Servizi di contabilità in Romania: che cosa serve davvero a una SRL a capitale italiano
Una società rumena con soci italiani ha gli stessi obblighi contabili di qualunque altra SRL: contabilità in partita doppia secondo i principi contabili rumeni, registri obbligatori, dichiarazioni periodiche ad ANAF, bilancio annuale. Ciò che cambia non è il perimetro normativo — è il contesto di chi la governa.
Il socio o l’amministratore che vive in Italia ragiona su categorie italiane: bilancio CEE, F24, cassetto fiscale, liquidazioni trimestrali. Nessuna di queste corrisponde esattamente all’equivalente rumeno. Il piano dei conti è diverso, il bilancio segue lo schema dell’OMFP 1802/2014, le scadenze cadono in giorni diversi e non esiste un equivalente dell’F24: i versamenti si fanno con bonifico ai conti del Tesoro rumeno, e importi e coordinate te li indichiamo noi. Un servizio contabile utile, in questo caso, non si limita a registrare i documenti: traduce la posizione rumena in termini leggibili da chi decide in Italia.
È il modo in cui lavoriamo. La contabilità la teniamo secondo le regole rumene, perché è l’unica forma valida davanti ad ANAF, ma la restituiamo ogni mese in italiano, con le grandezze che servono a prendere decisioni.
Che cosa copre il canone mensile
L’onorario è un canone mensile fisso, definito sul perimetro effettivo della società e non sul numero di documenti registrati. Comprende, in via ordinaria:
- la registrazione completa dei documenti del periodo: fatture attive e passive, estratti conto, cassa, note spese, ammortamenti, ratei e risconti;
- i registri obbligatori previsti dalla normativa rumena, tenuti in forma elettronica e conservati secondo i termini di legge;
- la liquidazione dell’IVA e le dichiarazioni fiscali periodiche: D300, D394, D390, e il file SAF-T D406;
- il calcolo delle imposte dovute, con il prospetto dei versamenti e delle scadenze;
- il bilancio annuale e le scritture di chiusura, con il deposito nei termini;
- la gestione della corrispondenza con ANAF: notifiche, richieste di chiarimento, certificati di regolarità fiscale.
Restano fuori dal canone base, e si aggiungono su richiesta, le buste paga, la consulenza fiscale su operazioni straordinarie, l’assistenza in verifica e la reportistica direzionale evoluta.
Non fatturiamo a documento perché il numero di righe di un periodo non dice nulla sul lavoro necessario a renderlo coerente. Una società con trenta fatture e tre flussi intracomunitari richiede più attenzione di una con trecento fatture tutte uguali.
Onboarding: come si comincia, interamente online
L’avvio del rapporto non richiede spostamenti né presenza in Romania. Il percorso è sempre lo stesso e si esaurisce, in genere, in poche giornate di lavoro.
Primo passo — la ricognizione. Prima di qualunque cosa guardiamo lo stato reale della posizione: dichiarazioni depositate e mancanti, debiti aperti, notifiche non gestite, periodo fiscale IVA attribuito, regime d’imposta applicato. Per una società già attiva è la fase che riserva più sorprese, e determina l’ordine con cui vanno sistemate le cose.
Se arrivi da un altro studio, l’elenco dei documenti che chiediamo, le verifiche sui saldi di apertura e cosa succede se il commercialista precedente non risponde sono descritti nella pagina su come cambiare commercialista.
Secondo passo — mandato e accessi. Firmiamo il mandato professionale e configuriamo i mandati sul portale ANAF, che consentono il deposito telematico e l’accesso al fascicolo fiscale. Le dichiarazioni le presentiamo noi, con il nostro certificato digitale, e ti inviamo le ricevute ANAF.
Terzo passo — recupero dei dati. Dal precedente incaricato recuperiamo bilanci di verifica, saldi di apertura, registri e dichiarazioni. Se la società è appena costituita, il punto di partenza è l’atto costitutivo e il piano dei conti che impostiamo insieme.
Quarto passo — il flusso operativo. Concordiamo come arrivano i documenti, con quale cadenza, chi risponde alle domande e in che forma vuoi il report mensile.
- primi giorniI documenti del meseArrivano tramite il canale concordato all’inizio: cartella condivisa, indirizzo dedicato o export diretto.
- giorni seguentiRegistrazione e quadraturaRegistriamo, quadriamo i saldi e segnaliamo i documenti mancanti o poco chiari.
- prima della scadenzaDichiarazioni verificateLe prepariamo, le confrontiamo con la contabilità e te le inviamo per conferma.
- alla scadenzaLa presentazionePresentiamo tramite lo Spazio Privato Virtuale, con il nostro certificato digitale, e ricevi le ricevute.
- dopo la chiusuraBilancio di verifica e sintesiRicevi il bilancio di verifica e una sintesi breve del mese, nella lingua in cui lavoriamo.
I termini effettivi cambiano da una dichiarazione all’altra: il 25, il 30 o l’ultimo giorno del mese successivo. Genera lo scadenzario della tua società per vedere esattamente cosa scade e quando.
Quali documenti ci invii e in che modo
Non chiediamo di adottare un software rumeno né di ridigitare nulla. I documenti arrivano nel formato in cui li produci:
| Tipo di documento | Come arriva |
|---|---|
| Fatture di vendita | Esportazione dal gestionale, XML, PDF o registro Excel |
| Fatture di acquisto | Cartella condivisa, email dedicata o acquisizione dal sistema RO e-Factura |
| Estratti conto | Esportazione bancaria in formato elettronico |
| Cassa e note spese | Prospetto Excel o scansioni |
| Contratti e documenti societari | Una volta sola, all’avvio, poi solo le variazioni |
Le fatture ricevute attraverso RO e-Factura le preleviamo direttamente dal sistema ANAF, senza che tu debba inoltrarcele. È il canale più affidabile, perché elimina il rischio di documenti persi fra caselle di posta.
La cadenza ordinaria è mensile, con la chiusura del periodo entro i primi giorni del mese successivo. Le società con volumi rilevanti o con esigenze di reporting infrannuale lavorano su cadenza settimanale.
I report mensili, in italiano
Ogni mese ricevi un documento unico che raccoglie:
- Il conto economico del periodo, con il confronto rispetto al mese precedente e al progressivo dell’anno.
- La posizione IVA: saldo a debito o a credito, composizione per aliquota, operazioni intracomunitarie.
- Le imposte dovute e il calendario dei versamenti, con l’indicazione dei conti di tesoreria.
- I saldi di clienti e fornitori, con lo scaduto.
- Le anomalie rilevate: documenti mancanti, quadrature aperte, differenze fra dichiarazioni.
- Le ricevute ANAF delle dichiarazioni depositate nel periodo.
Il report è pensato per essere letto da chi non conosce il piano dei conti rumeno. Le voci sono espresse in termini gestionali, e dove una grandezza rumena non ha un equivalente italiano diretto — il regime della microimpresa, per esempio, o il trattamento delle differenze di cambio — la spiegazione accompagna il numero.
Professionisti iscritti agli ordini
La contabilità di una società rumena può essere firmata solo da un esperto contabile iscritto al CECCAR, l’ordine professionale rumeno equivalente ai dottori commercialisti. La consulenza fiscale e i pareri opponibili richiedono l’iscrizione alla Camera Consultanților Fiscali (CCF). Nel nostro caso si aggiunge l’abilitazione ACCA.
È una distinzione verificabile, e nel mercato dei servizi rivolti agli imprenditori italiani in Romania fa una differenza concreta. Molti operatori aprono società e poi affidano la gestione contabile a terzi, senza assumere alcuna responsabilità professionale. Il problema non emerge nella gestione ordinaria: emerge quando ANAF apre una verifica fiscale, quando serve una firma sul bilancio o quando occorre un parere scritto da opporre in contraddittorio.
Il lavoro è interamente da remoto, la comunicazione avviene in italiano, inglese e rumeno, e il punto di partenza è sempre lo stesso: guardare che cosa dice davvero il fascicolo fiscale della società, prima di promettere qualunque cosa.
