Magazyn w Rumunii a VAT: kiedy polska firma musi się zarejestrować

Pierwsze pytanie: czyj jest towar w magazynie?

Rumuński VAT nie zależy od tego, czy magazyn należy do platformy, do operatora logistycznego (3PL), czy do Państwa. Zależy od tego, kto jest właścicielem towaru, gdy leży on w Rumunii, i kiedy własność przechodzi na kupującego. Ta sama ciężarówka z Polski do tego samego magazynu w Rumunii może oznaczać brak jakichkolwiek obowiązków w Rumunii albo pełną rejestrację z comiesięcznymi deklaracjami.

W praktyce polskie firmy trafiają do jednej z trzech sytuacji:

• A. Sprzedaż rumuńskiemu kupującemu — platformie, która kupuje towar na własny rachunek, albo dystrybutorowi — z dostawą do jego magazynu. Własność przechodzi przy dostawie.
• B. Call-off stock — towar stoi w Rumunii, ale jest przeznaczony dla jednego, znanego klienta, który pobiera go w miarę potrzeb.
• C. Towar pozostaje Państwa własnością — w magazynie fulfilment platformy albo u operatora 3PL — i to Państwo sprzedają go klientom końcowym.

eMAG, największa rumuńska platforma, publicznie opisuje oba podstawowe modele współpracy: zakup towaru od dostawców do sprzedaży we własnym imieniu oraz marketplace, na którym sprzedawcy mogą wysłać własny towar do magazynu platformy, a platforma przechowuje go, kompletuje zamówienia i przekazuje je kurierom. Nazwa programu nie przesądza jednak o VAT. Przesądza umowa: kto kupuje, kto sprzedaje klientowi i w którym momencie. Poniższe zasady wynikają z rumuńskiego kodeksu podatkowego (Codul fiscal, tytuł VII) i z dyrektywy VAT, a nie z warunków konkretnej platformy.

Jeżeli chcą Państwo szybko sprawdzić swoją sytuację, pomoże test „Czy muszę się zarejestrować do VAT w Rumunii?” — dwa pytania, wynik liczony w przeglądarce.

A. Sprzedaż rumuńskiemu kupującemu z dostawą do jego magazynu

Jeżeli rumuński kupujący — platforma kupująca towar na własny rachunek albo dystrybutor — nabywa od Państwa towar, a transport kończy się w jego magazynie w Rumunii, to z perspektywy VAT jest to zwykła transakcja wewnątrzwspólnotowa:

• w Polsce wykazują Państwo dostawę wewnątrzwspólnotową (WDT) ze stawką 0%, pod warunkami polskiej ustawy o VAT, które odpowiadają art. 138 dyrektywy: ważny numer VAT nabywcy (sprawdzony w VIES), dowody wywozu towaru z Polski i wykazanie transakcji w informacji podsumowującej VAT-UE;
• w Rumunii kupujący dokonuje nabycia wewnątrzwspólnotowego (art. 273 ust. (1) kodeksu podatkowego), opodatkowanego tam, gdzie kończy się transport (art. 276 ust. (1)), i sam rozlicza rumuński VAT.

Miejscem Państwa dostawy jest Polska, bo towar znajduje się tam w chwili rozpoczęcia transportu (art. 275 ust. (1) lit. a)). Dla tego przepływu zwykle nie powstaje obowiązek rejestracji w Rumunii.

Zostaje jeden obowiązek praktyczny: przywóz towaru drogą z innego państwa UE do Rumunii wymaga kodu UIT w RO e-Transport, bez względu na rodzaj towaru. Zgłoszenia przy przywozie dokonuje co do zasady odbiorca lub beneficjent w Rumunii, ale warto zapisać w umowie, kto je składa i kiedy kod trafia do kierowcy. Szczegóły są na stronie RO e-Transport i kod UIT.

Ta sytuacja przestaje być prosta, gdy umowa mówi „dostawa do magazynu”, ale faktury wystawia się dopiero po sprzedaży towaru klientowi końcowemu, a niesprzedany towar wraca. Wtedy własność nie przechodzi przy dostawie i jest to raczej sytuacja B albo C.

B. Call-off stock: towar w Rumunii czeka na jednego klienta

Procedura magazynu typu call-off stock jest uproszczeniem wprowadzonym w całej UE od 1 stycznia 2020 r. (art. 17a dyrektywy 2006/112/WE). W Rumunii reguluje ją art. 270^1 kodeksu podatkowego. Pozwala wysłać towar do Rumunii przed sprzedażą, bez rumuńskiej rejestracji, pod warunkiem że towar jest przeznaczony dla jednego, z góry znanego klienta.

Warunki z art. 270^1 ust. (2)

Wszystkie muszą być spełnione jednocześnie:

Po stronie rumuńskiej klient prowadzi rejestr towarów otrzymanych w tej procedurze (art. 321 ust. (7)), z danymi określonymi w art. 54a ust. (2) rozporządzenia wykonawczego 282/2011. Rejestr dostawcy opisuje art. 54a ust. (1) tego rozporządzenia.

Co się dzieje z towarem

• Klient pobiera towar w ciągu 12 miesięcy od jego przybycia — w tym momencie powstaje dostawa wewnątrzwspólnotowa w Polsce i nabycie wewnątrzwspólnotowe klienta w Rumunii (art. 270^1 ust. (3) lit. b)). Rejestracja w Rumunii nie jest potrzebna.
• Towar nie zostaje pobrany w ciągu 12 miesięcy — następnego dnia po upływie tego terminu uznaje się, że to Państwo dokonali nabycia wewnątrzwspólnotowego w Rumunii (art. 270^1 ust. (4) lit. b)).
• Towar wraca do Polski w ciągu 12 miesięcy, bez przeniesienia własności, a zwrot jest ujęty w rejestrze — przemieszczenie nie powstaje (art. 270^1 ust. (5)).
• Klient zostaje zastąpiony innym zarejestrowanym podatnikiem w ciągu 12 miesięcy — procedura trwa dalej, jeśli pozostałe warunki są spełnione, a zmiana jest ujęta w rejestrze (art. 270^1 ust. (6)).
• Warunek przestaje być spełniony — przemieszczenie następuje w chwili, gdy warunek odpadł (art. 270^1 ust. (7)). Kodeks wymienia wprost trzy takie przypadki: sprzedaż towaru komuś innemu niż wskazany klient (ust. (8)), wysyłkę do innego kraju (ust. (9)) oraz zniszczenie, utratę lub kradzież (ust. (10)).

W każdym przypadku, w którym procedura przestaje działać, polska firma dokonuje nabycia wewnątrzwspólnotowego w Rumunii i musi być tam zarejestrowana do celów VAT — wtedy obowiązują jej wszystkie deklaracje z sytuacji C.

Czego call-off stock nie obejmuje

Procedura wymaga jednego, znanego z góry nabywcy, który sam kupi towar. Jeżeli towar leży w magazynie platformy lub operatora logistycznego, a Państwo sprzedają go wielu klientom końcowym, to nie jest call-off stock, niezależnie od tego, jak nazywa się usługa magazynowa. To sytuacja C.

C. Towar pozostaje Państwa własnością w Rumunii

To model, w którym polska firma wysyła własny towar do magazynu w Rumunii — do magazynu fulfilment platformy, do operatora 3PL albo do magazynu, który najmuje — i sprzedaje go stamtąd klientom. Tu rumuńska rejestracja do celów VAT jest nieunikniona.

Przemieszczenie własnych towarów

Wysyłka towaru z Polski do Rumunii bez sprzedaży jest przemieszczeniem własnych towarów. W Rumunii kodeks traktuje ją jako nabycie wewnątrzwspólnotowe odpłatne — art. 273 ust. (2) lit. a) obejmuje wykorzystanie w Rumunii przez podatnika, na potrzeby jego własnej działalności gospodarczej, towarów przywiezionych przez niego z innego państwa członkowskiego. W Polsce ta sama wysyłka jest traktowana jako dostawa wewnątrzwspólnotowa (art. 17 dyrektywy). Jedna firma, dwa numery VAT, zero płatności — i dwie transakcje do wykazania.

Podstawą opodatkowania jest cena zakupu towarów lub podobnych towarów, a w jej braku koszt wytworzenia, ustalone w dniu dostawy (art. 286 ust. (1) lit. c)). Podatnik zarejestrowany do VAT w Rumunii wykazuje VAT od nabycia w deklaracji D300 jednocześnie jako należny i naliczony, w granicach prawa do odliczenia (art. 326 ust. (2)).

Rejestracja przed pierwszą wysyłką

Art. 316 ust. (6) lit. a) kodeksu wymaga, by podatnik niemający siedziby w Rumunii i niezarejestrowany tam złożył wniosek o rejestrację przed dokonaniem nabycia wewnątrzwspólnotowego, od którego jest zobowiązany zapłacić podatek. Art. 316 ust. (4) stosuje tę samą zasadę do transakcji w Rumunii dających prawo do odliczenia, czyli do sprzedaży z rumuńskiego magazynu. Dla podatników bez siedziby w Rumunii nie ma progu — obowiązek powstaje przy pierwszej transakcji.

Jest też powód po polskiej stronie: stawka 0% dla przemieszczenia do innego państwa członkowskiego wymaga numeru VAT nadanego w państwie przeznaczenia (art. 138 dyrektywy). Bez rumuńskiego numeru VAT polska stawka 0% dla tej wysyłki jest zagrożona.

Rejestracja odbywa się formularzem 015. Trwa zwykle około tygodnia od złożenia kompletnych dokumentów, a najdłużej trwa zwykle ich przygotowanie: odpis z KRS, umowa spółki, potwierdzenie rejestracji VAT w Polsce i dowody działalności w Rumunii (np. umowa magazynowa), w uwierzytelnionym tłumaczeniu na rumuński. Procedurę opisujemy na stronie rejestracja VAT w Rumunii.

Przedstawiciel podatkowy nie jest potrzebny. Firma z siedzibą w UE rejestruje się bezpośrednio i może działać przez pełnomocnika; przedstawiciela podatkowego wyznacza z wyboru. Obowiązkowy jest on tylko dla firm spoza Unii (art. 316 ust. (7)) — zob. przedstawiciel podatkowy w Rumunii.

Sprzedaż z rumuńskiego magazynu: VAT krajowy, poza OSS

Towar sprzedawany klientowi z magazynu w Rumunii znajduje się w Rumunii w chwili rozpoczęcia transportu do klienta, więc miejscem dostawy jest Rumunia (art. 275 ust. (1) lit. a)). To dostawa krajowa w Rumunii z rumuńskim VAT: 21% stawki podstawowej albo 11% stawki obniżonej dla określonych kategorii towarów, obie od 1 sierpnia 2025 r. (ustawa 141/2025).

OSS tego nie obejmuje. Sprzedaż na odległość w rozumieniu kodeksu to towar wysyłany z innego państwa członkowskiego niż to, w którym kończy się transport do klienta (art. 266 ust. (1) pkt 35), a procedura OSS (art. 315) dotyczy właśnie takiej sprzedaży. Polska firma, która już rozlicza w OSS sprzedaż wysyłaną z Polski, rozlicza sprzedaż z rumuńskiego magazynu w rumuńskiej deklaracji D300.

Platforma nie przejmuje tego VAT za polskiego sprzedawcę. Kodeks uznaje platformę za dostawcę towarów znajdujących się w UE tylko wtedy, gdy sprzedawca ma siedzibę poza Unią (art. 270 ust. (16)). Szerzej o sprzedaży internetowej piszemy w poradniku sprzedaż internetowa a VAT w Rumunii.

Obowiązki po rejestracji

Brak kodu UIT przy transporcie objętym systemem to wykroczenie: kara 20 000–100 000 lei dla osób prawnych oraz konfiskata stopniowana w ciągu 12 miesięcy — przy pierwszym naruszeniu tylko kara, potem 15%, 50% i pełna wartość niezgłoszonego towaru (art. 13^1 OUG 41/2022, zmieniony OUG 129/2024).

Rumuńskie deklaracje przygotowujemy i składamy my. Po polskiej stronie przemieszczenia wykazuje Państwa księgowość w Polsce — w JPK_VAT i w VAT-UE, według polskich przepisów, których ten poradnik nie omawia.

Stałe miejsce prowadzenia działalności

Sam numer VAT nie oznacza, że firma ma w Rumunii stałe miejsce prowadzenia działalności. To ocena faktów: stałość oraz zaplecze personalne i techniczne w Rumunii. Towar u niezależnego operatora magazynowego to inna sytuacja niż własny personel i własne biuro. Oceniamy to na piśmie przed rozpoczęciem działalności, bo od odpowiedzi zależy m.in. zakres obowiązków w RO e-Factura.

Porównanie trzech sytuacji

Przykład liczbowy (ilustracyjny)

Kwoty są zaokrąglone i służą wyłącznie ilustracji. Polska sp. z o.o. działa w modelu C: w marcu wysyła do magazynu w Rumunii towar kupiony za 100 000 EUR, a w tym samym miesiącu sprzedaje z tego magazynu rumuńskim konsumentom towar za 150 000 EUR netto, cały ze stawką podstawową.

• Przemieszczenie: nabycie wewnątrzwspólnotowe w Rumunii o podstawie 100 000 EUR (cena zakupu, art. 286 ust. (1) lit. c)). VAT 21 000 EUR wykazany w D300 jako należny i jednocześnie jako naliczony — przy pełnym prawie do odliczenia per saldo 0 EUR. Linia w D390. W Polsce: WDT 0%, wykazana na rumuński numer VAT spółki.
• Sprzedaż z magazynu: 150 000 EUR × 21% = 31 500 EUR rumuńskiego VAT należnego, wykazanego w D300 i zapłaconego do 25 kwietnia (przy miesięcznym okresie rozliczeniowym). Nic z tego nie trafia do deklaracji OSS.
• Intrastat: 100 000 EUR przywozu to w przybliżeniu 500 000 lei — w zależności od kursu. Przy trzech takich dostawach w roku przywóz przekracza próg 1 000 000 lei i Intrastat — przywóz obowiązuje od miesiąca przekroczenia.
• e-Transport: każda ciężarówka z Polski potrzebuje kodu UIT przed wyjazdem.

Ta sama sprzedaż w modelu A wyglądałaby w Rumunii tak: brak rumuńskiej rejestracji spółki, a VAT od nabycia rozlicza platforma lub dystrybutor.

Co sprawdzić w umowie z platformą lub magazynem

Nie opisujemy warunków konkretnej platformy — umowy się zmieniają i różnią między programami. Z punktu widzenia VAT w każdej umowie szukamy odpowiedzi na te same pytania:

• Moment przejścia własności. Czy kupujący nabywa towar przy dostawie do magazynu, czy dopiero przy sprzedaży klientowi końcowemu? Czy niesprzedany towar wraca do Państwa? Reguły Incoterms określają ryzyko i koszty transportu, a nie moment przejścia własności — to musi wynikać z samej umowy.
• Kto sprzedaje klientowi końcowemu i kto wystawia fakturę — Państwa firma czy platforma we własnym imieniu.
• Kto jest odbiorcą towaru w dokumentach przewozowych i w zgłoszeniu RO e-Transport, i kto odpowiada za kod UIT.
• Raporty magazynowe: czy dostają Państwo stany na poziomie pozycji towarowej, z datami przyjęcia, wydania, zwrotu i ubytku. Bez nich nie da się pilnować 12 miesięcy w call-off stock ani zbudować pliku SAF-T.
• Zwroty, uszkodzenia i ubytki: kto ponosi ich skutki i jak są dokumentowane — w call-off stock zniszczenie lub utrata kończą procedurę.
• Szczegółowość danych o sprzedaży: zbiorczy raport z platformy nie wystarcza do D394 i SAF-T, które wymagają danych na poziomie dokumentu.

Najczęstsze błędy

• Rejestracja po przyjeździe towaru. Obowiązek dotyczy chwili przed nabyciem, a palety są zwykle już w drodze, gdy pada pytanie.
• Założenie, że OSS obejmuje sprzedaż z rumuńskiego magazynu. OSS obejmuje sprzedaż na odległość, nie dostawy krajowe w Rumunii.
• Brak kodu UIT przy wysyłce z Polski, bo „to nie jest sprzedaż” albo „to nie są towary wysokiego ryzyka”. Przy transporcie z innego państwa UE rodzaj towaru nie ma znaczenia.
• Pominięcie przemieszczenia w D390 i Intrastat, bo nie było faktury sprzedaży.
• Call-off stock bez kontroli terminu. Towar, który leży dłużej niż 12 miesięcy, zamienia się w nabycie wewnątrzwspólnotowe polskiej firmy — i w obowiązek rejestracji.
• Traktowanie magazynu fulfilment jak call-off stock. Procedura wymaga jednego znanego nabywcy, a nie wielu klientów końcowych.
• Stawka 19%. W Rumunii od 1 sierpnia 2025 r. obowiązują stawki 21% i 11%.
• Ustanawianie przedstawiciela podatkowego, bo „tak trzeba”. Dla firmy z UE jest to wybór, nie obowiązek.

Jak pomagamy

Zaczynamy od umowy i przepływu towaru: ustalamy, czy Państwa model to A, B czy C, i czy rejestracja w Rumunii jest w ogóle potrzebna. Jeżeli tak, przygotowujemy rejestrację VAT w Rumunii przed pierwszą wysyłką, a potem prowadzimy rozliczenia podatkowe: D300, D390, SAF-T, Intrastat, kody UIT w RO e-Transport i RO e-Factura, na podstawie raportów z platformy i eksportu z Państwa systemu. Korespondencję prowadzimy po angielsku, włosku lub rumuńsku. Szerszy obraz daje poradnik VAT w Rumunii dla firm zagranicznych.

Prośba o ofertę: rejestracja VAT i rozliczenia w Rumunii →