Firma in Rumänien gründen als Ausländer: die SRL, ohne Reise

Firma in Rumänien gründen als Ausländer: was tatsächlich anders ist

Wer als Ausländer eine Firma in Rumänien gründet, gründet dieselbe SRL wie ein rumänischer Gründer, beim selben Handelsregister, mit demselben Stammkapital und derselben Organisation. Staatsangehörigkeit und Wohnsitz sind weder für das Halten von Geschäftsanteilen noch für die Geschäftsführung eine Bedingung. Die allgemeinen Schritte stehen auf der Seite zur Firmengründung in Rumänien und gelten hier unverändert.

Anders ist das Dossier. Jedes im Ausland ausgestellte Dokument muss in einer Form ankommen, die ein rumänischer Registerführer akzeptieren kann: apostilliert oder legalisiert und von einem ermächtigten Übersetzer übersetzt. Und weil Gründer selten reisen möchten, wird das Dossier üblicherweise auf Grundlage einer Vollmacht unterschrieben, die genau das abdeckt, was das Register verlangen wird. An diesen beiden Punkten hängen Verzögerungen bei Gründungen für Nichtansässige — fast nie an der Gründung selbst.

Wer Gesellschafter und Geschäftsführer sein kann

Ein einziger ausländischer Gesellschafter darf das gesamte Kapital halten. Eine ausländische Gesellschaft kann Alleingesellschafterin sein, innerhalb der allgemeinen gesetzlichen Beschränkungen zur Alleingesellschafterstellung. Geschäftsführer können nicht ansässig sein, und ihre Befugnisse — einzeln oder gemeinschaftlich, mit oder ohne Betragsgrenzen — werden im Gesellschaftsvertrag festgeschrieben.

Ein Punkt kommt in fast jedem Gespräch auf und gehört ins Dossier statt in eine Annahme: Geschäftsführer oder Gesellschafter einer rumänischen Gesellschaft zu sein begründet für sich genommen kein Recht, in Rumänien zu leben oder zu arbeiten, und macht die Person für sich genommen auch nicht in Rumänien steuerlich ansässig. Aufenthaltsstatus und persönliche steuerliche Ansässigkeit sind eigene Fragen mit eigenen Regeln, und wir behandeln sie auch so.

Apostille, Legalisation und Übersetzung

Die Reihenfolge ist entscheidend, und ein Fehler darin kostet einen vollständigen Durchlauf.

1. Dokument beschaffen im Ausstellungsstaat: die Passkopie in der verlangten Form, den Registerauszug der Gesellschaft, die Gründungsdokumente, den Nachweis der Zeichnungsberechtigung.
2. Apostillieren oder legalisieren. Dokumente aus Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens von 1961 tragen eine Apostille der dafür benannten Behörde dieses Staates. Dokumente aus anderen Staaten durchlaufen die konsularische Legalisation. Einzelne bilaterale Abkommen über Rechtshilfe lassen die Anforderung ganz entfallen, sodass der Ausstellungsstaat den Weg bestimmt.
3. Ins Rumänische übersetzen, durch einen ermächtigten Übersetzer, mit notariell beglaubigter Unterschrift, wo sie verlangt wird. Übersetzt wird nach der Apostille, denn die Apostille ist Teil des Dokuments und muss in der Übersetzung erscheinen.
4. Gültigkeitsdaten prüfen. Von Registerauszügen wird üblicherweise erwartet, dass sie aktuell sind. Ein zu früh beschafftes Dokument läuft ab, während der Rest des Dossiers zusammengestellt wird.

Sind die Dokumente in einer Sprache ausgestellt, in der wir arbeiten, prüfen wir sie vor der Übersetzung — normalerweise die günstigste Qualitätskontrolle im ganzen Ablauf.

Deutschland, Österreich, Schweiz: was sich je nach Herkunftsstaat ändert

Das Recht, die Gesellschaft zu besitzen, hängt nicht von der Staatsangehörigkeit ab. Von Staat zu Staat ändert sich das Dokument, das von einem Gesellschafter in Gesellschaftsform verlangt wird, und die Formalität, die es in Rumänien verwendbar macht.

Deutschland, Österreich und die Schweiz sind Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens, sodass der übliche Weg die Apostille ist und nicht die konsularische Legalisation. Für die Schweiz gilt dabei, was für jede Gesellschaft aus einem Drittstaat gilt: Wer für die Gesellschaft zeichnen darf, wird häufig gesondert belegt und nicht als selbstverständlich unterstellt.

Drei Dinge klären wir, bevor irgendjemand etwas bestellt:

Die Reihenfolge zählt. Die Übersetzung kommt nach der Apostille, nicht davor. Eine zu früh bestellte Übersetzung deckt die Apostille nicht ab und muss neu gemacht werden.

Das Alter des Dokuments zählt. Registerauszüge haben eine praktische Haltbarkeit; ein vor Monaten ausgestellter Auszug wird in der Regel zurückgewiesen.

Der Status des Ausstellungsstaats wird tagesaktuell geprüft. Die Liste der Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens ändert sich, und zwischen einzelnen Staatenpaaren bestehen bilaterale Abkommen, die die Formalität vereinfachen. Wir prüfen das vorher, damit Sie keine Legalisation bezahlen, die Sie nicht gebraucht hätten.

Bei natürlichen Personen als Gesellschafter betrifft die Formalität das Ausweisdokument oder den Reisepass, soweit sie überhaupt verlangt wird. Für Gesellschafter und Geschäftsführer ohne rumänische Personenkennziffer beschaffen wir die Steueridentifikationsnummer — Schritt 01 im Ablauf oben.

Kurze Frage zu Ihren Unterlagen? Schicken Sie uns den Registerauszug und die Struktur der geplanten Gesellschaft; Sie erhalten die Liste dessen, was apostilliert, was legalisiert und was übersetzt werden muss. Angebot anfordern

Vollmacht und Gründung aus der Ferne

Die Gesellschaft kann gegründet werden, ohne dass der Gründer rumänischen Boden betritt. Möglich macht das eine Vollmacht, im Ausland in der verlangten Form unterschrieben — üblicherweise vor einem Notar —, apostilliert oder legalisiert und übersetzt.

Zwei Dinge entscheiden, ob sie im ersten Anlauf funktioniert. Der Umfang muss alles abdecken, was der Vertreter tun wird: den Namen reservieren, den Gesellschaftsvertrag unterschreiben, die Erklärungen unterschreiben, beim Handelsregister einreichen und vertreten, Dokumente entgegennehmen und auf einen Beschluss reagieren, der eine Klarstellung verlangt. Und die Identifikation der Beteiligten muss exakt mit den übrigen Dokumenten des Dossiers übereinstimmen — dieselbe Namensform, dieselben Dokumentnummern, dieselbe Adresse.

Wir formulieren den Text, der im Ausland unterschrieben wird, so, dass der Notar in Ihrem Land ein Dokument beurkundet, das Rumänien akzeptiert, und keine allgemeine Vollmacht, die anschließend neu erstellt werden muss.

Der Sitz der Gesellschaft

Eine rumänische Gesellschaft muss einen Sitz anmelden, belegt durch einen Nachweis über das Recht, die Räume zu nutzen — Eigentumstitel, Mietvertrag oder Gebrauchsüberlassungsvertrag —, mit der Zustimmung des Eigentümers, wo sie verlangt wird. Dorthin wird amtliche Post zugestellt, auch die der Finanzverwaltung.

Für einen Gründer ohne eigene Räume in Rumänien wird der Sitz über einen Vertrag mit fester Laufzeit gestellt. Daraus folgen zwei Regeln aus der Praxis. Halten Sie das Verlängerungsdatum im Blick: Ein auslaufender Sitzvertrag lässt die Gesellschaft ohne gültigen Sitz zurück und erzeugt gleichzeitig ein Problem beim Handelsregister und bei ANAF, der rumänischen Finanzverwaltung. Und achten Sie darauf, dass die Adresse in jedem Dokument des Dossiers einheitlich verwendet wird, auch in den übersetzten — eine Abweichung von einem einzigen Zeichen zwischen Sitznachweis und Gesellschaftsvertrag genügt für eine Aufforderung zur Klarstellung.

Das Bankkonto

Das Stammkapital wird vor der Eintragung eingezahlt und nach der Eintragung freigegeben, auf einem Konto bei einer Bank Ihrer Wahl. Die Eröffnung dieses Kontos fällt in dieselben ein bis zwei Wochen wie die Eintragung: Wir bereiten das Bankdossier parallel zum ONRC-Dossier vor und nicht im Anschluss daran.

Das Onboarding der Bank hat eigene Unterlagen und schaut sich Strukturen mit nicht ansässigen Beteiligten genau an: die Identität des wirtschaftlich Berechtigten, die Herkunft der Mittel, die Art des Geschäfts und seine Vertragspartner. Einzelne Banken erledigen das vollständig aus der Ferne, andere verlangen, dass der Geschäftsführer oder der wirtschaftlich Berechtigte einmal persönlich identifiziert wird. Wir wählen die Bank am Anfang gemeinsam mit Ihnen aus und planen diesen Termin, wo er nötig ist, als Teil des Zeitplans ein.

Steuerliche Registrierung und was sofort beginnt

Mit der Eintragung entsteht eine Gesellschaft, die vom ersten Tag an Pflichten hat.

Der steuerliche Vektor. Was die Gesellschaft erklärt und wie oft, folgt aus ihren Registrierungen. Die Registrierung zur Umsatzsteuer (USt) hängt von den Regeln zur Schwelle und von den tatsächlich ausgeführten Umsätzen ab; sie kann auch beantragt werden. Ab dem Zeitpunkt der Registrierung gilt der Zyklus, der unter Steuer-Compliance beschrieben ist, einschließlich SAF-T und RO e-Factura.

Buchhaltung ab dem ersten Beleg. Die rumänische Berichterstattung ist belegbezogen, also beginnt die Buchhaltung mit der ersten Rechnung und nicht mit dem ersten Monatsende.

Die Entscheidung über das Regime. Das Mikrounternehmen-Regime besteuert die Erträge ab 2026 mit 1 % bis zu 100.000 EUR und verlangt mindestens einen Arbeitnehmer; die Körperschaftsteuer beträgt 16 % auf den Gewinn. Bei einer Gesellschaft mit ausländischer Muttergesellschaft gehört die Ausschüttungsseite in dieselbe Rechnung, denn Dividenden werden ab 2026 mit 16 % besteuert, und die Entlastung nach Doppelbesteuerungsabkommen oder EU-Recht setzt voraus, dass die Unterlagen vor der Zahlung vorliegen — die Mechanik steht auf der Seite zur Quellensteuer für Nichtansässige.

Rumänische Gesellschaft oder nur eine Umsatzsteuer-Nummer?

Nicht jedes ausländische Unternehmen braucht hier eine eigene Einheit, und eine Gesellschaft zu gründen, die nicht gebraucht wird, bringt eine vollständige rumänische Meldeakte mit sich.

Eine ausländische Gesellschaft, die Waren in einem rumänischen Lager hält, aus diesem Bestand lokal verkauft oder Waren durch das Land bewegt, kann sich in der Regel zur rumänischen Umsatzsteuer registrieren lassen, ohne zu gründen. Dieser Weg ist unter Umsatzsteuer-Registrierung für Nichtansässige beschrieben, der vollständige Pflichtenzyklus im Leitfaden zur Umsatzsteuer in Rumänien für ausländische Unternehmen.

Eine Gesellschaft, die hier Personal beschäftigen, Räume halten, lokale Verträge im eigenen Namen schließen oder eine lokale Präsenz aufbauen wird, möchte in der Regel eine SRL. Wir arbeiten diesen Vergleich an den Tatsachen durch, bevor das Dossier eröffnet wird, denn ein späterer Wechsel bedeutet, Registrierungen rückabzuwickeln, statt sie anzupassen.

Was wir übernehmen — und was ohne das schiefgeht

Wir formulieren die Vollmacht für die Unterschrift im Ausland, benennen genau, welche Dokumente eine Apostille und welche eine Legalisation brauchen, organisieren die beglaubigten Übersetzungen, formulieren den Gesellschaftsvertrag entlang der Frage, wie die Gesellschaft tatsächlich geführt werden soll, melden das Dossier an und richten danach die steuerlichen Registrierungen und die Buchhaltung ein. Die Fassung Schritt für Schritt, mit den Dokumenten der Reihe nach, steht im Leitfaden zur SRL-Gründung für Nichtansässige.

Die wiederkehrenden Fehler sind immer dieselben vier:

• Übersetzung vor der Apostille, sodass das übersetzte Dokument die Bestätigung nicht trägt und neu erstellt werden muss.
• Eine zu enge Vollmacht, der ein vom Register verlangter Akt fehlt, mit einem zweiten Notartermin im Ausland als Folge.
• Abweichungen bei Namen und Adressen zwischen den ausländischen Dokumenten und dem rumänischen Dossier.
• Die Bank bis zuletzt aufgeschoben, statt ihr Dossier parallel zur Eintragung vorzubereiten — genau so passt das Konto in dieselben ein bis zwei Wochen.