SAF-T Rumänien: Wir erstellen und übermitteln Ihre D406 aus jedem Quellsystem

SAF-T in Rumänien: was die Datei D406 tatsächlich ist

SAF-T steht für Standard Audit File for Tax — ein von der OECD definiertes XML-Format, das Rumänien mit der ANAF-Anordnung 1783/2021 übernommen und später mehrfach geändert hat, unter anderem durch die Anordnung 407/2025. Die Datei wird als informative Erklärung D406 über den Virtuellen Privaten Raum (SPV) eingereicht, den elektronischen Kanal, über den jeder rumänische Steuerpflichtige ANAF, die rumänische Finanzverwaltung, erreicht.

Der Unterschied zwischen SAF-T und einer Umsatzsteuererklärung ist einer der Größenordnung. Eine Erklärung hat ein paar Dutzend Felder. Eine monatliche D406 eines mittelgroßen Unternehmens umfasst Zehntausende Zeilen, und sie muss in sich schlüssig sein: Jede Rechnung in SourceDocuments muss auf einen Partner in MasterFiles verweisen, jedes verwendete Konto muss in GeneralLedgerAccounts existieren, jeder Umsatzsteuersatz muss aus der Nomenklatur von ANAF stammen. Die Finanzverwaltung gleicht mit der Datei automatisiert ab, was Sie erklären, und was Ihre Geschäftspartner erklären. Das macht SAF-T zur aussagekräftigsten Meldung im rumänischen System.

Wichtig ist dabei, dass die D406 keine zusätzliche Datenquelle ist, sondern dieselben Belege in größerer Auflösung zeigt. Eine Inlandsrechnung erscheint summarisch in der Umsatzsteuererklärung D300, partnerbezogen in der Meldung D394 und vollständig, mit allen Positionen und der zugehörigen Buchung, in der SAF-T-Datei. Wer diese drei Meldungen aus unterschiedlichen Auszügen oder zu unterschiedlichen Zeitpunkten erstellt, erzeugt Abweichungen, die niemand beabsichtigt hat und die im Abgleich von ANAF sofort auffallen. Deshalb bauen wir die Meldungen eines Zeitraums immer aus demselben abgeschlossenen Datenstand auf.

Wer die D406 abgeben muss

Die Pflicht wurde stufenweise eingeführt und erfasst inzwischen praktisch jeden, der doppelte Bücher führt.

Maßgeblich ist die doppelte Buchführung. Jede rumänische Handelsgesellschaft meldet, unabhängig vom Umsatz, auch eine ruhende. Betriebsstätten ausländischer Unternehmen melden. Und in reduzierter Form melden auch ausländische Gesellschaften, die in Rumänien nichts weiter als eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer halten.

Außerhalb des Anwendungsbereichs bleiben zugelassene Einzelunternehmer und Familienbetriebe mit einfacher Buchführung sowie Einrichtungen ohne Erwerbszweck, die keine wirtschaftliche Tätigkeit ausüben.

Was doppelte Buchführung für eine ausländische Gesellschaft bedeutet

Das ist die Frage, die uns Controller aus Konzernen am häufigsten stellen, und die Verwirrung ist nachvollziehbar. Die rumänische Pflicht ist um Steuerpflichtige mit doppelter Buchführung herum formuliert, und eine ausländische Gesellschaft, die in Rumänien nie ein Hauptbuch eröffnet hat, geht verständlicherweise davon aus, dass das Kriterium sie nicht treffen kann.

Es trifft sie doch. Geprüft wird die Gesellschaft, nicht der Ort, an dem das Hauptbuch geführt wird. Eine deutsche GmbH, eine österreichische AG oder eine niederländische B.V. führt im Sitzstaat doppelte Bücher; damit ist das Kriterium erfüllt. Was der Gesellschaft fehlt — und was sie auch nicht aufbauen muss — ist ein rumänischer gesetzlicher Kontenplan. Genau deshalb existiert die vereinfachte Datei: Sie wird aus den Umsätzen befüllt, die unter der rumänischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer abgewickelt werden, und nicht aus einem rumänischen Hauptbuch.

Praktisch heißt das: Der Abschnitt GeneralLedgerEntries ist nicht der Schwerpunkt einer Datei für Nichtansässige. Der Schwerpunkt liegt auf SourceDocuments — den Rechnungen —, gestützt auf die Stammdaten, die nötig sind, damit diese Rechnungen lesbar sind.

Die vereinfachte SAF-T-Datei für Nichtansässige

Wenn Ihre Gesellschaft in einem anderen Staat ansässig ist und eine rumänische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für ein Lager, für Marktplatzverkäufe, für örtliche Lieferungen oder für ein Projekt hält, gilt die SAF-T-Pflicht für Sie seit dem 1. Januar 2025, in reduzierter Form: Sie melden die über die rumänische Nummer abgewickelten Vorgänge — Ausgangs- und Eingangsrechnungen — zusammen mit den Stammdaten, auf die diese Belege verweisen: Steuercodes, Maßeinheiten, Artikel. Der ANAF-Leitfaden für Steuerpflichtige (Abschnitt 4.6) nennt genau diese Abschnitte für nicht ansässige Unternehmen ohne Buchführungspflicht in Rumänien; Buchungen, Zahlungen, Anlagen und Bestände sind nicht enthalten. Die Buchhaltung der Muttergesellschaft melden Sie nicht. Der Artikel zu SAF-T für nicht ansässige Unternehmen behandelt die Rechtsgrundlage, die Nachfrist im Kalender und die Erstellungsroutine.

Die praktische Schwierigkeit ist nie das Volumen. Sie liegt darin, dass die Daten aus einem ausländischen ERP kommen, in einer Struktur, die mit den rumänischen Nomenklaturen nichts gemein hat: Steuerschlüssel mit Bezeichnungen in einer anderen Sprache, Belegarten, die sich nicht sauber auf rumänische Kategorien abbilden lassen, Partnerstammsätze ohne rumänische Steuernummer. Diese Übersetzung einmal richtig zu machen, ist die eigentliche Arbeit. Wie SAF-T in den übrigen Meldezyklus passt, steht im Leitfaden zur Umsatzsteuer in Rumänien für ausländische Unternehmen.

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Was die Datei enthält

Die Struktur gliedert sich in fünf Blöcke, und nicht alle werden im selben Rhythmus gemeldet:

1. Header — Identifikationsdaten, Meldezeitraum, Schema-Version.
2. MasterFiles — die Nomenklaturen: Kontenplan mit Salden, Kunden, Lieferanten, Steuertabelle, Maßeinheiten, Analyse- und Bewegungsarten, Artikel, Eigentümer.
3. GeneralLedgerEntries — das Buchungsjournal des Zeitraums, jede Soll- und Habenzeile.
4. SourceDocuments — Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Zahlungen, Warenbewegungen und Anlagenvorgänge.
5. Assets und Stocks — das Anlagenverzeichnis wird jährlich gemeldet, zur Frist des Jahresabschlusses; die Bestände werden auf Anforderung innerhalb von 30 Tagen gemeldet.

Die häufigste Fehlerquelle ist nicht die Datenerfassung. Es ist das Mapping: Ihre Analysekonten auf den Referenzkontenplan von ANAF zu übertragen, Ihre Umsatzsteuersätze auf die Codes der amtlichen Nomenklatur und Ihre Belegarten auf die vorgegebenen Kategorien. Ein Mapping-Fehler am Anfang setzt sich in jede weitere Monatsdatei fort.

Fristen und Nachfrist

Die Einreichungsfrist ist der letzte Kalendertag des Monats, der auf den Meldezeitraum folgt:

• Unternehmen mit monatlichem Umsatzsteuer-Meldezeitraum reichen die D406 monatlich ein;
• Unternehmen mit vierteljährlichem Meldezeitraum sowie nicht umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen reichen vierteljährlich ein.

Für die ersten Einreichungen gewährt der Gesetzgeber eine Nachfrist: sechs Monate für die erste Monatsmeldung und drei Monate für die erste Quartalsmeldung. Eine Gesellschaft, deren Pflicht am 1. Januar 2025 mit monatlicher Meldung begann, konnte die Dateien für Januar bis Juni daher bis Ende Juli 2025 einreichen. Nach Ablauf der Nachfrist gilt für jeden Zeitraum die eigene Frist. Die vollständige Fristenübersicht steht im rumänischen Steuerkalender.

Bußgelder

Das Steuerverfahrensgesetzbuch (Codul de procedură fiscală) sieht vor:

• 1.000–5.000 RON für die nicht fristgerechte Abgabe der D406;
• 500–1.500 RON für eine unrichtige oder unvollständige Datei.

Die Beträge sind nicht hoch. Das eigentliche Risiko liegt woanders: Eine fehlende oder widersprüchliche SAF-T-Datei zeigt ANAF ziemlich genau, bei welchen Steuerpflichtigen sich ein Besuch lohnt. Der konsolidierte Text des Steuerverfahrensgesetzbuchs wird von ANAF veröffentlicht.

Wie wir Ihre SAF-T-Datei erstellen und einreichen

Wir haben zwei Werkzeuge selbst entwickelt und setzen sie in jedem Mandat ein.

Das Mapping-Werkzeug übernimmt Ihre Daten aus jeder Quelle — einem Export aus SAP, Oracle, NetSuite, Dynamics oder einer rumänischen Software, oder Summen- und Saldenlisten und Journalen in Excel — und überträgt sie in die Struktur der D406. Das Mapping wird einmal beim Onboarding eingerichtet und in jedem Zeitraum wiederverwendet. Tauchen neue Konten, Steuerschlüssel oder Artikel auf, meldet das Werkzeug sie, damit sie vor der Erzeugung zugeordnet werden und nicht erst nach einer Zurückweisung.

Das Validierungswerkzeug prüft die Datei, bevor sie ANAF erreicht: Stimmigkeit zwischen den Abschnitten, Abgleich der Saldenliste mit dem Journal, Existenz von Partnern und Konten, Format der Steuernummern, Umsatzsteuerschlüssel aus der richtigen Nomenklatur. Anschließend lassen wir den amtlichen Validator DUKIntegrator laufen; eingereicht wird die Datei erst mit null Fehlern.

Der Monatszyklus in drei Schritten:

1. Wir erhalten die abgeschlossenen Daten — Ihren ERP-Export oder Ihre Excel-Dateien, per E-Mail oder über einen gemeinsamen Ordner.
2. Wir erzeugen und validieren — in der Regel am selben Tag; Abweichungen klären wir mit Ihnen vor der Einreichung.
3. Wir reichen über den Virtuellen Privaten Raum mit unserem digitalen Zertifikat ein und senden Ihnen die Empfangsbestätigung von ANAF sowie eine kurze Zusammenfassung des Zeitraums.

Ihr Team muss weder die Spezifikation der D406 lernen noch den Validator bedienen: Die Datei ist unsere Arbeit, vom ersten Mapping bis zur Empfangsbestätigung. Was Sie jeden Monat zurückbekommen, ist immer dasselbe Paket: die eingereichte XML-Datei, die Empfangsbestätigung von ANAF und eine kurze Notiz zu dem, was uns im Zeitraum aufgefallen ist — neue Partner ohne Steuernummer, neu aufgetauchte Konten, Abweichungen zwischen Journal und Saldenliste. Damit ist die Meldung auch Jahre später nachvollziehbar, ohne dass jemand die Quelldaten erneut aufbereiten muss.

Betreut wird Ihr Mandat dabei von einer festen Ansprechperson, die Ihr Quellsystem und Ihr Mapping kennt, und nicht von einer wechselnden Hotline. Bei SAF-T ist das kein Komfortargument: Die Qualität der Datei hängt fast vollständig davon ab, dass jemand die Entscheidungen des ersten Onboardings kennt und weiß, warum ein bestimmtes Konto so und nicht anders zugeordnet wurde.

Besondere Konstellationen

Marktplatzverkäufer. Die Verkaufsdaten kommen von der Plattform und nicht aus einem Fakturierungssystem, häufig aggregiert. Die D406 braucht Detail auf Belegebene, deshalb steht am Anfang die Verständigung über eine belastbare Belegkörnung im Plattform-Export. Das hängt unmittelbar mit RO e-Factura zusammen, wo die Rechnungen liegen, die Ihre rumänischen Lieferanten an Sie ausstellen.

Konzerne mit Shared Service Center. Die Daten sind sauber, aber der Kontenplan ist ein Konzernkontenplan. Wir bilden die Konzernkonten einmal auf den rumänischen Referenzkontenplan ab und führen ein Änderungsprotokoll, damit eine Umstellung auf Konzernebene die rumänische Datei nicht unbemerkt zerstört.

Unterjährig registrierte Gesellschaften. Die Pflicht beginnt mit der Registrierung, und die Nachfrist läuft ab diesem Zeitpunkt. Die Registrierung selbst behandeln wir auf der Seite zur Umsatzsteuer-Registrierung in Rumänien.

Die Fehler, die wir am häufigsten sehen

• Nicht zugeordnete Analysekonten. Die Datei ist formal gültig, aber ANAF sieht Salden auf Konten, die es im Referenzkontenplan nicht gibt.
• Umsatzsteuersätze als Prozentwerte geschrieben statt als Codes aus der Nomenklatur von ANAF — seit dem Übergang auf 21 % und 11 % im August 2025 noch heikler.
• Partner ohne Steuernummer oder mit einer anders geschriebenen Kennung als in der Meldung D394, sodass die beiden Meldungen nicht mehr zusammenpassen.
• Falscher Zeitraum bei Gesellschaften, die unterjährig vom vierteljährlichen auf den monatlichen Umsatzsteuer-Meldezeitraum wechseln.
• Übersprungene Nullmeldungen ruhender Gesellschaften — die Pflicht besteht auch ohne Geschäftsvorfälle.
• Berichtigungsdateien als Differenz statt als vollständiger Ersatz des Zeitraums.

Jeden dieser Punkte prüft unser Validierungswerkzeug automatisch, bevor die Datei das Haus verlässt.