Umsatzsteuer-Registrierung in Rumänien für nicht ansässige Unternehmen, von Anfang bis Ende

Auf einen Blick

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Wann die Umsatzsteuer-Registrierung in Rumänien zwingend wird

Ein im Ausland ansässiges Unternehmen muss sich für die rumänische Umsatzsteuer registrieren, sobald es einen in Rumänien steuerbaren Umsatz ausführt, den es weder über eine Vereinfachung noch über ein Verfahren abwickeln kann, das es bereits nutzt. Die Pflicht entsteht durch den Umsatz, und sie besteht vor dem Umsatz — die Registrierung ist Voraussetzung, nicht Folge.

Rumänien folgt hier dem gewohnten EU-Muster, aber zwei nationale Besonderheiten machen es in der Praxis strenger, als Händler erwarten. Für nicht ansässige Unternehmen gibt es keine Kleinunternehmerschwelle. Und die Pflichten, die auf die Registrierung folgen — SAF-T, die zusammenfassenden Meldungen und, sofern Sie in Rumänien mit dort umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen umsetzen, die Meldung der Inlandsumsätze —, beginnen sofort, ohne Übergangszeit für ein Unternehmen, das seine rumänischen Prozesse gerade erst aufbaut.

Die Umsätze, die die Registrierung auslösen

Zwischen den letzten drei Zeilen liegt der größte Teil unserer Beratungsarbeit. Eine B2B-Leistung an ein rumänisches Unternehmen wird üblicherweise vom Kunden im Reverse-Charge-Verfahren abgerechnet, sodass keine Registrierung folgt. In dem Moment, in dem Ware körperlich in Rumänien lagert, steht das Reverse-Charge-Verfahren für den örtlichen Verkauf nicht mehr zur Verfügung, und die Registrierung wird unvermeidlich. Fulfilment-Programme von Marktplätzen, die Bestände automatisch über Grenzen verschieben, sind der häufigste Weg, auf dem ein Händler registrierungspflichtig wird, ohne es entschieden zu haben.

Keine Schwelle für nicht ansässige Unternehmen

Rumänien kennt eine Registrierungsschwelle für hier ansässige Unternehmen. Für ein im Ausland ansässiges Unternehmen ohne feste Niederlassung gilt sie nicht. Der erste steuerbare Umsatz begründet die Pflicht, ob er zehntausend Euro wert ist oder zweihundert.

Das ist deshalb erheblich, weil die Sanktionsstruktur rückwirkend greift. Hätte sich ein Unternehmen registrieren müssen und hat es das nicht getan, setzt die ANAF die geschuldete Umsatzsteuer ab dem Zeitpunkt fest, zu dem die Pflicht entstanden ist, zusammen mit Verzugszinsen und Säumniszuschlägen, die je Tag des Verzugs laufen; die unterlassene Registrierung selbst wird gesondert geahndet. Umsatzsteuer, die den Kunden nie berechnet wurde, geht dann von der Marge des Verkäufers ab, weil es kaufmännisch selten möglich ist, ein Jahr an Rechnungen neu auszustellen.

Direktregistrierung oder Fiskalvertreter

Der Weg hängt davon ab, wo das Unternehmen ansässig ist.

Für EU-Unternehmen bedeutet die Direktregistrierung, dass das Unternehmen im eigenen Namen registriert wird und mit der ANAF selbst oder über einen Bevollmächtigten verkehrt. Die Haftung bleibt beim Unternehmen; der Bevollmächtigte erledigt die Arbeit.

Für außerhalb der EU ansässige Unternehmen verlangt Artikel 316 Absatz (7) des Steuergesetzbuchs einen rumänischen Fiskalvertreter. Nach Punkt 89 der Durchführungsnormen wird dem ausländischen Unternehmen über den Vertreter eine gesonderte Umsatzsteuernummer zugeteilt; der Vertreter fakturiert und meldet unter dieser Nummer, gibt die Umsatzsteuererklärung für die ihm übertragenen Umsätze ab und entrichtet die geschuldete Steuer — die ANAF wendet sich für diese Umsatzsteuer an den Vertreter, solange das Mandat läuft. Das ist der Grund, warum Vertreter wählerisch sind, für wen sie tätig werden, und warum die Bestellung mit mehr Prüfung verbunden ist als eine schlichte Vollmacht. Die Einzelheiten stehen auf der Seite zur Fiskalvertretung.

Formular 015 und die erforderlichen Unterlagen

Die Registrierung eines Steuerpflichtigen ohne feste Niederlassung in Rumänien läuft über das Formular 015. Die Erklärung identifiziert das Unternehmen, beschreibt die Umsätze, die es in Rumänien ausführt, und benennt die Person, die mit der Finanzverwaltung verkehrt.

Die begleitenden Unterlagen enthalten üblicherweise:

• einen aktuellen Auszug aus dem Handelsregister des Herkunftslandes;
• den Gesellschaftsvertrag;
• einen Nachweis der umsatzsteuerlichen Registrierung im Sitzstaat;
• Belege für die rumänischen Umsätze — einen Lager- oder Fulfilment-Vertrag, einen Liefervertrag, einen Bauvertrag;
• die Vollmacht oder, für Nicht-EU-Unternehmen, den Fiskalvertretungsvertrag;
• Ausweisdokumente des gesetzlichen Vertreters.

Die Unterlagen werden in beglaubigter rumänischer Übersetzung eingereicht und, wo verlangt, mit Apostille versehen oder legalisiert. Das Zusammenstellen und Legalisieren dieser Unterlagen ist üblicherweise der langsamste Schritt, und es lohnt sich, damit zu beginnen, bevor die kaufmännische Entscheidung endgültig ist. Die konsolidierte Fassung des Steuergesetzbuchs veröffentlicht die ANAF.

Kurze Frage? Schicken Sie uns Ihren Warenstrom in zwei Sätzen — Lager, Kunden, Herkunftsland — und Sie erhalten eine Einschätzung, ob eine Registrierung nötig ist, welcher Weg gilt und was sie kostet. Angebot anfordern

Zeitrahmen und worauf die ANAF schaut

Etwa eine Woche ab Einreichung der vollständigen Unterlagen ist das typische Ergebnis. Die Finanzverwaltung prüft den Inhalt des Antrags, nicht nur seine Form: ob die beschriebenen Umsätze tatsächlich in Rumänien stattfinden, ob die Verträge sie tragen und ob das Unternehmen über die im Antrag benannte Person erreichbar ist. Rückfragen sind häufig und der Hauptgrund dafür, dass eine Registrierung länger dauert.

Sobald die Nummer vergeben ist, erscheint sie im rumänischen Umsatzsteuerregister und in VIES, was für Ihre EU-Kunden zählt — sie können eine Lieferung an Sie nicht steuerfrei behandeln, bevor Ihre Nummer dort sichtbar ist.

Was am Tag nach der Registrierung passiert

Die Umsatzsteuernummer kommt mit einem vollständigen Meldekalender im Gepäck:

• die Umsatzsteuererklärung (D300), monatlich oder vierteljährlich, je nach dem bei der Registrierung zugeteilten Zeitraum;
• die Zusammenfassende Meldung (D390) bis zum 25., für innergemeinschaftliche Lieferungen und Erwerbe;
• die Meldung der Inlandsumsätze (D394) bis zum 30., aber nur für Lieferungen oder Einkäufe in Rumänien mit Personen, die dort umsatzsteuerlich registriert sind;
• Intrastat bis zum 15. an das Nationale Institut für Statistik, sobald Eingänge oder Versendungen in einem Warenstrom eine Million RON überschreiten;
• SAF-T (D406), in der vereinfachten Fassung für Nichtansässige, seit dem 1. Januar 2025;
• RO e-Factura — ohne feste Niederlassung fakturieren Sie weiter nach Ihren gewohnten Regeln, aber Ihre B2B-Rechnungen werden zusätzlich zu Meldezwecken an das System übermittelt, und Ihre rumänischen Lieferanten liefern ihre Rechnungen dort ein.

Die rumänische Umsatzsteuer beträgt 21 % im Regelsatz und 11 % im ermäßigten Satz, beides seit dem 1. August 2025.

Wie wir Sie registrieren

Die Reihenfolge steht fest, und wir arbeiten sie ab, wo möglich, parallel ab. Wir beginnen mit der Analyse: welche Umsätze Sie in Rumänien tatsächlich ausführen, ob sie eine feste Niederlassung begründen und ob eine Registrierung überhaupt erforderlich ist — gelegentlich lautet die Antwort, dass sie es nicht ist und der One-Stop-Shop alles abdeckt. Danach listen wir die Unterlagen auf, die von Ihrer Seite kommen müssen, mit dem exakten Wortlaut für den Registerauszug, und steuern Übersetzung und Apostille.

Das Formular 015 wird vorbereitet und eingereicht, und wir beantworten die Rückfragen der ANAF während der Prüfung. Nicht-EU-Unternehmen werden über die Fiskalvertretung registriert, wobei der Vertrag vor der Einreichung aufgesetzt wird. Sobald die Nummer vergeben ist, richten wir den Zugang zum Virtuellen Privaten Raum (SPV), die Vollmacht für das digitale Zertifikat und die Zuordnung Ihrer ERP-Daten zu den rumänischen Nomenklaturen ein, damit die erste Umsatzsteuererklärung und die erste SAF-T-Datei aus derselben Quelle entstehen wie alles, was danach kommt.

Den größeren Zusammenhang erklärt der Leitfaden zur Umsatzsteuer in Rumänien für ausländische Unternehmen und, für Händler, der Leitfaden zur E-Commerce-Umsatzsteuer in Rumänien.

Die Fehler, die uns am häufigsten begegnen

• Auf eine Schwelle warten, die es nicht gibt. Nicht ansässige Unternehmen registrieren sich ab dem ersten steuerbaren Umsatz.
• Erst registrieren, wenn die Ware schon da ist. Auslöser ist der Lagervertrag, und die Ware ist meist bereits unterwegs, wenn die Frage gestellt wird.
• Annehmen, der One-Stop-Shop decke örtliche Verkäufe ab. Er deckt Fernverkäufe ab; er deckt keinen Verkauf aus rumänischem Bestand an einen rumänischen Kunden ab.
• 19 % Umsatzsteuer anwenden. Der Regelsatz liegt seit dem 1. August 2025 bei 21 %.
• Die Umsatzsteuernummer für das Projektende halten. SAF-T und die zusammenfassenden Meldungen beginnen sofort, und die Meldung der Inlandsumsätze ebenfalls, sobald Sie in Rumänien mit dort umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen umsetzen.
• Nicht-EU-Unternehmen, die sich direkt registrieren wollen, ohne Fiskalvertreter, und deren Antrag zurückgewiesen wird.