Lohnabrechnung in Rumänien: Verträge angemeldet, D112 fristgerecht abgegeben

Woraus die rumänische Lohnabrechnung tatsächlich besteht

Für einen Arbeitgeber ist die rumänische Lohnabrechnung nicht eine Pflicht, sondern drei, und sie laufen nach verschiedenen Uhren.

Vor dem ersten Arbeitstag muss der individuelle Arbeitsvertrag schriftlich und in rumänischer Sprache vorliegen und im Revisal angemeldet sein — dem allgemeinen Arbeitnehmerregister, das elektronisch geführt und an die Arbeitsinspektion übermittelt wird. Die Anmeldung ist keine Formalität, die man später nachholt: wer arbeitend angetroffen wird, ohne dass ein Vertrag angemeldet ist, gilt als nicht angemeldete Arbeitskraft.

Jeden Monat wird die Lohnabrechnung erstellt, werden Abrechnungen ausgegeben, Lohnsteuer und Beiträge einbehalten und die Erklärung D112 bis zum 25. des Folgemonats an ANAF übermittelt, mit Zahlung am selben Tag.

Laufend führt der Arbeitgeber die Personalakte, die Arbeitszeitaufzeichnung, die Urlaubsaufstellung und die Dokumentation zu jeder Vertragsänderung. Das ist der Teil, an den niemand denkt, bis die Arbeitsinspektion vor der Tür steht.

Der Rahmen ist das Arbeitsgesetzbuch (Gesetz 53/2003) für das Arbeitsverhältnis und das Steuergesetzbuch (Codul fiscal, Gesetz 227/2015) für Steuer und Beiträge. Das Arbeitsgesetzbuch steht auf legislatie.just.ro; das Steuergesetzbuch veröffentlicht ANAF.

Wer eine rumänische Lohnabrechnung führen muss

Die Zeile, die die meisten Fragen auslöst, ist die dritte. Ein ausländischer Arbeitgeber kann unter bestimmten Voraussetzungen eine rumänische Lohnabrechnung führen, ohne zu gründen, indem er sich hier für Zwecke der Sozialversicherung registriert. Ob das der richtige Weg ist, hängt davon ab, was das Personal in Rumänien tatsächlich tut und was diese Tätigkeit für die steuerliche Präsenz der Gesellschaft bedeutet — eine Frage, die vor der ersten Einstellung über die Steuerberatung geklärt wird und nicht danach.

Auch eine rumänische Gesellschaft mit nur einer Person hat einen lohnbezogenen Grund: das Mikrounternehmen-Regime setzt mindestens einen Angestellten voraus, was den ersten Arbeitsvertrag ebenso zu einer steuerlichen wie zu einer personellen Entscheidung macht. Der Vergleich steht im Leitfaden zum Mikrounternehmen gegenüber der Körperschaftsteuer.

Beiträge: wie sich die Last verteilt

Die rumänischen Lohnkosten verteilen sich auf den Arbeitnehmer, der den größten Teil der Beitragslast über den Einbehalt trägt, und den Arbeitgeber, der einen kleineren Beitrag auf derselben Bemessungsgrundlage trägt.

• Vom Arbeitnehmer einbehalten: Lohnsteuer, Rentenversicherungsbeitrag (CAS) und Krankenversicherungsbeitrag (CASS), alle auf das Bruttogehalt berechnet und davon abgezogen.
• Vom Arbeitgeber getragen: der Arbeitsversicherungsbeitrag auf derselben Bemessungsgrundlage sowie ein zusätzlicher Rentenbeitrag für Tätigkeiten, die als schwere oder besonders schwere Arbeitsbedingungen eingestuft sind.

Sätze und etwaige Mindestbemessungsgrundlagen stehen im Steuergesetzbuch und werden häufiger geändert als jeder andere Teil des rumänischen Steuerrechts — einschließlich der Behandlung einzelner Sachbezüge wie Essensgutscheine, private Krankenversicherung, Beiträge zur privaten Altersvorsorge und Homeoffice-Pauschalen. Wir bestätigen die für das jeweilige Jahr geltenden Sätze und Freibetragsgrenzen vor der ersten Berechnung im Januar und sagen Ihnen, wenn eine Änderung die Kosten eines Pakets verändert, das Sie mit Ihren Leuten bereits vereinbart haben.

Fristen

Der 25. ist ein dichter Termin: die D112 steht neben der Umsatzsteuererklärung D300 und der Zusammenfassenden Meldung. Die vollständige Monatsübersicht steht im rumänischen Steuerkalender.

Kurze Frage? Nennen Sie uns die Zahl der Beschäftigten und den Monat, in dem die Übernahme beginnen soll. Wir sagen Ihnen, was für das Revisal und die erste D112 gebraucht wird. Angebot anfordern

Sanktionen

Es greifen zwei getrennte Regime, und das arbeitsrechtliche ist deutlich härter als das steuerliche.

Nach dem Arbeitsgesetzbuch wird die Beschäftigung einer Person ohne schriftlichen, im Revisal angemeldeten individuellen Arbeitsvertrag — ebenso wie die Beschäftigung außerhalb der vertraglich festgelegten Arbeitszeit — je betroffener Person geahndet, mit Beträgen, die zu den höchsten im rumänischen Ordnungswidrigkeitenrecht gehören, und oberhalb bestimmter Schwellen mit strafrechtlicher Verantwortung. Die verspätete Anmeldung eines Vertrags oder einer Änderung wird gesondert geahndet.

Nach dem Steuerverfahrensgesetzbuch (Codul de procedură fiscală) zieht die verspätete Abgabe der D112 ein Bußgeld nach sich, und nicht gezahlte Steuern und Beiträge lösen Zinsen und Säumniszuschläge je Verzugstag aus.

Die Unterscheidung zählt, wenn Sie entscheiden müssen, was zuerst repariert wird. Eine verspätete D112 ist ein teures Ärgernis. Ein nicht angemeldeter Vertrag ist eine Art von Feststellung, die einen Betrieb anhalten kann.

Wie wir die Lohnabrechnung für Sie führen

Einrichtung. Wir prüfen oder entwerfen die Vertragsmuster auf Rumänisch, registrieren die Gesellschaft dort, wo das nötig ist, als Arbeitgeber, und übernehmen die Revisal-Akte mit der bestehenden Mitarbeiterhistorie, abgeglichen gegen die vorliegenden Verträge.

Jeden Monat. Sie senden die Vorgaben — Eintritte, Austritte, Änderungen, Abwesenheiten, variable Vergütung, Sachbezüge. Wir berechnen die Löhne, erstellen die Abrechnungen auf Englisch und Rumänisch, bereiten die Zahlungsdatei für die Bank vor, übermitteln die D112 über den Virtuellen Privaten Raum mit unserem qualifizierten digitalen Zertifikat und liefern die ANAF-Empfangsbestätigung zusammen mit einer Übersicht der Lohnkosten nach Kostenstelle.

Ereignisbezogen. Verträge, Nachträge und Beendigungen werden aufgesetzt und fristgerecht im Revisal erfasst, ohne auf das Monatsende zu warten.

Vertraulichkeit. Gehaltsdaten werden getrennt vom übrigen Buchhaltungsfluss verarbeitet, mit Zugriff nur für die Personen, die ihn brauchen.

Wo wir auch die Bücher führen, wird das Lohnjournal direkt verbucht und die Gehaltsverbindlichkeiten stimmen konstruktionsbedingt ab — wie die beiden Funktionen zusammenspielen, steht unter Buchhaltung in Rumänien, und wo das Jahr endet, unter Jahresabschluss.

Die häufigsten Fehler

• Ein Vertrag, der nach dem ersten Arbeitstag angemeldet wird, meist weil das Eintrittsdatum vorgezogen wurde und niemand den Lohndienstleister informiert hat.
• Änderungen von Gehalt oder Arbeitszeit, die in der Abrechnung umgesetzt, im Revisal aber nie erfasst werden, sodass Register und Verträge still auseinanderlaufen.
• Sachbezüge als steuerfrei behandelt auf Grundlage einer Grenze, die sich zum Jahresanfang geändert hat.
• Geschäftsführervergütung als Gehalt behandelt oder umgekehrt, ohne die tatsächliche Grundlage der Bestellung zu prüfen.
• Die Erstattung von Krankheitszeiten nie beantragt bei der Krankenversicherungskasse, was Geld beim Staat belässt.
• Unvollständige Beendigungsunterlagen, und genau dort beginnen arbeitsrechtliche Streitigkeiten in der Regel.