Das Wichtigste in Kürze
- Ein außerhalb der EU ansässiges Unternehmen registriert sich in Rumänien für die Umsatzsteuer nur über einen Fiskalvertreter (Art. 316 Abs. (7) des Steuergesetzbuchs). Für ein in der EU ansässiges Unternehmen ist ein Vertreter freiwillig.
- Der Vertreter wird für die rumänischen Umsätze des Unternehmens als Steuerschuldner bestimmt, also als die zur Zahlung der Umsatzsteuer verpflichtete Person (Art. 307 Abs. (7) und Art. 308 Abs. (2)). Er gibt die Erklärung ab und zahlt die Steuer unter einer Umsatzsteuernummer, die dem Unternehmen über ihn zugeteilt wird.
- Im Sprachgebrauch heißt das „gesamtschuldnerische Haftung“. Der rumänische Text sagt es nicht, die praktische Wirkung ist aber dieselbe oder stärker: Die ANAF wendet sich an den Vertreter.
- Deshalb prüfen Vertreter ihre Mandanten und verlangen Sicherheiten, üblicherweise eine Kaution von ein bis zwei Monaten der erwarteten Umsatzsteuer oder eine Bankgarantie. Das ist Marktpraxis zwischen den Parteien, keine Anforderung der Finanzverwaltung.
- Die Einstandspflicht ist sachlich begrenzt (Umsatzsteuer, mandatierte Umsätze) und zeitlich (die Dauer des Mandats), und ein guter Vertrag sagt das ausdrücklich.
Was das Steuergesetzbuch tatsächlich sagt
Drei Texte tragen den ganzen Mechanismus.
Art. 316 Abs. (7) des rumänischen Steuergesetzbuchs (Codul fiscal, Gesetz 227/2015) regelt die Registrierung: Ein in der EU, aber nicht in Rumänien ansässiger Steuerpflichtiger „kann“ sich durch Bestellung eines Fiskalvertreters registrieren; ein nicht in der EU ansässiger Steuerpflichtiger „ist verpflichtet“, sich auf diesem Weg zu registrieren.
Art. 307 Abs. (7) und Art. 308 Abs. (2) regeln die Zahlung. Steuerschuldner für eine steuerbare Lieferung ist normalerweise der Lieferer. Ist dieser Lieferer nicht in der EU ansässig, „ist er verpflichtet, unter den in den Durchführungsbestimmungen festgelegten Bedingungen einen Fiskalvertreter als zur Zahlung der Steuer verpflichtete Person zu bestellen“ (rum. „persoană obligată la plata taxei“). Dieselbe Formulierung gilt für innergemeinschaftliche Erwerbe.
Punkt 89 der Durchführungsbestimmungen legt fest, wie das funktioniert:
- die Bestellung erfolgt durch Antrag beim Finanzamt, mit den Gründungsunterlagen des Unternehmens, der schriftlichen Annahme durch den Vertreter und dem Vertrag, aus dem der Umfang des Mandats hervorgeht (Abs. (1));
- für sämtliche Umsätze, die das Unternehmen in Rumänien ausführt, ist nur ein einziger Vertreter zulässig; mehrere Vertreter mit begrenztem Auftrag können nicht nebeneinander bestehen (Abs. (2));
- die ANAF entscheidet innerhalb von höchstens 30 Tagen und teilt dem ausländischen Unternehmen über den Vertreter eine Umsatzsteuernummer zu, die von der eigenen Nummer des Vertreters abweicht (Abs. (3));
- einmal akzeptiert, ist der Vertreter „hinsichtlich der Rechte und Pflichten bei der Umsatzsteuer für alle Umsätze eingebunden, für die er bevollmächtigt wurde“, solange sein Mandat dauert (Abs. (4));
- die vertretenen Umsätze werden nicht in der eigenen Buchführung des Vertreters erfasst, und er gibt für jedes vertretene Unternehmen eine gesonderte Umsatzsteuererklärung ab (Abs. (10) und (13)).
Zusammengelesen: Die Umsatzsteuer aus den rumänischen Umsätzen des ausländischen Unternehmens erklärt der Vertreter, zahlt der Vertreter, und die ANAF erhebt sie beim Vertreter.
„Gesamtschuldnerische Haftung“: der Ausdruck und das Gesetz
Der Ausdruck stammt aus der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie der EU, die den Mitgliedstaaten zwei Instrumente gibt. Nach Artikel 204 können sie zulassen oder vorschreiben, dass ein nicht ansässiger Steuerpflichtiger einen Steuervertreter als Steuerschuldner bestellt. Nach Artikel 205 können sie zusätzlich bestimmen, dass eine andere Person als der Steuerschuldner die Steuer gesamtschuldnerisch zu entrichten hat. Einige Mitgliedstaaten haben das zweite Instrument für Vertreter genutzt, und von dort ist der Ausdruck in Verträge und Vertriebsunterlagen in ganz Europa gewandert.
Rumänien hat das erste genutzt. Seine Umsatzsteuervorschriften machen den Vertreter zum Steuerschuldner, und das Wort „gesamtschuldnerisch“ (rum. „în solidar“) kommt in Punkt 89 nicht vor. Wo der rumänische Gesetzgeber eine gesamtschuldnerische Haftung wollte, hat er sie ausdrücklich angeordnet: Der Vertreter, den Nicht-EU-Unternehmen für Anträge auf Vorsteuervergütung bestellen, „haftet einzeln und gesamtschuldnerisch neben dem Steuerpflichtigen“ (Punkt 74 Abs. (6) der Durchführungsbestimmungen). Der Unterschied im Wortlaut ist gewollt.
Für das ausländische Unternehmen ändert die Unterscheidung wenig, und dem Vertreter bringt sie keine Erleichterung:
| Gesamtschuldnerische Haftung | Rumänien: Vertreter als Steuerschuldner | |
|---|---|---|
| An wen sich die Finanzverwaltung zuerst wendet | An eine der beiden Parteien, nach ihrer Wahl | An den Vertreter: Er gibt die Erklärung ab und führt die Umsatzsteuernummer |
| Kann vom Vertreter der volle Betrag verlangt werden | Ja | Ja |
| Wessen Umsätze es sind | Die des ausländischen Unternehmens | Die des ausländischen Unternehmens (Punkt 89 Abs. (8) der Durchführungsbestimmungen) |
| Ausgleich zwischen den Parteien | Nach dem Vertrag | Nach dem Vertrag |
Was das ausländische Unternehmen daraus mitnehmen sollte: Der Vertreter leiht nicht bloß seinen Namen. Er stellt seine eigene Bilanz zwischen Ihre Umsatzsteuer und den rumänischen Staat.
Was die Einstandspflicht umfasst und wo sie endet
Umfasst:
- die Umsatzsteuer, die nach den während des Mandats für das vertretene Unternehmen abgegebenen Erklärungen geschuldet ist;
- Zinsen und Säumniszuschläge, wenn diese Umsatzsteuer nach dem 25. gezahlt wird: 0,02 % und 0,01 % des Betrags je Tag nach dem Steuerverfahrensgesetzbuch (Codul de procedură fiscală);
- Umsatzsteuer, die später bei einer Betriebsprüfung für Zeiträume innerhalb des Mandats festgesetzt wird, etwa auf nicht gemeldete Verkäufe oder auf versagte Vorsteuer, zusammen mit dem Zuschlag wegen Nichterklärung von 0,08 % je Tag, der auf festgesetzte Beträge anfällt.
Nicht umfasst:
- andere Steuern als die Umsatzsteuer, etwa Körperschaftsteuer oder Quellensteuern;
- Zölle, für die der Zollvertreter zuständig ist;
- Zeiträume vor Beginn des Mandats. Eine Vorgeschichte nicht abgegebener Erklärungen wird nicht als Schuld übernommen, blockiert aber die nachfolgenden Erklärungen und muss deshalb zuerst bereinigt werden;
- alles nach dem Ende des Mandats. Das Ende hat eine feste Form: Der Vertreter teilt der ANAF schriftlich mit, dass sein Mandat geendet hat, und benennt die letzte Umsatzsteuererklärung, die er abgibt; das Mandat kann nicht vor dem Fälligkeitstag dieser Erklärung enden (Punkt 89 Abs. (6)).
Eine Grenze wirkt gegen das ausländische Unternehmen. Weil für alle rumänischen Umsätze nur ein Vertreter zulässig ist, kann ein Unternehmen einen riskanten Warenstrom nicht aus dem Mandat heraushalten. Der Vertreter sieht alles, oder er nimmt das Mandat nicht an.
Warum Vertreter eine Sicherheit verlangen
Die Rechnung ist einfach. Das Jahreshonorar eines Vertreters ist ein kleiner Bruchteil der Umsatzsteuer, die durch die von ihm unterzeichneten Erklärungen läuft. Bleibt die Umsatzsteuer eines einzigen Monats unbezahlt, deckt das Honorar mehrerer Jahre sie nicht.
Vier Situationen erzeugen das Risiko in der Praxis:
- Die Umsatzsteuer ist erklärt, aber nicht finanziert. Die Erklärung weist am 25. eine Zahllast von 80.000 RON aus, und das Geld aus dem Ausland kommt am 5. des Folgemonats an, oder gar nicht. Die Forderung der ANAF richtet sich ab dem 26. gegen den Vertreter.
- Verkäufe kommen später ans Licht. Plattformberichte, e-Factura-Daten oder eine Prüfung zeigen Verkäufe, die nicht auf der monatlich geschickten Liste standen. Die Umsatzsteuer wird samt Zinsen und Zuschlag wegen Nichterklärung auf die Nummer festgesetzt, für die der Vertreter einsteht.
- Vorsteuer wird versagt. Eine Eingangsrechnung berechtigt doch nicht zum Abzug, und eine bereits erhaltene Erstattung muss zurückgezahlt werden.
- Der Mandant meldet sich nicht mehr. Das Unternehmen stellt seine Tätigkeit in Rumänien ein und antwortet nicht mehr, während die Registrierung noch offen ist und weiter Erklärungen fällig werden.
In jedem dieser Fälle liegt das Vermögen des Vertreters in Rumänien und ist für die Vollstreckung erreichbar, das des Mandanten im Ausland. Eine Sicherheit schließt diese Lücke. Die andere Antwort der Vertreter ist die Ablehnung: Die Prüfung des Geschäfts, seiner Warenströme und seiner Geschäftspartner beim Onboarding hat denselben Grund.
Das Steuergesetzbuch verlangt für die umsatzsteuerliche Vertretung keine bei der ANAF zu stellende Sicherheit; das tut es nur in anderen Bereichen, etwa bei Fiskalvertretern für verbrauchsteuerpflichtige Waren. Was folgt, ist deshalb vertragliche Praxis zwischen dem Unternehmen und seinem Vertreter, und sie unterscheidet sich von Kanzlei zu Kanzlei.
Die Formen einer Sicherheit
- Ein bis zwei Monate der voraussichtlich zu zahlenden Umsatzsteuer
- Beim Fiskalvertreter hinterlegt, solange das Mandat läuft
- Wird nur verwendet, wenn eine USt-Zahlung nicht rechtzeitig gedeckt ist
- Die Bank zahlt auf erstes Anfordern bis zu einem Höchstbetrag
- Der Mandant behält seine Liquidität, zahlt der Bank aber eine Provision
- Ist befristet und wird rechtzeitig verlängert
- Der fällige Betrag geht vor dem 25. ein
- Die Erklärung wird mit gedeckter Zahlung eingereicht
- Ergänzt die Sicherheit, ersetzt sie nicht
Das rumänische Steuergesetzbuch verlangt für die umsatzsteuerliche Fiskalvertretung keine Sicherheitsleistung gegenüber der ANAF. Form und Höhe werden im Vertrag zwischen Unternehmen und Fiskalvertreter festgelegt.
Barkaution. Die einfachste Form: ein Betrag in Höhe von ein bis zwei Monaten der Umsatzsteuer, die das Unternehmen voraussichtlich zahlen wird. Der Vertreter hält ihn für die Dauer des Mandats und verwendet ihn nur, wenn eine Umsatzsteuerzahlung nicht rechtzeitig finanziert wird. Den Mandanten kostet die Kaution nichts außer der Verfügbarkeit des Geldes.
Bankgarantie. Eine Bank verpflichtet sich, dem Vertreter auf erstes Anfordern und bis zu einem Höchstbetrag zu zahlen, wenn der Mandant ausfällt. Der Mandant behält seine Liquidität, zahlt der Bank aber eine Avalprovision, und die Bank verlangt meist Sicherheiten oder eine Kreditlinie. Die Garantie eignet sich für größere Beträge und für Gruppen mit bestehender Bankverbindung; sie ist befristet und muss rechtzeitig verlängert werden.
Vorfinanzierung jeder Zahlung. Keine Sicherheit im engeren Sinn, aber der Schutz, der die meiste Arbeit leistet: Der Betrag der geschuldeten Umsatzsteuer geht einige Tage vor dem 25. an den Vertreter oder direkt auf das Konto der Staatskasse, und die Erklärung wird abgegeben, sobald die Zahlung gedeckt ist.
Garantie der Muttergesellschaft (Patronatserklärung). Eine schriftliche Verpflichtung der Muttergesellschaft. Sie kostet wenig und ist nur so viel wert wie die Muttergesellschaft und die Rechtsordnung, in der sie durchgesetzt werden müsste. Deshalb wird sie meist zusätzlich zu einer der obigen Formen akzeptiert, nicht an ihrer Stelle.
Wie der Betrag bemessen wird
Grundlage ist die voraussichtliche monatliche Zahllast, also die Umsatzsteuer nach Abzug der Vorsteuer, nicht der Umsatz. Eine Beispielrechnung: Ein Verkäufer erwartet monatlich 84.000 RON Umsatzsteuer und 30.000 RON Vorsteuer, also rund 54.000 RON Zahllast im Monat. Ein bis zwei Monate ergeben eine Sicherheit von 54.000 bis 108.000 RON.
Das Ergebnis bewegt sich mit den Umständen:
- ein Unternehmen mit dauerhaftem Erstattungsanspruch, typischerweise ein Importeur, der beim Zoll 21 % Einfuhrumsatzsteuer zahlt und über mehrere Monate verkauft, setzt seinen Vertreter nur einem geringen Risiko aus und wird um weniger gebeten;
- ein hoher Anteil an Verbraucherverkäufen erhöht den Betrag, weil diese Verkäufe in e-Factura nicht sichtbar sind und auf den eigenen Angaben des Mandanten beruhen;
- Saisonalität zählt: Die Sicherheit wird an den starken Monaten bemessen;
- eine zuverlässige Vorgeschichte senkt sie. Viele Verträge sehen eine Überprüfung nach dem ersten Jahr pünktlicher Finanzierung vor.
Die Rückgabe
Der Vertrag sollte festlegen, wann die Sicherheit freigegeben wird: normalerweise nachdem die letzte Erklärung abgegeben, der Schlusssaldo gezahlt oder erstattet und das Ende des Mandats der ANAF mitgeteilt ist. Bedenken Sie, dass die Finanzverwaltung Umsatzsteuer innerhalb von fünf Jahren festsetzen kann, gerechnet ab dem 1. Juli des Jahres, das auf das Jahr folgt, auf das sich die Steuer bezieht (Art. 110 des Steuerverfahrensgesetzbuchs). Manche Vertreter behalten deshalb für eine Zeit nach Mandatsende einen Teil der Sicherheit ein oder akzeptieren an ihrer Stelle eine Bankgarantie. Diese Frist und den Betrag verhandelt man besser vor der Unterzeichnung als beim Ausstieg.
Was ein Vertreter vor der Annahme prüft
Rechnen Sie mit Fragen, und werten Sie sie als gutes Zeichen:
- wem das Unternehmen gehört und wer es führt, mit Unterlagen;
- was verkauft wird, an wen, über welche Kanäle und in welchen Mengen;
- woher die Ware kommt und wo sie gelagert wird, mit dem Lager- oder Fulfilment-Vertrag;
- wie die Verkaufsdaten geliefert werden, in welchem Format und bis zu welchem Tag im Monat;
- ob es eine rumänische Steuerhistorie gibt: eine frühere Registrierung, einen anderen Vertreter, nicht gemeldete Zeiträume;
- wer die Umsatzsteuerzahlungen finanziert und von welchem Konto.
Ein Vertreter, der nichts davon fragt, liest entweder das Gesetz nicht oder plant nicht, noch da zu sein, wenn die ANAF anruft.
Was der Vertrag enthalten sollte
Die Durchführungsbestimmungen verlangen einen Vertrag, „aus dem der Umfang des Mandats hervorgeht“, und die schriftliche Annahme durch den Vertreter mit Angabe der Art der Umsätze. Über dieses Minimum hinaus regelt ein brauchbarer Vertrag:
- die erfassten Umsätze und die Pflicht, alle rumänischen Umsätze zu melden;
- den monatlichen Datenstichtag und das Datenformat;
- wann und wie jede Umsatzsteuerzahlung finanziert wird;
- die Sicherheit: Form, Betrag, wann sie in Anspruch genommen werden darf, wann sie überprüft und wann sie freigegeben wird;
- den Zugang zu Unterlagen bei einer Betriebsprüfung, auch nach Mandatsende;
- die Kündigungsgründe auf beiden Seiten und die Übergabe an einen neuen Vertreter;
- die Berufshaftpflichtversicherung des Vertreters.
Gibt es einen Weg daran vorbei?
Für ein in der EU ansässiges Unternehmen ja: Es registriert sich direkt und nutzt für die Meldungen einen Bevollmächtigten. Der Bevollmächtigte erstellt und reicht ein; Steuerschuldner bleibt das Unternehmen, also ist keine Sicherheit im Spiel.
Für ein außerhalb der EU ansässiges Unternehmen, ob in der Schweiz, im Vereinigten Königreich oder anderswo, ist die Alternative zum Vertreter kein Bevollmächtigter, sondern eine andere rechtliche Lage: eine feste Niederlassung oder eine rumänische Tochtergesellschaft, die einkauft und weiterverkauft. Beides ändert weit mehr als die Umsatzsteuerregistrierung, nämlich auch die Rechnungsstellung über RO e-Factura, die Buchführung und die Körperschaftsteuer, und keines von beiden sollte gewählt werden, um eine Kaution zu sparen.
Ein Unternehmen, das bereits einen Vertreter hat und mit ihm unzufrieden ist, kann wechseln. Der ausscheidende Vertreter gibt seine letzte Erklärung ab, der neue übernimmt die umsatzsteuerliche Historie, und die Sicherheit wird mit dem ersten abgerechnet und beim zweiten neu gestellt.
So arbeiten wir
Wir handeln als Fiskalvertreter für außerhalb der EU ansässige Unternehmen und als Bevollmächtigter für in der EU ansässige Unternehmen. Bevor wir ein Mandat annehmen, prüfen wir das Geschäft und seine Warenströme und antworten schriftlich, zusammen mit dem Angebot, ob wir tätig werden können und zu welchen Bedingungen. Die Erklärungen werden aus Ihren Daten erstellt, mit e-Factura und SAF-T abgeglichen und von einem zugelassenen Berater eingereicht; TaxOlia unterhält eine Berufshaftpflichtversicherung.
Die Leistung selbst beschreibt die Seite zur Fiskalvertretung. Brauchen Sie einen Vertreter, weil Sie Ware in Rumänien lagern, lesen Sie als Nächstes den Leitfaden zum Verkauf aus einem rumänischen Lager und fordern Sie dann ein Angebot an. Die erste Beratung ist kostenlos und unverbindlich.
