SAF-T w Rumunii: budujemy i składamy Państwa plik D406 z dowolnego systemu

SAF-T w Rumunii: czym właściwie jest plik D406

SAF-T to Standard Audit File for Tax — format XML zdefiniowany przez OECD, który Rumunia wprowadziła zarządzeniem ANAF nr 1783/2021, później zmienianym, m.in. zarządzeniem 407/2025. Plik składa się jako deklarację informacyjną D406 przez SPV — wirtualne konto podatnika, czyli elektroniczny kanał, którym każdy rumuński podatnik komunikuje się z ANAF.

Kto zna polskie JPK, rozpozna ideę: organ podatkowy dostaje dane źródłowe w ustrukturyzowanym pliku, a nie tylko podsumowanie w deklaracji. Struktura, zakres i terminy D406 wynikają jednak z przepisów rumuńskich i nie należy przenosić na nie polskich przyzwyczajeń.

Różnica między SAF-T a deklaracją VAT to kwestia rzędu wielkości. Deklaracja VAT ma kilkadziesiąt pól. Miesięczny D406 średniej firmy liczy dziesiątki tysięcy wierszy i musi być wewnętrznie spójny: każda faktura w SourceDocuments musi wskazywać kontrahenta z MasterFiles, każde użyte konto musi istnieć w GeneralLedgerAccounts, każda stawka VAT musi pochodzić z nomenklatury ANAF. Organ podatkowy używa pliku do automatycznego porównywania tego, co Państwo deklarują, z tym, co deklarują Państwa kontrahenci. Dlatego SAF-T jest najbardziej odsłaniającym zgłoszeniem w rumuńskim systemie.

Kto musi składać D406

Obowiązek wprowadzano etapami i obecnie obejmuje praktycznie wszystkich prowadzących księgowość w systemie podwójnego zapisu.

Kryterium jest podwójny zapis. Plik składa każda rumuńska spółka handlowa, niezależnie od obrotu, także nieprowadząca działalności. Składają go stałe zakłady firm zagranicznych. I — w ograniczonej formie — także firmy zagraniczne, które w Rumunii mają wyłącznie numer VAT.

Poza zakresem: osoby fizyczne prowadzące działalność i przedsiębiorstwa rodzinne prowadzące księgowość w systemie pojedynczego zapisu oraz podmioty non-profit niewykonujące działalności gospodarczej.

Co oznacza podwójny zapis dla zagranicznego podmiotu

To pytanie najczęściej zadają nam controllerzy grup kapitałowych, a wątpliwość jest zrozumiała. Rumuński obowiązek sformułowano wokół podatników prowadzących księgowość w systemie podwójnego zapisu, więc firma zagraniczna, która nigdy nie otworzyła rumuńskich ksiąg, rozsądnie zakłada, że kryterium jej nie dotyczy.

Dotyczy. Test odnosi się do podmiotu, a nie do miejsca prowadzenia ksiąg. Polska sp. z o.o., niemiecka GmbH czy holenderska BV prowadzą pełne księgi u siebie; to spełnia kryterium. Podmiot nie ma natomiast — i nie musi tworzyć — rumuńskiego ustawowego planu kont. Właśnie dlatego istnieje plik uproszczony: wypełnia się go danymi z transakcji dokonanych w ramach rumuńskiego numeru VAT, a nie z rumuńskiej księgi głównej.

W praktyce oznacza to, że sekcja GeneralLedgerEntries nie jest środkiem ciężkości pliku nierezydenta. Środkiem ciężkości są SourceDocuments — faktury — wraz z danymi podstawowymi potrzebnymi do ich odczytania.

Uproszczony SAF-T dla nierezydentów

Jeżeli Państwa firma ma siedzibę w innym kraju, a rumuński numer VAT służy magazynowi, sprzedaży przez platformy, dostawom lokalnym albo projektowi, obowiązek SAF-T dotyczy Państwa od 1 stycznia 2025 r. w ograniczonej formie: wykazują Państwo operacje dokonane w ramach rumuńskiego numeru VAT — faktury sprzedaży i faktury zakupu — wraz z danymi podstawowymi, do których te dokumenty się odwołują: kodami podatkowymi, jednostkami miary, produktami. Przewodnik ANAF dla podatników (sekcja 4.6) wymienia dokładnie te sekcje dla spółek nierezydentów bez obowiązku prowadzenia ksiąg w Rumunii; nie ma w nich zapisów księgowych, płatności, aktywów ani zapasów. Nie wykazują Państwo księgowości spółki macierzystej. Artykuł SAF-T w Rumunii dla firm zagranicznych omawia podstawę prawną, okres przejściowy w kalendarzu i rutynę budowy pliku.

Praktyczną trudnością nigdy nie jest wolumen. Jest nią to, że dane przychodzą z zagranicznego ERP, w strukturze, która nie ma nic wspólnego z rumuńskimi nomenklaturami: kody podatkowe nazwane w innym języku, rodzaje dokumentów, które nie przekładają się wprost na rumuńskie kategorie, kontrahenci bez rumuńskiego numeru identyfikacji podatkowej. Całą pracą jest jednorazowe, poprawne przełożenie tego. O tym, jak SAF-T wpisuje się w resztę cyklu, piszemy w poradniku VAT w Rumunii dla firm zagranicznych.

Mają Państwo w Rumunii tylko numer VAT? Proszę przesłać nam eksport z ERP lub z platformy sprzedażowej: przekształcimy go w uproszczony D406, zwalidujemy i złożymy za Państwa. Poproś o ofertę

Co zawiera plik

Struktura dzieli się na pięć bloków i nie wszystkie są raportowane w tym samym rytmie:

1. Header — dane identyfikacyjne, okres sprawozdawczy, wersja schematu.
2. MasterFiles — nomenklatury: plan kont z saldami, klienci, dostawcy, tabela podatków, jednostki miary, rodzaje analiz i ruchów, produkty, właściciele.
3. GeneralLedgerEntries — dziennik księgowy za okres, każdy zapis po stronie Wn i Ma.
4. SourceDocuments — faktury sprzedaży, faktury zakupu, płatności, ruchy towarów i operacje na aktywach.
5. Assets i Stocks — rejestr środków trwałych raportuje się rocznie, w terminie sprawozdania finansowego; zapasy na żądanie, w ciągu 30 dni.

Najczęstszym źródłem błędów nie jest wprowadzanie danych. Jest nim mapowanie: przeniesienie Państwa kont analitycznych na referencyjny plan kont ANAF, stawek VAT na kody z oficjalnej nomenklatury i rodzajów dokumentów na wymagane kategorie. Błąd mapowania popełniony na początku przechodzi do każdego kolejnego pliku miesięcznego.

Terminy i okres przejściowy

Termin złożenia to ostatni dzień kalendarzowy miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym:

• firmy z miesięcznym okresem rozliczeniowym VAT składają D406 co miesiąc;
• firmy z kwartalnym okresem rozliczeniowym VAT oraz podmioty niezarejestrowane do VAT — co kwartał.

Dla pierwszych zgłoszeń przepisy przewidują okres przejściowy: sześć miesięcy dla pierwszego raportu miesięcznego i trzy miesiące dla pierwszego raportu kwartalnego. Firma, której obowiązek powstał 1 stycznia 2025 r. przy raportowaniu miesięcznym, mogła więc złożyć pliki za styczeń–czerwiec do końca lipca 2025 r. Po upływie okresu przejściowego każdy okres ma własny termin.

Kary

Kodeks postępowania podatkowego przewiduje:

• 1 000 – 5 000 RON za niezłożenie D406 w terminie;
• 500 – 1 500 RON za złożenie pliku nieprawidłowego lub niekompletnego.

Kwoty nie są duże. Rzeczywiste ryzyko jest inne: brakujący lub niespójny SAF-T pokazuje ANAF dokładnie, których podatników warto odwiedzić. Tekst jednolity Kodeksu postępowania podatkowego publikuje ANAF.

Jak przygotowujemy i składamy Państwa SAF-T

Zbudowaliśmy dwa własne narzędzia i używamy ich przy każdym zleceniu.

Narzędzie do mapowania pobiera Państwa dane z dowolnego źródła — eksportu z SAP, Oracle, NetSuite, Dynamics lub rumuńskiego programu albo zestawień obrotów i sald i dzienników w Excelu — i przenosi je do struktury D406. Mapowanie konfigurujemy raz, przy wdrożeniu, i wykorzystujemy w każdym okresie. Gdy pojawiają się nowe konta, kody podatkowe lub produkty, narzędzie je oznacza, aby zostały zmapowane przed wygenerowaniem pliku, a nie po jego odrzuceniu.

Narzędzie walidacyjne sprawdza plik, zanim trafi do ANAF: spójność między sekcjami, zestawienie obrotów i sald wobec dziennika, istnienie kontrahentów i kont, format numerów identyfikacji podatkowej, kody VAT z właściwej nomenklatury. Następnie uruchamiamy oficjalny walidator DUKIntegrator, a plik składamy dopiero przy zerowej liczbie błędów.

Cykl miesięczny w trzech krokach:

1. Otrzymujemy zamknięte dane — eksport z ERP lub pliki Excel, e-mailem albo przez udostępniony folder.
2. Generujemy i walidujemy — zwykle tego samego dnia; różnice wyjaśniamy z Państwem przed złożeniem.
3. Składamy plik przez SPV naszym certyfikatem cyfrowym i przesyłamy Państwu potwierdzenie z ANAF wraz z krótkim podsumowaniem okresu.

Państwa zespół nigdy nie musi poznawać specyfikacji D406 ani uruchamiać walidatora: plik jest naszą pracą, od pierwszego mapowania do potwierdzenia.

Sytuacje szczególne

Sprzedawcy na platformach. Dane sprzedażowe pochodzą z platformy, a nie z systemu fakturowego, często w postaci zagregowanej. D406 wymaga szczegółowości na poziomie dokumentu, więc pierwszym krokiem jest uzgodnienie wiarygodnej szczegółowości eksportu z platformy. Łączy się to bezpośrednio z RO e-Factura, gdzie trafiają faktury wystawiane Państwu przez rumuńskich dostawców.

Grupy z centrum usług wspólnych. Dane są czyste, ale plan kont jest planem grupowym. Konta grupowe mapujemy raz na rumuński referencyjny plan kont i prowadzimy rejestr zmian, aby reorganizacja na poziomie grupy nie zepsuła po cichu rumuńskiego pliku.

Firmy zarejestrowane w ciągu roku. Obowiązek zaczyna się wraz z rejestracją i od niej biegnie okres przejściowy. Samą rejestrację opisujemy na stronie o rejestracji do celów VAT w Rumunii.

Błędy, które widzimy najczęściej

• Niezmapowane konta analityczne. Plik przechodzi walidację, ale ANAF widzi salda na kontach, które nie istnieją w planie referencyjnym.
• Stawki VAT wpisane jako procenty zamiast kodów z nomenklatury ANAF — to bardziej wrażliwe od przejścia na 21% i 11% w sierpniu 2025 r.
• Kontrahenci bez numeru identyfikacji podatkowej albo z identyfikatorem zapisanym inaczej niż w informacji o transakcjach krajowych, przez co oba zgłoszenia przestają się zgadzać.
• Błędny okres w firmach, które w ciągu roku przechodzą z kwartalnego na miesięczny okres rozliczeniowy VAT.
• Pominięte pliki zerowe w firmach bez działalności — obowiązek istnieje także bez transakcji.
• Korekty wysyłane jako różnice, a nie jako pełne zastąpienie okresu.

Każdy z tych punktów sprawdza automatycznie nasze narzędzie walidacyjne, zanim plik zostanie wysłany.