L’ordine in cui si fanno le cose
Quasi tutti i problemi che nascono al cambio di commercialista derivano da una sola inversione: il contratto si disdice prima che esista un piano di subentro. L’ordine che funziona ha quattro momenti, in questa sequenza.
- Parli con il nuovo commercialista e fissi il mese di subentro. Non «da adesso», ma un mese preciso: chi presenta per il periodo chiuso e chi comincia dal successivo.
- Si chiede il fascicolo di consegna. L’elenco parte preferibilmente dal nuovo studio, per conto della società.
- Si verifica ciò che arriva. Il bilancio di verifica di apertura si confronta con le dichiarazioni effettivamente presentate e con l’estratto conto fiscale.
- Si spostano gli accessi e si disdice il contratto, nel rispetto del preavviso.
La disdetta arriva per ultima perché è l’unico passaggio irreversibile. Tutti gli altri si possono ripetere.
Cosa chiedere al commercialista attuale
L’elenco minimo, per una società che tiene la contabilità in partita doppia:
- il bilancio di verifica alla data del subentro, con saldi analitici e non solo sintetici;
- libro giornale, registro inventari e mastro;
- il registro dei beni ammortizzabili e il piano di ammortamento;
- le schede clienti e fornitori, con i saldi dettagliati per documento;
- la situazione delle giacenze, se la società tiene magazzino;
- le dichiarazioni presentate negli ultimi 12 mesi, con le ricevute;
- l’ultimo bilancio annuale depositato;
- i file SAF-T trasmessi e i registri IVA corrispondenti;
- buste paga, Revisal e fascicoli del personale, se seguiva anche le paghe.
Due voci mancano più spesso delle altre: i saldi analitici di clienti e fornitori e il registro dei beni ammortizzabili. Senza i primi non sai da quali fatture è composto il saldo di 412.000 lei del conto 4111; senza il secondo l’ammortamento riparte da stime e il valore residuo iscritto in bilancio non ha più copertura documentale.
Le verifiche che precedono il «preso in carico»
Un fascicolo accettato senza verifica sposta i problemi di qualcun altro nella tua contabilità. Tre confronti coprono la maggior parte delle situazioni.
Bilancio di verifica contro dichiarazioni presentate. L’IVA dei conti 4423 e 4424 deve corrispondere ai saldi dell’ultima dichiarazione. Imposta sul reddito e contributi dei conti 431 e 436 devono corrispondere all’ultima D112.
Bilancio di verifica contro estratto conto fiscale. L’estratto si scarica dallo Spazio Privato Virtuale e mostra quanto ANAF ritiene dovuto. Le differenze rispetto alla contabilità sono di solito versamenti imputati male, interessi non registrati o dichiarazioni che la società non sapeva di non aver presentato.
Storico delle presentazioni. Si controlla mese per mese sulle ricevute, non sulle dichiarazioni salvate in locale. Una dichiarazione generata ma mai trasmessa è identica, nella cartella del commercialista, a una presentata.
Un esempio con i numeri
Una società passa la contabilità a ottobre. Confrontando l’estratto conto fiscale con la contabilità emerge che la dichiarazione IVA di luglio, con 12.400 lei da versare, non è mai stata trasmessa pur essendo stata preparata.
Il termine era il 25 agosto. La dichiarazione si presenta e si versa il 9 ottobre, cioè 45 giorni dopo:
- interessi: 12.400 × 0,02% × 45 = 111,60 lei;
- sanzione di mora: 12.400 × 0,01% × 45 = 55,80 lei;
- totale accessori: 167,40 lei.
A questi si aggiunge la sanzione per la mancata presentazione nei termini: ai sensi dell’art. 336 comma (1) lett. b) e comma (2) lett. d) del Codice di procedura fiscale, da 1.000 a 5.000 lei per i contribuenti medi e grandi e da 500 a 1.000 lei per le altre persone giuridiche.
Gli accessori sono modesti. Non lo è l’alternativa: la stessa omissione, scoperta due anni dopo in una verifica, supera i 1.800 lei di soli interessi e sanzioni, e la dichiarazione mancante resta un segnale nel sistema di rischio di ANAF. Qualsiasi caso del genere si calcola nel calcolatore di interessi e sanzioni.
Gli accessi, nell’ordine che non lascia buchi
Le dichiarazioni si presentano tramite lo Spazio Privato Virtuale con il certificato digitale del delegato. Al cambio, la sequenza è:
- si registra la nuova delega;
- si conferma che funziona, con una presentazione reale in scadenza;
- solo allora si ritira quella precedente.
La stessa logica vale per il sistema nazionale di fatturazione elettronica e per il programma di fatturazione. Il ritiro anticipato dei vecchi diritti è la seconda causa più frequente di dichiarazioni non presentate nel mese del cambio; la prima è l’assenza di un accordo chiaro su chi presenta per il periodo chiuso.
Qual è il momento giusto
Il 31 dicembre è il momento più pulito, perché l’esercizio si chiude con il bilancio depositato dallo studio precedente. Subito dopo la presentazione della dichiarazione IVA è la seconda buona opzione: il periodo è chiuso e i saldi sono già stati confrontati con la dichiarazione.
Per il resto va bene qualsiasi fine mese. Un fascicolo con arretrati peggiora ogni mese in cui non si fa nulla, e gli accessori decorrono ogni giorno, chiunque tenga la contabilità.
Se il vecchio commercialista non risponde
Si procede su due binari in parallelo.
Dallo Spazio Privato Virtuale si scaricano le dichiarazioni presentate, le ricevute e l’estratto conto fiscale. Con la tua delega, lo storico fiscale si ricostruisce senza la collaborazione dello studio precedente.
Alla fonte si recuperano i documenti originari: estratti bancari, fatture d’acquisto dal sistema nazionale di fatturazione elettronica, fatture di vendita dal programma della società, contratti. Per i documenti non ottenibili altrimenti, l’art. 26 della Legge n. 82/1991 prevede la procedura di ricostituzione, con termine di 30 giorni dalla constatazione.
Il blocco totale è raro. Più spesso si verifica una consegna parziale, a più riprese, che ritarda il subentro di qualche settimana senza impedirlo.
Cosa facciamo noi al subentro
Inviamo noi l’elenco dei documenti e seguiamo la corrispondenza finché il fascicolo è completo, confrontiamo il bilancio di apertura con le dichiarazioni presentate e con l’estratto conto fiscale, configuriamo gli accessi nell’ordine indicato sopra e ti diamo per iscritto quello che abbiamo trovato, con l’ordine di correzione e il costo, prima di iniziare qualsiasi cosa. I passaggi, l’elenco completo dei documenti e ciò che rientra nel canone mensile sono nella pagina su come cambiare commercialista, mentre le scadenze che la società porta con sé si generano nello scadenzario fiscale.
