Dichiarazione 390 VIES Romania: gli elenchi riepilogativi, senza discordanze

Che cos’è la dichiarazione 390 e come si colloca nel sistema rumeno

La dichiarazione 390 VIES Romania è l’elenco riepilogativo delle operazioni intracomunitarie: declarația recapitulativă privind livrările, achizițiile și prestările intracomunitare. Per ogni controparte comunitaria riporta il codice IVA con prefisso dello Stato membro, il tipo di operazione e l’importo complessivo del periodo. I dati confluiscono nel sistema VIES, la banca dati europea che consente a ciascuna amministrazione di confrontare quanto dichiarato dal cedente con quanto dichiarato dall’acquirente.

Per un operatore italiano la dichiarazione è familiare nella sostanza e diversa nella forma. In Italia il modello Intrastat assolve insieme la funzione fiscale e quella statistica, e comprende sia i beni sia i servizi. La Romania ha separato nettamente le due funzioni:

Chi arriva dall’Italia tende a trattare la D390 come un adempimento statistico e a rinviarlo. È un errore di categoria: la D390 è la dichiarazione che sostiene l’esenzione delle cessioni intracomunitarie. Se manca, o se il codice VIES indicato non è valido, viene messa in discussione l’esenzione stessa, non solo la completezza informativa.

Chi è obbligato a presentare la D390

Presentano la dichiarazione i soggetti registrati ai fini IVA in Romania che, nel periodo, hanno effettuato almeno una delle operazioni seguenti:

• cessioni intracomunitarie di beni esenti con diritto a detrazione, spediti dalla Romania verso un altro Stato membro;
• acquisti intracomunitari di beni in arrivo in Romania;
• prestazioni di servizi intracomunitarie soggette alla regola generale di territorialità, rese a soggetti passivi di altri Stati membri;
• acquisti di servizi intracomunitari soggetti alla stessa regola, ricevuti da soggetti passivi di altri Stati membri;
• operazioni triangolari, nella posizione di acquirente-rivenditore intermedio;
• trasferimenti di beni propri fra la Romania e un altro Stato membro, assimilati a cessioni e acquisti intracomunitari.

L’ultima voce è quella che gli operatori italiani sottovalutano più spesso. Il trasferimento di merce propria da un magazzino italiano a un magazzino rumeno, senza vendita, non è un movimento neutro: genera una cessione intracomunitaria assimilata in Italia e un acquisto intracomunitario assimilato in Romania, entrambi da dichiarare. È lo schema tipico di chi alimenta uno stock logistico o un centro di distribuzione, e ricorre in quasi tutte le posizioni di partita IVA in Romania per società estere.

Sono escluse dalla D390 le operazioni con Stati non appartenenti all’Unione, le cessioni interne, le prestazioni di servizi con deroghe territoriali specifiche e le vendite a distanza gestite tramite il regime OSS, che seguono un canale dichiarativo proprio.

Che cosa contiene la dichiarazione

Il modulo si compone di righe, una per ciascuna combinazione di controparte e tipo di operazione. Ogni riga riporta:

1. Il codice IVA della controparte, con il prefisso dello Stato membro, nella forma esatta risultante dal VIES alla data dell’operazione.
2. Il tipo di operazione, identificato da un codice: cessione di beni, acquisto di beni, prestazione di servizi, acquisto di servizi, operazione triangolare.
3. L’importo complessivo del periodo per quella combinazione, in lei, senza IVA.

Non si dichiarano le singole fatture ma i totali per controparte e per tipologia. La conversione in lei delle operazioni fatturate in euro segue il cambio applicabile all’operazione, ed è una fonte ricorrente di piccole differenze rispetto alla dichiarazione IVA D300, che deve invece riportare gli stessi importi.

Termini

Il termine è il 25 del mese successivo a quello in cui l’operazione è divenuta esigibile. Due caratteristiche distinguono la D390 dalle altre dichiarazioni rumene:

• La periodicità è sempre mensile, anche per i soggetti con periodo fiscale IVA trimestrale. Chi presenta la D300 ogni trimestre presenta comunque la D390 ogni mese in cui ci sono operazioni.
• Non esiste la dichiarazione a zero. Nei mesi senza operazioni intracomunitarie non si presenta nulla.

La seconda regola è una semplificazione reale, ma produce un effetto collaterale prevedibile: dopo alcuni mesi di inattività intracomunitaria l’obbligo esce dal ritmo operativo, e la prima operazione successiva viene dichiarata in ritardo. Nel nostro flusso di lavoro il controllo è invertito — verifichiamo ogni mese se ci sono operazioni da dichiarare, invece di attendere una segnalazione.

Sanzioni e rischio sostanziale

L’omessa, tardiva o inesatta presentazione della D390 è punita con una sanzione amministrativa prevista dal Codice di procedura fiscale, con importi graduati secondo la dimensione del contribuente. Il testo in vigore è pubblicato da ANAF.

La conseguenza economicamente rilevante, però, è un’altra. L’esenzione delle cessioni intracomunitarie presuppone che l’acquirente sia un soggetto passivo identificato ai fini IVA in un altro Stato membro e che l’operazione sia stata correttamente dichiarata nell’elenco riepilogativo. Quando ANAF verifica una posizione e trova cessioni esentate ma non dichiarate, oppure dichiarate con un codice VIES non valido alla data dell’operazione, la contestazione riguarda l’IVA sull’intera operazione, con interessi e penalità. La sanzione formale, in quel confronto, è un dettaglio.

Da qui una regola pratica che applichiamo sempre: la verifica del codice VIES si fa al momento dell’operazione, e la prova della consultazione si conserva. Una verifica eseguita mesi dopo, in sede di controllo, non dimostra nulla sulla situazione alla data della cessione.

Come prepariamo la D390

Riceviamo i dati del periodo nel formato in cui li produci — esportazioni ERP, registri IVA, prospetti Excel — e li elaboriamo con il generatore di dichiarazioni sviluppato internamente. La classificazione delle operazioni per codice è la parte che richiede attenzione: cessione, acquisto, servizio reso, servizio ricevuto e operazione triangolare seguono trattamenti diversi, e l’attribuzione errata produce una discordanza VIES con la controparte estera.

Prima dell’invio eseguiamo tre controlli. Verifichiamo ogni codice VIES nuovo o modificato rispetto al periodo precedente. Confrontiamo i totali della D390 con i righi corrispondenti della D300 dello stesso periodo, per Stato membro e per tipo di operazione. Controlliamo la coerenza con l’Intrastat, quando la società è sopra soglia: i due adempimenti hanno perimetri diversi ma i movimenti fisici di beni devono essere riconciliabili.

La dichiarazione la presentiamo noi, tramite lo Spatiul Privat Virtual di ANAF e con il nostro certificato digitale, e ti inviamo la ricevuta ANAF insieme a un prospetto del periodo in italiano.

Casi specifici

Stock logistico in Romania. I trasferimenti di beni propri dall’Italia vanno dichiarati come acquisti intracomunitari assimilati, con il codice IVA italiano della stessa società come controparte. È corretto e controintuitivo: la società compare come propria controparte.

Vendite su marketplace. Il trattamento dipende da dove si trova la merce al momento della vendita e da chi è il cliente. Le vendite a distanza a privati seguono il regime OSS e non entrano nella D390; le cessioni B2B con partenza dalla Romania sì. Il tema è sviluppato nella nostra guida su e-commerce e IVA in Romania.

Servizi ricevuti da fornitori comunitari. Consulenze, servizi software, prestazioni professionali acquistate da soggetti passivi di altri Stati membri vanno dichiarati come acquisti di servizi intracomunitari, anche quando l’IVA si compensa integralmente in reverse charge.

Gli errori che vediamo più spesso

• Trasferimenti di beni propri non dichiarati, perché privi di una vendita sottostante.
• Codice VIES verificato a posteriori anziché alla data dell’operazione, senza prova conservata della consultazione.
• Periodicità allineata a quella della D300: chi ha periodo IVA trimestrale continua a presentare la D390 ogni mese.
• Servizi con deroga territoriale inseriti nell’elenco, tipicamente prestazioni relative a immobili situati in un altro Stato membro.
• Cambio di conversione diverso da quello usato nella D300, che genera differenze fra le due dichiarazioni.
• Ripresa dell’obbligo non rilevata dopo un periodo di inattività intracomunitaria.