Zasada jest w ustawie, do której większość poradników nie zagląda
Kto szuka obowiązków firmy zagranicznej w e-Factura, znajdzie dwie odpowiedzi. Według pierwszej nierezydenci są poza systemem, bo art. 10 OUG 120/2021 mówi tylko o podmiotach mających siedzibę w Rumunii. Według drugiej każdy, kto ma rumuński numer VAT, wystawia e-faktury. Obie są błędne i z tego samego powodu: zasady dla firm bez siedziby nigdy nie wpisano do rozporządzenia o e-fakturach.
Znajduje się ona w art. LIX ust. (3) ustawy 296/2023. Podatnicy bez siedziby w Rumunii, zarejestrowani tu do celów VAT, przy dostawach towarów i świadczeniu usług B2B, których miejscem jest Rumunia zgodnie z art. 275 i 278–279 Kodeksu podatkowego, „mają obowiązek, począwszy od 1 stycznia 2024 r., przesyłania wystawionych faktur” do RO e-Factura, niezależnie od tego, czy odbiorca jest wpisany do rejestru e-Factura. Ust. (1) i (2) tego samego artykułu, dotyczące firm mających siedzibę w Rumunii, obowiązywały tylko do 30 czerwca 2024 r., kiedy zastąpiło je obowiązkowe wystawianie na podstawie art. 10. Ust. (3) nie ma daty końcowej.
Ust. (5) dodaje drugą połowę: dostawca nadal musi przekazać fakturę klientowi zgodnie z art. 319 Kodeksu podatkowego. Firma zagraniczna prowadzi więc dwie rzeczy równolegle. Jej własna faktura, wystawiona według zwykłych zasad, trafia do klienta. Ustrukturyzowana kopia w XML trafia do ANAF. To raportowanie, a nie e-fakturowanie w pełnym znaczeniu.
To nie jest KSeF: rumuński system ma własny format, RO_CIUS, i własne zasady.
Co obejmuje obowiązek, a co nie
| Faktura wystawiona przez firmę bez siedziby, zarejestrowaną do VAT w Rumunii | RO e-Factura |
|---|---|
| Dostawa B2B towarów znajdujących się w Rumunii (zapas w rumuńskim magazynie sprzedany rumuńskiej firmie) | Raportowana |
| Usługa B2B z miejscem świadczenia w Rumunii, fakturowana według zasad rumuńskich | Raportowana |
| Sprzedaż osobie fizycznej (B2C), w tym sprzedaż internetowa konsumentom | Nieraportowana |
| Eksport lub dostawa wewnątrzwspólnotowa towarów wywożonych z Rumunii, zwolniona na podstawie art. 294 | Nieraportowana (ust. (4) lit. a)) |
| Dostawa dla nabywcy, który nie ma siedziby w Rumunii ani nie jest tu zarejestrowany do VAT | Nieraportowana (ust. (4) lit. b)) |
| Faktura uproszczona | Nieraportowana (ust. (4) lit. c)) |
| Usługa, której fakturowanie podlega zasadom innego państwa członkowskiego, art. 319 ust. (5) | Nieraportowana (ust. (4) lit. d)) |
Dwa wiersze wymagają komentarza. Firma, która wysyła część rumuńskiego zapasu do klientów na Węgrzech lub w Bułgarii, dokonuje dostaw wewnątrzwspólnotowych z Rumunii; te faktury pojawiają się w deklaracji VAT i w informacji podsumowującej, ale nie w e-Factura. Z kolei sprzedawca na platformie, którego klientami są konsumenci, prawie nie ma czego raportować, a ten sam sprzedawca, fakturując rumuńską sieć handlową albo samą platformę, raportuje każdą z tych faktur.
Pięć dni roboczych w kalendarzu
Ust. (6) daje pięć dni roboczych od daty faktury, ale nie później niż pięć dni roboczych od ustawowego terminu jej wystawienia. Dla firm bez siedziby termin od początku liczono w dniach roboczych. Zmiana z 1 stycznia 2026 r., z dni kalendarzowych na robocze, dotyczyła art. 10 ust. (7) OUG 120/2021, który stosuje się do firm mających siedzibę w Rumunii.
Przykład. Polski dystrybutor z zapasem w magazynie pod Bukaresztem sprzedaje rumuńskiej sieci handlowej towar za 84 000 RON plus 21% VAT (17 640 RON) i wystawia fakturę w czwartek, 10 września 2026 r. Liczenie zaczyna się następnego dnia: 11, 14, 15, 16 i 17 września. XML musi znaleźć się w systemie do czwartku, 17 września.
Drugi wariant terminu ma znaczenie, gdy fakturowanie się opóźnia. Towar zostaje dostarczony 28 sierpnia i nikt nie wystawia faktury. Ustawowy termin jej wystawienia to 15. dzień następnego miesiąca, wtorek 15 września. Pięć dni roboczych później to 22 września. Faktura z datą 25 września, przesłana tego samego dnia, jest już spóźniona, choć trafiła do systemu w dniu wystawienia.
Liczą się rumuńskie dni robocze. Kalendarz centrali nie ma znaczenia: 30 listopada i 1 grudnia to w Rumunii dni ustawowo wolne od pracy, a w Warszawie, Wiedniu czy Mediolanie dni robocze.
Co zmieniło się 1 stycznia 2026 r.: Państwa faktury zakupu
Do końca 2025 r. rumuński dostawca sprzedający firmie bez siedziby nie miał obowiązku przesyłania tej faktury przez RO e-Factura, bo art. 10 ust. (1) obejmuje tylko transakcje między dwoma podmiotami mającymi siedzibę w Rumunii. Faktury zakupu nierezydenta przychodziły e-mailem, a rumuńską deklarację VAT budowało się z plików PDF.
OUG 89/2025 (Monitorul Oficial nr 1203 z 24 grudnia 2025 r.) zamknęło tę lukę. Nowy art. 10 ust. (1^1) OUG 120/2021 zobowiązuje podmioty mające siedzibę w Rumunii do przesyłania przez system faktur za dostawy z miejscem w Rumunii na rzecz „podatników bez siedziby, ale zarejestrowanych do celów VAT w Rumunii”. Wyjątek stanowią paragony z kas fiskalnych, które pełnią funkcję faktur uproszczonych, oraz dostawy wewnątrzwspólnotowe, przy których nabywca podaje numer VAT z innego państwa członkowskiego. Ust. (1^2) utrzymuje zwykły kanał: dostawca wysyła klientowi fakturę także na podstawie art. 319.
Dla zagranicznego działu finansowego ma to trzy praktyczne skutki:
- Czynsz za magazyn, opłaty za fulfilment, transport lokalny, wynagrodzenie rumuńskiego księgowego: wszystkie te faktury istnieją teraz w bazie ANAF pod Państwa rumuńskim numerem VAT, od dnia, w którym dostawca je prześle.
- ANAF wykorzystuje dane z e-Factura do wstępnie wypełnionej deklaracji VAT (RO e-TVA). VAT naliczony, który spodziewa się zobaczyć w Państwa D300, nie jest już niewiadomą. Faktura zakupu, której Państwo nie zaksięgowali albo zaksięgowali w innym miesiącu, pojawia się jako różnica.
- Kopia otrzymana e-mailem i XML w systemie muszą się zgadzać. Gdy się nie zgadzają (inna data, faktura korygująca przesłana do systemu, ale nigdy niewysłana e-mailem), organ podatkowy czyta XML.
Pobieranie tych faktur z SPV (wirtualnego konta podatnika w ANAF) i co miesiąc uzgadnianie ich z ewidencją zakupów jest teraz częścią przygotowania rumuńskiej deklaracji VAT D300, a nie kontrolą dodatkową.
Raportowanie czy wybór pełnego systemu
Art. 13 OUG 120/2021 pozwala podmiotowi bez siedziby wybrać korzystanie z systemu w relacjach B2B i B2G. Zgodnie z ust. (3^1) art. LIX firma, która dokonała tego wyboru, od 1 lipca 2024 r. nie podlega już zasadzie raportowania, bo jej faktury przechodzą przez system jako e-faktury.
Kiedy ten wybór ma sens? Najczęściej wtedy, gdy proszą o to rumuńscy klienci korporacyjni. Ich działy zobowiązań pracują ze skrzynką e-Factura, a dostawca, który jest tam widoczny, dostaje zapłatę bez ręcznego przepisywania PDF. Kosztem jest to, że Państwa proces fakturowania musi tworzyć XML zgodny z RO_CIUS jako samą fakturę, a nie jako produkt uboczny. Dla firmy z kilkudziesięcioma rumuńskimi fakturami B2B miesięcznie raportowanie z eksportu ERP jest zwykle lżejszym rozwiązaniem. Zanim zarekomendujemy jedno albo drugie, patrzymy na wolumen i na to, kim są klienci.
Grzywny, w tym ta, która Państwa nie dotyczy
Spóźnione lub brakujące przesłanie jest wykroczeniem na podstawie ust. (7) art. LIX, z grzywnami od 1 000 do 2 500 RON, od 2 500 do 5 000 RON dla średnich podatników i od 5 000 do 10 000 RON dla dużych podatników.
Kwota, która najczęściej krąży w materiałach anglojęzycznych, to grzywna w wysokości 15% wartości faktury. Art. 13^2 ust. (1) lit. b) OUG 120/2021 stosuje ją do odbiorcy mającego siedzibę w Rumunii, który otrzymuje i ujmuje fakturę wystawioną przez podmiot mający siedzibę w Rumunii poza systemem. Rumuński klient, który księguje fakturę dostawcy bez siedziby, nie jest w tej sytuacji, podobnie jak nabywca bez siedziby. Jeśli rumuński klient odrzuca Państwa fakturę, „bo nie ma jej w e-Factura”, odpowiedzią jest tekst art. LIX: Państwa obowiązkiem jest ją zaraportować, i to Państwo zrobili.
Większe ryzyko jest pośrednie. Zaraportowane faktury zasilają porównanie między e-Factura, deklaracją VAT, deklaracją D394 i plikiem SAF-T D406. VAT należny, który widać w e-Factura, a nie w D300 za ten sam okres, to różnica, od której zaczyna się kontrola dokumentacyjna.
Gdy istnieje stałe miejsce prowadzenia działalności
Wszystko powyżej zakłada, że firma ma w Rumunii tylko rejestrację VAT. Stałe miejsce prowadzenia działalności, czyli zaplecze personalne i techniczne w Rumunii uczestniczące w dostawach, sprawia, że firma ma tu siedzibę w rozumieniu art. 266 ust. (2) Kodeksu podatkowego. Te dostawy podlegają wtedy art. 10 ust. (1) i art. 10^1: wystawianie przez system, łącznie z B2C, a opieczętowany XML jest oryginałem prawnym. To, czy magazyn prowadzony przez podmiot trzeci tworzy stałe miejsce prowadzenia działalności, jest kwestią faktów, którą warto rozstrzygnąć na piśmie przed pierwszą fakturą. Kryteria omawia poradnik VAT w Rumunii dla firm zagranicznych.
Jak to prowadzimy
Dla klientów bez siedziby w Rumunii bierzemy miesięczny eksport faktur z ERP lub platformy fakturowej, przekształcamy objęte obowiązkiem faktury B2B do XML w formacie RO_CIUS, walidujemy je i przesyłamy w terminie, a odpowiedź ANAF przechowujemy dla każdego pliku. Po stronie zakupów pobieramy to, co rumuńscy dostawcy przesłali pod Państwa numerem VAT, i uzgadniamy to z ewidencją, zanim złożymy deklarację VAT. Pełną usługę opisuje strona RO e-Factura; jeśli firma nie jest jeszcze zarejestrowana, punktem wyjścia jest rejestracja do celów VAT w Rumunii.
