e-Factura: transmitem facturile în sistemul ANAF, în termen și fără erori

Ce este RO e-Factura și ce s-a schimbat

RO e-Factura este sistemul național de facturare electronică, reglementat prin Ordonanța de urgență nr. 120/2021. Mecanismul este simplu de descris: emitentul încarcă factura în format XML în Spațiul Privat Virtual, ANAF o validează sintactic și semantic, aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor și o pune la dispoziția destinatarului. Fișierul XML sigilat este factura originală. PDF-ul pe care îl trimiți clientului pe email este, din punct de vedere legal, o copie de curtoazie.

Schimbarea de fond nu a fost tehnologică, ci juridică. De la generalizarea obligației B2B, o factură care nu a trecut prin sistem nu mai produce efectele unei facturi: nu susține deducerea TVA la beneficiar și nu are valoarea probatorie a documentului original. Asta mută e-Factura din categoria „raportare” în categoria „condiție de validitate” — motiv pentru care o transmitere ratată costă mai mult decât amenda.

Documentația oficială, specificațiile tehnice și validatoarele sunt publicate de ANAF pe pagina dedicată proiectului RO e-Factura.

Cine este obligat să transmită facturile

Criteriul care contează la B2B este locul operațiunii și calitatea beneficiarului, nu domiciliul emitentului. O companie străină care are doar un cod de TVA românesc și livrează bunuri din depozitul ei din România către o firmă românească transmite și ea factura în sistem, dar doar în scop de raportare: factura emisă după regulile ei obișnuite rămâne documentul trimis clientului. Vânzările ei către persoane fizice nu intră în această obligație; cu sediu fix în România, compania este tratată ca o firmă locală, inclusiv pentru B2C.

Extinderea la B2C s-a produs de la 1 ianuarie 2025, prin Ordonanța de urgență nr. 69/2024, cu regulile operative din Ordonanța de urgență nr. 138/2024 și cu sancțiuni aplicabile de la 1 iulie 2025. Practic, orice factură emisă către o persoană fizică — nu bonul fiscal, ci factura — ajunge în sistem; când cumpărătorul nu se identifică printr-un cod fiscal, în locul acestuia se folosește codul convențional format din treisprezece cifre de zero. Regimul facturilor simplificate și al bonurilor fiscale care țin loc de factură s-a modificat de mai multe ori; îl verificăm pentru fiecare client în parte, în funcție de modul concret de emitere.

Cum funcționează transmiterea

Factura se construiește în format XML, conform standardului european EN 16931 și specificației naționale RO_CIUS, care adaugă câmpurile cerute suplimentar în România. După încărcare, sistemul răspunde cu una dintre două recipise:

• recipisa de acceptare, care confirmă că factura a fost validată și sigilată — momentul în care obligația este îndeplinită;
• recipisa de eroare, care listează problemele găsite; factura se consideră netransmisă.

Erorile de validare nu sunt rare la început. Cele mai frecvente țin de date de identificare: cod fiscal inexistent sau scris cu prefixul RO acolo unde nu trebuie, adresă incompletă, cod de țară greșit. Urmează erorile de sume, când totalul facturii nu se închide cu suma liniilor și a TVA-ului, și erorile de cotă, apărute frecvent după trecerea la cotele de 21% și 11% din august 2025.

Factura acceptată se descarcă din sistem ca arhivă care conține fișierul XML și dovada sigiliului electronic. Aceasta este forma în care se arhivează, alături de restul documentelor justificative. Un PDF generat local nu ține locul arhivei descărcate, pentru că nu poartă sigiliul. La rândul lui, destinatarul își descarcă facturile primite din același sistem — motiv pentru care și fluxul de intrare trebuie monitorizat: o factură de achiziție ajunsă în sistem, dar nedescărcată, nu intră nici în contabilitate, nici în decontul de TVA.

Datele transmise prin e-Factura ajung, în paralel, în fișierele care se depun separat: aceleași facturi apar în SAF-T D406 și în declarația 394. Formularele și instrucțiunile lor sunt publicate de ANAF în secțiunea Toate formularele, cu explicații. Diferențele între cele trei surse sunt vizibile automat, deci coerența nu este opțională.

Termenele de transmitere și regula celor 5 zile lucrătoare din 2026

Termenul de transmitere este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, în forma dată de Ordonanța de urgență nr. 89/2025 (Monitorul Oficial nr. 1203 din 24 decembrie 2025) și aplicabilă de la 1 ianuarie 2026. Până atunci termenul era de 5 zile calendaristice, deci schimbarea din 2026 nu este extinderea sferei obligației — B2C intrase deja din 2025 —, ci modul de numărare a zilelor. Regula este aceeași pentru facturile B2B, B2G și B2C. Trei precizări practice:

1. Termenul curge de la data facturii, nu de la data livrării sau a încasării.
2. Se calculează pe zile lucrătoare, deci sărbătorile legale îl prelungesc.
3. Se aplică per document. O factură întârziată este o contravenție distinctă, nu o parte dintr-o raportare lunară.

Pentru firmele care emit facturi zilnic, singura abordare sustenabilă este transmiterea continuă, nu un lot la sfârșit de lună. Un lot mare trimis în ultima zi lasă zero timp pentru corectarea respingerilor.

O situație aparte apare la facturile emise în ultimele zile ale unei luni sau ale unui exercițiu financiar: data facturii fixează perioada de raportare, dar termenul de transmitere se consumă, parțial, în luna următoare. Factura rămâne aferentă lunii în care a fost emisă — decontul de TVA și evidența contabilă nu se schimbă; se schimbă doar fereastra în care poate fi transmisă fără sancțiune.

Sancțiuni

Amenzile de mai sus sunt prevăzute de Ordonanța de urgență nr. 120/2021. Modul concret în care se aplică — pe ce interval și pentru ce set de documente — se stabilește de organul de control, în funcție de situația constatată, deci cuantumul final nu se poate estima din tabel. Separat, destinatarul care primește și înregistrează în contabilitate o factură B2B ajunsă la el în afara sistemului riscă o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii. Regula din art. 13^2 alin. (1) lit. b) privește destinatarul stabilit în România și factura unui furnizor stabilit tot în România; facturile raportate de o firmă nestabilită nu intră aici. Efectul este că presiunea vine din două direcții: clienții tăi au motive proprii să refuze facturile care nu au trecut prin e-Factura.

Cum ne ocupăm noi de e-Factura

Configurăm fluxul o singură dată, la onboarding, în funcție de cum emiți facturile:

• Ai un program de facturare cu export. Preluăm exportul, îl mapăm pe structura RO_CIUS și îl transmitem. Nu e nevoie ca programul să aibă integrare proprie cu ANAF.
• Facturezi din ERP-ul unei companii străine sau în Excel. Este situația tipică a nerezidenților: construim XML-ul direct din exportul ERP sau din fișierul tău, cu aceleași reguli de validare.
• Ai deja integrare, dar vrei control. Verificăm recipisele, identificăm facturile blocate și preluăm corecțiile.

Înainte de fiecare transmitere rulăm propria unealtă de validare: verificăm codurile fiscale în evidența ANAF, coerența sumelor, cotele de TVA folosite și câmpurile obligatorii din specificația națională. Facturile pleacă doar cu zero erori de structură, ceea ce reduce respingerile la excepții reale.

Urmărim apoi recipisele și îți trimitem, la intervalul convenit, situația transmiterilor: ce a fost acceptat, ce a fost respins și ce a fost corectat. Transmitem cu certificatul nostru digital. Dacă vrei să fii independent la operațiunile zilnice, îți dăm acces să emiți și să urmărești singur facturile în e-Factura și, pentru transporturi, să emiți codurile UIT în e-Transport prin UITdesk, aplicația noastră. Noi rămânem pe verificarea recipiselor și a coerenței cu declarațiile, pe care le depunem în continuare noi.

Cazuri specifice

Companii nerezidente. O companie străină cu cod de TVA în România, fără sediu fix, transmite prin e-Factura facturile B2B doar în scop de raportare, în paralel cu facturarea obișnuită: factura emisă după regulile ei rămâne documentul trimis clientului, iar XML-ul ajunge la ANAF. Facturile către persoane fizice nu intră în această obligație și nici exporturile, livrările intracomunitare și celelalte cazuri enumerate la art. LIX alin. (4) din Legea nr. 296/2023. Pe partea de achiziții, furnizorii români sunt obligați de la 1 ianuarie 2026 să transmită prin sistem facturile pe care le emit către firmă, deci descărcarea lor zilnică și arhivarea devin parte din flux. Temeiul, excepțiile și un exemplu de calcul al termenului sunt în articolul despre e-Factura pentru nerezidenții înregistrați în scopuri de TVA. Cu sediu fix în România, compania este tratată ca stabilită, cu obligația completă, inclusiv B2C. Practic, cel mai des lucrăm cu un export din ERP-ul central, pe care îl transformăm în XML conform specificației naționale. Este același traseu pe care îl parcurgem și pentru SAF-T în varianta simplificată, deci maparea se face o singură dată pentru ambele.

Vânzări prin marketplace. Comisioanele și facturile emise de platformă către tine intră în e-Factura doar dacă platforma este stabilită în România. Dacă firma ta este stabilită în România sau are aici sediu fix, facturile pe care le emiți către cumpărători persoane fizice din România sunt în sistem de la 1 ianuarie 2025, ceea ce înseamnă volume mari și automatizare obligatorie. Vânzătorii nerezidenți fără sediu fix nu au această obligație pentru facturile B2C.

Transport de bunuri. Dacă livrarea facturată presupune și un transport care intră sub incidența RO e-Transport, cele două declarări trebuie să fie consecvente: aceleași cantități, aceiași parteneri, aceleași documente de însoțire.

Erorile pe care le vedem cel mai des

• Facturi transmise după 5 zile lucrătoare, pentru că fluxul rulează lunar, nu zilnic.
• Recipise de eroare neurmărite — factura este considerată netransmisă, deși în programul de facturare apare emisă.
• Cod fiscal scris cu prefixul RO pentru un partener neînregistrat în scopuri de TVA, sau invers.
• Stornări emise doar în contabilitate, fără document corespunzător transmis în sistem.
• PDF-ul tratat ca original — arhivarea se face pe XML-ul sigilat, care este documentul cu valoare probatorie.
• Facturi B2C ignorate de firmele care emit rar facturi către persoane fizice și nu au inclus acest flux în configurarea inițială.

Fiecare dintre aceste situații apare în verificarea noastră lunară de coerență, alături de celelalte obligații declarative ale firmei.