Was sich tatsächlich geändert hat, und wann
Zwei Daten werden in deutschsprachigen Zusammenfassungen regelmäßig zu einem verschmolzen, und aus dieser Verschmelzung entsteht die falsche Kontrolle.
| Datum | Was geschehen ist |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Rechnungen an Privatpersonen (B2C) fallen unter die RO-e-Factura-Pflicht, nach OUG 138/2024, Amtsblatt 1222 vom 5. Dezember 2024 |
| 1. Juli 2025 | Die Sanktionen für B2C-Verstöße werden angewandt, nach Ablauf des anfänglichen Übergangsfensters |
| 1. Januar 2026 | Die Übermittlungsfrist beträgt fünf Arbeitstage ab Ausstellung, nach OUG 89/2025, an Stelle von fünf Kalendertagen |
Der B2C-Fluss ist also nicht neu im Jahr 2026. Neu ist im Jahr 2026 die Uhr — und genau diese Änderung wird am ehesten übersehen, weil sie wie eine Erleichterung aussieht. Sie ist keine: Sie bindet die Frist an den Arbeitskalender, sodass eine im Jahr 2025 gebaute Erinnerung auf einen festen Tag der gesetzlichen Frist in keiner Richtung mehr entspricht.
Zwei strukturelle Folgen der B2C-Pflicht sind es wert, wiederholt zu werden. Erstens ist das rechtliche Original einer B2C-Rechnung die von ANAF validierte Datei und nicht das PDF, das dem Kunden per E-Mail zugeht. Zweitens ist die Fakturierung an Verbraucher kein rein internes Verfahren mehr: Jede Rechnung trägt einen Zeitstempel innerhalb eines staatlichen Systems, und jede Lücke zwischen dem, was ausgestellt, und dem, was übermittelt wurde, ist ohne Prüfung sichtbar.
Wenn Ihnen die Mechanik neu ist, finden Sie die praktische Seite auf unserer Seite zur E-Rechnung über RO e-Factura, einschließlich des Zusammenspiels von Upload, Validierungsantwort und archivierter Datei.
Wer betroffen ist
Die Trennlinie verläuft entlang der Ansässigkeit, nicht entlang der Staatsangehörigkeit. Sie lohnt eine genaue Formulierung, denn es ist die Frage, die uns ausländische Finanzabteilungen am häufigsten stellen.
| Situation | RO-e-Factura-Pflicht |
|---|---|
| Rumänische Gesellschaft, unabhängig von der Größe | Stellt über das System aus, B2B und B2C |
| Feste Niederlassung eines ausländischen Unternehmens in Rumänien | Stellt über das System aus, B2B und B2C |
| Ausländisches Unternehmen nur mit rumänischer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, ohne feste Niederlassung | Meldet seine B2B-Rechnungen parallel zur gewohnten Fakturierung; keine B2C-Pflicht; empfängt Lieferantenrechnungen im System |
| Unternehmerisch tätige natürliche Person, die Rechnungen ausstellt | Stellt über das System aus |
Eine feste Niederlassung ist eine Struktur mit ausreichender personeller und technischer Ausstattung in Rumänien, um Leistungen zu erbringen. Ein von einem Logistikdienstleister betriebenes Lager ist für sich genommen in der Regel keine. Ein Büro mit Mitarbeitern, die lokale Verkäufe verhandeln und abschließen, in der Regel schon. Die Unterscheidung war umsatzsteuerlich schon immer wichtig; seit der B2C-Pflicht entscheidet sie zusätzlich darüber, ob das Fakturierungssystem der Gruppe rumänisches XML sprechen muss.
Für nicht ansässige Unternehmen gilt die B2C-Pflicht nicht. Das Unternehmen fakturiert weiterhin nach seinen gewohnten Regeln, wendet rumänische Umsatzsteuer an, wo der Leistungsort in Rumänien liegt, und die nach diesen Regeln ausgestellte Rechnung bleibt das Dokument, das der Kunde erhält. Für B2B-Umsätze übermittelt es seine Rechnungen jedoch zusätzlich zu Meldezwecken über RO e-Factura, parallel zu dieser gewohnten Fakturierung. Und auch auf der Eingangsseite kann es das System nicht ignorieren: Rumänische Lieferanten stellen ihre Rechnungen über e-Factura zu, und das sind die Dokumente hinter dem Vorsteuerabzug. Das größere Bild steht im Leitfaden zur Umsatzsteuer in Rumänien für ausländische Unternehmen.
Ein praktischer Punkt betrifft allein den Verbraucherfluss: Die OUG 138/2024 hat bestätigt, dass Verkäufer nicht verpflichtet sind, die persönliche Kennziffer einer privaten Kundin oder eines privaten Kunden zu erheben. Gibt der Kunde keine Steuernummer an, trägt die B2C-Rechnung einen Code aus dreizehn Nullen. Kundenstammdaten, die für einen Webshop aufgebaut wurden, sind der übliche Ort, an dem diese Regel entdeckt wird — bei der ersten Zurückweisung.
Die Frist von fünf Arbeitstagen
Die Übermittlungsfrist beträgt fünf Arbeitstage ab dem Ausstellungsdatum der Rechnung und spätestens fünf Arbeitstage ab der gesetzlichen Rechnungsstellungsfrist des Steuergesetzbuchs. Die OUG 89/2025 hat sie zum 1. Januar 2026 eingeführt und damit eine in Kalendertagen gezählte Frist ersetzt.
Ein durchgerechnetes Beispiel
Eine Rechnung wird am Freitag, dem 6. März 2026, ausgestellt. Zählt man nur Arbeitstage und liegt kein Feiertag dazwischen, laufen die fünf Tage von Montag bis Freitag, und die Übermittlungsfrist endet am Freitag, dem 13. März 2026.
Nehmen Sie nun eine Rechnung, die am Mittwoch, dem 29. April 2026, ausgestellt wird, wobei der 1. Mai ein Feiertag ist. Arbeitstage sind der 30. April und danach der 4., 5., 6. und 7. Mai: Die Frist endet am Donnerstag, dem 7. Mai 2026. Eine Kontrolle, die als „Übermittlung innerhalb von sieben Kalendertagen” formuliert ist, hätte die erste Rechnung als verspätet und die zweite als zu früh gemeldet — genau deshalb kann eine in Kalendertagen ausgedrückte Regel eine in Arbeitstagen ausgedrückte nicht ersetzen.
Die Frist läuft ab der Ausstellung, und das ist ein Datum, das Sie steuern. Erzeugt ein ERP-System das Dokument automatisch bei Lieferung, beginnt die Uhr dort und nicht dann, wenn die Buchhaltung es bemerkt. Und unter einer Fünf-Tage-Logik, in welcher Ausprägung auch immer, ist die Übermittlung laufend und nicht stapelweise: Eine auf den 28. datierte Rechnung muss in den ersten Tagen des Folgemonats im System sein, bevor irgendjemand irgendetwas abgestimmt hat.
Was jetzt zu tun ist
- Klären Sie Ihren Status. Ansässig, feste Niederlassung oder nur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Alles Weitere folgt aus dieser Antwort, und sie sollte dokumentiert und nicht unterstellt werden.
- Schneiden Sie die Fristenkontrolle auf Arbeitstage neu. Eine auf Kalendertagen beruhende Erinnerung ist jetzt falsch, und sie ist es lautlos.
- Bestimmen Sie, welche Rechnungen B2C sind. Verkäufe an Privatpersonen, Rechnungen auf Verlangen von Verbrauchern, Mitgliedschaften, Abonnements, freiberufliche Leistungen an Privatkunden. In vielen Unternehmen wurde dieser Strom im ERP nie gesondert abgebildet.
- Prüfen Sie Ihre Kundendaten. Eine B2C-Rechnung braucht weiterhin einen identifizierbaren Empfänger, mit dem Code aus dreizehn Nullen, wenn die Privatperson keine Steuernummer angibt.
- Automatisieren Sie die Übermittlung und bewahren Sie die Quittung auf. Die vom System zurückgegebene Antwort ist der Nachweis, dass die Frist eingehalten wurde. Legen Sie sie zur Rechnung, nicht in ein Postfach.
- Bringen Sie die Buchhaltung in Einklang. Rechnungsausgangsbuch, Umsatzsteuererklärung und e-Factura müssen dieselbe Geschichte erzählen. Wo sie es nicht tun, ist die Differenz meist eine Frage der zeitlichen Konvention und kein echter Fehler, erklärbar sein muss sie trotzdem. Unsere Buchhaltung behandelt beides als einen Prozess und nicht als zwei.
- Stimmen Sie monatlich ab. Zählen Sie die ausgestellten Rechnungen, zählen Sie die vom System angenommenen Rechnungen, klären Sie die Differenz. Diese eine Kontrolle fängt die meisten Probleme ab, bevor sie zu Bußgeldern werden.
Bußgelder
Nach der OUG 120/2021 ist die Sanktion für die nicht fristgerechte Übermittlung nach Steuerpflichtigenkategorie gestaffelt:
- 5.000 bis 10.000 RON für Großsteuerpflichtige;
- 2.500 bis 5.000 RON für mittlere Steuerpflichtige;
- 1.000 bis 2.500 RON für kleine Steuerpflichtige und für unternehmerisch tätige natürliche Personen.
Einzeln betrachtet sind die Beträge maßvoll, und wie sie im Einzelfall angewandt werden, hängt von den Feststellungen der Prüfung ab — die genannten Rahmen sind die Sanktion und keine Prognose des Gesamtrisikos. Das Risiko ist strukturell und nicht nominal: Eine falsch konfigurierte Schnittstelle erzeugt nicht eine verspätete Rechnung, sie erzeugt jede Rechnung verspätet, und das Ausmaß wächst mit dem Volumen. Hinzu kommt eine zweite Wirkung auf der Empfängerseite, denn eine Rechnung, die nie in das System gelangt ist, ist in einer Prüfung ein schwaches Dokument.
Das technische Schema, den aktuellen Systemstatus und die amtlichen Hinweise veröffentlicht ANAF; konsolidierte Gesetzestexte finden Sie auf legislatie.just.ro.
Was zuerst schiefgeht
- Die Annahme, B2C habe 2026 begonnen. Begonnen hat es am 1. Januar 2025; 2026 begonnen hat die Arbeitstage-Uhr. Unternehmen, die ihre erste B2C-Kontrolle auf 2026 datiert haben, tragen eine Lücke von zwölf Monaten hinter sich her.
- Das PDF als Original behandeln. Sobald die strukturierte Datei das rechtliche Dokument ist, muss das Archiv das XML und die Systemantwort enthalten, nicht einen Ausdruck.
- Aus Gewohnheit monatlich stapelweise übermitteln, was keine Fünf-Tage-Frist trägt.
- Verbraucherdatensätze, die an der Validierung scheitern, weil die Kundenstammdaten für einen Shop und nicht für eine Steuermeldung gebaut wurden.
- Vergessene Gutschriften. Auch sie sind Rechnungen, sie tragen dieselbe Frist, und sie sind die verspäteten Übermittlungen, die wir am häufigsten korrigieren.
- Die Annahme, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sei gleichbedeutend mit Ansässigkeit. Sie ist es nicht, und der Irrtum läuft in beide Richtungen. Eine feste Niederlassung stellt über das System aus, B2C eingeschlossen; ein Unternehmen mit bloßer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer meldet dort seine B2B-Rechnungen neben der gewohnten Fakturierung und hat keine B2C-Pflicht.
Für Unternehmen, die auch SAF-T einreichen, gibt es einen nützlichen Nebeneffekt. Die über e-Factura übermittelten und die in der D406 gemeldeten Rechnungen stammen aus derselben Grundgesamtheit, sodass ein monatlicher Abgleich der beiden die billigste verfügbare Konsistenzprüfung ist. Weichen die Anzahlen voneinander ab, liegt es fast immer an einem Dokument, das in einem System existiert und im anderen nicht — genau die Art von Differenz, die ANAF automatisch sehen kann.
Die Pflicht ist ein dauerhafter Teil des Monatszyklus und kein Projekt mit Enddatum. Am schnellsten kommen die Unternehmen damit zurecht, die die Übermittlung automatisiert und die monatliche Abstimmung einer benannten Person übertragen haben.
