Intrastat w Rumunii: pilnujemy progu i składamy miesięczną deklarację statystyczną

Czym jest Intrastat w Rumunii i dlaczego to nie jest deklaracja podatkowa

Intrastat to europejski system mierzący handel towarami między państwami członkowskimi. Przed jednolitym rynkiem informacje te pochodziły ze zgłoszeń celnych; gdy formalności graniczne wewnątrz UE zniknęły, statystykę trzeba było zbierać bezpośrednio od przedsiębiorców. Rumunia stosuje ten system na podstawie przepisów o organizacji systemu statystycznego Intrastat, a prowadzi go Narodowy Instytut Statystyczny (INS) — nie ANAF.

To rozróżnienie ma znaczenie praktyczne. Intrastat składa się w innej instytucji, przez inną aplikację, z innymi danymi dostępowymi i w innym terminie niż każde inne rumuńskie zgłoszenie. Firmy, które zlecają rozliczenia podatkowe na zewnątrz i zakładają, że Intrastat jest w pakiecie, odkrywają w czwartym miesiącu, że nic nie zostało złożone.

Mimo statystycznego charakteru deklarację porównuje się z danymi podatkowymi. Wartość towarów zgłoszona do INS jest zestawiana z pozycjami wewnątrzwspólnotowymi w Państwa informacji podsumowującej D390. Duża, niewyjaśniona różnica między nimi to pytanie, które prędzej czy później padnie.

Kto musi zgłaszać i próg 1 000 000 RON

Muszą być spełnione łącznie dwa warunki: podmiot jest zarejestrowany do celów VAT w Rumunii, a jego wewnątrzwspólnotowe przepływy towarów przekraczają roczny próg w danym kierunku.

W 2026 r. próg wynosi 1 000 000 RON i stosuje się go oddzielnie do każdego kierunku:

To rozdzielenie jest regularnie źle odczytywane. Firma z przywozem na 4 000 000 RON i wywozem na 300 000 RON zgłasza wyłącznie przywóz. Przekroczenie progu w jednym kierunku nic nie mówi o drugim.

Dla polskiej firmy, która zaopatruje magazyn w Rumunii ciężarówkami z Polski, kluczowy jest zwykle przywóz: to on narasta z każdą dostawą towaru do magazynu, także gdy nic nie zostało jeszcze sprzedane.

Progi ustala się dla każdego roku odniesienia i co roku weryfikuje, dlatego obowiązującą wartość potwierdzamy na początku roku w publikacji Narodowego Instytutu Statystycznego. Istnieje też drugi, wyższy próg, powyżej którego deklarację rozszerza się o dodatkowe dane — m.in. wartość statystyczną i warunki dostawy. Wartość tego drugiego progu zmienia się częściej niż pierwszego i należy ją sprawdzić dla danego roku.

Kiedy obowiązek powstaje i kiedy wygasa

Obowiązek powstaje w miesiącu, w którym narastająca wartość w danym kierunku przekroczy próg, a nie wstecz od stycznia. Firma, która przekroczy próg przywozu we wrześniu, składa deklaracje od września.

Po wejściu do populacji zgłaszających firma pozostaje w niej do końca tego roku oraz przez cały następny rok, niezależnie od wolumenu. Wynikają z tego automatycznie dwie rzeczy:

• Miesiące zerowe się zgłasza. Miesiąc bez przepływów i tak daje deklarację, tyle że bez pozycji.
• Wyjście z populacji to decyzja podejmowana na początku roku odniesienia, na podstawie wartości osiągniętej w roku poprzednim — a nie coś, co dzieje się samo, gdy tylko spadną wolumeny.

Dla firmy zagranicznej, która otworzyła rumuński numer VAT na potrzeby jednego projektu, to właśnie jest pułapka: projekt się kończy, przepływy ustają, a obowiązek składania deklaracji trwa jeszcze rok.

Termin

Deklarację składa się do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu odniesienia, w INS, przez jego własną aplikację elektroniczną, z danymi dostępowymi nadanymi zgłaszającemu. Jeżeli 15. dzień przypada w weekend lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin przesuwa się na następny dzień roboczy.

Termin 15. dnia stawia Intrastat na pierwszym miejscu w rumuńskim cyklu miesięcznym — dziesięć dni przed deklaracją VAT i informacją podsumowującą, piętnaście przed D394. Trzeba go przygotować z danych, które nie są jeszcze w pełni zamknięte, i właśnie dlatego najlepiej budować go z tego samego wyciągu, z którego później powstaną zgłoszenia podatkowe.

Co zawiera deklaracja

Intrastat opisuje towary, a nie faktury. Dla każdego kierunku i miesiąca odniesienia każda pozycja zawiera:

• kod towaru według Nomenklatury Scalonej — osiem cyfr i zarazem element, który generuje najwięcej pracy;
• państwo członkowskie kontrahenta: kraj wysyłki przy przywozie, kraj przeznaczenia przy wywozie;
• wartość towarów w RON;
• masę netto w kilogramach oraz, jeśli nomenklatura tego wymaga, jednostkę uzupełniającą;
• rodzaj transakcji — sprzedaż, zwrot, uszlachetnianie, przemieszczenie własnych towarów bez zmiany właściciela;
• rodzaj transportu oraz, powyżej drugiego progu, warunki dostawy i wartość statystyczną.

Intrastat od zgłoszeń VAT odróżniają dwie cechy. Podąża za fizycznym przepływem, więc przemieszczenie własnych towarów bez sprzedaży i bez faktury podlega zgłoszeniu. I wyłącza towary w tranzycie, które jedynie przejeżdżają przez Rumunię, nie wchodząc tu do obrotu gospodarczego.

Kary i ryzyko, które nie jest karą

Niezłożenie deklaracji, złożenie jej po terminie i podanie nieprawidłowych danych są karane na podstawie rumuńskich przepisów o organizacji systemu statystycznego Intrastat. Sankcje nakłada INS; kwoty określają te przepisy i potwierdzamy je w wersji obowiązującej.

Częstszy koszt ma charakter administracyjny. INS wysyła przypomnienia i wezwania do korekty bezpośrednio do zgłaszającego, a niewyjaśnione luki się kumulują. Niezależnie od tego ANAF widzi rozbieżność między Państwa zgłoszeniami wewnątrzwspólnotowymi a danymi statystycznymi, a taka niespójność działa jak każda inna w rumuńskim systemie: podnosi profil ryzyka podatnika.

Jak prowadzimy dla Państwa Intrastat

Pilnujemy progu, zanim zostanie przekroczony. Tego większość usługodawców nie robi. Śledzimy miesiąc po miesiącu narastający przywóz i wywóz względem limitu 1 000 000 RON, dzięki czemu pierwszą deklarację przygotowujemy z wyprzedzeniem, a nie odkrywamy z opóźnieniem. Firmie zbliżającej się do progu mówimy o tym dwa miesiące wcześniej.

Kody towarów mapujemy raz. Przypisanie kodów Nomenklatury Scalonej do katalogu produktów to prawdziwa praca w Intrastat i wykonuje się ją jednorazowo. Nasze narzędzia pobierają Państwa kartotekę towarów, mapują ją na kody ośmiocyfrowe i oznaczają każdy nowy artykuł, który pojawi się w okresie, aby został sklasyfikowany przed wygenerowaniem deklaracji, a nie po wezwaniu do korekty.

Deklarację budujemy z tego samego wyciągu co zgłoszenia podatkowe, a następnie uzgadniamy wartości towarów z D390 i z polami deklaracji VAT dotyczącymi transakcji wewnątrzwspólnotowych. Różnice uzasadnione — usługi w D390, ale nie w Intrastat, przemieszczenia własnych towarów w obu — dokumentujemy, zamiast czekać, aż ktoś o nie zapyta.

Składamy deklarację w INS do 15. dnia i przesyłamy Państwu potwierdzenie wraz z krótką notatką o przepływach z danego miesiąca.

Państwo przesyłają dane; klasyfikacja, deklaracja i jej złożenie należą do nas. Wynagrodzenie jest stałą miesięczną kwotą za uzgodniony zestaw zgłoszeń.

Sytuacje szczególne

Firmy zagraniczne z magazynem w Rumunii. Towary przywiezione do Rumunii z magazynu grupy w innym państwie członkowskim to przywóz, nawet jeśli nic nie zostało sprzedane. Towary wysłane do klientów w innych państwach UE to wywóz. Jedno i drugie wlicza się do progów. Szerszy obraz przedstawiamy w poradniku VAT w Rumunii dla firm zagranicznych, a sytuację magazynu i sprzedaży przez platformy — w poradniku magazyn w Rumunii a VAT.

Sprzedawcy na platformach i w e-commerce. Przemieszczenia zapasów między centrami fulfilmentu w różnych państwach członkowskich to przepływy podlegające zgłoszeniu. Sprzedaż do osób fizycznych w procedurze OSS jest poza D390, ale związany z nią fizyczny przepływ towarów nadal może być pozycją Intrastat. Tę zależność omawiamy w poradniku sprzedaż internetowa a VAT w Rumunii.

Towary wysłane do uszlachetnienia i zwrócone. Mają własne kody rodzaju transakcji i zgłasza się je w obu kierunkach, w wartościach innych niż wartości z faktur. Błędy są tu częste i dają duże, widoczne zniekształcenia.

Przewozy drogowe, które wywołują też e-Transport. Wewnątrzwspólnotowy przewóz towarów drogą lądową może jednocześnie podlegać Intrastat i RO e-Transport, który wymaga kodu UIT przed wyjazdem pojazdu. Prawnie oba systemy nie mają ze sobą związku, w praktyce całkowicie się pokrywają, dlatego warto zmapować je razem.

Błędy, które widzimy najczęściej

• Niezauważone przekroczenie progu, bo nikt nie śledził narastającej wartości w każdym kierunku.
• Zgłaszanie obu kierunków, gdy tylko jeden przekracza próg — nieszkodliwe, ale bezterminowo dokłada pracy.
• Pominięte miesiące zerowe w firmach, które należą do populacji zgłaszających, ale nie miały przepływów.
• Pominięte przemieszczenia własnych towarów, bo nie było faktury, która zwróciłaby czyjąkolwiek uwagę.
• Kody towarów przepisane z faktury dostawcy bez sprawdzenia w wersji Nomenklatury Scalonej obowiązującej w danym roku.
• Wstrzymanie zgłoszeń, gdy tylko spadły wolumeny, zamiast na początku roku odniesienia, po ponownej ocenie.