Czym jest D394 i dlaczego ANAF na niej polega
D394 to rumuńska deklaracja informacyjna o dostawach, usługach i nabyciach dokonanych na terytorium kraju. Nie jest deklaracją podatkową: nie wymierza się ani nie płaci z nią podatku. To wykaz — pozycja dla każdego rumuńskiego kontrahenta, z numerem identyfikacji podatkowej, podstawą opodatkowania i VAT, w podziale na stawki i rodzaje transakcji.
Jej celem jest porównanie. Państwa dostawca deklaruje, że w marcu wystawił Państwu faktury na 100 000 RON plus VAT; Państwo deklarują, że w marcu otrzymali faktury na 100 000 RON plus VAT. ANAF porównuje obie strony automatycznie, w skali całego kraju. Jeśli strony się nie zgadzają, system generuje rozbieżność, a rozbieżność — pismo.
Ten mechanizm wyjaśnia, dlaczego D394 waży więcej, niż się wydaje. Nie wiąże się z żadną płatnością, a mimo to jest deklaracją, która najpewniej wskazuje administracji podatkowej, gdzie szukać. Razem z deklaracją VAT D300 i plikiem SAF-T D406 tworzy trójkąt, który musi się zamknąć.
Kto składa D394
Obowiązek dotyczy osób zarejestrowanych do celów VAT w Rumunii na podstawie art. 316 Kodeksu podatkowego, które dokonują transakcji na terytorium Rumunii. Dla firmy z siedzibą w Rumunii kryterium jest rumuńska rejestracja VAT. Dla firmy bez siedziby kryterium jest węższe: składa deklarację tylko wtedy, gdy dokonuje transakcji krajowych z osobami zarejestrowanymi do VAT w Rumunii.
| Sytuacja | D394 wymagana |
|---|---|
| Spółka rumuńska zarejestrowana do VAT, z krajowymi klientami lub dostawcami | Tak |
| Rumuńska spółka zależna grupy zagranicznej | Tak |
| Firma bez siedziby z rumuńskim numerem VAT, dostarczająca towary lub usługi w Rumunii rumuńskim klientom zarejestrowanym do VAT | Tak |
| Firma bez siedziby kupująca w Rumunii od rumuńskich dostawców zarejestrowanych do VAT, także z odwrotnym obciążeniem | Tak |
| Firma bez siedziby sprzedająca w Rumunii wyłącznie osobom fizycznym lub osobom niezarejestrowanym do VAT, bez zakupów od rumuńskich dostawców zarejestrowanych do VAT | Nie |
| Firma bez siedziby, której działalność w Rumunii to wyłącznie przepływy wewnątrzwspólnotowe lub eksport | Nie |
| Stałe miejsce prowadzenia działalności firmy zagranicznej | Tak |
| Firma niezarejestrowana do VAT w Rumunii | Nie |
Dla firm zagranicznych praktyczne pytanie jest węższe, niż się wydaje. Magazyn w Rumunii, który obsługuje wyłącznie wysyłki do innych państw członkowskich, generuje pozycje w D390, a nie w D394. W chwili, gdy ten sam magazyn obsłuży rumuńskiego klienta zarejestrowanego do VAT albo rumuński operator logistyczny zarejestrowany do VAT wystawi fakturę z lokalnym VAT za swoje usługi, D394 staje się aktualna. Bez takich transakcji nie ma D394 do złożenia. Szerszy kontekst obowiązków opisuje poradnik VAT w Rumunii dla firm zagranicznych.
Co zawiera deklaracja
D394 ma strukturę sekcji, a sekcje są ważniejsze od sum, bo każda jest porównywana inaczej.
- Transakcje z osobami zarejestrowanymi do VAT w Rumunii. Rdzeń deklaracji: dostawy i nabycia wykazane według numeru identyfikacji podatkowej kontrahenta, z podstawą opodatkowania i VAT w podziale na stawki i rodzaje operacji, w tym krajowe transakcje z odwrotnym obciążeniem.
- Transakcje z osobami niezarejestrowanymi do VAT, w tym z podatnikami poniżej progu i instytucjami publicznymi, wykazywane zbiorczo, a nie imiennie.
- Transakcje z osobami niebędącymi podatnikami — osobami fizycznymi. Wykazywane zbiorczo, z dodatkowymi szczegółami dla niektórych kategorii towarów.
- Informacje z elektronicznych kas fiskalnych, aby obrót detaliczny był widoczny także tam, gdzie nie ma faktury imiennej.
- Dane zbiorcze o liczbie faktur wystawionych i otrzymanych oraz sumy według stawek VAT, służące do kontroli poprawności względem D300.
Od zmiany stawek z 1 sierpnia 2025 r. podział według stawek musi uwzględniać 21% i 11%. Deklaracja nadal zbudowana na kolumnach 19% i 9% nie uzgodni się ani z deklaracją VAT, ani z wykazami kontrahentów.
Terminy
D394 odpowiada okresowi rozliczeniowemu VAT i składa się ją do 30. dnia miesiąca następującego po okresie. Jedynym stałym wyjątkiem jest okres styczniowy, wykazywany do ostatniego dnia lutego — 28 lub 29, zależnie od roku. Jeśli 30. dzień wypada w weekend lub święto, termin przesuwa się na następny dzień roboczy.
Praktyczną konsekwencją 30. dnia jest to, że D394 przygotowuje się po deklaracji VAT za ten sam okres, której termin minął 25. dnia. Te pięć dni często wykorzystuje się, by dopasować D394 do już złożonej D300, co jest odwrotną kolejnością: obie deklaracje powinny powstać z tego samego eksportu w tym samym momencie.
Krótkie pytanie? Proszę opisać nam, z kim handlują Państwo w Rumunii; odpowiemy, czy D394 w ogóle Państwa dotyczy, i przygotujemy ją razem z D300. Poproś o ofertę
Sankcje i rzeczywiste ryzyko
Niezłożenie deklaracji informacyjnej w terminie jest karane grzywną na podstawie Kodeksu postępowania podatkowego (Ustawa 207/2015), w przedziałach zależnych od kategorii podatnika. Tekst jednolity publikuje ANAF.
Grzywna nie jest tu najważniejsza. Liczy się to, co brakująca lub niespójna D394 robi z Państwa pozycją:
- Pisma o rozbieżnościach. Każda nieuzgodniona pozycja generuje wezwanie do wyjaśnień z krótkim terminem odpowiedzi.
- Ryzyko dla odliczenia. Jeśli dostawca nie zgłosił faktury, którą Państwo odliczyli, ciężar wykazania transakcji przechodzi na Państwa.
- Wybór do kontroli. Utrzymujące się rozbieżności to jeden z najsilniejszych sygnałów w modelu ryzyka, który decyduje, kto zostanie skontrolowany.
Jak przygotowujemy i składamy Państwa D394
D394 i D300 traktujemy jako jedno zadanie z dwoma wynikami, przygotowywane z tego samego eksportu, tego samego dnia.
- Otrzymujemy dane za okres — eksport z ERP, rejestry sprzedaży i zakupów albo zestawienia w Excelu. Format nie jest ograniczeniem; nasz generator tworzy rumuńskie deklaracje bezpośrednio z danych strukturalnych.
- Weryfikujemy dane kontrahentów. Rumuńskie numery identyfikacji podatkowej sprawdzamy pod kątem formatu i ważności, a kontrahentów bez ważnego kodu wydzielamy przed zbudowaniem deklaracji, bo należą do innej sekcji.
- Uzgadniamy w trzech kierunkach. Sumy D394 z polami D300 za ten sam okres, pozycje krajowe z dokumentami źródłowymi w SAF-T oraz — gdy uzasadnia to wolumen — najważniejszych kontrahentów z ich zachowaniem sprawozdawczym w poprzednich okresach.
- Składamy przez SPV naszym kwalifikowanym certyfikatem cyfrowym, na podstawie pisemnego pełnomocnictwa, i przekazujemy potwierdzenie z ANAF z krótką notatką z uzgodnień.
Gdy przychodzą pisma o rozbieżnościach za wcześniejsze okresy, prowadzimy odpowiedź: identyfikujemy pozycję, przygotowujemy dowody z faktur i odpowiadamy w terminie. Samo składanie deklaracji zostaje przez cały czas po naszej stronie: Państwa zespół dostarcza dane i nigdy nie musi poznawać rumuńskich specyfikacji deklaracji.
Szczególne sytuacje
Firmy zagraniczne z magazynem w Rumunii. Rozróżnienie między dostawą krajową a wysyłką wewnątrzwspólnotową decyduje, czy transakcja trafia do D394, czy do informacji podsumowującej D390. Prawidłowe oznaczenie rodzajów przepływów w systemie źródłowym jest warte więcej niż dowolna liczba późniejszych korekt.
Sprzedawcy na platformach. Eksporty z platform zwykle agregują dane. D394 wymaga szczegółów według kontrahentów dla rumuńskich klientów biznesowych i według stawek dla sprzedaży osobom fizycznym, więc eksport trzeba odpowiednio określić na początku współpracy.
Firmy z dużą liczbą drobnych faktur. Handel detaliczny i gastronomia generują dużą sekcję kas fiskalnych i małą sekcję imienną. Uzgodnienie przebiega względem raportów dobowych, a od 1 stycznia 2025 r. także względem faktur B2C przesłanych przez RO e-Factura.
Uśpione rumuńskie numery VAT. Dla firmy z siedzibą w Rumunii brak transakcji nadal oznacza, że okres trzeba zachować — pięciominutowe złożenie, które zapobiega całkowicie zbędnej grzywnie. Firma bez siedziby, bez transakcji krajowych z osobami zarejestrowanymi do rumuńskiego VAT, nie składa D394.
Błędy, które widzimy najczęściej
- Pomijane okresy zerowe przez firmy z siedzibą w Rumunii, w przekonaniu, że wykazu bez pozycji nie trzeba wysyłać.
- Kody kontrahentów zapisane inaczej w D394 i w pliku SAF-T, przez co deklaracje przestają się uzgadniać, choć każda z osobna jest poprawna.
- Faktury korygujące ujęte w innym okresie niż u kontrahenta, co tworzy rozbieżność rzeczywistą, ale nieszkodliwą — i mimo to wymagającą odpowiedzi.
- Nabycia wewnątrzwspólnotowe wpisane do sekcji krajowej lub odwrotnie, zwykle dlatego, że rodzaj przepływu nigdy nie został oznaczony w systemie źródłowym.
- D394 odtworzona z drugiego eksportu po złożeniu D300, przez co obie są bliskie, ale nie równe.
- Stare kolumny stawek VAT pozostawione po sierpniu 2025 r.
