greșită duce la respingere.
Compania înregistrată în scopuri de TVA în România deduce taxa direct în decontul D300. Dacă rezultă sold negativ, poate solicita rambursarea bifând opțiunea din decont. Solicitarea intră într-o analiză de risc, iar la sume mari sau la primele deconturi rambursarea se face, de regulă, cu inspecție fiscală anticipată.
Compania nestabilită și neînregistrată în România folosește procedura de rambursare către persoane impozabile din alte state. Firmele din Uniunea Europeană depun cererea electronic, prin portalul administrației fiscale din statul propriu, care o transmite mai departe către ANAF. Firmele din afara Uniunii depun cererea direct în România, iar rambursarea este condiționată de existența reciprocității cu statul de origine.
Nu se pot folosi ambele proceduri pentru aceeași perioadă. Dacă ai avut cod de TVA românesc activ într-o lună, TVA-ul din acea lună se recuperează prin decont, nu prin cererea de rambursare pentru nerezidenți.
Cazuri particulare pe care le întâlnim des
Vânzător pe marketplace, cu stoc în România. Marfa depozitată într-un centru de fulfilment din România generează livrări locale. Codul de TVA românesc devine obligatoriu, chiar dacă firma folosește OSS pentru restul vânzărilor din Uniune. Detaliile pe fluxuri sunt în ghidul dedicat despre TVA în comerțul online.
Firmă de construcții cu șantier în România. Serviciile legate de imobile se impozitează la locul imobilului. În funcție de durata și organizarea șantierului, se poate discuta și despre impozitare directă — subiect tratat separat, la impozitarea nerezidenților.
Transferul propriului stoc dintr-un alt stat membru. Nu este vânzare, dar este operațiune asimilată: achiziție intracomunitară în România și livrare asimilată în statul de plecare. Se raportează în D390 pe ambele părți și intră în Intrastat la introduceri.
Firmă cu cod de TVA, dar fără activitate într-o lună. Obligațiile declarative rămân active. D300 și D406 se depun pe zero până la anularea efectivă a codului; D394 nu se depune dacă nu există livrări sau achiziții cu persoane înregistrate în scopuri de TVA în România.
Anularea codului de TVA. Încetarea operațiunilor taxabile se declară prin declarație de mențiuni. Până la data anulării efective, toate obligațiile continuă — inclusiv cele „pe zero”.
Erorile frecvente
- Înregistrarea făcută după prima operațiune, nu înainte. Diferența se plătește în TVA stabilit suplimentar, dobânzi și penalități.
- Presupunerea că OSS acoperă și stocul local. Nu acoperă. Livrările din depozit românesc sunt livrări locale.
- D394 uitată, pentru că firma nu are „operațiuni interne” în percepția proprie — deși livrările și achizițiile cu locul în România, cu parteneri înregistrați în scopuri de TVA în România, intră în declarație — inclusiv achizițiile cu taxare inversă.
- SAF-T tratat ca opțional pentru nerezidenți. Varianta simplificată este obligatorie de la 1 ianuarie 2025, iar sancțiunile sunt cele obișnuite: 1.000 – 5.000 lei pentru nedepunere.
- Cod fiscal al partenerului scris diferit în D394, D390 și SAF-T. Fișierele nu se mai corelează, iar necorelările sunt punctul de pornire al verificărilor.
- Ignorarea facturilor primite prin e-Factura, cu pierderea documentului justificativ în forma cerută de lege.
- Facturi B2B netransmise în e-Factura de firmele fără sediu fix, pe ideea că obligația privește doar firmele stabilite. Raportarea B2B se face în paralel cu facturarea obișnuită.
Ce facem noi
Preluăm întregul traseu, de la analiza care stabilește dacă înregistrarea este obligatorie, până la depunerea lunară. Pregătim și depunem dosarul de înregistrare în scopuri de TVA, acționăm ca reprezentant fiscal acolo unde legea o cere, apoi ținem calendarul: decont, D390, D394, SAF-T simplificat generat cu uneltele noastre de mapare și validare, raportarea B2B în e-Factura, Intrastat peste prag. Lucrăm 100% online, în română, engleză și italiană, cu onorariu lunar fix. Declarațiile le depunem noi, prin SPV, cu certificatul nostru digital, și îți trimitem recipisa.
Ce reține un director financiar din tot ghidul
Codul de TVA românesc nu este o formalitate de deschis „ca să fim acoperiți”. Este un declanșator: din ziua eliberării certificatului, firma intră într-un ritm lunar de patru până la șase raportări, dintre care una — SAF-T — cere date structurate pe care ERP-ul din statul de origine nu le produce nativ. Decizia corectă se ia înainte de prima operațiune, nu după prima somație.
