SAF-T (D406) pentru nerezidenți: ce depui, când și cum construiești fișierul dintr-un ERP străin

De unde vine obligația

Două texte poartă obligația. Art. 59^1 din Codul de procedură fiscală spune că orice contribuabil depune la ANAF „o declarație cuprinzând informații din evidența contabilă și fiscală, denumită în continuare fișierul standard de control fiscal”, prin mijloace electronice, la termenul stabilit prin ordin al președintelui ANAF. Ordinul este OPANAF nr. 1783/2021, a cărui anexă 5 stabilește cine depune și de când.

Anexa 5 a fost înlocuită integral prin OPANAF nr. 407/2025 (Monitorul Oficial nr. 310 din 8 aprilie 2025). În forma în vigoare, pct. 3 lit. r) numește „societățile nerezidente care au în România un cod de înregistrare în scopuri de TVA (contribuabilii înregistrați prin înregistrare directă, contribuabilii înregistrați prin reprezentant fiscal, sediile fixe)”, iar pct. 1.1 lit. e) dă data: depun „începând cu data de referință pentru contribuabilii mici (1 ianuarie 2025)”.

Pentru o firmă înregistrată după această dată se aplică lit. g): obligația „începe de la data efectivă a înregistrării”, cu prima depunere în ultima zi a lunii următoare perioadei de raportare. Nu există un prag de cifră de afaceri sau de număr de facturi sub care obligația să nu se aplice.

Obligația este separată de decontul de TVA și de RO e-Factura. O firmă nerezidentă care își raportează facturile B2B în e-Factura depune în continuare D406; sunt două obligații separate, cu termene separate.

Ce depune efectiv un nerezident

D406 are o structură mare: nomenclatoare, înregistrări contabile, documente-sursă, active, stocuri. O firmă fără obligație contabilă în România nu poate completa cea mai mare parte din ea și nici nu i se cere.

Secțiunea 4.6 din ghidul contribuabilului publicat de ANAF arată ce informații se raportează în cazul societăților nerezidente înregistrate în scopuri de TVA care nu au obligația de a ține contabilitate în România:

Un detaliu ia prin surprindere majoritatea echipelor financiare din străinătate: structurile de facturi cer în continuare un cont contabil. Ghidul spune să se folosească planul de conturi general din România ca referință: contul 401 pentru furnizori și 411 pentru clienți la nivel de factură, iar pe linii conturi de venituri precum 707 (vânzarea mărfurilor) sau 704 (servicii) la vânzări și conturi de cheltuieli sau de stocuri precum 628 (servicii prestate de terți) sau 371 (mărfuri) la achiziții. ERP-ul tău nu are nevoie de aceste conturi; fișierul, da. Maparea se face o singură dată, pe tip de tranzacție.

Structura redusă decurge din lipsa obligației contabile, nu din înregistrarea în scopuri de TVA ca atare. O sucursală românească sau un sediu permanent ține aici contabilitate în partidă dublă (anexa 5, pct. 3 lit. l) și m)) și depune structura standard. Dacă un sediu fix în scopuri de TVA trebuie să țină și contabilitate în România depinde de forma lui juridică și merită lămurit în scris înainte de prima depunere.

Termenele, pe calendar

Anexa 4 dă ritmul. D406 se depune lunar sau trimestrial, după perioada fiscală aplicabilă la TVA; o firmă cu perioadă fiscală semestrială sau anuală depune trimestrial. Termenul pentru tot ce nu ține de active și stocuri este „ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare”.

Un exemplu lucrat. Un distribuitor german are cod de TVA în România pentru un depozit de lângă Timișoara și depune deconturi de TVA lunare. În septembrie 2026 emite 12 facturi către retaileri români și primește 6 facturi: chiria depozitului, transportul, contabilul. D406 pentru septembrie acoperă aceste 18 facturi și are termen 31 octombrie 2026. Ziua aceea e sâmbătă, așa că, potrivit art. 75 din Codul de procedură fiscală, termenul se mută luni, 2 noiembrie 2026. Decontul de TVA pentru aceeași lună a avut termen 26 octombrie (25 fiind duminică); cele două termene nu cad niciodată în aceeași zi.

Aceeași firmă depune D406 pentru octombrie până la 30 noiembrie, pentru noiembrie până la 31 decembrie, pentru decembrie până la 31 ianuarie 2027 și tot așa, douăsprezece fișiere pe an. Un contribuabil trimestrial depune patru.

Perioada de grație și cum funcționează de fapt

Primele depuneri sunt protejate. Anexa 4, pct. 5, acordă o perioadă de grație de „6 (șase) luni pentru prima raportare, respectiv cinci (cinci) luni pentru a doua raportare, 4 (patru) luni pentru a treia raportare, 3 (trei) luni pentru a patra raportare, 2 (două) luni pentru a cincea raportare” la raportarea lunară și „3 (trei) luni pentru prima raportare” la cea trimestrială. Perioada se calculează de la ultima zi a perioadei de raportare pentru care se acordă. În interiorul ei nu se aplică amenda de la art. 337^1, cu condiția ca un D406 valid să fie depus înainte de expirare.

Să luăm o firmă înregistrată în scopuri de TVA pe 15 martie 2026, cu perioadă fiscală lunară:

Cele cinci perioade de grație se termină în aceeași zi. Construcția e intenționată: un contribuabil nou primește șase luni ca să pună procesul la punct, apoi recuperează totul deodată. Un contribuabil trimestrial înregistrat la aceeași dată raportează trimestrul al doilea din 2026 până la 31 iulie, cu grație până la 30 septembrie.

Două precizări. Grația acoperă amenda, nu obligația: cele șase fișiere trebuie să existe, valide, până la 30 septembrie. Și protejează primele depuneri ale unui contribuabil, nu fiecare perioadă de după o schimbare de contabil sau de ERP.

Amenzi, notificări și ce vede ANAF

Art. 337^1 din Codul de procedură fiscală stabilește două contravenții: nedepunerea fișierului standard de control fiscal la termenul legal, cu amendă de la 1.000 la 5.000 lei, și depunerea unui fișier incorect sau incomplet, cu amendă de la 500 la 1.500 lei. Alin. (3) înlătură amenda în două cazuri: fișierul e corectat înainte de termenul legal al depunerii următoare sau e corectat după termen din cauza unui fapt neimputabil persoanei impozabile.

Un fișier respins e un risc separat. Potrivit art. 59^1 alin. (3), când depunerea nu a fost validată ca urmare a detectării unor erori, fișierul valid păstrează data mesajului inițial doar dacă e depus „în termen de 5 zile lucrătoare după termenul prevăzut la alin. (2)”. După această fereastră, perioada se consideră nedepusă. Încărcarea în ultima zi, fără validarea prealabilă a XML-ului, e felul în care firmele pierd termenul crezând că l-au respectat.

ANAF verifică. Pe 20 august 2024 a trimis 15.023 de notificări automate contribuabililor care nu depuseseră D406 sau îl depuseseră parțial ori incorect și, acolo unde a găsit neconcordanțe, a atașat „rapoarte detaliate ale tranzacțiilor neconforme”. Comunicatul nu spune cu ce date a fost comparat D406; sursele pe care ANAF le are pentru aceeași perioadă sunt decontul de TVA, declarația 394 și facturile din RO e-Factura. O factură prezentă într-una dintre ele și lipsă din D406 este genul de diferență pe care un astfel de raport o listează.

Perioadele fără facturi

Anexa 5 enumeră limitativ categoriile exceptate: persoanele fizice autorizate, profesiile liberale, instituțiile publice și, la pct. 4 lit. o), societățile a căror activitate este suspendată temporar prin înregistrare la Registrul Comerțului, doar pentru perioada suspendării. Nu există o excepție pentru perioada fără tranzacții. O firmă nerezidentă care își păstrează codul de TVA românesc depune D406 pentru fiecare lună sau trimestru, cu antetul și tabelele pe care le are, și fără secțiunile de facturi când nu are nimic de raportat.

Dacă activitatea din România s-a încheiat, soluția nu e să nu mai depui, ci să anulezi codul de TVA. Până când anularea produce efecte, D406 și decontul de TVA sunt amândouă datorate.

Cum construiești fișierul dintr-un ERP străin

Munca e o mapare făcută o singură dată, apoi o rutină lunară. În ordinea în care o facem noi:

1. Exportul. Două tabele pe perioadă din ERP sau din platforma de facturare, filtrate pe codul de TVA românesc: facturi emise și facturi primite, la nivel de linie. Pentru fiecare linie: numărul și data documentului, numele și codul fiscal al partenerului, descrierea, cantitatea, unitatea de măsură, valoarea netă, cota de TVA sau codul de taxă, moneda.
2. Maparea partenerilor. Clienții și furnizorii români apar cu CUI-ul, codul de identificare fiscală românesc; cei străini, cu codul de țară și codul de TVA. Un identificator lipsă sau scris greșit e cea mai frecventă eroare de validare.
3. Maparea codurilor de taxă. Fiecare tratament de TVA folosit pe facturi (21% standard, 11% redusă, taxare inversă, livrare intracomunitară, export) se traduce în codul din nomenclatorul ANAF și se listează o dată în TaxTable. La fel unitățile de măsură, în UOMTable.
4. Atribuirea conturilor de referință. 411 și 401 la nivel de document; 707, 704, 628, 371 sau contul potrivit pe linii, după ghid. E o corespondență pe tip de tranzacție, nu contabilitate.
5. Generarea și validarea. XML-ul se produce după schema ANAF în vigoare și se verifică cu validatorul ANAF (DUKIntegrator) înainte de orice semnătură. Ghidul pune la dispoziție și o declarație de test, D406T, pe care o folosim pentru prima perioadă a unui client nou: aceeași structură, fără efect juridic, răspuns imediat la erori.
6. Semnarea și depunerea. D406 e un PDF cu XML-ul atașat, semnat cu certificat calificat și încărcat prin Spațiul Privat Virtual (anexa 3, pct. 9 și 17). Limita de dimensiune e 500 MB. Recipisa returnată de ANAF e dovada depunerii; o păstrăm împreună cu XML-ul.
7. Reconcilierea. Înainte de depunerea decontului, totalurile din D406 se compară cu D300, cu D394 și cu facturile primite și emise din e-Factura pentru aceeași perioadă. Diferențele se corectează acolo unde e eroarea, nu prin ajustarea fișierului.

Corecțiile după depunere urmează anexa 3: primul D406 validat pentru o perioadă e declarația inițială, al doilea pentru aceeași perioadă e automat declarație rectificativă și trebuie să conțină toate informațiile inițiale plus corecțiile, nu doar liniile schimbate.

Erorile pe care le vedem cel mai des

• Plăți incluse. Structura redusă nu are secțiunea Payments; un fișier construit dintr-un șablon „complet” pentru un nerezident pică la validare sau raportează ce nu i se cere.
• Coduri de taxă preluate din ERP-ul de acasă în locul nomenclatorului ANAF, astfel că TaxTable nu se potrivește cu liniile.
• Parteneri fără CUI valid sau cu CUI-ul reprezentantului fiscal în locul celui al clientului.
• Confuzie de perioadă: facturi raportate după data plății sau un contribuabil trimestrial care raportează lunar.
• Depunere în ziua termenului, fără validare, apoi respingerea descoperită în afara celor 5 zile lucrătoare.
• Presupunerea că o lună fără facturi nu are nevoie de fișier.

Serviciul complet, cu rutina lunară și reconcilierea cu celelalte declarații, e descris pe pagina SAF-T D406. Dacă firma nu e încă înregistrată, traseul începe cu înregistrarea în scopuri de TVA pentru nerezidenți, iar obligația D406 curge din ziua în care e emis codul.