SAF-T (D406) per le società non residenti: che cosa si presenta, quando, e come costruirla da un gestionale estero

Da dove nasce l’obbligo

Due testi portano l’obbligo. L’articolo 59^1 del Codice di procedura fiscale dice che ogni contribuente presenta ad ANAF “una dichiarazione con informazioni dalle scritture contabili e fiscali, detta file standard di controllo”, per via elettronica, entro il termine fissato con ordine del presidente di ANAF. L’ordine è l’OPANAF 1783/2021, il cui allegato 5 elenca chi presenta e da quando.

L’allegato 5 è stato sostituito integralmente dall’OPANAF 407/2025 (Monitorul Oficial 310 dell’8 aprile 2025). Nella versione oggi in vigore, il punto 3 lettera r) nomina le “società non residenti titolari di un codice di registrazione IVA rumeno (registrate direttamente, tramite rappresentante fiscale, stabili organizzazioni)”, e il punto 1.1 lettera e) dà la data: presentano “a partire dalla data di riferimento per i piccoli contribuenti (1° gennaio 2025)”.

Per una società registrata dopo quella data vale la lettera g): l’obbligo “decorre dalla data effettiva di registrazione”, con la prima presentazione l’ultimo giorno del mese successivo al periodo di riferimento. Non esiste una soglia di fatturato o di numero di fatture sotto la quale l’obbligo non si applica.

L’obbligo è distinto dalla dichiarazione IVA e da RO e-Factura. Una società non residente che segnala le fatture B2B in e-Factura presenta comunque la D406; sono due obblighi distinti, con scadenze distinte.

Che cosa presenta davvero un non residente

La D406 ha una struttura ampia: master file, registrazioni di libro giornale, documenti di origine, cespiti, giacenze. Una società senza obbligo contabile in Romania non può compilarne la maggior parte, e nessuno glielo chiede.

La sezione 4.6 della guida del contribuente di ANAF indica quali informazioni vanno riportate “per le società non residenti registrate ai fini IVA che non hanno l’obbligo di tenere la contabilità in Romania”:

Un dettaglio sorprende quasi tutti gli uffici amministrativi esteri: le strutture delle fatture chiedono comunque un codice di conto. La guida dice di usare come riferimento il piano dei conti generale rumeno: il conto 401 per i fornitori e il 411 per i clienti a livello di fattura e, sulle righe, conti di ricavo come il 707 (vendita di merci) o il 704 (servizi) per le vendite, e conti di costo o di magazzino come il 628 (servizi di terzi) o il 371 (merci) per gli acquisti. Il tuo gestionale non ha bisogno di questi conti; il file sì. La mappatura si fa una volta, per tipo di operazione.

La struttura ridotta discende dall’assenza dell’obbligo contabile, non dalla registrazione IVA in sé. Una succursale rumena o una stabile organizzazione tiene qui la contabilità in partita doppia (allegato 5, punto 3 lettere l) e m)) e presenta la struttura standard. Se una stabile organizzazione ai soli fini IVA debba tenere le scritture anche in Romania dipende dalla sua forma giuridica, e conviene chiarirlo per iscritto prima della prima presentazione.

Le scadenze, sul calendario

L’allegato 4 fissa il ritmo. La D406 si presenta “mensilmente o trimestralmente, seguendo il periodo fiscale applicabile ai fini IVA”; una società con periodo IVA semestrale o annuale presenta trimestralmente. Il termine per tutto, tranne cespiti e giacenze, è “l’ultimo giorno di calendario del mese successivo al periodo di riferimento”.

Un esempio con i numeri. Un distributore veneto ha una partita IVA rumena per un magazzino vicino a Timișoara e presenta la dichiarazione IVA ogni mese. A settembre 2026 emette 12 fatture a rivenditori rumeni e riceve 6 fatture: l’affitto del magazzino, i trasporti, il commercialista. La D406 di settembre copre quelle 18 fatture e scade il 31 ottobre 2026. Quel giorno è un sabato, quindi in base all’articolo 75 del Codice di procedura fiscale il termine passa a lunedì 2 novembre 2026. La dichiarazione IVA dello stesso mese scadeva il 26 ottobre (il 25 era domenica); le due scadenze non coincidono mai.

La stessa società presenta la D406 di ottobre entro il 30 novembre, quella di novembre entro il 31 dicembre, quella di dicembre entro il 31 gennaio 2027, e così via, dodici file all’anno. Chi dichiara trimestralmente ne presenta quattro.

Il periodo di grazia, e come funziona davvero

Le prime presentazioni sono protette. L’allegato 4, punto 5, concede un periodo di grazia di “6 mesi per la prima dichiarazione, 5 per la seconda, 4 per la terza, 3 per la quarta, 2 per la quinta” per chi presenta mensilmente, e di “3 mesi per la prima dichiarazione” per chi presenta trimestralmente. Il periodo “si calcola dall’ultimo giorno del periodo di riferimento per il quale è concesso”. Al suo interno non si applica alcuna sanzione in base all’articolo 337^1, purché una D406 valida sia presentata prima della scadenza.

Prendiamo una società registrata ai fini IVA il 15 marzo 2026, con periodo IVA mensile:

I cinque periodi di grazia finiscono lo stesso giorno. Il disegno è voluto: chi entra nell’obbligo ha sei mesi per costruire il processo, poi recupera tutto in una volta. Chi presenta trimestralmente ed è registrato alla stessa data dichiara il secondo trimestre 2026 entro il 31 luglio, con grazia fino al 30 settembre.

Due avvertenze. Il periodo di grazia copre la sanzione, non l’obbligo: i sei file devono comunque esistere, validi, entro il 30 settembre. E protegge le prime presentazioni di un contribuente, non ogni periodo successivo a un cambio di commercialista o di gestionale.

Sanzioni, notifiche e che cosa vede ANAF

L’articolo 337^1 del Codice di procedura fiscale prevede due illeciti: la mancata presentazione del file standard di controllo entro il termine legale, sanzionata da 1.000 a 5.000 lei, e la presentazione di un file errato o incompleto, sanzionata da 500 a 1.500 lei. Il comma (3) esclude la sanzione in due casi: il file viene corretto prima del termine legale della presentazione successiva, oppure viene corretto dopo il termine per un fatto non imputabile al soggetto passivo.

Un file rigettato è un rischio a parte. In base all’articolo 59^1 comma (3), quando la presentazione “non è stata validata a seguito del rilevamento di errori”, il file valido conserva la data del messaggio iniziale solo se viene presentato “entro 5 giorni lavorativi dopo il termine”. Oltre quella finestra, il periodo conta come non presentato. Caricare l’ultimo giorno, senza aver validato prima l’XML, è il modo in cui le società perdono la scadenza credendo di averla rispettata.

ANAF controlla. Il 20 agosto 2024 ha inviato 15.023 notifiche automatiche ai contribuenti che non avevano presentato la D406, o l’avevano presentata parziale o errata, e, dove ha trovato discordanze nei dati, ha allegato “report dettagliati delle operazioni non conformi”. Il comunicato non dice con quali dati sia stata confrontata la D406; le fonti di cui ANAF dispone per lo stesso periodo sono la dichiarazione IVA, la dichiarazione D394 sulle operazioni interne e le fatture in RO e-Factura. Una fattura presente in una di esse e assente dalla D406 è il tipo di differenza che un report del genere elenca.

I periodi senza fatture

L’allegato 5 elenca le categorie esonerate in modo tassativo: persone fisiche autorizzate, professioni liberali, istituzioni pubbliche e, al punto 4 lettera o), le società “la cui attività è temporaneamente sospesa con iscrizione presso il Registro del commercio”, per il solo periodo di sospensione. Non esiste un esonero per il periodo senza operazioni. Una società non residente che mantiene la partita IVA rumena presenta una D406 per ogni mese o trimestre, con l’header e le tabelle che ha, e senza le sezioni delle fatture quando non c’è nulla da riportare.

Se l’attività in Romania è finita, la risposta non è smettere di presentare ma cancellare la partita IVA. Fino a quando la cancellazione non ha effetto, la D406 e la dichiarazione IVA sono entrambe dovute.

Come costruire il file da un gestionale estero

Il lavoro è una mappatura fatta una volta, poi una routine mensile. Nell’ordine in cui la facciamo noi:

1. Esportazione. Due tabelle per periodo dal gestionale o dalla piattaforma di fatturazione, filtrate sulla partita IVA rumena: fatture emesse e fatture ricevute, a livello di riga. Per ogni riga: numero e data del documento, nome e identificativo fiscale della controparte, descrizione, quantità, unità, importo netto, aliquota IVA o codice d’imposta, valuta.
2. Mappatura delle controparti. I clienti e i fornitori rumeni compaiono con il CUI, il codice di identificazione fiscale rumeno; quelli esteri con il codice paese e la partita IVA. Un identificativo mancante o mal formato è l’errore di validazione più frequente.
3. Mappatura dei codici d’imposta. Ogni trattamento IVA usato sulle tue fatture (21% ordinaria, 11% ridotta, inversione contabile, cessione intracomunitaria, esportazione) viene tradotto nel codice del nomenclatore ANAF ed elencato una volta nella TaxTable. Lo stesso vale per le unità di misura nella UOMTable.
4. Assegnazione dei conti di riferimento. 411 e 401 a livello di documento; 707, 704, 628, 371 o il conto appropriato sulle righe, seguendo la guida. È una ricerca per tipo di operazione, non tenuta della contabilità.
5. Generazione e validazione. L’XML viene prodotto sullo schema ANAF corrente e controllato con il validatore di ANAF (DUKIntegrator) prima di firmare qualsiasi cosa. La guida mette a disposizione anche una dichiarazione di prova D406T, che usiamo per il primo periodo di un nuovo cliente: stessa struttura, nessun effetto legale, riscontro immediato sugli errori.
6. Firma e presentazione. La D406 è un PDF con l’XML allegato, firmato con certificato qualificato e caricato tramite lo Spatiul Privat Virtual (allegato 3, punti 9 e 17). Il limite di dimensione è 500 MB. La ricevuta restituita da ANAF è la prova della presentazione; la conserviamo insieme all’XML.
7. Riconciliazione. Prima di presentare la dichiarazione IVA, i totali della D406 vengono confrontati con la D300, la D394 e le fatture in entrata e in uscita in e-Factura dello stesso periodo. Le differenze si correggono dal lato in cui sta l’errore, non aggiustando il file.

Le correzioni dopo la presentazione seguono l’allegato 3: la prima D406 validata per un periodo è la dichiarazione iniziale, una seconda per lo stesso periodo è automaticamente rettificativa e deve contenere tutte le informazioni originarie più le correzioni, anziché le sole righe cambiate.

Gli errori che vediamo più spesso

• Pagamenti inclusi. La struttura ridotta non ha la sezione Payments; un file costruito da un modello “completo” per un non residente non passa la validazione o riporta ciò che non è richiesto.
• Codici d’imposta ripresi dal gestionale di casa invece del nomenclatore ANAF, così la TaxTable non corrisponde alle righe.
• Controparti senza un CUI valido, o con il CUI del rappresentante fiscale al posto di quello del cliente.
• Confusione di periodo: fatture riportate per data di pagamento, o un dichiarante trimestrale che presenta ogni mese.
• Presentazione alla scadenza senza validazione, per poi scoprire il rigetto fuori dai 5 giorni lavorativi.
• Dare per scontato che un mese senza fatture non richieda alcun file.

Il servizio completo, con la routine mensile e la riconciliazione con le altre dichiarazioni, è descritto nella pagina SAF-T D406. Se la società non è ancora registrata, la sequenza parte dalla partita IVA rumena per non residenti, e l’obbligo D406 decorre dal giorno in cui viene rilasciato il numero.