La regola sta in una legge che la maggior parte delle guide non apre
Chi cerca gli obblighi e-Factura di una società estera trova due risposte. Una dice che i non residenti sono fuori dal sistema, perché l’articolo 10 dell’OUG 120/2021 parla solo dei soggetti stabiliti in Romania. L’altra dice che chiunque abbia una partita IVA rumena emette fatture elettroniche. Sono sbagliate tutte e due, per lo stesso motivo: la regola per le società non stabilite non è mai stata scritta nell’ordinanza sulla fatturazione elettronica.
Si trova nella Legge 296/2023, articolo LIX comma (3). I soggetti passivi non stabiliti ma identificati ai fini IVA in Romania, per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi con luogo dell’operazione in Romania in base agli articoli 275 e 278–279 del Codice fiscale, effettuate in un rapporto B2B, hanno l’obbligo di trasmettere in RO e-Factura le fatture emesse a partire dal 1° gennaio 2024, che il destinatario sia o meno iscritto nel registro e-Factura. I commi (1) e (2) dello stesso articolo, riferiti alle società stabilite in Romania, si sono applicati solo fino al 30 giugno 2024, quando è subentrata l’emissione obbligatoria dell’articolo 10. Il comma (3) non ha una data di fine.
Il comma (5) aggiunge l’altra metà: il fornitore deve comunque inviare la fattura al cliente in base all’articolo 319 del Codice fiscale. Il non residente gestisce quindi due cose in parallelo. La sua fattura, emessa secondo le regole ordinarie, va al cliente. Una copia strutturata in XML va ad ANAF. È una segnalazione, non una fatturazione elettronica in senso pieno.
Che cosa rientra nell’obbligo e che cosa no
| Fattura emessa dalla società non stabilita, identificata ai fini IVA in Romania | RO e-Factura |
|---|---|
| Cessione B2B di beni che si trovano in Romania (merce in un magazzino rumeno venduta a una società rumena) | Si segnala |
| Prestazione B2B con luogo dell’operazione in Romania, fatturata secondo le regole rumene | Si segnala |
| Vendita a persona fisica (B2C), incluse le vendite online ai consumatori | Non si segnala |
| Esportazione o cessione intracomunitaria di beni che lasciano la Romania, esente in base all’articolo 294 | Non si segnala (comma (4) lettera a) |
| Operazione verso un cliente né stabilito né identificato ai fini IVA in Romania | Non si segnala (comma (4) lettera b) |
| Fattura semplificata | Non si segnala (comma (4) lettera c) |
| Prestazione la cui fatturazione segue le regole di un altro Stato membro, articolo 319 comma (5) | Non si segnala (comma (4) lettera d) |
Due righe meritano un commento. Una società che spedisce parte della merce stoccata in Romania a clienti in Ungheria o in Bulgaria effettua cessioni intracomunitarie dalla Romania: quelle fatture compaiono nella dichiarazione IVA e nell’elenco riepilogativo, ma non in e-Factura. E chi vende su un marketplace a consumatori ha quasi nulla da segnalare, mentre lo stesso venditore che fattura a un rivenditore rumeno o alla piattaforma stessa segnala ognuna di quelle fatture.
I cinque giorni lavorativi, sul calendario
Il comma (6) dà cinque giorni lavorativi dalla data della fattura, e comunque non oltre cinque giorni lavorativi dal termine legale di emissione. Per le società non stabilite il termine è stato in giorni lavorativi fin dall’inizio. Il passaggio dai giorni di calendario ai giorni lavorativi del 1° gennaio 2026 riguardava l’articolo 10 comma (7) dell’OUG 120/2021, che si applica alle società stabilite in Romania.
Un esempio. Un distributore veneto con merce in un magazzino vicino a Bucarest vende beni per 84.000 lei più IVA al 21% (17.640 lei) a una catena di negozi rumena ed emette la fattura giovedì 10 settembre 2026. Il conteggio parte dal giorno successivo: 11, 14, 15, 16 e 17 settembre. L’XML deve essere nel sistema entro giovedì 17 settembre.
Il secondo limite conta quando la fatturazione è in ritardo. La merce viene consegnata il 28 agosto e nessuno emette la fattura. Il termine legale di emissione è il 15 del mese successivo, martedì 15 settembre. Cinque giorni lavorativi dopo si arriva al 22 settembre. Una fattura datata 25 settembre e caricata lo stesso giorno è già in ritardo, anche se è stata trasmessa il giorno stesso dell’emissione.
I giorni lavorativi sono quelli rumeni. Il calendario della sede centrale non conta: il 30 novembre e il 1° dicembre sono festività in Romania e giorni lavorativi a Milano, Vienna o Varsavia.
Che cosa è cambiato il 1° gennaio 2026: le tue fatture di acquisto
Fino alla fine del 2025 un fornitore rumeno che vendeva a una società non stabilita non aveva alcun obbligo di far passare quella fattura da RO e-Factura, perché l’articolo 10 comma (1) riguarda solo le operazioni fra due soggetti stabiliti in Romania. Le fatture di acquisto del non residente arrivavano via email, e la dichiarazione IVA rumena si costruiva partendo dai PDF.
L’OUG 89/2025 (Monitorul Oficial 1203 del 24 dicembre 2025) ha chiuso il vuoto. Il nuovo comma (1^1) dell’articolo 10 dell’OUG 120/2021 obbliga i soggetti stabiliti in Romania a trasmettere tramite il sistema le fatture per le operazioni con luogo in Romania effettuate verso soggetti passivi non stabiliti ma identificati ai fini IVA in Romania. Sono escluse le ricevute dei registratori di cassa che valgono come fatture semplificate e le cessioni intracomunitarie in cui il cliente comunica un codice IVA di un altro Stato membro. Il comma (1^2) mantiene in vita il canale ordinario: il fornitore invia la fattura al cliente anche in base all’articolo 319.
Per l’amministrazione di una società estera questo ha tre effetti pratici:
- L’affitto del magazzino, i servizi di fulfilment, i trasporti locali, l’onorario del commercialista rumeno: tutte queste fatture ora esistono nella banca dati di ANAF sotto la tua partita IVA rumena, dal giorno in cui il fornitore le carica.
- ANAF usa i dati di e-Factura per la dichiarazione IVA precompilata (RO e-TVA). L’IVA detraibile che si aspetta di vedere nella tua D300 non è più un’incognita. Una fattura di acquisto non registrata, o registrata in un altro mese, emerge come differenza.
- La copia che ricevi via email e l’XML nel sistema devono raccontare la stessa cosa. Quando non succede (una data diversa, una nota di credito caricata ma mai inviata via email), l’XML è ciò che legge l’amministrazione fiscale.
Prelevare ogni mese quelle fatture dallo Spatiul Privat Virtual e riconciliarle con il registro degli acquisti fa ormai parte della preparazione della dichiarazione IVA rumena, non è un controllo facoltativo.
Segnalare o optare per il sistema
L’articolo 13 dell’OUG 120/2021 consente all’operatore non stabilito di optare per il sistema nei rapporti B2B e B2G. In base al comma (3^1) dell’articolo LIX, la società che ha optato non è più soggetta alla regola di segnalazione dal 1° luglio 2024, perché le sue fatture passano già dal sistema come fatture elettroniche.
Quando conviene optare? Soprattutto quando lo chiedono i clienti rumeni di una certa dimensione. I loro uffici contabilità lavorano dalla casella e-Factura, e un fornitore visibile lì viene pagato senza il passaggio manuale di ribattere un PDF. Il costo è che il processo di fatturazione deve produrre un XML conforme a RO_CIUS come fattura vera e propria, non come sottoprodotto. Per una società con qualche decina di fatture B2B rumene al mese, la segnalazione partendo da un’esportazione del gestionale è di solito la soluzione più leggera. Prima di consigliare l’una o l’altra guardiamo i volumi e chi sono i clienti.
Le sanzioni, e quella che non ti riguarda
La trasmissione tardiva o mancata è un illecito in base al comma (7) dell’articolo LIX, con sanzioni da 1.000 a 2.500 lei, da 2.500 a 5.000 lei per i contribuenti medi e da 5.000 a 10.000 lei per i grandi contribuenti.
La cifra che circola di più nel materiale in lingua straniera è la sanzione del 15% del valore della fattura. L’articolo 13^2 comma (1) lettera b) dell’OUG 120/2021 la applica al destinatario stabilito in Romania che riceve e registra una fattura emessa da un operatore stabilito in Romania senza passare dal sistema. Un cliente rumeno che registra la fattura di un fornitore non stabilito non si trova in quella situazione, e nemmeno un acquirente non stabilito. Se un cliente rumeno rifiuta la tua fattura “perché non è in e-Factura”, la risposta è il testo dell’articolo LIX: il tuo obbligo è segnalarla, e l’hai fatto.
L’esposizione maggiore è indiretta. Le fatture segnalate alimentano il confronto fra e-Factura, la dichiarazione IVA, la dichiarazione D394 e il file SAF-T. Un’IVA a debito che compare in e-Factura ma non nella D300 dello stesso periodo è il tipo di differenza che fa partire una verifica documentale.
Se c’è una stabile organizzazione
Tutto quanto sopra presuppone che la società abbia solo la partita IVA rumena. Una stabile organizzazione, cioè risorse umane e tecniche in Romania che partecipano alle operazioni, rende la società stabilita in Romania in base all’articolo 266 comma (2) del Codice fiscale. Quelle operazioni ricadono allora nell’articolo 10 comma (1) e nell’articolo 10^1: emissione tramite il sistema, B2C compreso, con l’XML sigillato come originale della fattura. Se un magazzino gestito da terzi crei una stabile organizzazione è una questione di fatto, a cui conviene rispondere per iscritto prima della prima fattura. I criteri sono nella guida all’IVA in Romania per aziende estere.
Come lo gestiamo noi
Per i clienti non stabiliti prendiamo ogni mese l’esportazione delle fatture dal gestionale o dalla piattaforma di fatturazione, convertiamo in XML RO_CIUS le fatture B2B che rientrano nell’obbligo, le validiamo e le carichiamo entro il termine, e conserviamo la risposta di ANAF per ogni file. Sul lato degli acquisti scarichiamo ciò che i fornitori rumeni hanno caricato sotto la tua partita IVA e lo riconciliamo con la contabilità prima di presentare la dichiarazione IVA. Il servizio completo è descritto nella pagina su RO e-Factura; se la società non è ancora registrata, il punto di partenza è la partita IVA rumena per non residenti.
