Umsatzsteuererklärung Rumänien: Wir erstellen und übermitteln Ihre D300 in jedem Zeitraum

Was die rumänische Umsatzsteuererklärung abdeckt

Die rumänische Umsatzsteuererklärung ist das Formular D300, der decont de taxă pe valoarea adăugată. Sie ist die Meldung, die aus den Umsätzen eines Zeitraums eine einzige Zahl macht: zu zahlende oder zu erstattende Umsatzsteuer. Fast alles andere im rumänischen Umsatzsteuersystem — die Meldung der Inlandsumsätze, die Zusammenfassende Meldung, SAF-T — existiert zu einem guten Teil deshalb, damit die ANAF (die rumänische Finanzverwaltung) prüfen kann, ob diese Zahl stimmt.

Rechtsgrundlage ist Art. 323 des Steuergesetzbuchs (Codul fiscal, Gesetz 227/2015); das Formular selbst wird durch Erlass der ANAF genehmigt und jedes Mal neu herausgegeben, wenn sich die Struktur ändert. Übermittelt wird die Erklärung elektronisch über den Virtuellen Privaten Raum (SPV), den Kanal, über den jeder Steuerpflichtige die ANAF erreicht.

Was hineingehört: Ausgangsteuer auf Lieferungen und Dienstleistungen, im inländischen Reverse-Charge-Verfahren geschuldete Umsatzsteuer, innergemeinschaftliche Erwerbe von Gegenständen und Dienstleistungen mit Selbstveranlagung, Einfuhren, abziehbare Vorsteuer, Berichtigungen und der aus dem Vorzeitraum übertragene Saldo. Seit dem 1. August 2025 liegt der Regelsatz bei 21 % und der ermäßigte Satz bei 11 % — wenn Ihre Systeme noch die alten Werte führen, lesen Sie die Notiz zu den rumänischen Umsatzsteuersätzen von 21 % und 11 %.

Wer abgeben muss

Die Pflicht folgt der Registrierung, nicht der Tätigkeit. Wer in Rumänien nach Art. 316 umsatzsteuerlich registriert ist, gibt für jeden Steuerzeitraum eine D300 ab — auch für einen Zeitraum ganz ohne Umsätze.

Ein außerhalb der Europäischen Union ansässiges Unternehmen registriert sich über eine rumänische Fiskalvertretung, die für die vertretenen Umsätze eine gesonderte D300 unter der über sie zugeteilten Umsatzsteuernummer abgibt und die darauf entfallende Steuer entrichtet. Ein EU-Unternehmen kann sich direkt registrieren; die Mechanik dazu steht auf der Seite zur Umsatzsteuer-Registrierung in Rumänien für nicht ansässige Unternehmen.

Monatlich oder vierteljährlich: Wie der Steuerzeitraum festgelegt wird

Regelzeitraum ist der Kalendermonat. Das Kalendervierteljahr gilt nur, wenn zwei Bedingungen für das vorangegangene Kalenderjahr zusammen erfüllt sind: Der Umsatz blieb unter der im Steuergesetzbuch festgelegten Schwelle, und der Steuerpflichtige hat keinen innergemeinschaftlichen Erwerb von Gegenständen getätigt.

Zwei Folgen davon werden regelmäßig übersehen.

• Ein einziger innergemeinschaftlicher Erwerb von Gegenständen innerhalb eines Quartals beendet den vierteljährlichen Zeitraum. Das Unternehmen wechselt zur monatlichen Abgabe und zeigt die Änderung der ANAF an.
• Ein neu registriertes Unternehmen wird in der Praxis zunächst auf einen monatlichen Zeitraum gesetzt und kann erst ab einem Folgejahr zur vierteljährlichen Abgabe wechseln, wenn die Bedingungen erfüllt sind.

Der Steuerzeitraum bestimmt außerdem den SAF-T-Rhythmus: Ein monatlicher Umsatzsteuerzeitraum bedeutet eine monatliche SAF-T-Datei D406, ein vierteljährlicher Zeitraum eine vierteljährliche.

Fristen

Die Erklärung ist bis zum 25. des Folgemonats nach dem Steuerzeitraum fällig, einschließlich. Die Zahlungsfrist für geschuldete Umsatzsteuer ist derselbe Tag. Fällt der 25. auf einen Samstag, einen Sonntag oder einen gesetzlichen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.

Um denselben Termin herum liegen die Zusammenfassende Meldung (D390), ebenfalls zum 25., und wenige Tage später die Meldung der Inlandsumsätze D394, fällig zum 30. Die vollständige Karte der monatlichen Termine steht im rumänischen Steuerkalender.

Kurze Frage? Schicken Sie uns Ihren ERP-Export oder Ihre Rechnungslisten — wir sagen Ihnen, welchen Steuerzeitraum Sie haben und welche Meldungen daran hängen. Angebot anfordern

Umsatzsteuererstattung

Ein Zeitraum kann mit einem negativen Saldo enden — mehr Vorsteuer als Ausgangsteuer. Exporteure, Unternehmen mit innergemeinschaftlichen Lieferungen und Unternehmen in der Investitionsphase befinden sich routinemäßig in dieser Lage.

Für jeden Zeitraum bestehen zwei Möglichkeiten. Der Saldo wird in die nächste Erklärung vorgetragen, oder er wird durch Ankreuzen der Erstattungsoption in der D300 zur Erstattung beantragt. Sobald die Erstattungsoption genutzt wird, bearbeitet die ANAF den Antrag nach einem risikoorientierten Verfahren: Ein Teil der Anträge wird mit nachgelagerter Prüfung erledigt, ein Teil löst eine Unterlagenprüfung aus, ein Teil eine vorgezogene Betriebsprüfung. In der Praxis hängt der Weg vom Risikoprofil des Steuerpflichtigen ab, vom Betrag und davon, wie vollständig die Belegakte ist.

Unser Vorgehen: Wir stellen die Erstattungsakte zusammen mit der Erklärung zusammen, nicht erst, wenn die ANAF danach fragt — Rechnungen, Transportdokumente als Nachweis, dass die Gegenstände Rumänien verlassen haben, Zollanmeldungen, Verträge. Ein von Tag eins an belegter Antrag ist in einem Bruchteil der Zeit erledigt, die ein nachträglich dokumentierter braucht.

Sanktionen

Es gibt zwei verschiedene Risiken, und sie werden häufig verwechselt.

Verspätete oder unterbliebene Abgabe. Das Steuerverfahrensgesetzbuch (Codul de procedură fiscală, Gesetz 207/2015) ahndet die nicht fristgerechte Abgabe von Steuererklärungen mit einem Bußgeld, das in Stufen nach der Kategorie des Steuerpflichtigen bemessen wird. Den konsolidierten Text veröffentlicht die ANAF.

Verspätete Zahlung. Soweit Umsatzsteuer tatsächlich geschuldet ist, laufen Zinsen und Säumniszuschläge pro Verzugstag ab der Zahlungsfrist bis zur Tilgung. Das sind die Beträge, die wachsen, und sie sind nicht durch die Höhe des Bußgelds begrenzt.

Hinzu kommt ein dritter, weniger sichtbarer Preis. Wer wiederholt verspätet abgibt, rückt in der Risikoliste nach oben, und eine Unstimmigkeit zwischen D300, D394 und SAF-T für denselben Zeitraum ist einer der deutlichsten Auslöser für eine rumänische Betriebsprüfung.

Wie wir Ihre D300 erstellen und abgeben

Der monatliche Zyklus ist kurz, weil die Vorarbeit einmal erledigt wird, beim Onboarding.

1. Sie schicken die Daten des Zeitraums in dem Format, das Sie ohnehin erzeugen: ein ERP-Export, eine Summen- und Saldenliste mit Journalen oder Rechnungslisten in Excel. Wir verlangen nicht, dass Sie Ihre Systeme umstellen.
2. Wir erzeugen die Erklärung mit unserem eigenen Werkzeug, das rumänische Meldungen direkt aus strukturierten Daten erstellt und nicht aus einem rumänischen Buchhaltungspaket. Neue Steuerschlüssel, neue Belegarten und neue Partner werden vor der Erzeugung markiert, nicht erst nach einer Zurückweisung.
3. Wir stimmen vor der Abgabe ab. Ausgangsteuer gegen die Verkaufsliste, Vorsteuer gegen die Einkaufsliste, innergemeinschaftliche Zeilen gegen die D390, Inlandszeilen gegen die D394 und das Ganze gegen die SAF-T-Datei desselben Zeitraums. Differenzen klären wir mit Ihnen, statt sie zu glätten.
4. Wir übermitteln über den Virtuellen Privaten Raum mit unserem qualifizierten digitalen Zertifikat, auf Grundlage einer schriftlichen Vollmacht, und schicken Ihnen die Eingangsbestätigung der ANAF sowie eine einseitige Zusammenfassung des Zeitraums: den Saldo, seine Treiber und worauf im nächsten Monat zu achten ist.

Die Erklärung wird in jedem Zeitraum von uns erstellt und abgegeben; Ihr Team liefert nur die Daten. Das Honorar ist ein fester monatlicher Betrag für den vereinbarten Satz an Meldungen, und das Gespräch läuft auf Englisch, Italienisch oder Rumänisch, mit einem partnergeführten Team — jede Erklärung geprüft und gezeichnet von einem zugelassenen Steuerberater und einer Wirtschaftsprüferin.

Besondere Situationen

Marktplatzverkäufer mit Lagerbestand in Rumänien. Die Verkaufsdaten kommen von der Plattform, oft nach Tagen statt nach Rechnungen aggregiert, während die D300 die Aufteilung nach Steuersätzen und die D394 die Angaben je Geschäftspartner braucht. Wenn die Granularität des Exports einmal zu Beginn festgelegt wird, ist beides gelöst. Die Mechanik dazu steht im Leitfaden zur E-Commerce-Umsatzsteuer in Rumänien.

Unternehmen mit inländischem Reverse-Charge. Bestimmte Inlandslieferungen zwischen umsatzsteuerlich registrierten Personen unterliegen dem Reverse-Charge-Verfahren, der Erwerber versteuert also selbst. Die Beträge erscheinen auf beiden Seiten der Erklärung und heben sich auf, müssen aber trotzdem in den richtigen Feldern stehen — eine häufige Quelle formaler Fehler, die keine steuerliche Wirkung haben und trotzdem Rückfragen auslösen.

Ruhende Registrierungen. Eine Umsatzsteuernummer, die für ein künftiges Projekt am Leben gehalten wird, erzeugt in jedem Zeitraum eine Nullerklärung. Sie abzugeben kostet fast nichts; sie später zu erklären, kostet viel.

Von der ANAF gelöschte Registrierungen. Wird die Umsatzsteuernummer von Amts wegen gelöscht, enden die Pflichten nicht einfach: Während der Ungültigkeit vereinnahmte Steuer wird gesondert gemeldet, und die Wiederregistrierung folgt einem eigenen Verfahren. Das ist eine Lage, die man mit Beratung behandelt und nicht mit Improvisation.

Die Fehler, die wir am häufigsten sehen

• Alte Umsatzsteuersätze, die nach der Änderung vom August 2025 noch fest in einem ausländischen ERP hinterlegt sind und Zeilen mit 19 % erzeugen, die zu nichts mehr passen.
• Ausgelassene Nullzeiträume, weil keine Tätigkeit stattfand — genau dann ist ein Bußgeld für die ANAF am billigsten auszustellen.
• Innergemeinschaftliche Erwerbe von Gegenständen innerhalb eines Quartals, ohne den Wechsel zum monatlichen Zeitraum und dessen Anzeige.
• Reverse-Charge-Umsätze, die nur auf einer Seite gemeldet werden, sodass die Erklärung zufällig aufgeht statt konstruktiv.
• Erstattungsanträge ohne Belegakte, die aus einem kurzen Verfahren ein langes machen.
• D300 und D394 aus unterschiedlichen Auszügen gebaut, zu unterschiedlichen Zeitpunkten gezogen, sodass die beiden nie ganz übereinstimmen.

Jeder dieser Punkte wird vor der Übermittlung geprüft, und die Abstimmungsübersicht gehört zu dem, was Sie in jedem Zeitraum erhalten.