Die Regel steht in einem Gesetz, das die meisten Leitfäden nicht aufschlagen
Wer nach den e-Factura-Pflichten eines ausländischen Unternehmens sucht, findet zwei Antworten. Die eine lautet, nicht ansässige Unternehmen stünden außerhalb des Systems, weil Art. 10 der Eilverordnung (OUG) 120/2021 nur von in Rumänien ansässigen Personen spricht. Die andere lautet, jeder mit rumänischer Umsatzsteuernummer stelle elektronische Rechnungen aus. Beide sind falsch, und zwar aus demselben Grund: Die Regel für nicht ansässige Unternehmen wurde nie in die Verordnung über die elektronische Rechnung geschrieben.
Sie steht in Art. LIX Abs. (3) Gesetz 296/2023. In Rumänien nicht ansässige, hier aber für Umsatzsteuerzwecke registrierte Steuerpflichtige sind für Lieferungen und Dienstleistungen mit Leistungsort in Rumänien nach Art. 275 und 278–279 des Steuergesetzbuchs (Codul fiscal), erbracht im B2B-Verhältnis, verpflichtet, „ab dem 1. Januar 2024 die ausgestellten Rechnungen zu übermitteln“, und zwar in RO e-Factura, unabhängig davon, ob der Empfänger im e-Factura-Register eingetragen ist. Die Absätze (1) und (2) desselben Artikels, die für in Rumänien ansässige Unternehmen galten, waren nur bis zum 30. Juni 2024 anwendbar; danach übernahm die Ausstellungspflicht nach Art. 10. Absatz (3) hat kein Enddatum.
Absatz (5) ergänzt die zweite Hälfte: Der Lieferant muss dem Kunden die Rechnung weiterhin nach Art. 319 Steuergesetzbuch zusenden. Das nicht ansässige Unternehmen führt also zwei Vorgänge parallel. Seine eigene, nach den gewohnten Regeln ausgestellte Rechnung geht an den Kunden. Eine strukturierte XML-Kopie geht an ANAF, die rumänische Finanzverwaltung. Das ist eine Meldung und keine elektronische Rechnungsstellung im vollen Sinn.
Was unter die Pflicht fällt und was nicht
| Rechnung des nicht ansässigen, für Umsatzsteuerzwecke registrierten Unternehmens | RO e-Factura |
|---|---|
| B2B-Lieferung von Waren, die sich in Rumänien befinden (Bestand in einem rumänischen Lager, verkauft an ein rumänisches Unternehmen) | Gemeldet |
| B2B-Dienstleistung mit Leistungsort in Rumänien, abgerechnet nach rumänischen Regeln | Gemeldet |
| Verkauf an eine Privatperson (B2C), einschließlich Online-Verkäufen an Verbraucher | Nicht gemeldet |
| Ausfuhr oder innergemeinschaftliche Lieferung von Waren, die Rumänien verlassen, steuerfrei nach Art. 294 | Nicht gemeldet (Abs. (4) Buchst. a) |
| Umsatz an einen Kunden, der in Rumänien weder ansässig noch für Umsatzsteuerzwecke registriert ist | Nicht gemeldet (Abs. (4) Buchst. b) |
| Vereinfachte Rechnung | Nicht gemeldet (Abs. (4) Buchst. c) |
| Dienstleistung, deren Rechnungsstellung den Regeln eines anderen Mitgliedstaats folgt, Art. 319 Abs. (5) | Nicht gemeldet (Abs. (4) Buchst. d) |
Zwei Zeilen verdienen eine Anmerkung. Ein Unternehmen, das einen Teil seines rumänischen Bestands an Kunden in Ungarn oder Bulgarien versendet, tätigt innergemeinschaftliche Lieferungen aus Rumänien heraus; diese Rechnungen erscheinen in der Umsatzsteuererklärung und in der Zusammenfassenden Meldung, nicht aber in e-Factura. Und ein Marktplatzhändler, dessen Kunden Verbraucher sind, hat kaum etwas zu melden, während derselbe Händler jede Rechnung melden muss, die er an einen rumänischen Einzelhändler oder an die Plattform selbst stellt.
Die fünf Werktage im Kalender
Absatz (6) gibt fünf Werktage ab dem Rechnungsdatum, spätestens jedoch fünf Werktage ab der gesetzlichen Ausstellungsfrist. Für nicht ansässige Unternehmen lief die Frist von Anfang an in Werktagen. Die Umstellung von Kalender- auf Werktage zum 1. Januar 2026 betraf Art. 10 Abs. (7) der Eilverordnung 120/2021, der für in Rumänien ansässige Unternehmen gilt.
Ein Rechenbeispiel. Ein Vertriebsunternehmen aus Bayern mit Bestand in einem Lager bei Bukarest verkauft Ware im Wert von 84.000 RON zuzüglich 21 % Umsatzsteuer (17.640 RON) an eine rumänische Handelskette und stellt die Rechnung am Donnerstag, dem 10. September 2026, aus. Die Zählung beginnt am Folgetag: 11., 14., 15., 16. und 17. September. Das XML muss bis Donnerstag, 17. September, im System sein.
Die zweite Grenze wird wichtig, wenn die Rechnungsstellung hinterherhinkt. Die Ware wird am 28. August geliefert, und niemand stellt die Rechnung aus. Die gesetzliche Ausstellungsfrist ist der 15. des Folgemonats, Dienstag, der 15. September. Fünf Werktage später ist der 22. September. Eine Rechnung vom 25. September, die am selben Tag hochgeladen wird, ist bereits verspätet, obwohl sie am Tag ihrer Ausstellung ins System ging.
Es zählen die rumänischen Werktage. Der Kalender am Sitz des Unternehmens spielt keine Rolle: Der 30. November und der 1. Dezember sind in Rumänien gesetzliche Feiertage, in München, Wien oder Zürich aber Werktage.
Was sich am 1. Januar 2026 geändert hat: Ihre Eingangsrechnungen
Bis Ende 2025 musste ein rumänischer Lieferant, der an ein nicht ansässiges Unternehmen verkaufte, diese Rechnung nicht über RO e-Factura leiten, weil Art. 10 Abs. (1) nur Umsätze zwischen zwei in Rumänien ansässigen Personen erfasst. Die Eingangsrechnungen des nicht ansässigen Unternehmens kamen per E-Mail, und die rumänische Umsatzsteuererklärung wurde aus PDF-Dateien zusammengesetzt.
Die Eilverordnung 89/2025 (Amtsblatt 1203 vom 24. Dezember 2025) hat diese Lücke geschlossen. Der neue Art. 10 Abs. (1^1) der Eilverordnung 120/2021 verpflichtet in Rumänien ansässige Personen, die Rechnungen über Umsätze mit Leistungsort in Rumänien „an nicht ansässige, aber in Rumänien für Umsatzsteuerzwecke registrierte Steuerpflichtige“ über das System zu übermitteln. Ausgenommen sind Kassenbons, die als vereinfachte Rechnungen gelten, sowie innergemeinschaftliche Lieferungen, bei denen der Kunde eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aus einem anderen Mitgliedstaat angibt. Absatz (1^2) hält den gewohnten Weg offen: Der Lieferant sendet dem Kunden die Rechnung zusätzlich nach Art. 319.
Für eine Finanzabteilung im Ausland hat das drei praktische Folgen:
- Miete für das Lager, Fulfilment-Gebühren, Inlandstransport, das Honorar des rumänischen Buchhalters: Alle diese Rechnungen liegen jetzt unter Ihrer rumänischen Umsatzsteuernummer in der Datenbank von ANAF, und zwar ab dem Tag, an dem der Lieferant sie hochlädt.
- ANAF nutzt die e-Factura-Daten für die vorausgefüllte Umsatzsteuererklärung (RO e-TVA). Die Vorsteuer, die die Finanzverwaltung in Ihrer Erklärung D300 erwartet, ist keine Unbekannte mehr. Eine Eingangsrechnung, die Sie nicht oder in einem anderen Monat gebucht haben, erscheint als Differenz.
- Die per E-Mail erhaltene Kopie und das XML im System müssen dasselbe aussagen. Weichen sie voneinander ab (ein anderes Datum, eine Gutschrift, die hochgeladen, aber nie gemailt wurde), liest die Finanzverwaltung das XML.
Diese Rechnungen jeden Monat aus dem Virtuellen Privaten Raum (SPV) abzuholen und mit dem Einkaufsbuch abzugleichen, gehört damit zur Vorbereitung der rumänischen Umsatzsteuererklärung und ist keine freiwillige Kontrolle mehr.
Melden oder in das System optieren
Art. 13 der Eilverordnung 120/2021 erlaubt einem nicht ansässigen Wirtschaftsteilnehmer, sich für B2B und B2G für das System zu entscheiden. Nach Abs. (3^1) von Art. LIX unterliegt ein Unternehmen, das diese Option gewählt hat, ab dem 1. Juli 2024 nicht mehr der Meldepflicht, weil seine Rechnungen das System bereits als elektronische Rechnungen durchlaufen.
Wann lohnt sich die Option? Meist dann, wenn rumänische Firmenkunden sie verlangen. Ihre Kreditorenbuchhaltung arbeitet aus dem e-Factura-Posteingang heraus, und ein Lieferant, der dort sichtbar ist, wird ohne den Zwischenschritt bezahlt, ein PDF abzutippen. Der Preis dafür: Ihr Fakturierungsprozess muss RO_CIUS-konformes XML als die Rechnung selbst erzeugen und nicht als Nebenprodukt. Für ein Unternehmen mit einigen Dutzend rumänischen B2B-Rechnungen im Monat ist die Meldung aus einem ERP-Export meist die leichtere Lösung. Bevor wir das eine oder das andere empfehlen, sehen wir uns das Volumen an und prüfen, wer die Kunden sind.
Bußgelder und das eine, das Sie nicht betrifft
Die verspätete oder fehlende Übermittlung ist eine Ordnungswidrigkeit nach Abs. (7) von Art. LIX, mit Bußgeldern von 1.000 bis 2.500 RON, 2.500 bis 5.000 RON für mittlere und 5.000 bis 10.000 RON für große Steuerpflichtige.
Die Zahl, die in englischsprachigen Unterlagen am häufigsten auftaucht, ist das Bußgeld von 15 % des Rechnungswerts. Art. 13^2 Abs. (1) Buchst. b der Eilverordnung 120/2021 wendet es auf einen in Rumänien ansässigen Empfänger an, der eine Rechnung eines in Rumänien ansässigen Wirtschaftsteilnehmers erhält und verbucht, ohne dass sie das System durchlaufen hat. Ein rumänischer Kunde, der die Rechnung eines nicht ansässigen Lieferanten verbucht, befindet sich nicht in dieser Lage, ein nicht ansässiger Käufer ebenso wenig. Weist ein rumänischer Kunde Ihre Rechnung zurück, „weil sie nicht in e-Factura ist“, ist die Antwort der Wortlaut von Art. LIX: Ihre Pflicht besteht darin, die Rechnung zu melden, und das haben Sie getan.
Das größere Risiko ist mittelbar. Gemeldete Rechnungen fließen in den Abgleich zwischen e-Factura, der Umsatzsteuererklärung, der Meldung D394 und der SAF-T-Datei D406. Ausgangsumsatzsteuer, die in e-Factura erscheint, aber nicht in der D300 desselben Zeitraums, ist genau die Art von Differenz, mit der eine Prüfung anhand von Unterlagen beginnt.
Wenn eine feste Niederlassung besteht
Alles Vorstehende setzt voraus, dass das Unternehmen nur eine Umsatzsteuerregistrierung hat. Eine feste Niederlassung, also personelle und technische Mittel in Rumänien, die an den Umsätzen mitwirken, macht das Unternehmen nach Art. 266 Abs. (2) Steuergesetzbuch hier ansässig. Diese Umsätze fallen dann unter Art. 10 Abs. (1) und Art. 10^1: Ausstellung über das System, B2C eingeschlossen, mit dem gesiegelten XML als rechtlichem Original. Ob ein von einem Dritten betriebenes Lager eine feste Niederlassung begründet, ist eine Tatsachenfrage, die vor der ersten Rechnung schriftlich beantwortet werden sollte. Die Kriterien behandelt der Leitfaden zur Umsatzsteuer für ausländische Unternehmen.
Wie wir das umsetzen
Für nicht ansässige Mandanten übernehmen wir den monatlichen Rechnungsexport aus dem ERP oder der Fakturierungsplattform, wandeln die erfassten B2B-Rechnungen in XML nach RO_CIUS um, validieren sie, laden sie fristgerecht hoch und bewahren die Antwort von ANAF zu jeder Datei auf. Auf der Eingangsseite laden wir herunter, was rumänische Lieferanten unter Ihrer Umsatzsteuernummer hochgeladen haben, und gleichen es vor Abgabe der Umsatzsteuererklärung mit den Büchern ab. Die vollständige Leistung beschreibt die Seite zu RO e-Factura; ist das Unternehmen noch nicht registriert, beginnt der Weg bei der Umsatzsteuer-Registrierung für nicht ansässige Unternehmen.
