Situații financiare anuale: le întocmim, le corelăm și le depunem la termen

Ce sunt situațiile financiare anuale și pe ce se bazează

Situațiile financiare anuale sunt raportul complet al unui exercițiu financiar: ce are firma, ce datorează, cât a câștigat sau pierdut și cum s-a mișcat capitalul propriu. Cadrul legal are două niveluri. Legea contabilității nr. 82/1991 stabilește obligația, răspunderea și termenele; Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1802/2014 stabilește regulile de recunoaștere, evaluare și prezentare, pentru entitățile care nu aplică standardele internaționale de raportare financiară.

Pentru administrator, miza este dublă. Prima, formală: un dosar complet, aprobat și depus la termen. A doua, mai importantă: cifrele din bilanț rămân publice și devin, ani la rând, imaginea firmei pentru bănci, parteneri și instituții. Un capital propriu negativ sau un stoc care nu se mișcă nu dispar din bilanțul următor.

Din experiența noastră, bilanțurile problematice nu se strică în mai. Se strică în lunile în care închiderea s-a făcut superficial: solduri nepunctate, avansuri rămase deschise, imobilizări neamortizate corect, diferențe de curs neînregistrate. De aceea tratăm bilanțul ca pe rezultatul unei contabilități ținute lună de lună, nu ca pe o lucrare de primăvară.

Cine depune și în ce format

Depun situații financiare anuale societățile comerciale, indiferent de mărime, societățile cooperative, subunitățile din România ale unor persoane juridice străine, precum și celelalte categorii de entități prevăzute de lege. Entitățile fără scop patrimonial au reguli și termene proprii.

Reglementările împart entitățile în microentități, entități mici și entități mijlocii și mari, după trei criterii: total active, cifră de afaceri netă și număr mediu de salariați. Valorile pragurilor sunt stabilite prin OMFP 1802/2014 și au fost modificate de mai multe ori în ultimii ani, așa că le verificăm în forma aflată în vigoare la data bilanțului. Încadrarea determină formatul:

Trecerea dintr-o categorie în alta se face pe baza depășirii criteriilor în două exerciții consecutive, nu la prima depășire. Este o eroare frecventă: o cifră de afaceri mare într-un singur an nu schimbă automat formatul de raportare.

Ce conține dosarul de depunere

• Setul de situații financiare corespunzător categoriei.
• Raportul administratorilor, cu conținutul cerut de reglementări.
• Declarația scrisă a administratorului prin care își asumă răspunderea pentru întocmirea situațiilor financiare potrivit legii contabilității.
• Hotărârea adunării generale de aprobare a situațiilor financiare și de repartizare a rezultatului exercițiului.
• Raportul auditorului statutar sau al cenzorilor, acolo unde entitatea intră în obligație.
• Documentele suplimentare cerute pentru anumite categorii de entități.

Depunerea se face electronic, prin Spațiul Privat Virtual, cu formularul inteligent generat cu aplicația publicată de Ministerul Finanțelor. Aplicația și instrucțiunile aferente sunt disponibile pe site-ul Ministerului Finanțelor, iar formularele fiscale conexe, pe portalul ANAF.

Termene

Pentru exercițiul financiar care coincide cu anul calendaristic, termenul de 150 de zile cade în ultimele zile ale lunii mai. Aprobarea de către adunarea generală trebuie însă obținută mai devreme: legea societăților impune ținerea adunării generale ordinare într-un termen mai scurt decât cel de depunere, iar hotărârea face parte din dosar.

Două termene conexe se aliniază în aceeași perioadă. Primul: registrul de active din SAF-T se raportează anual, până la termenul de depunere a situațiilor financiare — detaliile sunt pe pagina de SAF-T D406. Al doilea: declarația anuală de impozit pe profit are termen propriu, în cursul anului următor, distinct de cel al bilanțului, dar bazat pe aceleași cifre. Când cele două nu se corelează, diferența se vede imediat.

Auditul statutar

Auditul statutar devine obligatoriu pentru entitățile care depășesc limitele a cel puțin două dintre trei criterii — total active, cifră de afaceri netă și număr mediu de salariați — în două exerciții financiare consecutive. Obligația încetează simetric, dacă entitatea nu mai depășește criteriile în două exerciții consecutive.

Valorile acestor praguri au fost modificate în ultimii ani, odată cu actualizarea criteriilor de mărime din reglementările contabile. De aceea nu comunicăm niciodată o încadrare din memorie: verificăm criteriile în forma în vigoare la data bilanțului și pe cifrele efective ale celor două exerciții. Dacă rezultă obligația de audit, o semnalăm din timp — un auditor nu se contractează în luna mai.

Separat de auditul statutar, anumite entități au obligația de a fi auditate din alte motive: cerințe ale finanțatorilor, statutul propriu sau reglementări sectoriale. Verificăm și aceste surse înainte de a închide exercițiul.

Sancțiuni

Legea contabilității prevede amendă pentru nedepunerea în termen, gradată după întârziere: 300 – 1.000 lei pentru o întârziere de până la 15 zile lucrătoare, 1.000 – 3.000 lei pentru 16 – 30 de zile lucrătoare și 1.500 – 4.500 lei pentru o întârziere mai mare de 30 de zile lucrătoare.

Consecința indirectă este mai serioasă decât amenda. Contribuabilul care nu depune declarații pe o perioadă îndelungată poate fi declarat inactiv fiscal, cu efecte imediate: anularea codului de TVA, refuzul dreptului de deducere la partenerii care cumpără de la el și un proces de reactivare care durează. Un bilanț nedepus nu rămâne niciodată doar un bilanț nedepus.

Cum le întocmim noi

Începem cu închiderea reală a exercițiului, nu cu formularul. Punctăm soldurile de clienți și furnizori, verificăm avansurile rămase deschise, recalculăm amortizarea, evaluăm elementele monetare în valută, analizăm stocurile fără mișcare, verificăm provizioanele și ajustările pentru depreciere.

Urmează corelarea cu anul fiscal: cifra de afaceri față de deconturile de TVA, cheltuielile cu salariile față de declarațiile lunare, veniturile față de declarațiile informative, soldurile de taxe față de fișa pe plătitor. Diferențele se lămuresc înainte de a fi transpuse în bilanț, pentru că orice necorelare rămasă devine o întrebare la o eventuală inspecție.

Abia apoi întocmim setul, pregătim raportul administratorilor și proiectul de hotărâre a adunării generale, calculăm propunerea de repartizare a rezultatului și, când situația o cere, semnalăm consecințele fiscale ale distribuirii de dividende. Depunem prin Spațiul Privat Virtual cu certificatul nostru digital și îți trimitem recipisa împreună cu dosarul complet, în format electronic, pentru arhiva ta.

Cazuri care cer atenție

Primul exercițiu financiar. O firmă înființată în cursul anului are un prim exercițiu mai lung sau mai scurt, după data înmatriculării, iar comparativele lipsesc. Regulile de întocmire se aplică diferit față de un exercițiu obișnuit.

Firmele fără activitate. Distincția între „fără activitate” și „cu activitate redusă” este strictă. O singură operațiune înregistrată în cursul anului scoate firma din regimul declarației de inactivitate.

Sedii permanente și subunități ale firmelor străine. Au obligație proprie de raportare, cu reguli de delimitare a rezultatului între sediu și societatea-mamă care trebuie documentate, nu presupuse.

Lichidarea și radierea. Situațiile financiare de lichidare urmează un traseu separat, cu termene legate de etapele procedurii, nu de calendarul obișnuit.

Erorile pe care le vedem cel mai des

• Solduri de clienți și furnizori nepunctate, care rămân deschise ani la rând și denaturează atât bilanțul, cât și analiza de vechime a creanțelor.
• Repartizarea rezultatului fără hotărâre, sau cu o hotărâre datată după depunere.
• Cheltuieli nedeductibile tratate contabil corect, dar netransmise în declarația de impozit, ceea ce lasă cele două raportări în contradicție.
• Amortizare contabilă și fiscală confundate, mai ales la mijloacele de transport și la imobilizările primite prin leasing.
• Categoria de mărime stabilită după un singur exercițiu, în loc de două consecutive.
• Declarație de inactivitate depusă pentru o firmă care a avut operațiuni bancare în cursul anului.