Die Reihenfolge, die die Schritte einhalten müssen
Fast jedes Problem beim Wechsel des Steuerberaters geht auf eine einzige Umkehrung zurück: Der Vertrag wird gekündigt, bevor ein Übergabeplan existiert. Die Reihenfolge, die funktioniert, hat vier Momente.
- Mit dem neuen Steuerberater sprechen und den Übernahmemonat festlegen. Nicht „ab sofort“, sondern ein bestimmter Monat: wer für den abgeschlossenen Zeitraum abgibt und wer mit dem nächsten beginnt.
- Die Übergabeakte anfordern. Die Liste schickt am besten der neue Steuerberater, im Namen des Unternehmens.
- Prüfen, was ankommt. Die Eröffnungsbilanz wird gegen die tatsächlich abgegebenen Erklärungen und gegen das Steuerkonto abgestimmt.
- Die Zugangsrechte umziehen und den Vertrag kündigen, unter Beachtung der Kündigungsfrist.
Die Kündigung kommt zuletzt, weil sie der einzige unumkehrbare Schritt ist. Alles andere lässt sich wiederholen.
Was beim bisherigen Steuerberater anzufordern ist
Die Mindestliste für ein Unternehmen mit doppelter Buchführung:
- die Summen- und Saldenliste zum Übergabestichtag, mit analytischen und nicht nur synthetischen Salden;
- das Journalregister, das Inventarregister und das Hauptbuch;
- das Anlagenverzeichnis und den Abschreibungsplan;
- die Kontokarten für Kunden und Lieferanten, mit nach Beleg aufgeschlüsselten Salden;
- den Bestandsstatus, wenn das Unternehmen Vorräte führt;
- die in den letzten 12 Monaten abgegebenen Erklärungen samt den amtlichen Eingangsbestätigungen;
- den zuletzt eingereichten Jahresabschluss;
- die übermittelten SAF-T-Dateien und die dahinterliegenden Umsatzsteuerjournale;
- die Lohnunterlagen, Revisal und die Personalakten, sofern auch die Lohnabrechnung betreut wurde.
Zwei Positionen fehlen am häufigsten: die analytischen Salden für Kunden und Lieferanten sowie das Anlagenverzeichnis. Ohne die ersten lässt sich nicht sagen, aus welchen Rechnungen sich der Saldo von 412.000 RON auf Konto 4111 zusammensetzt; ohne das zweite beginnt die Abschreibung wieder bei Schätzungen, und der Buchwert in der Bilanz ist nicht mehr durch Unterlagen gedeckt.
Die Prüfungen vor dem Wort „übernommen“
Eine ungeprüft angenommene Akte verschiebt fremde Probleme in die eigenen Bücher. Drei Abstimmungen decken die meisten Fälle ab.
Saldenliste gegen abgegebene Erklärungen. Die Umsatzsteuer auf den Konten 4423 und 4424 muss zum Schlussstand der letzten Umsatzsteuererklärung passen. Lohnsteuer und Beiträge auf den Konten 431 und 436 müssen zur letzten D112 passen.
Saldenliste gegen das Steuerkonto. Das Steuerkonto wird aus dem Virtuellen Privaten Raum heruntergeladen und zeigt, was ANAF als Schuld ansieht. Abweichungen zur Buchhaltung sind meist falsch zugeordnete Zahlungen, nicht erfasste Zinsen oder Erklärungen, von denen das Unternehmen nicht wusste, dass sie nie abgegeben wurden.
Die Abgabehistorie. Sie wird Monat für Monat gegen die amtlichen Eingangsbestätigungen geprüft, nicht gegen lokal gespeicherte Erklärungen. Eine Erklärung, die erzeugt, aber nie übermittelt wurde, sieht im Ordner des Steuerberaters identisch aus.
Ein Rechenbeispiel
Ein Unternehmen übergibt seine Bücher im Oktober. Die Abstimmung des Steuerkontos gegen die Buchhaltung zeigt, dass die Umsatzsteuererklärung für Juli mit 12.400 RON Zahllast zwar vorbereitet, aber nie übermittelt wurde.
Die Frist war der 25. August. Die Erklärung wird am 9. Oktober abgegeben und bezahlt, 45 Tage später:
- Zinsen: 12.400 × 0,02 % × 45 = 111,60 RON;
- Säumniszuschlag: 12.400 × 0,01 % × 45 = 55,80 RON;
- zusammen: 167,40 RON.
Dazu kommt das Bußgeld für die verspätete Abgabe: nach Art. 336 Abs. 1 Buchst. b und Abs. 2 Buchst. d des Steuerverfahrensgesetzbuchs zwischen 1.000 und 5.000 RON für mittlere und große Steuerpflichtige und zwischen 500 und 1.000 RON für sonstige juristische Personen.
Die Zinsen sind klein. Nicht klein ist die Alternative: Dasselbe Versäumnis, zwei Jahre später in einer Betriebsprüfung gefunden, überschreitet allein bei Zinsen und Zuschlägen 1.800 RON, und die fehlende Erklärung bleibt als Merkmal im Risikosystem von ANAF stehen. Jeder solche Fall lässt sich im Zins- und Säumniszuschlagsrechner durchrechnen.
Zugangsrechte, in der Reihenfolge ohne Lücke
Erklärungen über den Virtuellen Privaten Raum werden mit dem digitalen Zertifikat des Bevollmächtigten abgegeben. Wechselt der Bevollmächtigte, lautet die Reihenfolge:
- die neue Vollmacht registrieren;
- ihre Funktion an einer tatsächlich fälligen Erklärung bestätigen;
- erst danach die alte entziehen.
Dieselbe Logik gilt für das nationale e-Rechnungssystem und für die Fakturierungssoftware. Ein zu früher Entzug der alten Rechte ist die zweithäufigste Ursache für nicht abgegebene Erklärungen im Monat des Wechsels — die häufigste ist die fehlende klare Absprache darüber, wer für den abgeschlossenen Zeitraum abgibt.
Der richtige Zeitpunkt
Der 31. Dezember ist der sauberste Moment, weil das Jahr mit dem von der bisherigen Kanzlei eingereichten Jahresabschluss schließt. Die zweitbeste Variante ist direkt nach Abgabe der Umsatzsteuererklärung: Der Steuerzeitraum ist abgeschlossen, und die Salden sind bereits gegen die Erklärung abgeglichen.
Sonst funktioniert jedes Monatsende. Eine Akte mit Rückständen wird in jedem Monat schlechter, in dem nichts geschieht, und Zinsen laufen täglich, unabhängig davon, wer die Bücher führt.
Wenn der alte Steuerberater nicht mehr antwortet
Zwei Wege laufen parallel.
Aus dem Virtuellen Privaten Raum werden die abgegebenen Erklärungen, die Eingangsbestätigungen und das Steuerkonto heruntergeladen. Mit Ihrer Vollmacht wird die steuerliche Historie ohne Mitwirkung der bisherigen Kanzlei rekonstruiert.
Aus der Quelle werden die Belege beschafft: Kontoauszüge, Eingangsrechnungen aus dem nationalen e-Rechnungssystem, Ausgangsrechnungen aus der eigenen Software, Verträge. Für Unterlagen, die anders nicht zu bekommen sind, regelt Art. 26 des Buchführungsgesetzes Nr. 82/1991 das Rekonstruktionsverfahren, mit einer Frist von 30 Tagen ab dem Zeitpunkt, zu dem der Verlust festgestellt wird.
Eine vollständige Blockade ist selten. Häufiger ist eine Teilübergabe in Etappen, die die Übernahme um einige Wochen verzögert, ohne sie zu verhindern.
Was wir bei einer Übernahme tun
Wir schicken die Unterlagenliste und führen den Schriftwechsel, bis die Akte vollständig ist, stimmen die Eröffnungsbilanz gegen die abgegebenen Erklärungen und gegen das Steuerkonto ab, richten die Zugangsrechte in der obigen Reihenfolge ein und teilen Ihnen schriftlich mit, was wir gefunden haben, mit der Reihenfolge der Korrekturen und deren Kosten, bevor irgendetwas beginnt.
Die Übernahme selbst berechnen wir nicht gesondert. Die Anforderung der Akte, die Prüfung der Eröffnungsbilanz, die Einrichtung des Ablaufs und der erste Kalibrierungsmonat sind Teil des laufenden Honorars und erscheinen nicht als eigene Position. Die Schritte, die vollständige Unterlagenliste und der Umfang der monatlichen Betreuung stehen auf der Seite zum Steuerberaterwechsel; die Fristen, die Ihr Unternehmen mit dem Wechsel übernimmt, erzeugt der Steuerterminkalender.
