Jak nazywa się informacja podsumowująca w Rumunii
W całej Unii Europejskiej zgłoszenie to znane jest jako EC Sales List — w Polsce jako informacja podsumowująca VAT-UE. W Rumunii to declarație recapitulativă, składana na formularzu D390 VIES. Istnieje, ponieważ handel wewnątrzwspólnotowy jest opodatkowany w państwie przeznaczenia: dostawca stosuje stawkę zerową, nabywca sam rozlicza podatek, a jedynym łącznikiem obu stron jest zgłoszenie składane w każdym z państw i porównywane centralnie.
Podstawą prawną jest art. 325 rumuńskiego Kodeksu podatkowego (ustawa 227/2015). Deklaracja wykazuje za jeden miesiąc każdą transakcję wewnątrzwspólnotową według numeru identyfikacyjnego VAT kontrahenta, kodu kraju, łącznej wartości i kodu rodzaju transakcji. Te pozycje trafiają do systemu VIES, gdzie są porównywane z tym, co Państwa kontrahent zadeklarował po drugiej stronie granicy.
Dla firmy zagranicznej D390 jest często zgłoszeniem, które pokazuje, czy rumuńska rejestracja została w ogóle poprawnie ustawiona. Jeżeli Państwa przepływy nie dają oczekiwanych pozycji, błąd leży wcześniej — w oznaczeniu transakcji, w warunkach dostawy albo w samej rejestracji.
Kto musi składać D390
Każdy, kto jest zarejestrowany do celów VAT w Rumunii i w danym miesiącu dokonuje transakcji wewnątrzwspólnotowych podlegających zgłoszeniu. Miejsce siedziby nie ma znaczenia; obowiązek wywołuje rumuński numer VAT.
| Transakcja | Wykazywana w D390 | Typowy kod |
|---|---|---|
| Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) z Rumunii do podatnika w innym państwie członkowskim | Tak | Dostawa towarów |
| Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) do Rumunii z innego państwa członkowskiego | Tak | Nabycie towarów |
| Dostawa jako pośrednik w transakcji trójstronnej | Tak | Transakcja trójstronna |
| Usługi świadczone na rzecz podatnika w innym państwie członkowskim, opodatkowane w miejscu siedziby usługobiorcy | Tak | Usługi świadczone |
| Usługi nabyte od podatnika z innego państwa członkowskiego, z odwrotnym obciążeniem w Rumunii | Tak | Usługi nabyte |
| Eksport towarów poza Unię Europejską | Nie | Wykazywany tylko w deklaracji VAT |
| Dostawa krajowa do rumuńskiego klienta | Nie | Wykazywana w D394 |
| Sprzedaż na odległość do osób fizycznych w procedurze OSS | Nie | Wykazywana w deklaracji OSS |
W trzech ostatnich wierszach mieści się większość błędów klasyfikacji. Przemieszczenie własnych towarów z rumuńskiego magazynu do magazynu, który prowadzą Państwo w innym państwie członkowskim, jest dla celów VAT wewnątrzwspólnotową dostawą, po której następuje nabycie — podlega zgłoszeniu, choć nie doszło do żadnej sprzedaży. Sprzedaż na odległość do osoby prywatnej — nie.
Dla polskiej firmy, która przewozi towar do własnego magazynu w Rumunii, pierwsze pytanie brzmi zawsze tak samo: do kogo należy towar w magazynie. Omawiamy to w poradniku magazyn w Rumunii a VAT.
Rytm miesięczny i jedyne zgłoszenie, które nie jest rutyną
D390 jest zawsze miesięczna, także w firmie rozliczającej VAT kwartalnie. I — jako jedyne z cyklicznych rumuńskich zgłoszeń — składa się ją tylko za miesiące, w których wystąpiły transakcje. Zerowa D390 nie istnieje.
To połączenie daje charakterystyczny wzór błędów. Firma składająca kwartalną deklarację VAT zapomina, że informacja podsumowująca biegnie według innego zegara. Firma ze sporadyczną działalnością wewnątrzwspólnotową przez cztery miesiące nic nie składa, a potem zapomina o piątym, w którym doszło do jednej dostawy.
Termin
Deklarację składa się do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy, włącznie. Jeżeli 25. dzień przypada w sobotę, w niedzielę lub w dzień ustawowo wolny od pracy, termin przesuwa się na następny dzień roboczy.
Dwudziesty piąty to w Rumunii zatłoczona data: przypadają na nią deklaracja VAT, informacja podsumowująca i deklaracja płacowa. Deklaracja D394 o transakcjach krajowych następuje 30. dnia, a Intrastat wcześniej, 15. dnia.
Weryfikacja w VIES: kontrola, która chroni stawkę zerową
Stawka zerowa dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów zależy od warunków, które muszą być spełnione w chwili dostawy, a nie w chwili kontroli. Dwa z nich mają charakter praktyczny: nabywca musi podać ważny numer identyfikacyjny VAT nadany przez inne państwo członkowskie, a towary muszą rzeczywiście opuścić Rumunię, co trzeba umieć udowodnić. Trzecim warunkiem jest sama deklaracja — dostawa musi być poprawnie wykazana w informacji podsumowującej.
Dlatego numery kontrahentów weryfikujemy w VIES przed przygotowaniem deklaracji, a w przypadku nowych klientów — przed wystawieniem faktury. Numer ważny w marcu i wykreślony w czerwcu zamienia rutynową dostawę w wymiar podatku trzy lata później, gdy klienta już nie ma, a dowody są skąpe. Wyniki sprawdzeń przechowujemy w dokumentacji okresu.
Sankcje
Niezłożenie informacji podsumowującej w terminie jest karane grzywną na podstawie Kodeksu postępowania podatkowego (ustawa 207/2015), w przedziałach zależnych od kategorii podatnika; tekst jednolity publikuje ANAF.
Większe ryzyko leży jednak gdzie indziej. Dostawa, która nie została poprawnie wykazana w deklaracji, to dostawa, której zwolnienie można zakwestionować — a wtedy w grę wchodzi rumuński VAT od pełnej wartości towarów, a nie stała kara. Deklaracje, które stale nie zgadzają się z deklaracjami kontrahentów w innych państwach członkowskich, wywołują ponadto zapytania o rozbieżności w ramach współpracy administracyjnej między organami podatkowymi.
Jak przygotowujemy i składamy Państwa D390
- Pobieramy wewnątrzwspólnotowe przepływy z danego miesiąca z eksportu Państwa ERP, z dzienników lub z zestawień w Excelu — łącznie z przemieszczeniami własnych towarów, czyli pozycjami pomijanymi najczęściej.
- Przypisujemy każdemu przepływowi właściwy kod transakcji. Jeżeli oznaczenie w systemie źródłowym jest niejednoznaczne — transakcja trójstronna zaksięgowana jak zwykła dostawa, usługa zafakturowana z Rumunii, która w rzeczywistości jest opodatkowana gdzie indziej — zgłaszamy to przed zbudowaniem deklaracji, a nie po.
- Weryfikujemy w VIES każdy numer kontrahenta i archiwizujemy wynik w dokumentacji okresu.
- Uzgadniamy deklarację z polami deklaracji VAT dotyczącymi transakcji wewnątrzwspólnotowych, z Intrastat dla przepływów towarowych oraz z dokumentami źródłowymi w pliku SAF-T.
- Składamy deklarację przez SPV naszym kwalifikowanym certyfikatem cyfrowym, na podstawie pisemnego pełnomocnictwa, i przesyłamy Państwu potwierdzenie z ANAF.
Państwa zespół dostarcza dane i nigdy nie musi przebijać się przez rumuńskie specyfikacje: deklarację przygotowujemy i składamy my. Wynagrodzenie jest stałą miesięczną kwotą za uzgodniony zestaw zgłoszeń.
Sytuacje szczególne
Magazyn typu call-off stock. Towary przemieszczone do magazynu klienta w innym państwie członkowskim w ramach uproszczenia call-off stock wykazuje się inaczej niż zwykłe przemieszczenie, a samo uproszczenie ma własny rejestr i własne terminy. Trzeba je ustawić świadomie, a nie odkryć na koniec roku.
Sprzedawcy na platformach z magazynem w Rumunii. Wysyłki do klientów biznesowych w innych państwach członkowskich to pozycje D390; wysyłki do osób fizycznych co do zasady nie, bo podlegają zasadom sprzedaży na odległość i procedurze OSS. Ten podział omawiamy w poradniku sprzedaż internetowa a VAT w Rumunii.
Grupy przemieszczające towary między własnymi magazynami. Bez faktury, bez sprzedaży — a mimo to wewnątrzwspólnotowa dostawa i nabycie podlegające zgłoszeniu. To najczęstsze pominięcie, które poprawiamy, przejmując rumuńskie rozliczenia firmy zagranicznej; w szerszym kontekście opisujemy je w poradniku VAT w Rumunii dla firm zagranicznych.
Usługi z miejscem świadczenia poza Rumunią. Usługi doradcze, oprogramowanie i usługi marketingowe zafakturowane na klienta biznesowego w innym państwie członkowskim są pozycjami D390, choć żaden towar się nie przemieszcza.
Błędy, które widzimy najczęściej
- Zapomniany miesiąc z jedną dostawą, bo deklaracji nie składa się co miesiąc i nie powstała rutyna.
- Niewykazane przemieszczenia własnych towarów, bo nie było ani sprzedaży, ani faktury.
- Numery VAT klientów niezweryfikowane w chwili dostawy, które po latach okazują się nieważne.
- Transakcje trójstronne wykazane jak zwykłe dostawy, co psuje porównanie w dwóch państwach naraz.
- Kwartalny rytm deklaracji VAT przeniesiony na D390, która jest zawsze miesięczna.
- Korekta złożona jako różnica, a nie jako pełne zastąpienie danego miesiąca.
