Intrastat Rumänien: Wir überwachen Ihre Schwelle und melden monatlich an das Statistikamt

Was Intrastat in Rumänien ist — und warum es keine Steuererklärung ist

Intrastat ist das europäische System, das den Warenhandel zwischen den Mitgliedstaaten misst. Vor dem Binnenmarkt stammten diese Angaben aus den Zollanmeldungen; als die Grenzformalitäten innerhalb der EU entfielen, mussten die Statistiken unmittelbar bei den Unternehmen erhoben werden. Rumänien setzt das System über die Vorschriften zur Organisation des statistischen Systems Intrastat um, verwaltet wird es vom Nationalen Institut für Statistik (INS) — nicht von ANAF.

Diese Unterscheidung hat praktische Folgen. Intrastat geht an eine andere Behörde, über eine andere Anwendung, mit anderen Zugangsdaten, zu einem anderen Termin als jede andere rumänische Meldung. Unternehmen, die ihre Steuer-Compliance auslagern und annehmen, Intrastat laufe automatisch mit, stellen im vierten Monat fest, dass nichts eingereicht wurde.

Und obwohl die Meldung statistischer Natur ist, wird sie mit Steuerdaten abgeglichen. Der Warenwert, den Sie an das INS melden, wird mit den innergemeinschaftlichen Zeilen Ihrer Zusammenfassenden Meldung D390 verglichen. Eine große, unerklärte Differenz zwischen beiden ist eine Frage, die nur noch nicht gestellt wurde.

Wer melden muss und die Schwelle von 1.000.000 RON

Zwei Voraussetzungen müssen zusammentreffen: Das Unternehmen ist in Rumänien umsatzsteuerlich registriert, und seine innergemeinschaftlichen Warenbewegungen überschreiten die Jahresschwelle auf einem bestimmten Warenstrom.

Für 2026 beträgt die Schwelle 1.000.000 RON, angewendet getrennt auf jeden Warenstrom:

Gerade die Trennung wird regelmäßig falsch gelesen. Ein Unternehmen mit Eingängen von 4.000.000 RON und Versendungen von 300.000 RON meldet nur Eingänge. Die Überschreitung auf einem Warenstrom sagt über den anderen nichts aus.

Ebenso wenig begründet die Registrierung allein eine Meldepflicht. Eine rumänische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, über die im Jahr Waren für 200.000 RON bewegt werden, führt zu keiner einzigen Intrastat-Meldung — wohl aber zu einer Zusammenfassenden Meldung D390, denn die kennt keinen Schwellenwert. Umgekehrt bleibt der reine Dienstleistungsumsatz für Intrastat ohne Bedeutung, so hoch er auch sein mag: Gemeldet werden Waren, die eine Binnengrenze überqueren, und sonst nichts.

Die Schwellen werden für jedes Berichtsjahr festgelegt und jährlich überprüft; der geltende Wert wird deshalb zu Jahresbeginn anhand der Veröffentlichung des Nationalen Instituts für Statistik bestätigt. Daneben gibt es eine zweite, höhere Schwelle, oberhalb derer die Meldung um zusätzliche Angaben erweitert wird — unter anderem den statistischen Wert und die Lieferbedingungen. Der Wert dieser zweiten Schwelle ändert sich häufiger als der der ersten und ist für das betreffende Jahr zu prüfen.

Wann die Pflicht beginnt und wann sie endet

Die Pflicht beginnt in dem Monat, in dem der kumulierte Wert auf diesem Warenstrom die Schwelle überschreitet, nicht rückwirkend ab Januar. Ein Unternehmen, das die Schwelle bei den Eingängen im September überschreitet, meldet ab September.

Wer einmal zur meldepflichtigen Grundgesamtheit gehört, bleibt für den Rest des Jahres und das gesamte Folgejahr darin, unabhängig vom Volumen. Daraus folgen automatisch zwei Dinge:

• Nullmonate werden gemeldet. Ein Monat ohne Bewegungen führt dennoch zu einer Meldung, die keine Datensätze enthält.
• Das Ausscheiden aus der Grundgesamtheit ist eine Entscheidung zu Beginn eines Berichtsjahres, auf Grundlage des im Vorjahr erreichten Werts — und nichts, was von selbst eintritt, sobald die Mengen zurückgehen.

Für ein ausländisches Unternehmen, das eine rumänische Umsatzsteuernummer für ein einzelnes Projekt eröffnet hat, liegt darin die Falle: Das Projekt endet, die Warenströme versiegen, und die Meldepflicht läuft noch ein weiteres Jahr.

Nähern Sie sich der Schwelle? Schicken Sie uns die kumulierten Werte je Warenstrom: Wir sagen Ihnen, ab welchem Monat gemeldet wird, und übernehmen die Meldung. Angebot anfordern

Frist

Die Meldung ist bis zum 15. des Monats fällig, der auf den Berichtsmonat folgt, und wird beim INS über dessen eigene elektronische Anwendung mit den dem Meldepflichtigen ausgestellten Zugangsdaten eingereicht. Fällt der 15. auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.

Mit dem 15. steht Intrastat am Anfang des rumänischen Monatszyklus — zehn Tage vor der Umsatzsteuererklärung D300 und der Zusammenfassenden Meldung, fünfzehn Tage vor der Meldung D394. Sie muss aus Daten erstellt werden, die noch nicht endgültig abgeschlossen sind, und genau deshalb wird sie am besten aus demselben Auszug aufgebaut, aus dem später die Steuermeldungen entstehen. Die vollständige Abfolge steht im rumänischen Steuerkalender.

Was die Meldung enthält

Intrastat beschreibt Waren, nicht Rechnungen. Für jeden Warenstrom und Berichtsmonat enthält jeder Datensatz:

• die Warennummer der Kombinierten Nomenklatur — acht Stellen, und die Angabe, die mit Abstand die meiste Arbeit verursacht;
• den Partnermitgliedstaat: das Versendungsland bei Eingängen, das Bestimmungsland bei Versendungen;
• den Wert der Waren in RON;
• die Eigenmasse in Kilogramm und, wo die Nomenklatur eine vorsieht, die besondere Maßeinheit;
• die Art des Geschäfts — Verkauf, Rücksendung, Lohnveredelung, Verbringung eigener Waren ohne Eigentumsübergang;
• den Verkehrszweig und, oberhalb der zweiten Schwelle, die Lieferbedingungen und den statistischen Wert.

Zwei Eigenschaften unterscheiden Intrastat von den Umsatzsteuermeldungen. Es folgt der physischen Bewegung, sodass auch eine Verbringung eigener Waren ohne Verkauf und ohne Rechnung zu melden ist. Und es gilt nicht für Transitwaren, die Rumänien lediglich durchqueren, ohne hier in den Wirtschaftskreislauf einzutreten.

Die Warennummer ist in der Praxis der Punkt, an dem die Arbeit entsteht. Sie stammt nicht aus der Buchhaltung, sondern aus dem Artikelstamm, und sie wird häufig gar nicht geführt, weil sie im Inlandsgeschäft niemand braucht. Ein Katalog mit einigen hundert Positionen muss also einmal vollständig klassifiziert werden, und jede Neuaufnahme danach ebenfalls. Weil die Kombinierte Nomenklatur jährlich angepasst wird, ist zusätzlich zu prüfen, ob eine bisher verwendete Nummer im neuen Jahr noch existiert. Das ist keine große Arbeit, wenn sie geplant ist, und eine unangenehme, wenn sie am 14. des Monats auffällt.

Sanktionen — und das Risiko, das keine Sanktion ist

Die Nichtabgabe, die verspätete Abgabe und die Abgabe unrichtiger Daten werden nach den rumänischen Vorschriften zur Organisation des statistischen Systems Intrastat geahndet. Das INS wendet die Sanktionen an; die Beträge stehen in diesen Vorschriften und werden gegen die geltende Fassung geprüft.

Häufiger ist der Aufwand das eigentliche Problem. Das INS richtet Mahnungen und Korrekturaufforderungen unmittelbar an den Meldepflichtigen, und ungeklärte Lücken summieren sich. Unabhängig davon sieht ANAF die Abweichung zwischen Ihren innergemeinschaftlichen Erklärungen und den statistischen Daten, und eine solche Inkonsistenz wirkt im rumänischen System wie jede andere: Sie erhöht das Risikoprofil des Steuerpflichtigen.

Wie wir Intrastat für Sie übernehmen

Wir überwachen die Schwelle, bevor sie überschritten wird. Das ist der Teil, den die meisten Anbieter nicht leisten. Wir verfolgen die kumulierten Eingänge und Versendungen Monat für Monat gegen die Grenze von 1.000.000 RON, sodass die erste Meldung vorbereitet und nicht verspätet entdeckt wird. Nähert sich ein Unternehmen der Schwelle, sagen wir es zwei Monate vorher.

Wir ordnen die Warennummern einmal zu. Die Zuordnung der achtstelligen Codes der Kombinierten Nomenklatur zu einem Artikelstamm ist die eigentliche Arbeit bei Intrastat, und sie fällt einmalig an. Unsere Werkzeuge übernehmen Ihren Artikelstamm, ordnen ihn den Warennummern zu und markieren jeden neuen Artikel eines Zeitraums, damit er vor der Erzeugung der Meldung klassifiziert wird und nicht erst nach einer Korrekturaufforderung.

Wir erstellen die Meldung aus demselben Auszug wie die Steuermeldungen und gleichen die Warenwerte anschließend mit der D390 und den innergemeinschaftlichen Feldern der Umsatzsteuererklärung ab. Abweichungen, die berechtigt sind — Dienstleistungen in der D390, aber nicht in Intrastat; Verbringungen eigener Waren in beiden —, dokumentieren wir, statt sie zur Rückfrage werden zu lassen.

Wir reichen bis zum 15. beim INS ein und geben Ihnen die Bestätigung zurück, zusammen mit einer kurzen Notiz zu den Warenströmen des Monats.

Sie liefern die Daten; Klassifizierung, Meldung und Einreichung bleiben bei uns. Das Honorar ist ein fester monatlicher Betrag für den vereinbarten Meldeumfang.

In der Regel läuft Intrastat nicht allein, sondern als erster Termin eines Monatspakets, das die Umsatzsteuererklärung, die Zusammenfassende Meldung und die weiteren Meldungen einschließt. Das hat einen sachlichen Grund: Dieselbe Warenbewegung erscheint in mehreren Meldungen mit unterschiedlichen Werten und zu unterschiedlichen Terminen, und Abweichungen lassen sich nur dann erklären, wenn dieselbe Stelle alle Zahlen kennt. Für Sie bedeutet es einen Ansprechpartner statt mehrerer und eine einzige Datenlieferung pro Monat.

Besondere Konstellationen

Ausländische Unternehmen mit einem Lager in Rumänien. Waren, die aus einem Konzernlager in einem anderen Mitgliedstaat nach Rumänien verbracht werden, sind Eingänge, auch wenn nichts verkauft wurde. Waren, die an Kunden anderswo in der EU versandt werden, sind Versendungen. Beides zählt auf die Schwellen. Der größere Zusammenhang steht im Leitfaden zur Umsatzsteuer in Rumänien für ausländische Unternehmen.

Marktplatz- und E-Commerce-Händler. Bestandsbewegungen zwischen Fulfilment-Zentren in verschiedenen Mitgliedstaaten sind meldepflichtige Bewegungen. Verkäufe an Privatpersonen im One-Stop-Shop bleiben außerhalb der D390, die zugrunde liegenden Warenbewegungen können dennoch Intrastat-Datensätze sein. Das Zusammenspiel behandelt der Leitfaden zur Umsatzsteuer im E-Commerce in Rumänien.

Waren zur Lohnveredelung und zurück. Sie haben eigene Codes für die Art des Geschäfts und werden in beide Richtungen gemeldet, zu Werten, die nicht die Rechnungswerte sind. Fehler hier sind häufig und erzeugen große, gut sichtbare Verzerrungen.

Straßentransporte, die zugleich e-Transport auslösen. Eine innergemeinschaftliche Warenbewegung auf der Straße kann gleichzeitig unter Intrastat und unter RO e-Transport fallen, das vor Abfahrt des Fahrzeugs einen UIT-Code verlangt. Rechtlich haben die beiden Systeme nichts miteinander zu tun, praktisch überschneiden sie sich vollständig — es lohnt sich, sie gemeinsam abzubilden.

Die Fehler, die wir am häufigsten sehen

• Die Schwelle unbemerkt überschritten, weil niemand den kumulierten Wert je Warenstrom verfolgt hat.
• Beide Warenströme gemeldet, obwohl nur einer über der Schwelle liegt — harmlos, aber auf Dauer zusätzlicher Aufwand.
• Nullmonate ausgelassen von Unternehmen, die zur meldepflichtigen Grundgesamtheit gehören, aber keine Bewegungen hatten.
• Verbringungen eigener Waren vergessen, weil keine Rechnung vorlag, die jemanden aufmerksam gemacht hätte.
• Warennummern aus der Lieferantenrechnung übernommen, ohne sie gegen die für das Jahr geltende Fassung der Kombinierten Nomenklatur zu prüfen.
• Die Meldung eingestellt, sobald die Mengen zurückgingen, statt zu Beginn eines Berichtsjahres nach der Neubeurteilung.