Która sytuacja dotyczy Państwa? Firma z siedzibą poza UE → przedstawiciel podatkowy · firma z UE, np. polska sp. z o.o., która potrzebuje tylko rumuńskiego numeru VAT → rejestracja VAT · rumuńska spółka zależna lub oddział → księgowość (strona w języku angielskim)
Co faktycznie obejmują rozliczenia podatkowe w Rumunii
Rumunia wymaga od firmy zarejestrowanej do celów VAT dziewięciu powtarzających się rzeczy. Pięć dotyczy samego VAT: rejestracja, przedstawicielstwo podatkowe tam, gdzie jest wymagane, deklaracja VAT, informacja o transakcjach krajowych i informacja podsumowująca. Cztery to cyfrowe obowiązki sprawozdawcze dodane do VAT w ciągu ostatnich czterech lat: SAF-T, RO e-Factura, RO e-Transport i Intrastat.
To nie jest dziewięć osobnych spraw. ANAF (rumuńska administracja podatkowa) porównuje je ze sobą. Deklaracja VAT musi zgadzać się z wykazem transakcji, wykaz — z tym, co zgłosili Państwa kontrahenci, a SAF-T zawiera księgi, z których powstały oba dokumenty. Niespójność między dwoma z tych plików coraz częściej jest początkiem rumuńskiej kontroli podatkowej. Traktowanie dziewięciu obowiązków jako jednego systemu — te same dane źródłowe, to samo mapowanie, to samo miesięczne zamknięcie — to jedyny sposób, by zachować ich spójność. Kto zna JPK_VAT, rozpozna tę logikę: dane z jednego źródła, sprawdzane automatycznie.
Brak siedziby czy stałe miejsce prowadzenia działalności: granica, która decyduje o obowiązkach
Jedno pytanie poprzedza wszystkie pozostałe: czy Państwa firma ma w Rumunii siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT?
Firma zarejestrowana za granicą może mieć rumuński numer VAT bez żadnej obecności tutaj — bez biura, personelu i sprzętu. W rumuńskim VAT jest to podatnik bez siedziby, ale zarejestrowany. Gdy uzyska w Rumunii wystarczającą stałość wraz z zapleczem personalnym i technicznym, ma stałe miejsce prowadzenia działalności, a za nim idzie dłuższa lista obowiązków. Rumuńska spółka zależna jest rumuńskim podatnikiem od pierwszego dnia.
| Obowiązek | Bez siedziby, tylko rumuński numer VAT | Stałe miejsce prowadzenia działalności lub spółka rumuńska |
|---|---|---|
| Deklaracja VAT (D300) | Tak | Tak |
| Informacja podsumowująca (D390), odpowiednik VAT-UE | Tak, dla przepływów wewnątrzwspólnotowych | Tak |
| Intrastat | Tak, powyżej progu | Tak, powyżej progu |
| SAF-T (D406), rumuński odpowiednik JPK | Tak, wersja uproszczona od 1 stycznia 2025 r. | Tak, pełny plik |
| RO e-Factura — wystawianie przez system | Nie, zwykłe fakturowanie trwa dalej | Tak, B2B i B2C |
| RO e-Factura — raportowanie | Tak, tylko faktury B2B, równolegle ze zwykłym fakturowaniem; bez obowiązku B2C | Objęte wystawianiem przez system |
| RO e-Factura — odbiór | Tak, dostawcy raportują swoje faktury do systemu | Tak |
| RO e-Transport | Tak, dla przewozów objętych systemem | Tak |
| Przedstawiciel podatkowy | Obowiązkowy przy siedzibie poza UE | Nie dotyczy |
Informacja o transakcjach krajowych obejmuje dostawy i nabycia z rumuńskimi kontrahentami i następuje po deklaracji VAT; firma bez siedziby składa ją tylko wtedy, gdy dokonuje w Rumunii transakcji z osobami zarejestrowanymi do rumuńskiego VAT. Prawidłowa analiza siedziby na samym początku pozwala uniknąć dwóch najdroższych błędów, jakie widzimy: firmy zagranicznej, która nie składa niczego, bo założyła, że numer VAT nie niesie obowiązków, i firmy zagranicznej, która buduje pełny rumuński dział księgowości, którego nigdy nie potrzebowała.
Dwie sytuacje, z którymi pracujemy
Grupa zagraniczna z rumuńską spółką zależną. Controller grupy odpowiada za liczby, lokalna spółka ma obowiązki sprawozdawcze, a kalendarz deklaracji jest rumuński, podczas gdy kalendarz zamknięć — grupowy. Pracujemy pod Państwa zamknięcie, nie pod nasze: przesyłają Państwo zestawienie obrotów i sald oraz dzienniki w formacie, który już Państwo generują, a my zamieniamy je w rumuńskie deklaracje.
Firma zagraniczna z samym rumuńskim numerem VAT. Sprzedawcy na platformach z towarem w rumuńskim magazynie, sprzedawcy na odległość, dla których OSS przestaje wystarczać, wykonawcy lokalnych projektów, grupy przewożące towary przez Rumunię. Tutaj dane źródłowe są w zagranicznym ERP, który nie zna rumuńskiego planu kont, a większość pracy to tłumaczenie danych. Wszystko zaczyna się od rejestracji VAT w Rumunii dla nierezydentów, a w przypadku firm z siedzibą poza UE — od przedstawiciela podatkowego. Jeśli Państwa towar trafia do magazynu w Rumunii, na przykład przy sprzedaży przez eMAG, zanim cokolwiek zostanie złożone, trzeba ustalić, czyj jest towar w magazynie — omawiamy to w poradniku o magazynie w Rumunii i VAT.
- 15IntrastatSkładany w Krajowym Instytucie Statystyki (INS), nie w ANAF, po przekroczeniu rocznego progu 1 000 000 RON dla danego przepływu.
- 25D300 · D390 · D112 · D100Najbardziej obciążony dzień: składa się deklaracje i płaci wynikające z nich kwoty.
- 30D394Deklaracja informacyjna o transakcjach krajowych. W lutym — ostatniego dnia miesiąca.
- ostatni dzieńSAF-T (D406)Plik SAF-T, rumuński odpowiednik JPK, za zamknięty okres.
Termin przypadający na dzień wolny od pracy przesuwa się na pierwszy następny dzień roboczy (art. 75 rumuńskiego Kodeksu postępowania podatkowego), a termin 25 grudnia przesuwa się wstecz, na 21 grudnia (art. 155 ust. (2)). Kalendarz terminów dla Państwa firmy (w języku angielskim) pokazuje dokładne daty.
Blok VAT
Najpierw rejestracja, a dla firm bez siedziby w Rumunii nie ma progu obrotu — obowiązek powstaje z transakcji, nie z wolumenu. Firmy z siedzibą poza Unią Europejską ustanawiają rumuńskiego przedstawiciela podatkowego, który składa deklaracje VAT i płaci VAT należny od operacji objętych pełnomocnictwem. Firmy z UE, w tym polskie, mogą zarejestrować się bezpośrednio.
Po rejestracji rusza cykl: deklaracja VAT miesięczna lub kwartalna, informacja podsumowująca do 25. dnia miesiąca dla przepływów wewnątrzwspólnotowych, informacja o transakcjach krajowych do 30. dnia, jeśli są transakcje krajowe z osobami zarejestrowanymi do rumuńskiego VAT, oraz Intrastat do 15. dnia, składany do Krajowego Instytutu Statystycznego, gdy przywóz lub wywóz przekroczy milion lei w danym przepływie. Podstawowa stawka VAT wynosi 21%, a obniżona 11% od 1 sierpnia 2025 r. — wiele źródeł nadal podaje dawne 19%.
Krótkie pytanie? Proszę opisać nam przepływy towarów i rumuńskie obowiązki; otrzymają Państwo ocenę, które z dziewięciu obowiązków faktycznie Państwa dotyczą, i stałą miesięczną kwotę za ich obsługę. Poproś o ofertę
Blok cyfrowy
SAF-T w pliku D406 to najcięższy z czterech obowiązków: pełny obraz ksiąg w XML, składany co miesiąc lub co kwartał, a dla nierezydentów obowiązkowy w wersji uproszczonej od 1 stycznia 2025 r. RO e-Factura reguluje wystawianie faktur przez firmy z siedzibą w Rumunii, w tym faktur B2C od 1 stycznia 2025 r., oraz raportowanie faktur B2B przez firmy bez siedziby, obok ich zwykłego fakturowania. RO e-Transport obejmuje fizyczny przewóz towarów i wymaga kodu UIT, zanim pojazd wyruszy — idea jest bliska polskiemu SENT, ale zasady są rumuńskie. Intrastat stoi nieco z boku — to statystyka, nie podatek — ale i tak jest uzgadniany z informacją podsumowującą.
Jak prowadzimy rozliczenia
Pracujemy w pełni online: nic w tym procesie nie wymaga kuriera ani podpisu w Bukareszcie. Przygotowujemy i składamy każdą deklarację przez SPV, wirtualne konto podatnika w ANAF, naszym kwalifikowanym certyfikatem cyfrowym, na podstawie pisemnego pełnomocnictwa, i przesyłamy Państwu potwierdzenie z ANAF. Państwa zespół nie musi poznawać rumuńskich specyfikacji ani samodzielnie niczego składać.
Pracujemy na narzędziach, które zbudowaliśmy sami, bo gotowe rumuńskie oprogramowanie zakłada rumuński system źródłowy: silnik mapowania i walidacji SAF-T, generator tworzący deklaracje bezpośrednio z Excela oraz UITdesk do kodów e-Transport. Przesyłają Państwo eksport z ERP lub plik Excel; my konwertujemy go do rumuńskich formatów i sprawdzamy, zanim cokolwiek zostanie złożone. Jeśli Państwa zespół chce zachować kontrolę nad codziennymi operacjami, może mieć własny dostęp do generowania kodów UIT w e-Transport przez UITdesk oraz do wystawiania i śledzenia faktur w RO e-Factura.
Stałe miesięczne wynagrodzenie obejmuje uzgodniony zestaw deklaracji. Komunikacja odbywa się w języku angielskim, włoskim lub rumuńskim, z zespołem prowadzonym przez partnerów — każdą deklarację sprawdzają i podpisują licencjonowany doradca podatkowy i biegła księgowa — a nie przez kolejkę zgłoszeń. Mechanizmy leżące u podstaw opisujemy w poradniku VAT w Rumunii dla firm zagranicznych.
Jak wygląda pierwszy miesiąc
Wdrożenie ma cztery kroki. Potwierdzamy analizę siedziby i listę obowiązków, które Państwa dotyczą. Rejestrujemy pełnomocnictwo i certyfikat cyfrowy w ANAF. Raz mapujemy plan kont, kody VAT i rodzaje dokumentów, a potem wykorzystujemy to mapowanie w każdym okresie. Następnie prowadzimy jeden okres równolegle z tym, co robią Państwo dziś, i przełączamy się.
Jeśli wcześniejsze okresy zostały pominięte, najpierw szacujemy ryzyko, a potem korygujemy w kontrolowanej kolejności. Dobrowolna korekta jest traktowana zupełnie inaczej niż ustalenie dokonane w trakcie kontroli.
