Was die D394 ist und warum die ANAF sich auf sie stützt
Die D394 ist Rumäniens informative Erklärung über Lieferungen, Dienstleistungen und Erwerbe auf dem Staatsgebiet. Sie ist keine Steuererklärung: Mit ihr wird keine Steuer festgesetzt und keine gezahlt. Sie ist eine Liste — eine Zeile je rumänischem Geschäftspartner, mit Steuernummer, Bemessungsgrundlage und Umsatzsteuer, aufgeteilt nach Steuersatz und Umsatzart.
Ihr Zweck ist der Abgleich. Ihr Lieferant erklärt, dass er Ihnen im März RON 100.000 zuzüglich Umsatzsteuer berechnet hat; Sie erklären, dass Ihnen im März RON 100.000 zuzüglich Umsatzsteuer berechnet wurden. Die ANAF vergleicht beides automatisch, landesweit. Wo die zwei Seiten auseinandergehen, erzeugt das System eine Abweichung, und die Abweichung erzeugt ein Schreiben.
Dieser Mechanismus erklärt, warum die D394 schwerer wiegt, als ihr Format vermuten lässt. Sie trägt keine Zahlung und ist trotzdem die Meldung, die der Finanzverwaltung am zuverlässigsten zeigt, wo sie hinschauen sollte. Zusammen mit der Umsatzsteuererklärung D300 und der SAF-T-Datei D406 bildet sie ein Dreieck, das aufgehen muss.
Wer die D394 abgeben muss
Die Pflicht knüpft an Personen an, die in Rumänien nach Art. 316 des Steuergesetzbuchs (Codul fiscal) umsatzsteuerlich registriert sind und Umsätze auf rumänischem Staatsgebiet ausführen. Für ein in Rumänien ansässiges Unternehmen ist die rumänische Umsatzsteuerregistrierung der Maßstab. Für ein nicht ansässiges Unternehmen ist der Maßstab enger: Es gibt nur ab, wenn es Inlandsumsätze mit in Rumänien umsatzsteuerlich registrierten Personen tätigt.
| Situation | D394 erforderlich |
|---|---|
| Rumänisches Unternehmen mit Umsatzsteuerregistrierung, mit inländischen Kunden oder Lieferanten | Ja |
| Rumänische Tochtergesellschaft einer ausländischen Gruppe | Ja |
| Nicht ansässiges Unternehmen mit rumänischer Umsatzsteuernummer, das in Rumänien Gegenstände oder Dienstleistungen an rumänisch umsatzsteuerlich registrierte Kunden liefert | Ja |
| Nicht ansässiges Unternehmen, das in Rumänien bei rumänisch umsatzsteuerlich registrierten Lieferanten einkauft, auch im Reverse-Charge-Verfahren | Ja |
| Nicht ansässiges Unternehmen, das in Rumänien nur an Privatpersonen oder an nicht registrierte Personen verkauft und keine Einkäufe bei rumänisch umsatzsteuerlich registrierten Lieferanten tätigt | Nein |
| Nicht ansässiges Unternehmen, dessen rumänische Tätigkeit rein innergemeinschaftlich oder Ausfuhr ist | Nein |
| Feste Niederlassung eines ausländischen Unternehmens | Ja |
| Unternehmen ohne rumänische Umsatzsteuerregistrierung | Nein |
Für ausländische Unternehmen ist die praktische Frage enger, als sie aussieht. Ein Lager in Rumänien, das nur Versendungen in andere Mitgliedstaaten bedient, erzeugt D390-Zeilen, keine D394-Zeilen. In dem Moment, in dem dasselbe Lager einen rumänisch umsatzsteuerlich registrierten Kunden bedient oder ein rumänisch umsatzsteuerlich registrierter Logistikdienstleister seine Leistungen mit rumänischer Umsatzsteuer berechnet, wird die D394 lebendig. Ohne Umsätze dieser Art gibt es keine D394 abzugeben. Den vollständigen Zusammenhang der umliegenden Pflichten beschreibt der Leitfaden zur Umsatzsteuer in Rumänien für ausländische Unternehmen.
Was die Meldung enthält
Die D394 ist in Abschnitte gegliedert, und die Abschnitte sind wichtiger als die Summen, weil jeder von ihnen anders abgeglichen wird.
- Umsätze mit in Rumänien umsatzsteuerlich registrierten Personen. Der Kern der Meldung: Lieferungen und Erwerbe, aufgelistet nach der Steuernummer des Geschäftspartners, mit Bemessungsgrundlage und Umsatzsteuer, aufgeteilt nach Steuersatz und Umsatzart, einschließlich inländischer Reverse-Charge-Umsätze.
- Umsätze mit nicht umsatzsteuerlich registrierten Personen, darunter Steuerpflichtige unterhalb der Schwelle und öffentliche Einrichtungen, gemeldet in Summe statt namentlich.
- Umsätze mit Nichtsteuerpflichtigen — Privatpersonen. In Summe gemeldet, mit zusätzlichen Angaben für bestimmte Warengruppen.
- Informationen aus elektronischen Registrierkassen, sodass der Einzelhandelsumsatz auch dort sichtbar wird, wo keine namentliche Rechnung existiert.
- Zusammenfassende Angaben zur Zahl der ausgestellten und erhaltenen Rechnungen sowie Summen je Steuersatz, die als Plausibilitätsprüfung gegen die D300 dienen.
Seit der Satzänderung vom 1. August 2025 muss die Aufteilung nach Steuersätzen 21 % und 11 % verwenden. Eine Meldung, die noch auf Spalten mit 19 % und 9 % aufgebaut ist, stimmt weder mit der Umsatzsteuererklärung noch mit den Listen der Geschäftspartner überein.
Fristen
Die D394 folgt dem umsatzsteuerlichen Steuerzeitraum und ist bis zum 30. des Folgemonats nach dem Meldezeitraum fällig. Die eine systematische Ausnahme ist der Zeitraum Januar, der bis zum letzten Februartag gemeldet wird — dem 28. oder 29., je nach Jahr. Fällt der 30. auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.
Die praktische Folge des 30. ist, dass die D394 nach der Umsatzsteuererklärung desselben Zeitraums erstellt wird, die am 25. fällig war. Dieser Abstand von fünf Tagen wird oft genutzt, um die D394 an eine bereits abgegebene D300 anzupassen — das ist die falsche Reihenfolge: Beide sollten aus demselben Auszug zum selben Zeitpunkt erzeugt werden. Die vollständige Terminkarte steht im rumänischen Steuerkalender.
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Sanktionen und das tatsächliche Risiko
Die nicht fristgerechte Abgabe einer informativen Erklärung wird nach dem Steuerverfahrensgesetzbuch (Codul de procedură fiscală, Gesetz 207/2015) mit einem Bußgeld geahndet, in Stufen je nach Kategorie des Steuerpflichtigen. Den konsolidierten Text veröffentlicht die ANAF.
Das Bußgeld ist nicht der Punkt. Das Risiko, auf das es ankommt, ist das, was eine fehlende oder unstimmige D394 mit Ihrer Position macht:
- Abweichungsschreiben. Jede nicht zuordenbare Zeile erzeugt ein Auskunftsersuchen mit kurzer Antwortfrist.
- Risiko für den Vorsteuerabzug. Wenn ein Lieferant eine von Ihnen abgezogene Rechnung nicht gemeldet hat, verschiebt sich die Last, den Umsatz nachzuweisen, zu Ihnen.
- Auswahl für die Betriebsprüfung. Dauerhafte Abweichungen sind eines der stärksten Signale in dem Risikomodell, das darüber entscheidet, wer eine Betriebsprüfung erhält.
Wie wir Ihre D394 erstellen und abgeben
Wir behandeln D394 und D300 als eine Arbeit mit zwei Ergebnissen, erzeugt aus demselben Auszug, am selben Tag.
- Wir erhalten die Daten des Zeitraums — einen ERP-Export, Verkaufs- und Einkaufsjournale oder Listen in Excel. Das Format ist keine Einschränkung; unser Generator erstellt rumänische Meldungen direkt aus strukturierten Daten.
- Wir prüfen die Stammdaten der Geschäftspartner. Rumänische Steuernummern werden auf Format und Gültigkeit geprüft, und Partner ohne gültige Nummer werden vor dem Aufbau der Meldung ausgesondert, weil sie in einen anderen Abschnitt gehören.
- Wir stimmen in drei Richtungen ab. Die Summen der D394 gegen die Felder der D300 desselben Zeitraums, die Inlandszeilen gegen die Belege in SAF-T und — wo das Volumen es rechtfertigt — Geschäftspartner mit hohen Beträgen gegen ihr eigenes Meldeverhalten in früheren Zeiträumen.
- Wir übermitteln über den Virtuellen Privaten Raum (SPV) mit unserem qualifizierten digitalen Zertifikat, auf Grundlage einer schriftlichen Vollmacht, und geben die Eingangsbestätigung der ANAF mit einer kurzen Abstimmungsnotiz zurück.
Wenn für frühere Zeiträume Abweichungsschreiben eintreffen, übernehmen wir die Antwort: die Zeile identifizieren, den Rechnungsnachweis erzeugen und innerhalb der Frist antworten. Die Abgabe bleibt durchgehend bei uns: Ihr Team liefert die Daten und muss sich nie durch die rumänischen Meldespezifikationen arbeiten.
Besondere Situationen
Ausländische Unternehmen mit einem rumänischen Lager. Die Unterscheidung zwischen einer Inlandslieferung und einer innergemeinschaftlichen Versendung entscheidet, ob ein Umsatz in der D394 oder in der Zusammenfassenden Meldung D390 landet. Die Vorgangsarten im Quellsystem von Anfang an richtig zu kennzeichnen ist mehr wert als jede spätere Korrektur.
Marktplatzverkäufer. Plattformexporte aggregieren in der Regel. Die D394 braucht Angaben je Geschäftspartner für rumänische Geschäftskunden und die Aufteilung nach Steuersätzen für Verkäufe an Privatpersonen — der Export muss also zu Beginn der Zusammenarbeit entsprechend spezifiziert werden.
Unternehmen mit vielen Kleinrechnungen. Einzelhandel und Gastronomie erzeugen einen großen Kassenabschnitt und einen kleinen namentlichen Abschnitt. Die Abstimmung läuft gegen die täglichen Kassenberichte und, seit dem 1. Januar 2025, auch gegen die über RO e-Factura übermittelten B2C-Rechnungen.
Ruhende rumänische Umsatzsteuernummern. Für ein in Rumänien ansässiges Unternehmen bedeutet „keine Umsätze“ trotzdem, dass der Zeitraum eingehalten werden muss — eine Abgabe von fünf Minuten, die ein vollständig vermeidbares Bußgeld verhindert. Ein nicht ansässiges Unternehmen ohne Inlandsumsätze mit rumänisch umsatzsteuerlich registrierten Personen gibt keine D394 ab.
Die Fehler, die wir am häufigsten sehen
- Ausgelassene Nullzeiträume bei in Rumänien ansässigen Unternehmen, in der Annahme, eine Liste ohne Zeilen müsse nicht übermittelt werden.
- Unterschiedlich geschriebene Partnernummern in der D394 und in der SAF-T-Datei, sodass die beiden Meldungen nicht mehr zusammenpassen, obwohl jede für sich richtig ist.
- Gutschriften in einem anderen Zeitraum erfasst als beim Geschäftspartner, was eine echte, aber harmlose Abweichung erzeugt — und trotzdem beantwortet werden muss.
- Innergemeinschaftliche Erwerbe im Inlandsabschnitt oder umgekehrt, meist weil die Vorgangsart im Quellsystem nie gekennzeichnet wurde.
- Die D394 aus einem zweiten Auszug neu gebaut, nachdem die D300 bereits abgegeben war, sodass beide nahe beieinanderliegen, aber nicht gleich sind.
- Alte Steuersatzspalten, die nach August 2025 stehen geblieben sind.
