e-Factura w Rumunii: kto wystawia, kto raportuje i ile kosztuje błąd

Czym jest e-Factura w Rumunii i dlaczego ma znaczenie, nawet jeśli nie wystawiają Państwo przez system

RO e-Factura to krajowy system faktur elektronicznych prowadzony przez Ministerstwo Finansów wspólnie z ANAF. Fakturę wystawia się jako ustrukturyzowany plik XML, przesyła do systemu, sprawdza według reguł rumuńskich, organ podatkowy opatruje ją pieczęcią elektroniczną i dostarcza odbiorcy w tym samym systemie. Oryginałem prawnym jest opieczętowany XML. PDF wygenerowany obok niego to kopia pomocnicza bez samodzielnej mocy prawnej.

Kto zna polski KSeF, rozpozna ogólną ideę: ustrukturyzowana faktura w centralnym systemie administracji. Zakres, terminy i zasady RO e-Factura wynikają jednak z przepisów rumuńskich, więc polskich rozwiązań nie należy przenosić na nie wprost.

Dla firmy zagranicznej pierwsza rzecz do zrozumienia jest taka, że e-Factura to nie tylko obowiązek wystawiania. To także kanał raportowania faktur B2B firm, które nie mają tu siedziby, i kanał, którym docierają Państwa rumuńskie faktury zakupu. Nawet firma, której faktury nie są wystawiane przez system, potrzebuje do niego dostępu, bo tam raportuje swoje faktury B2B i tam dostarczane są dokumenty jej dostawców — a te dokumenty uzasadniają odliczenie VAT wykazane w rumuńskiej deklaracji VAT.

Kto musi wystawiać faktury przez RO e-Factura

Obowiązek wynika z siedziby, a nie z rejestracji. To rozróżnienie jest najczęściej źle rozumianym punktem w materiałach na ten temat.

Tabelę warto czytać, patrząc na drugą kolumnę. Firma bez siedziby nie jest zwolniona z systemu; jest zwolniona z wystawiania faktur przez niego. Faktura wystawiona według jej zwykłych zasad pozostaje dokumentem wysyłanym klientowi, ale w transakcjach B2B ta sama faktura trafia też do RO e-Factura jako XML, w celu raportowania. Faktury B2C pozostają poza systemem. Faktury zakupu nadal trafiają do RO e-Factura i nadal trzeba je pobierać, archiwizować i uzgadniać.

Dla polskiej firmy z magazynem w Rumunii to pytanie warto postawić wprost i rozstrzygnąć na podstawie konkretnego modelu działalności, a nie założenia.

To, czy istnieje stałe miejsce prowadzenia działalności, jest kwestią faktów — stałość oraz zaplecze personalne i techniczne w Rumunii — i warto ją rozstrzygnąć na piśmie przed pierwszą fakturą, a nie po kontroli. Samo rozróżnienie omawiamy w przeglądzie rozliczeń podatkowych i w poradniku VAT w Rumunii dla firm zagranicznych.

Format RO_CIUS i co zmienia się na fakturze

Rumunia nie wymyśliła własnego formatu faktury. Przyjęła europejską normę semantyczną EN 16931 i nałożyła na nią krajową specyfikację wdrożeniową RO_CIUS. Specyfikacja ta określa pola obowiązkowe, reguły biznesowe stosowane przy przesyłaniu i rumuńskie szczególności — format numeru identyfikacji podatkowej, sposób kodowania stawek VAT, traktowanie faktur uproszczonych.

Wynikają z tego dwie konsekwencje. Po pierwsze, XML zgodny z samą normą europejską może zostać w Rumunii odrzucony, bo reguły krajowe są surowsze. Po drugie, kilka pól, które Państwa system fakturowy traktuje jako dowolny tekst — identyfikacja nabywcy, jednostka miary, kod kategorii VAT — staje się wartościami kontrolowanymi, pochodzącymi z nomenklatury. Uporządkowanie danych podstawowych jest zwykle największą częścią wdrożenia, a nie samo połączenie techniczne.

Od 1 sierpnia 2025 r. podstawowa stawka VAT wynosi 21%, a obniżona 11%, więc trzeba było zaktualizować także kody kategorii VAT na fakturach. Systemy, które nadal wystawiają 19%, generują faktury błędne już na pierwszy rzut oka.

Terminy przesyłania i zasada pięciu dni roboczych od 2026 r.

Fakturę trzeba przesłać do RO e-Factura w ciągu pięciu dni roboczych od dnia jej wystawienia albo od ustawowego terminu jej wystawienia, jeżeli faktura nie została wystawiona na czas. To brzmienie pochodzi z OUG 89/2025 (Monitorul Oficial nr 1203 z 24 grudnia 2025 r.) i obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. Wcześniej termin liczono w dniach kalendarzowych. W 2026 r. zmienił się więc sposób liczenia dni, zarówno dla B2B, jak i B2C — a nie zakres obowiązku.

Dwie uwagi praktyczne. Termin biegnie dla każdej faktury, a nie dla okresu, więc zbiorcze przesłanie w ostatnim dniu roboczym miesiąca narusza termin dla wszystkiego, co wystawiono wcześniej. A liczy się dni robocze, co oznacza, że znaczenie mają rumuńskie dni ustawowo wolne od pracy — a nie są one takie same jak w Polsce.

Faktury B2C — wystawiane osobom fizycznym — są w systemie od 1 stycznia 2025 r., na podstawie OUG 69/2024, z zasadami operacyjnymi określonymi w OUG 138/2024 i sankcjami stosowanymi od 1 lipca 2025 r. Jeżeli nabywca nie poda numeru identyfikacji podatkowej, w jego miejsce wpisuje się umowny kod złożony z trzynastu zer. Dla handlu detalicznego i sprzedawców na platformach była to większa zmiana operacyjna, po prostu ze względu na wolumen.

Kary

Nieprzesłanie faktury w terminie jest wykroczeniem na podstawie OUG 120/2021. Grzywny zależą od kategorii podatnika:

• 1 000 – 2 500 RON dla małych podatników;
• 2 500 – 5 000 RON dla średnich podatników;
• 5 000 – 10 000 RON dla dużych podatników.

Odrębna i cięższa sankcja dotyczy odbiorcy: nabywca, który ujmuje fakturę B2B otrzymaną poza systemem, podlega grzywnie w wysokości 15% łącznej wartości faktury. Przepis art. 13^2 ust. (1) lit. b) dotyczy odbiorcy mającego siedzibę w Rumunii i faktury od dostawcy również mającego siedzibę w Rumunii; faktury raportowane przez firmę zagraniczną bez siedziby w Rumunii nie są nim objęte.

Ryzyko pośrednie jest jeszcze większe. Jeżeli faktura powinna była przejść przez system, a nie przeszła, prawo nabywcy do odliczenia z niej VAT może zostać zakwestionowane. Błąd procesu po stronie dostawcy staje się wtedy problemem gotówkowym klienta — dlatego rumuńscy nabywcy coraz częściej odmawiają przyjęcia faktur, które nie dotarły przez system.

Jak prowadzimy dla Państwa e-Factura

Konfigurację wykonuje się raz. Rejestrujemy Państwa dostęp do systemu w SPV, czyli wirtualnym koncie podatnika w ANAF, ustalamy, kto podpisuje i kto przesyła, i podłączamy źródło faktur — eksport z ERP, platformę fakturową albo plik Excel, jeśli to jest dostępne. Nasz generator przekształca dane do struktury RO_CIUS, waliduje je według rumuńskich reguł biznesowych i przesyła.

Praca bieżąca składa się z trzech części. Faktury wychodzące przesyłamy w obowiązującym terminie — wystawiane przez system, jeśli mają Państwo siedzibę w Rumunii, albo raportowane równolegle ze zwykłym fakturowaniem, w transakcjach B2B, jeśli jej Państwo nie mają — i przechowujemy dla Państwa odpowiedź systemu oraz XML. Faktury przychodzące pobieramy z systemu codziennie, zestawiamy z Państwa ewidencją zakupów i przekazujemy do dokumentacji księgowej, aby nic nie leżało niezauważone w systemie, podczas gdy VAT z tych faktur pozostaje nieodliczony. Uzgodnienie porównuje to, co przeszło przez e-Factura, z tym, co wykazano w deklaracji VAT, w informacji o transakcjach krajowych i w pliku SAF-T D406 — bo ANAF przeprowadza dokładnie to samo porównanie.

Deklaracje podatkowe oparte na tych danych — deklarację VAT, informację o transakcjach krajowych, SAF-T — przygotowujemy i składamy my, przez SPV naszym certyfikatem cyfrowym, a Państwo otrzymują potwierdzenia z ANAF. Jeżeli Państwa zespół chce zachować bezpośrednią kontrolę nad codziennym fakturowaniem, może mieć własny dostęp do wystawiania i śledzenia faktur w RO e-Factura, a walidacja i uzgodnienia pozostają po naszej stronie.

Sytuacje szczególne

Sprzedawcy na platformach i w e-commerce. Problemem jest wolumen, i to znacznie większym od stycznia 2025 r., gdy faktury B2C weszły do systemu dla sprzedawców mających siedzibę w Rumunii. Sprawdza się bezpośredni przepływ danych z platformy sprzedażowej, z numeracją dokumentów uzgodnioną z góry. Szersze rozliczenie VAT omawiamy w poradniku sprzedaż internetowa a VAT w Rumunii.

Samofakturowanie. Gdy fakturę w imieniu dostawcy wystawia klient, obowiązek podąża za stroną prawnie odpowiedzialną za wystawienie. Trzeba to udokumentować w umowie handlowej, bo system rejestruje, kto przesłał plik.

Firmy bez siedziby w Rumunii. Dwa przepływy biegną obok siebie. Po stronie wychodzącej faktury B2B wystawione według Państwa zwykłych zasad muszą także trafić do RO e-Factura jako XML, w celu raportowania: klient nadal otrzymuje Państwa zwykłą fakturę, a system otrzymuje dane. Faktury B2C pozostają poza systemem, podobnie jak eksport, dostawy wewnątrzwspólnotowe i pozostałe przypadki wymienione w art. LIX ust. (4) ustawy 296/2023. Po stronie przychodzącej rumuńscy dostawcy od 1 stycznia 2026 r. mają obowiązek przesyłać przez system faktury, które Państwu wystawiają; praktycznym wymogiem jest codzienne pobieranie faktur i archiwum. Faktury w systemie mają ograniczony okres przechowywania; firma, która ich nie pobiera, może zostać bez oryginału dokumentu uzasadniającego odliczenie VAT. Podstawę prawną, wyjątki i przykład liczenia terminu omawia artykuł e-Faktura w Rumunii dla firm zagranicznych.

Faktury korygujące. Faktura korygująca przechodzi przez system jak każda inna i odwołuje się do faktury pierwotnej. Korekta poza systemem pozostawia opieczętowany oryginał bez zmian.

Błędy, które widzimy najczęściej

• Traktowanie PDF jako faktury. Gdy faktura przejdzie przez system, oryginałem jest opieczętowany XML; PDF to tylko jego wizualizacja.
• Zbiorcze przesyłanie na koniec miesiąca, które narusza termin pięciu dni roboczych dla każdej wcześniej wystawionej faktury.
• Nieaktualne stawki VAT w systemie fakturowym, który nadal wystawia 19% zamiast 21% lub 11%.
• Ignorowanie faktur przychodzących, bo własne faktury firmy nie są wystawiane przez system — a od tych dokumentów zależy odliczenie.
• Mylenie wystawiania z raportowaniem. Rumuński numer VAT bez stałego miejsca prowadzenia działalności nie przenosi fakturowania do systemu, ale faktury B2B nadal trzeba tam raportować; dopiero stałe miejsce prowadzenia działalności oznacza pełne wystawianie przez system, łącznie z B2C.
• Niezmapowane dane kontrahentów — brakujący lub błędny numer identyfikacji podatkowej powoduje odrzucenie przy przesyłaniu, a faktura nie zostaje wtedy w ogóle przesłana.