Umsatzsteuer in Rumänien für ausländische Unternehmen: wann die Pflicht beginnt
Die rumänische Umsatzsteuerpflicht eines ausländischen Unternehmens beginnt mit einem Umsatz, nicht mit einer Umsatzzahl. Ein im Ausland ansässiges Unternehmen wird in dem Moment registrierungspflichtig, in dem es einen in Rumänien steuerbaren Umsatz ausführt, den weder der Kunde noch eine One-Stop-Shop-Regelung auffangen kann. Die Registrierung ist Voraussetzung dieses Umsatzes, nicht seine Folge.
Dieser eine Satz erklärt die meisten Fälle, die bei uns auf dem Tisch landen. Ausländische Finanzabteilungen lesen Rumänien durch die Brille des eigenen Landes, wo eine Kleinunternehmerschwelle üblicherweise einige Monate Luft verschafft. Für ein nicht ansässiges Unternehmen gibt es diese Luft hier nicht. Die erste Palette, die in einem rumänischen Fulfilment-Center ankommt, begründet die Pflicht am Tag der Anlieferung.
Die Rechtsgrundlage steht in Titel VII des Steuergesetzbuchs (Codul fiscal), insbesondere in Artikel 316 und den darauf folgenden Artikeln; die konsolidierte Fassung veröffentlicht die ANAF, die rumänische Finanzverwaltung. Die administrative Ebene — Formulare, Übermittlungswege, Nomenklaturen — liegt ebenfalls bei der ANAF.
Nicht ansässig, feste Niederlassung, Betriebsstätte
Drei Status, die sich ähnlich anhören und sich in der rumänischen Praxis völlig unterschiedlich verhalten. Die richtige Einordnung ist die erste Entscheidung, weil alles Weitere daran hängt.
| Status | Was er bedeutet | Umsatzsteuerliche Folge | Ausstellung über e-Factura |
|---|---|---|---|
| Nicht ansässig, umsatzsteuerlich registriert | Ausländisches Unternehmen mit rumänischer Umsatzsteuernummer und ohne örtliche Ressourcen | Gibt für seine rumänischen Umsätze rumänische Umsatzsteuererklärungen ab | Nein — es meldet seine B2B-Rechnungen, parallel zur gewohnten Fakturierung |
| Feste Niederlassung | Hinreichende Beständigkeit sowie personelle und technische Mittel in Rumänien | Gilt umsatzsteuerlich als ansässig; die örtlichen Regeln greifen vollständig | Ja |
| Betriebsstätte | Ein Begriff der direkten Steuern; löst rumänische Körperschaftsteuer aus | Häufig, aber nicht automatisch von einer festen Niederlassung begleitet | Hängt vom umsatzsteuerlichen Status ab |
| Rumänische Tochtergesellschaft (SRL) | Eine eigene rumänische juristische Person, die rumänische GmbH | Gewöhnlicher rumänischer Steuerpflichtiger ab Gründung | Ja |
Ob eine feste Niederlassung vorliegt, ist eine Tatsachenfrage: Hat die Struktur in Rumänien genug Beständigkeit, Personal und technische Mittel, um Dienstleistungen zu empfangen und zu verwenden oder um Leistungen zu erbringen? Ein angemietetes Lager, das vollständig von einem Logistikdienstleister betrieben wird, begründet in der Regel keine. Ein Büro mit Mitarbeitern, die örtliche Geschäfte verhandeln und abschließen, in der Regel schon. Diese Abgrenzung sollte vor der ersten Rechnung schriftlich geklärt werden und nicht erst während einer Betriebsprüfung, denn sie entscheidet darüber, ob Sie über RO e-Factura ausstellen oder dort nur Ihre B2B-Rechnungen melden — und ob die rumänische Körperschaftsteuer ins Spiel kommt.
Wo tatsächlich eine Betriebsstätte entsteht, sind die Folgen für die direkten Steuern gesondert bei der Besteuerung von Nichtansässigen beschrieben. Eine Vorbemerkung gehört an diese Stelle: Feste Niederlassung und Betriebsstätte sind Risiken, die man bewertet und dokumentiert, keine Gestaltungshebel.
Die Umsätze, die eine rumänische Registrierung auslösen
| Sachverhalt | Rumänische Umsatzsteuerregistrierung |
|---|---|
| Warenbestand in einem rumänischen Lager oder Fulfilment-Center | Erforderlich |
| Örtliche Warenlieferung aus rumänischem Bestand an einen rumänischen Kunden | Erforderlich |
| Verbringung eigener Waren aus einem anderen Mitgliedstaat nach Rumänien | Erforderlich |
| Innergemeinschaftlicher Erwerb von Waren in Rumänien | Erforderlich |
| Lieferung von Waren mit Montage oder Installation in Rumänien | Erforderlich |
| Bau- oder Montagearbeiten an rumänischen Immobilien | In den meisten Konstellationen erforderlich |
| Fernverkäufe an rumänische Verbraucher außerhalb des One-Stop-Shop | Erforderlich |
| Fernverkäufe, die vollständig über den One-Stop-Shop erklärt werden | Für diese Verkäufe nicht erforderlich |
| B2B-Dienstleistungen, die in Rumänien steuerbar sind und beim Kunden abgerechnet werden | In der Regel nicht erforderlich, Reverse-Charge greift |
Die Grenze zwischen den letzten drei Zeilen ist die, an der die eigentliche Beratungsarbeit ansetzt. Eine Dienstleistung an ein rumänisches Unternehmen wird normalerweise von diesem Unternehmen im Reverse-Charge-Verfahren abgerechnet, und es folgt keine Registrierung. Sobald Waren physisch in Rumänien lagern, steht das Reverse-Charge-Verfahren für den örtlichen Verkauf nicht mehr zur Verfügung, und die Registrierung ist unausweichlich. Fulfilment-Programme von Marktplätzen, die Bestände automatisch über Grenzen hinweg umlagern, sind der häufigste Weg, auf dem ein Händler registrierungspflichtig wird, ohne je eine Entscheidung getroffen zu haben. Die Mechanik für Online-Händler steht im Leitfaden zur E-Commerce-Umsatzsteuer in Rumänien.
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Direktregistrierung oder Fiskalvertreter
Artikel 316 des Steuergesetzbuchs sieht zwei Wege vor, und die Wahl ist nicht frei — sie folgt dem Land der Ansässigkeit.
| Wo das Unternehmen ansässig ist | Weg | Fiskalvertreter |
|---|---|---|
| Anderer EU-Mitgliedstaat | Direktregistrierung, Formular 015 | Optional |
| Außerhalb der Europäischen Union | Über einen rumänischen Fiskalvertreter | Zwingend |
| Mit rumänischer fester Niederlassung | Die Registrierung folgt der Niederlassung | Nicht anwendbar |
Bei der Direktregistrierung wird das EU-Unternehmen im eigenen Namen registriert, behält die Verantwortung selbst und verkehrt mit der ANAF entweder unmittelbar oder über einen Bevollmächtigten. Das ist die leichtere Variante und überall dort die richtige, wo sie zur Verfügung steht. Das vollständige Verfahren, einschließlich Formular 015 und Unterlagenakte, beschreibt die Seite zur Umsatzsteuer-Registrierung für Nichtansässige.
Für außerhalb der Europäischen Union ansässige Unternehmen ist ein rumänischer Fiskalvertreter Pflicht. Punkt 89 Absatz (4) der Durchführungsbestimmungen zu Artikel 316 Steuergesetzbuch sieht vor, dass der einmal von der Finanzverwaltung akzeptierte Vertreter „hinsichtlich der Rechte und Pflichten betreffend die Mehrwertsteuer für sämtliche Umsätze eingebunden ist, für die er mandatiert wurde”. In der Praxis gibt er für diese Umsätze die Umsatzsteuererklärung ab und zahlt die geschuldete Steuer, und die ANAF wendet sich für diese Steuer an den Vertreter, solange das Mandat läuft. Genau deshalb geht der Bestellung eine ernsthafte Prüfung des Geschäfts, der Geschäftspartner und der Liquiditätslage voraus und nicht bloß eine Unterschrift unter eine Vollmacht. Diese Beziehung beschreibt die Seite zur Fiskalvertretung.
Die Registrierung selbst läuft über das Formular 015, die Erklärung für Steuerpflichtige ohne feste Niederlassung in Rumänien. Unterlagen aus dem Heimatregister werden in beglaubigter rumänischer Übersetzung eingereicht, bei Bedarf mit Apostille. Etwa eine Woche ab vollständiger Akte ist das übliche Ergebnis; das Zusammenstellen der Akte, das vom Heimatland abhängt, ist meistens der langsamere Teil.
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Rumänische Umsatzsteuersätze: 21 % und 11 %
| Satz | Gilt für |
|---|---|
| 21 % Regelsatz | Der Standardsatz für Lieferungen und sonstige Leistungen in Rumänien |
| 11 % ermäßigt | Eine abschließend bestimmte Liste, darunter bestimmte Lebensmittel, Arzneimittel, Wasserversorgung, Beherbergung und weitere im Steuergesetzbuch genannte Kategorien |
| 0 % mit Vorsteuerabzug | Innergemeinschaftliche Lieferungen und Ausfuhren, vorbehaltlich der Belegnachweise |
Sowohl der Satz von 21 % als auch der von 11 % gilt seit dem 1. August 2025 aufgrund des Gesetzes 141/2025, veröffentlicht im Amtsblatt Nr. 699 vom 25. Juli 2025, und hat die früheren Sätze von 19 % und 9 % abgelöst. Daraus folgen zwei praktische Konsequenzen. Erstens ist jede Quelle, die noch 19 % nennt, überholt, und eine darauf aufgebaute Preiskalkulation ist falsch. Zweitens mussten ERP-Steuerschlüssel, Marktplatzeinstellungen und SAF-T-Nomenklaturzuordnungen Mitte 2025 angepasst werden; Systeme, die nur teilweise angepasst wurden, erzeugen heute eine Mischung aus richtigen und falschen Rechnungen — und das ist das schwerer zu entdeckende Problem. Die Liste der ermäßigt besteuerten Umsätze ist keine stabile Kategorie und sollte für das konkrete Produkt am Steuergesetzbuch geprüft und nicht in Analogie zu einem anderen Mitgliedstaat angenommen werden.
Was eine verspätete Registrierung tatsächlich kostet
Eine bayerische GmbH verbringt im Februar 2026 eigene Ware in ein rumänisches Fulfilment-Center und beginnt dort örtlich zu verkaufen. Registriert wird sie erst im November, nachdem die ANAF die Frage aufwirft. Zwischen Februar und Oktober hat sie örtliche Verkäufe über RON 1.200.000 ohne rumänische Umsatzsteuer fakturiert.
Die Steuer ist ab dem Tag geschuldet, an dem die Pflicht entstanden ist, und die Kunden sind längst weg. Es gibt zwei Rechenwege, und keiner davon ist angenehm:
- werden die bereits fakturierten Beträge als Bruttobeträge behandelt, was der übliche Ausgang ist, sobald die Rechnungen nicht mehr berichtigt werden können, beträgt die Umsatzsteuer 1.200.000 × 21 / 121 = RON 208.264;
- wird die Steuer auf den fakturierten Preis aufgeschlagen, sind es 1.200.000 × 21 % = RON 252.000.
Beide Beträge gehen zulasten der eigenen Marge und nicht zulasten der Kunden, und Verzugszinsen sowie Säumniszuschläge laufen je Tag ab dem jeweiligen ursprünglichen Fälligkeitstag, während die unterlassene Registrierung gesondert sanktioniert wird. Eine Registrierung, bevor die erste Palette ankommt, kostet einen Bruchteil davon — und das ist das ganze Argument dafür, die Frage zu klären, solange die Ware noch unterwegs ist.
Die Meldungen, die auf die rumänische Umsatzsteuernummer folgen
Die Umsatzsteuernummer kommt mit einem Meldekalender im Gepäck. Dessen Kern wird nicht stufenweise eingeführt und wartet nicht auf den ersten Verkauf.
| Meldung | Was sie abdeckt | Frist |
|---|---|---|
| Erklärung D300 | Umsatzsteuer und Vorsteuer des Zeitraums | 25. des auf den Zeitraum folgenden Monats |
| Zusammenfassende Meldung D390 | Innergemeinschaftliche Lieferungen, Erwerbe und bestimmte Dienstleistungen | 25. des Folgemonats |
| Meldung D394 | Lieferungen und Bezüge in Rumänien mit umsatzsteuerlich registrierten Personen; nur fällig, wo solche Umsätze bestehen | 30. des Folgemonats, für Januar der 28. oder 29. Februar |
| SAF-T D406 | Vereinfachte Datei für Nichtansässige, seit dem 1. Januar 2025 | Letzter Kalendertag des auf den Zeitraum folgenden Monats |
| Intrastat | Physische Warenbewegungen, oberhalb einer Million Lei je Warenstrom | 15. des Folgemonats, beim Statistikinstitut |
| RO e-Factura | Ausstellung mit fester Niederlassung; ohne sie werden B2B-Rechnungen parallel zur gewohnten Fakturierung gemeldet, keine B2C-Pflicht; Empfang immer | 5 Arbeitstage für die Ausstellungspflichtigen |
Der Steuerzeitraum — monatlich oder vierteljährlich — wird bei der Registrierung zugeteilt und kann sich während der Registrierung ändern, am häufigsten dann, wenn ein innergemeinschaftlicher Erwerb den Wechsel vom Quartal auf den Monat erzwingt. Die vollständige Übersicht der wiederkehrenden Termine, einschließlich der jährlichen Meldungen, steht im Steuerkalender Rumänien.
Zwei Meldungen überraschen ausländische Konzerne am häufigsten. D394 hat in den meisten Mitgliedstaaten kein unmittelbares Gegenstück: Sie meldet Inlandsumsätze im Detail, und die ANAF gleicht Ihre Meldung automatisch mit der Meldung Ihres rumänischen Geschäftspartners ab. Für ein nicht ansässiges Unternehmen ist sie nur dort fällig, wo es in Rumänien mit umsatzsteuerlich registrierten Personen Umsätze tätigt. SAF-T gilt für Nichtansässige in einer vereinfachten Form, die die unter der rumänischen Umsatzsteuernummer ausgeführten Umsätze abdeckt, und die Pflicht besteht für jeden Zeitraum, auch für Zeiträume ohne Umsätze.
e-Factura: Ausstellung mit fester Niederlassung, B2B-Meldung ohne sie
Das ist der Punkt, der in fremdsprachigen Quellen über Rumänien am häufigsten falsch dargestellt wird, deshalb hier so klar wie möglich.
Die Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen über RO e-Factura trifft die in Rumänien ansässigen Steuerpflichtigen — rumänische Gesellschaften und feste Niederlassungen ausländischer Unternehmen. Ein Unternehmen, das nur eine rumänische Umsatzsteuernummer ohne feste Niederlassung hält, stellt nicht über das System aus. Es stellt seine Rechnungen nach den gewohnten Regeln aus, mit korrekt angewandter rumänischer Umsatzsteuer, und diese Rechnung ist der Beleg, den sein Kunde erhält.
Es hat allerdings eine Meldepflicht: ausschließlich für B2B-Umsätze übermittelt es seine Rechnungen zu Meldezwecken an RO e-Factura, parallel zur gewohnten Fakturierung. Seine B2C-Rechnungen — der Bereich, der für ansässige Steuerpflichtige am 1. Januar 2025 durch OUG 138/2024 in das System kam — fallen nicht unter diese Pflicht. Auf der Eingangsseite braucht es das System ohnehin, weil rumänische Lieferanten ihre Rechnungen dort zustellen; das sind die Belege für die in der Umsatzsteuererklärung geltend gemachte Vorsteuer. Unternehmen, die den Zugang nie eingerichtet haben, verbringen das folgende Jahr damit, Eingangsrechnungen aus Lieferanten-E-Mails zu rekonstruieren.
Wo eine feste Niederlassung besteht, sieht es anders aus: Sämtliche Rechnungen, B2C eingeschlossen, müssen über das System in der vorgeschriebenen XML-Struktur ausgestellt werden, und zwar innerhalb von 5 Arbeitstagen ab Ausstellung oder ab der gesetzlichen Rechnungsfrist — eine Frist, die OUG 89/2025 ab dem 1. Januar 2026 festgelegt und damit die zuvor geltenden fünf Kalendertage ersetzt hat.
Vorsteuervergütung und Rückholung rumänischer Vorsteuer
Es gibt zwei getrennte Wege, und der falsche kostet einen kompletten Erstattungszyklus.
Wenn Sie in Rumänien umsatzsteuerlich registriert sind, wird die Vorsteuer über die Erklärung D300 zurückgeholt. Ein Guthaben kann gegen künftige Umsatzsteuer vorgetragen oder durch Ankreuzen der Erstattungsoption in der Erklärung ausgezahlt verlangt werden. Erstattungsanträge oberhalb der üblichen Schwellen lösen eine Unterlagenprüfung aus oder, bei größeren oder risikobehafteten Anträgen, eine vorgezogene Steuerprüfung. In der Praxis entscheidet sich die Sache an der Dokumentation: gültige Rechnungen, Transportnachweise für steuerfreie Lieferungen und Übereinstimmung zwischen D300, D394 und der SAF-T-Datei desselben Zeitraums.
Wenn Sie nicht registriert sind und in Rumänien keine steuerbaren Umsätze ausführen — der klassische Fall eines ausländischen Unternehmens mit rumänischen Hotel-, Kraftstoff-, Messe- oder Lieferantenkosten —, läuft die Rückholung über das Vergütungsverfahren für in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Unternehmen, elektronisch eingereicht über das Portal der eigenen Finanzverwaltung im Rahmen, den die Europäische Kommission erläutert, oder über das entsprechende Verfahren für außerhalb der EU ansässige Unternehmen, das an die Gegenseitigkeit geknüpft ist. Die beiden Wege schließen einander für denselben Zeitraum aus: Vorsteuer aus einem Zeitraum, in dem Sie registriert waren, gehört in die Erklärung und nicht in einen Vergütungsantrag.
Besondere Konstellationen
Marktplatzhändler mit Bestand in Rumänien. Die Registrierung folgt dem Bestand, und die Meldungen folgen der Registrierung. Die Verkaufsdaten kommen aggregiert von der Plattform, während D394 und SAF-T Detail auf Belegebene brauchen; der erste technische Schritt ist deshalb, die Granularität des Exports mit der Plattform zu klären.
Konzerne mit einem Shared Service Center. Die Buchhaltung ist sauber, aber der Kontenplan ist ein Konzernkontenplan, und die rumänischen Nomenklaturen müssen einmal darauf gemappt und danach gepflegt werden. Eine Umstellung auf Konzernebene, die Konten stillschweigend neu nummeriert, zerlegt die rumänische SAF-T-Datei zwei Monate später.
Bau- und Montageprojekte. Sie begründen häufig sowohl eine feste Niederlassung für die Umsatzsteuer als auch eine Betriebsstätte für die Körperschaftsteuer, nach unterschiedlichen Kriterien und in unterschiedlichen Zeitläufen. Für einen österreichischen Anlagenbauer mit einer Montage in Rumänien lohnt sich die Analyse vor der Mobilisierung, solange der Vertrag noch gestaltet werden kann, und nicht danach.
Unternehmen, die ihre Tätigkeit in Rumänien einstellen. Die Abmeldung ist ein aktiver Schritt. Eine ruhend belassene Umsatzsteuernummer hält jede Meldepflicht am Leben, einschließlich Null-D300 und Null-SAF-T, und Verspätungsbußen häufen sich gegen ein Unternehmen an, das glaubt, das Land verlassen zu haben.
Die Fehler, die wir am häufigsten sehen
- Auf eine Schwelle warten. Für ein nicht ansässiges Unternehmen gibt es keine Registrierungsschwelle.
- Erst registrieren, wenn die Ware da ist. Auslöser ist der Lagervertrag, und die Ware ist meist schon unterwegs, wenn die Frage zum ersten Mal gestellt wird.
- 19 % Umsatzsteuer anwenden. Der Regelsatz liegt seit dem 1. August 2025 bei 21 %, der ermäßigte Satz bei 11 %.
- Annehmen, der One-Stop-Shop decke alles ab. Er deckt Fernverkäufe ab; er deckt keinen örtlichen Verkauf aus rumänischem Bestand ab.
- Die Umsatzsteuernummer als Ziellinie sehen. D300 und SAF-T beginnen sofort; D390, D394 und Intrastat folgen, sobald die auslösenden Warenströme bestehen.
- Nullmeldungen überspringen. Die Pflicht besteht auch für Zeiträume ohne Umsätze, und eine fehlende Nullmeldung ist eine Buße wie jede andere.
- Die e-Factura-Meldung übersehen. Ohne feste Niederlassung stellen Sie nicht über das System aus, Ihre B2B-Rechnungen müssen dort aber trotzdem gemeldet werden.
- Nicht-EU-Unternehmen, die eine Direktregistrierung versuchen, ohne Fiskalvertreter, und deren Akte nach Wochen Übersetzungsarbeit zurückgewiesen wird.
Wie wir arbeiten
Wir übernehmen den gesamten Kreislauf: die Analyse, ob eine Registrierung erforderlich ist und ob eine feste Niederlassung vorliegt, die Vorbereitung und Einreichung des Formulars 015, die Fiskalvertretung für außerhalb der EU ansässige Unternehmen und anschließend die laufenden Meldungen — D300, D390, D394, SAF-T und Intrastat —, erstellt aus Ihrem eigenen ERP-Export oder aus Excel mit unseren Mapping- und Prüfwerkzeugen und eingereicht über den Virtuellen Privaten Raum (SPV) mit unserem digitalen Zertifikat, wobei Sie zu jeder Meldung die ANAF-Empfangsbestätigung erhalten. Beginnen Sie mit der Umsatzsteuer-Registrierung für Nichtansässige oder schreiben Sie uns, was Sie verkaufen und wo die Ware liegt. Die laufende Betreuung danach beschreibt die Seite zur steuerlichen Compliance.
