VAT w Rumunii dla firm zagranicznych: pełny cykl obowiązków

VAT w Rumunii dla firm zagranicznych: kiedy powstaje obowiązek

VAT w Rumunii dla firm zagranicznych zaczyna się od transakcji, a nie od wielkości obrotu. Firma z siedzibą za granicą podlega obowiązkowi rejestracji w chwili, gdy wykonuje czynność opodatkowaną w Rumunii, której nie może przejąć ani nabywca, ani procedura OSS. Rejestracja jest warunkiem wstępnym tej czynności, a nie jej następstwem.

To jedno zdanie wyjaśnia większość problemów, z którymi się do nas zgłaszają firmy. Zagraniczne działy finansowe patrzą na Rumunię przez pryzmat własnego kraju, w którym próg dla małych przedsiębiorstw zwykle daje kilka miesięcy oddechu. Firma bez siedziby w Rumunii takiego oddechu nie ma. Pierwsza paleta towaru, która trafia do rumuńskiego centrum fulfilmentu, tworzy obowiązek w dniu, w którym dociera na miejsce.

Podstawa prawna znajduje się w tytule VII Kodeksu podatkowego, w szczególności w art. 316 i kolejnych, których tekst jednolity publikuje ANAF. Warstwa administracyjna — formularze, kanały składania, nomenklatury — należy do ANAF (rumuńskiej administracji podatkowej).

Brak siedziby, stałe miejsce prowadzenia działalności, zakład

Trzy statusy brzmią podobnie, a w rumuńskiej praktyce działają zupełnie inaczej. Prawidłowa kwalifikacja to pierwsza decyzja, bo od niej zależy wszystko, co dzieje się dalej.

Stałe miejsce prowadzenia działalności to kwestia faktów: czy struktura w Rumunii ma wystarczającą stałość, personel i środki techniczne, aby odbierać i wykorzystywać usługi albo dokonywać dostaw. Magazyn najmowany i w całości obsługiwany przez zewnętrznego operatora logistycznego zwykle go nie tworzy. Biuro z pracownikami, którzy negocjują i zawierają lokalne transakcje, zwykle tak. Warto rozstrzygnąć tę kwestię na piśmie przed pierwszą fakturą, a nie w trakcie kontroli, bo od tego zależy, czy wystawiają Państwo faktury przez RO e-Factura, czy tylko raportują tam faktury B2B, oraz czy w grę wchodzi rumuński podatek dochodowy od osób prawnych.

Jeśli powstaje zakład, skutki w podatkach bezpośrednich wymagają odrębnej analizy opodatkowania nierezydentów.

Operacje, które powodują obowiązek rejestracji do VAT w Rumunii

Granica między trzema ostatnimi wierszami to miejsce, w którym toczy się większość pracy doradczej. Usługę świadczoną na rzecz rumuńskiej firmy zwykle rozlicza ta firma w ramach odwrotnego obciążenia i rejestracja nie jest potrzebna. Z chwilą, gdy towar fizycznie leży w Rumunii, odwrotne obciążenie przestaje być dostępne dla sprzedaży krajowej, a rejestracja staje się nieunikniona. Programy fulfilmentu na platformach, które automatycznie przemieszczają zapasy między krajami, to najczęstsza droga, którą sprzedawca staje się zobowiązany do rejestracji, niczego nie postanawiając. Mechanizm dla sprzedawców internetowych opisuje poradnik o sprzedaży internetowej i VAT w Rumunii.

Nie wiedzą Państwo, który przypadek Państwa dotyczy? Minutowy test VAT →

Rejestracja bezpośrednia czy przedstawiciel podatkowy

Art. 316 Kodeksu podatkowego przewiduje dwie ścieżki, a wybór nie jest dowolny — wynika z kraju siedziby.

Przy rejestracji bezpośredniej firma z UE jest rejestrowana we własnym imieniu, sama ponosi odpowiedzialność i kontaktuje się z ANAF bezpośrednio albo przez pełnomocnika. To lżejsza opcja i warto z niej korzystać wszędzie, gdzie jest dostępna. Pełną procedurę, wraz z formularzem 015 i dokumentacją, opisuje strona o rejestracji VAT w Rumunii.

Dla firm z siedzibą poza Unią Europejską rumuński przedstawiciel podatkowy jest obowiązkowy. Pkt 89 ust. (4) norm metodologicznych do art. 316 Kodeksu podatkowego stanowi, że przedstawiciel, po zaakceptowaniu przez organ podatkowy, „jest zobowiązany, w zakresie praw i obowiązków dotyczących podatku od wartości dodanej, za wszystkie operacje, do których został upoważniony”. W praktyce składa deklarację VAT za te operacje i płaci należny VAT, a ANAF zwraca się do przedstawiciela w sprawie tego VAT przez cały okres pełnomocnictwa — dlatego ustanowienie przedstawiciela wymaga rzeczywistej analizy działalności, kontrahentów i sytuacji płynnościowej, a nie tylko podpisu pod pełnomocnictwem. Tę relację opisuje strona o przedstawicielu podatkowym.

Sama rejestracja odbywa się na formularzu 015, deklaracji stosowanej przez podatników bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Rumunii. Dokumenty spółki z rejestru w kraju siedziby składa się w uwierzytelnionym tłumaczeniu na język rumuński, z apostille, jeśli jest wymagana. Typowy czas to około tygodnia od złożenia kompletnej dokumentacji; wolniejszą częścią jest zwykle skompletowanie dokumentów, które zależy od kraju siedziby.

Nie wiedzą Państwo, która ścieżka ma zastosowanie? Proszę podać kraj siedziby i miejsce, w którym znajduje się towar. Odpowiemy w ciągu jednego dnia roboczego, wskazując deklaracje, które Państwa dotyczą. Poproś o pisemną ocenę

Stawki VAT w Rumunii: 21% i 11%

Stawki 21% i 11% obowiązują od 1 sierpnia 2025 r. na podstawie ustawy 141/2025, opublikowanej w Dzienniku Urzędowym nr 699 z 25 lipca 2025 r., i zastąpiły wcześniejsze 19% i 9%. Wynikają z tego dwie praktyczne konsekwencje. Po pierwsze, każde źródło, które nadal podaje 19%, jest nieaktualne, a oparte na nim ceny są błędne. Po drugie, kody podatkowe w ERP, ustawienia na platformach sprzedażowych i mapowania nomenklatury SAF-T musiały zostać zaktualizowane w połowie 2025 r.; systemy zaktualizowane tylko częściowo wystawiają dziś mieszankę prawidłowych i błędnych faktur, a to trudniej wykryć. Lista stawek obniżonych nie jest stałą kategorią i należy ją sprawdzać w Kodeksie podatkowym dla konkretnego produktu, zamiast zakładać ją przez analogię do innego państwa członkowskiego.

Ile naprawdę kosztuje spóźniona rejestracja

Polska firma w lutym 2026 r. przemieszcza własny towar do rumuńskiego centrum fulfilmentu i zaczyna sprzedawać lokalnie. Rejestruje się dopiero w listopadzie, gdy ANAF zadaje pytanie. Od lutego do października zafakturowała 1 200 000 lei sprzedaży krajowej bez rumuńskiego VAT.

VAT jest należny od dnia powstania obowiązku, a klientów już nie ma. W grę wchodzą dwa sposoby liczenia i żaden nie jest wygodny:

• jeśli zafakturowane kwoty traktuje się jako zawierające VAT, co jest zwykłym wynikiem, gdy faktur nie da się już skorygować, VAT należny wynosi 1 200 000 × 21 / 121 = 208 264 lei;
• jeśli VAT nalicza się ponad zafakturowaną cenę, wynosi 1 200 000 × 21% = 252 000 lei.

Każda z tych kwot obciąża marżę sprzedawcy, a nie klienta, a odsetki i kary za zwłokę biegną za każdy dzień od pierwotnego terminu płatności; brak rejestracji jest sankcjonowany odrębnie. Rejestracja przed dotarciem pierwszej palety kosztuje ułamek tej kwoty — i to jest cały argument za rozstrzygnięciem sprawy, gdy towar jest jeszcze w drodze.

Deklaracje, które przychodzą razem z rumuńskim numerem VAT

Numer VAT przychodzi z dołączonym kalendarzem raportowania. Jego rdzeń nie jest wprowadzany stopniowo i nie czeka na pierwszą sprzedaż.

Okres rozliczeniowy VAT — miesięczny lub kwartalny — jest przydzielany przy rejestracji i może się zmienić w trakcie jej trwania, najczęściej wtedy, gdy nabycie wewnątrzwspólnotowe wymusza przejście z rozliczeń kwartalnych na miesięczne. Pełny przegląd cyklicznych obowiązków znajduje się na stronie o rozliczeniach podatkowych w Rumunii.

Dwie deklaracje najczęściej zaskakują zagraniczne grupy. D394 nie ma bezpośredniego odpowiednika w większości państw członkowskich: szczegółowo raportuje transakcje krajowe, a ANAF automatycznie porównuje Państwa raport z raportem rumuńskiego kontrahenta. Firmę bez siedziby w Rumunii obowiązuje tylko wtedy, gdy zawiera w Rumunii transakcje z podmiotami zarejestrowanymi do rumuńskiego VAT. SAF-T — rumuński odpowiednik JPK — obowiązuje nierezydentów w uproszczonej formie, obejmującej operacje wykonane pod rumuńskim numerem VAT, i dotyczy każdego okresu, także okresów bez transakcji.

e-Factura: wystawianie przy stałym miejscu działalności, raportowanie B2B bez niego

To najczęściej błędnie opisywana kwestia dotycząca Rumunii w źródłach zagranicznych, dlatego warto ją postawić jasno.

Obowiązek wystawiania faktur przez RO e-Factura spoczywa na podatnikach mających siedzibę w Rumunii — rumuńskich spółkach oraz stałych miejscach prowadzenia działalności firm zagranicznych. Firma posiadająca wyłącznie rumuński numer VAT, bez stałego miejsca prowadzenia działalności, nie wystawia faktur przez system. Wystawia je według swoich zwykłych zasad, z prawidłowo zastosowanym rumuńskim VAT, i to taką fakturę otrzymuje klient.

Ma jednak obowiązek raportowania: wyłącznie dla transakcji B2B przesyła swoje faktury do RO e-Factura w celu raportowania, równolegle ze zwykłym fakturowaniem. Faktury B2C — strumień, który dla podatników mających siedzibę wszedł do systemu 1 stycznia 2025 r. na podstawie GEO 138/2024 — są poza tym obowiązkiem. System jest jej potrzebny także po stronie przychodzącej, bo rumuńscy dostawcy przesyłają jej tam swoje faktury — źródło VAT naliczonego wykazywanego w deklaracji VAT. Firmy, które nigdy nie skonfigurowały dostępu, spędzają następny rok na odtwarzaniu faktur zakupowych z e-maili od dostawców. (Porównanie z KSeF pomaga zrozumieć ideę, ale zasady obu systemów nie są takie same.)

Jeżeli stałe miejsce prowadzenia działalności istnieje, sytuacja jest inna: wszystkie faktury, łącznie z B2C, muszą być wystawiane przez system, w wymaganej strukturze XML, w ciągu 5 dni roboczych od wystawienia lub od ustawowego terminu fakturowania — termin ustalony przez GEO 89/2025 od 1 stycznia 2026 r., w miejsce obowiązujących wcześniej pięciu dni kalendarzowych.

Zwrot VAT i odzyskiwanie rumuńskiego VAT naliczonego

Istnieją dwie odrębne ścieżki, a wybór niewłaściwej kosztuje cały cykl zwrotu.

Jeśli są Państwo zarejestrowani do rumuńskiego VAT, VAT naliczony odzyskuje się w deklaracji D300. Nadwyżkę można przenieść na poczet przyszłego VAT należnego albo wnioskować o zwrot, zaznaczając odpowiednią opcję w deklaracji. Wnioski o zwrot powyżej rutynowych progów uruchamiają kontrolę dokumentacji, a przy większych lub bardziej ryzykownych kwotach — uprzedzającą kontrolę podatkową. W praktyce o wyniku decyduje dokumentacja: prawidłowe faktury, dowody transportu dla dostaw ze stawką 0% oraz spójność między D300, D394 i plikiem SAF-T za ten sam okres.

Jeśli nie są Państwo zarejestrowani i nie wykonują w Rumunii czynności opodatkowanych — klasyczny przypadek firmy zagranicznej ponoszącej w Rumunii koszty hoteli, paliwa, targów czy dostawców — zwrot odbywa się w procedurze dla podmiotów mających siedzibę w innym państwie członkowskim, składanej elektronicznie przez portal własnej administracji podatkowej, zgodnie z ramami opisanymi przez Komisję Europejską, albo w analogicznej procedurze dla podmiotów spoza UE, uzależnionej od wzajemności. Obie ścieżki wykluczają się dla tego samego okresu: VAT naliczony dotyczący okresu, w którym byli Państwo zarejestrowani, należy do deklaracji, a nie do wniosku o zwrot.

Szczególne sytuacje

Sprzedawcy na platformach z zapasem w Rumunii. Rejestracja podąża za towarem, a deklaracje za rejestracją. Dane sprzedażowe przychodzą z platformy w formie zagregowanej, a D394 i SAF-T wymagają szczegółów na poziomie dokumentu, dlatego pierwszym krokiem technicznym jest uzgodnienie z platformą szczegółowości eksportu.

Grupy z centrum usług wspólnych. Księgowość jest uporządkowana, ale plan kont jest planem grupowym i rumuńskie nomenklatury trzeba raz na niego zmapować, a potem utrzymywać. Restrukturyzacja na poziomie grupy, która zmienia numerację kont, po cichu psuje rumuński plik SAF-T dwa miesiące później.

Projekty budowlane i instalacyjne. Często tworzą jednocześnie stałe miejsce prowadzenia działalności dla VAT i zakład dla podatku dochodowego, według różnych kryteriów i w różnych terminach. Warto je przeanalizować przed rozpoczęciem prac, gdy umowę można jeszcze ułożyć, a nie po fakcie.

Firmy, które kończą działalność w Rumunii. Wyrejestrowanie to aktywny krok. Pozostawienie uśpionego numeru VAT utrzymuje wszystkie obowiązki deklaracyjne, łącznie z zerowymi D300 i zerowymi plikami SAF-T, a kary za nieterminowe składanie narastają wobec firmy, która uważa, że opuściła kraj.

Najczęstsze błędy

• Czekanie na próg. Dla firmy bez siedziby w Rumunii nie ma progu rejestracji.
• Rejestracja po dotarciu towaru. Obowiązek uruchamia umowa magazynowa, a towar jest zwykle już w drodze, gdy pytanie pada po raz pierwszy.
• Stosowanie stawki 19%. Stawka podstawowa wynosi 21% od 1 sierpnia 2025 r., a obniżona 11%.
• Założenie, że OSS obejmuje wszystko. Obejmuje sprzedaż na odległość; nie obejmuje sprzedaży krajowej z rumuńskiego zapasu.
• Traktowanie numeru VAT jak mety. D300 i SAF-T zaczynają się od razu; D390, D394 i Intrastat dochodzą, gdy tylko pojawią się przepływy, które je uruchamiają.
• Pomijanie deklaracji zerowych. Obowiązek istnieje także za okresy bez transakcji, a brak zerowej deklaracji to kara jak każda inna.
• Przeoczenie raportowania w e-Factura. Bez stałego miejsca prowadzenia działalności nie wystawiają Państwo faktur przez system, ale faktury B2B nadal trzeba tam raportować.
• Firmy spoza UE próbujące rejestracji bezpośredniej bez przedstawiciela podatkowego, których wniosek zostaje odrzucony po tygodniach pracy nad tłumaczeniami.

Jak pomagamy

Przejmujemy cały cykl: analizę, czy rejestracja jest wymagana i czy istnieje stałe miejsce prowadzenia działalności, przygotowanie i złożenie formularza 015, przedstawicielstwo podatkowe dla firm z siedzibą poza UE, a następnie cykliczne deklaracje — D300, D390, D394, SAF-T i Intrastat — przygotowywane z eksportu z Państwa ERP albo z Excela przy użyciu naszych narzędzi do mapowania i walidacji i składane przez SPV (wirtualne konto podatnika w ANAF) z naszym certyfikatem cyfrowym, z potwierdzeniem ANAF przesyłanym Państwu do każdej deklaracji. Proszę zacząć od strony o rejestracji VAT w Rumunii albo napisać nam, co Państwo sprzedają i gdzie znajduje się towar.