De ce un birou de consultanță fiscală scrie cod
Pentru că uneltele de pe piață rezolvă cazul general, iar munca fiscală se blochează exact în cazurile particulare: un export dintr-un ERP străin care nu cunoaște planul de conturi românesc, o structură de fișier cerută de ANAF pe care programul de contabilitate nu o generează, un raport lunar pe care cineva îl construiește manual din trei fișiere, în fiecare lună, de ani de zile.
Am început să construim unelte pentru munca noastră. Le folosim zilnic la SAF-T, la e-Factura și la e-Transport, iar de acolo au devenit un serviciu separat: aceleași unelte, sau altele construite la comandă, pentru firme care au aceeași problemă.
Avantajul practic al acestei combinații este simplu: cine scrie unealta știe și ce cere legea. Nu există etapa în care specificația se traduce dintr-un limbaj în altul și se pierde pe drum.
UITdesk, produsul nostru
UITdesk este aplicația noastră pentru generarea codurilor UIT în sistemul RO e-Transport. Preia datele transportului dintr-un fișier de export sau dintr-un formular scurt, verifică încadrarea pe cod tarifar, validează câmpurile obligatorii și generează codul prin conexiunea cu ANAF.
Este exemplul cel mai clar al modului în care lucrăm: o obligație declarativă cu termen strict, un formular greoi de completat manual pentru fiecare cursă și o unealtă care reduce operațiunea la câteva minute. Aplicația este disponibilă la uitdesk.ro.
Generatoare de declarații pornind de la Excel
Cel mai frecvent proiect pe care îl primim arată așa: datele există, dar nu în forma cerută. Firma are un export din sistemul propriu, o balanță sau un jurnal în Excel, iar declarația cere o structură complet diferită.
Construim traseul complet: citirea fișierului sursă, aplicarea regulilor de transformare, validarea internă a rezultatului și generarea fișierului final în formatul cerut. Regulile de validare sunt partea care contează cel mai mult — un fișier care se generează, dar nu trece verificarea la depunere, nu rezolvă nimic.
Uneltele care produc declarații le rulăm noi, ca parte din serviciul lunar: declarațiile le pregătim, le validăm și le depunem noi. Uneltele de raportare internă — documente PDF, dashboard-uri — și UITdesk, pentru codurile UIT, le poate folosi direct echipa ta.
Mapare și validare pentru SAF-T
Fișierul D406 este cazul în care diferența dintre o unealtă bună și una slabă se vede imediat. Maparea conturilor analitice pe planul de conturi de referință, a cotelor de TVA pe codurile din nomenclator și a tipurilor de documente pe categoriile cerute se configurează o singură dată și se reutilizează lună de lună.
Unealta noastră de mapare preia datele din orice sursă — ERP, program de contabilitate, balanțe și jurnale în format tabelar — și semnalează conturile sau partenerii noi apăruți, înainte de generare. Unealta de validare verifică coerența dintre secțiuni, soldurile din balanță față de jurnal și formatul codurilor, iar fișierul trece apoi prin validatorul oficial înainte de depunere.
Pentru companiile străine cu obligații de raportare în România, maparea de la un plan de conturi străin la structura cerută de ANAF este exact locul unde se pierde cel mai mult timp — și exact ce automatizăm.
Rapoarte care se generează singure
Al doilea tip de proiect: rapoarte lunare construite manual, din aceleași surse, în fiecare lună.
Automatizăm colectarea datelor și producerea rezultatului în formatul de care ai nevoie:
- PDF — rapoarte formatate, gata de trimis către administrator, bancă sau grup;
- XML sau alt format structurat — pentru transmiterea către un sistem terț sau către o autoritate;
- Excel consolidat — un fișier unic din mai multe surse, cu verificări automate de coerență;
- Dashboard — o pagină cu indicatorii urmăriți, actualizată la fiecare rulare.
Rezultatele alimentează direct serviciul de consultanță financiară: aceleași date, dar produse fără efort lunar și fără riscul erorilor de copiere manuală.
Integrări și fluxuri de date
Când datele trebuie să treacă dintr-un sistem în altul — de la programul de facturare la contabilitate, de la magazinul online la evidența de stocuri, de la fișierele de la clienți la raportarea internă — construim fluxul care le mută, le verifică și semnalează ce nu se potrivește.
Principiul pe care îl respectăm: automatizarea nu ascunde erorile, le scoate la suprafață mai devreme. Orice flux pe care îl construim are un raport de verificare, nu doar un rezultat.
Datele tale și cine are acces la ele
Automatizarea presupune că datele contabile și comerciale trec printr-o unealtă. Regulile pe care le respectăm sunt aceleași ca la restul serviciilor: fișierele circulă doar prin canalul convenit, accesul este limitat la persoanele care lucrează efectiv pe proiectul tău, iar pentru testare folosim datele tale reale doar atât timp cât este necesar, cu ștergerea seturilor de test la finalul dezvoltării.
Când unealta rulează la tine, în infrastructura ta, datele nu părăsesc firma. Când o rulăm noi, ca parte din serviciul lunar, se aplică aceleași reguli de confidențialitate ca pentru orice document contabil primit de la client. Stabilim varianta la începutul proiectului, nu după livrare.
Site-uri și pagini de prezentare
Construim și site-uri de prezentare pentru firme: structură clară, viteză bună, conținut pe care îl poți actualiza, formulare care funcționează și configurare corectă pentru indexare. Este un serviciu secundar față de restul, dar îl facem pentru clienții care preferă un singur furnizor pentru partea tehnică.
Cum lucrăm la un proiect
- Discuția inițială. Ne arăți operațiunea repetitivă, fișierele sursă reale și rezultatul de care ai nevoie. Cifrele pot fi anonimizate — ne interesează structura.
- Propunerea. Descriem ce facem, ce nu facem, în cât timp și în ce etape. Stabilim de la început regulile de validare și cine se ocupă de întreținere.
- Construcția și testarea pe datele tale. Nu pe exemple: pe fișierele tale reale, cu cazurile particulare care apar efectiv.
- Livrarea și instruirea. Primești unealta, documentația scurtă de utilizare și o perioadă de rodaj în care corectăm ce apare.
- Întreținerea. Structurile cerute de autorități se schimbă. Convenim explicit cine actualizează și în ce condiții.
Ce nu facem
Nu construim sisteme ERP și nu înlocuim programe de contabilitate existente. Nu preluăm proiecte de dezvoltare software fără legătură cu zona fiscală, contabilă sau de raportare. Nu promitem automatizarea unei operațiuni pe care nu am înțeles-o complet — dacă un proces are prea multe excepții netratate, primul pas este simplificarea lui, nu automatizarea.
Lucrăm 100% online, în română, engleză sau italiană. Pentru clienții cu abonament de contabilitate sau de compliance, uneltele folosite în lucrul curent fac parte din serviciu; dezvoltările la comandă se stabilesc separat, înainte de a fi începute.
