Umsatzsteuer-Erstattung in Rumänien ab 2026: die 14 Risikokriterien der ANAF

Was sich am 28. September 2026 geändert hat

Bisher hatte das „Risiko einer ungerechtfertigten Erstattung“ im Gesetz drei Definitionen, alle an bereits festgestellte Tatsachen geknüpft: amtliche Unterlagen anderer Behörden, bei einer Kontrolle festgestellte Sachverhalte mit strafrechtlichen Merkmalen und Abweichungen von mehr als 10 % und mindestens 50.000 RON, die in einer nachgelagerten Betriebsprüfung festgesetzt wurden (Art. 169 Abs. (4) Buchst. a)–c) des Steuerverfahrensgesetzbuchs, Codul de procedură fiscală, Gesetz 207/2015). Die Eilverordnung 38/2026 fügte Buchstabe d) hinzu: „andere durch Anordnung des ANAF-Präsidenten festgelegte Situationen“. Die Anordnung kam am 21. September 2026, ANAF-Anordnung 1123/2026, veröffentlicht im Amtsblatt (Monitorul Oficial) 823 vom 28. September 2026.

Die Anordnung ändert das Verfahren zur Erledigung negativer Umsatzsteuererklärungen mit Erstattungsoption (ANAF-Anordnung 352/2022) und gibt ihm einen neuen Anhang 6 mit 14 Situationen, die bei jeder Erklärung geprüft werden, die eine Erstattung verlangt. Eine vorherige Feststellung ist nicht mehr nötig: Die Stelle, die die Erklärung bearbeitet, sieht in die Datenbanken, die die ANAF (die rumänische Finanzverwaltung) ohnehin hat (RO e-Factura, die elektronischen Registrierkassen RO e-Case de marcat, das Steuerstrafregister, das Register der inaktiven Steuerpflichtigen, die abgegebenen Erklärungen), und hakt ab.

Sie gilt vom ersten Tag an: für die Erklärungen für August 2026 und das dritte Quartal 2026 sowie für jede Erklärung, die am 28. September noch offen war, mit Ausnahme der bereits an die Prüfungsabteilung übergebenen (Artikel III der Anordnung). Die Erklärung für September, fällig bis zum 26. Oktober, geht schon durch das neue Sieb.

Wie eine Erklärung mit Erstattungsoption erledigt wird

Die Grundregel hat sich nicht geändert. Nach Art. 169 Abs. (1) des Steuerverfahrensgesetzbuchs erstattet die Finanzverwaltung die beantragte Umsatzsteuer „mit anschließender Durchführung der Betriebsprüfung“. Die ANAF prüft die Akte, erlässt den Erstattungsbescheid unter dem Vorbehalt der nachträglichen Überprüfung, zahlt oder verrechnet, und eine Prüfung kann später folgen, wenn die Risikoanalyse sie verlangt (Abs. (8)).

Die Ausnahme ist die vorgezogene Betriebsprüfung: Das Geld kommt nach der Kontrolle. Die Fälle stehen in Abs. (2) für große und mittlere Steuerpflichtige und in Abs. (3) für alle anderen:

Die 14 neuen Situationen gehören in die zweite Zeile. Sie schaffen keinen neuen Fall der vorgezogenen Prüfung; sie definieren, was „Risiko“ bedeutet.

Drei Dinge, bevor Sie das Kästchen ankreuzen:

• Ein negativer Saldo von 5.000 RON oder weniger kann nicht zurückgefordert werden; er wird in die nächste Erklärung vorgetragen (Art. 303 Abs. (7) des rumänischen Steuergesetzbuchs, Gesetz 227/2015).
• Eine verspätet abgegebene Erklärung gilt nicht mehr als Erstattungsantrag: Der Betrag wird in die Erklärung des nächsten Zeitraums übernommen (Art. 169 Abs. (5) des Steuerverfahrensgesetzbuchs), und die ANAF fordert Sie zum Vortrag auf (Punkt 33 Abs. (2^1) des Verfahrens).
• Die Frist für die Erledigung des Antrags beträgt 45 Tage ab Abgabe (Art. 77 Abs. (1)). Ist eine Prüfung nötig, werden daraus höchstens 90 Tage, und die ANAF muss Sie innerhalb von 5 Tagen nach Abschluss der Risikoanalyse informieren (Abs. (5)). Zeiten, in denen die Prüfung ausgesetzt ist, zählen nicht (Punkt 68 Abs. (1^1)).

Die September-Anordnung hat auch die Vorprüfung verlängert: von 5 auf 15 Arbeitstage nach der Abgabe (Punkt 39 Abs. (2)), weil die Stelle jetzt 14 zusätzliche Prüfungen durchführt.

Die 14 Situationen, gruppiert

Der Anhang verwendet das Wort „erheblich“ mehrfach, ohne Zahlenschwellen. Die Schwellen bleiben bei der Bearbeitungsstelle, und der begründete Bericht, mit dem Sie in die Sonderdatenbank eingetragen werden, muss die Analyse hinter der Einstufung darlegen (Punkt 10 Buchst. d) des Verfahrens). Die Gruppen unten sind unsere; die Nummerierung ist die des Anhangs.

A. Die Personen hinter dem Unternehmen (Situationen 1–4)

B. Das Verhalten der Erklärung (Situationen 5–7)

C. Status des Unternehmens und Abgabedisziplin (Situationen 8–11)

D. Was die ANAF in e-Factura und e-Case sieht (Situationen 12–13)

Bei den Situationen 12 und 13 ist der Mechanismus derselbe wie hinter der vorausgefüllten Erklärung RO e-TVA: Die ANAF vergleicht Ihre Erklärung mit ihren eigenen Daten. Abweichungen mit einer Erklärung (Ist-Besteuerung, Gutschriften, innergemeinschaftliche Erwerbe) sind kein Problem, aber Sie müssen sie auf der Stelle belegen können.

E. Ihre Lieferanten (Situation 14)

Situation 14 wird angehakt, wenn mindestens ein Lieferant, auf den „ein erheblicher Anteil“ der Vorsteuer in der Erklärung entfällt, in einem von 11 Zuständen ist:

• a) steht in der Sonderdatenbank zum Risiko ungerechtfertigter Erstattungen;
• b) steht in der Datenbank der Personen in freiwilliger Liquidation oder Insolvenz;
• c) hat Straftaten im Steuerstrafregister;
• d) hat die D300, D394, D390 oder D406 für den Zeitraum nicht abgegeben, aus dem der beantragte Betrag stammt;
• e) hat in e-Factura und e-Case eine Umsatzsteuer, die erheblich über der erklärten Ausgangsumsatzsteuer liegt (Situation 12, auf den Lieferanten angewandt);
• f) ist zahlungsunfähig, in Insolvenz, Reorganisation, Konkurs oder in einem Verfahren zur Insolvenzvermeidung;
• g) hat offene Umsatzsteuerschulden;
• h) steht im Register der inaktiven Steuerpflichtigen oder im Register der Personen, deren Umsatzsteuer-Registrierung gelöscht wurde;
• i) wurde in den letzten 6 Monaten für Umsatzsteuerzwecke registriert oder erneut registriert und verwendet einen anderen Steuerzeitraum als den Kalendermonat;
• j) ist eine mit dem antragstellenden Unternehmen verbundene Person;
• k) wurde weniger als 6 Monate vor der geprüften Erklärung gegründet.

Hierhin wandert der größte Teil des Risikos. Sie haften nicht für die Meldungen Ihres Lieferanten, aber Ihre Erstattung hängt von ihnen ab. Von den 11 Zuständen sind einige öffentlich sichtbar: die gelöschte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die steuerliche Inaktivität (Buchstabe h), die Insolvenz (Buchstabe f) und, in den Grenzen der ANAF-Listen, Steuerrückstände (Buchstabe g). Sie können sie für jeden wichtigen Lieferanten in unserer Firmenauskunft nach rumänischer Steuernummer prüfen: Umsatzsteuer-Status zu einem gewählten Datum, Inaktivität, Insolvenz, Jahresabschlüsse. Nicht abgegebene Meldungen (Buchstabe d) und der Eintrag in den Sonderdatenbanken (Buchstaben a und b) sind nicht öffentlich. Dort zählt die Konzentration: Je mehr ein einzelner Lieferant in Ihrer Vorsteuer wiegt, desto mehr hängt Ihre Erstattung von seiner Disziplin ab.

Buchstabe j) verdient einen eigenen Satz. Stellt die deutsche Muttergesellschaft ihrer rumänischen Tochter Leistungen mit rumänischer Umsatzsteuer in Rechnung, über eine feste Niederlassung oder eine eigene Registrierung, und machen diese Rechnungen einen erheblichen Anteil der Vorsteuer aus, wird Situation 14 bei jeder Erklärung angehakt. Das ist kein Vorwurf; es ist ein Signal, das zu einer vorgezogenen Prüfung führt.

Was passiert, wenn eine Situation angehakt wird

1. Die Bearbeitungsstelle analysiert die Erklärung und stellt die Situation fest (Punkt 50 Abs. (1) für große und mittlere Steuerpflichtige, Punkt 60 Abs. (1) für die übrigen).
2. Sie erstellt einen begründeten Bericht, den der Leiter der Stelle genehmigt, und trägt das Unternehmen in die Sonderdatenbank zum Risiko ungerechtfertigter Erstattungen ein (Punkt 8 Abs. (2), Punkt 10 Buchst. d)).
3. Die Erklärung wird nach einer vorgezogenen Betriebsprüfung erledigt (Punkte 50 Abs. (3) und 60 Abs. (3)). Jeden Tag schickt die Stelle der Prüfungsabteilung eine Aufstellung der so eingestuften Erklärungen (Punkt 63).
4. War der Erstattungsbescheid bereits erlassen, die Erklärung aber noch „offen“ (bis zur ersten Verrechnung oder Auszahlung, Punkt 35), wird der Bescheid nach Art. 94 Abs. (2) des Steuerverfahrensgesetzbuchs aufgehoben (Punkt 21 Abs. (4)). Sie erhalten einen „Bescheid über die Aufhebung des Umsatzsteuer-Erstattungsbescheids“, gegen den innerhalb von 45 Tagen Einspruch möglich ist (Art. 270). Sind Sie im Virtuellen Privaten Raum (SPV) registriert, kommen die Dokumente dort an (Punkt 43 Abs. (3)).
5. Die vorgezogene Prüfung erfasst nur die Zeiträume, aus denen der beantragte Saldo stammt (Art. 169 Abs. (9)). Auf andere Zeiträume dehnt sie sich nur aus, wenn Anzeichen für Unregelmäßigkeiten auftauchen (Abs. (10)).
6. Bei der nächsten Erklärung mit Erstattungsoption prüft die Stelle, ob Sie noch unter eine der Situationen fallen, und schlägt vor, Sie in der Datenbank zu belassen oder daraus zu streichen (Punkt 15^1). Gestrichen werden Sie, wenn Sie unter keine Situation des Anhangs mehr fallen (Punkt 16 Abs. (2) Buchst. d)).

Der Eintrag in die Datenbank ist keine Sanktion und wird nicht gesondert mitgeteilt. Sie erfahren davon über die Dauer der Erledigung und über das Prüfungsavis.

Rechenbeispiel: ein Lieferant, der seine Umsatzsteuererklärung nicht abgibt

Ein Unternehmen in Cluj stellt Verpackungen her und exportiert sie. Sein Steuerzeitraum ist der Monat. In der Erklärung für August 2026, abgegeben am 25. September:

Der Hauptlieferant für Karton, mit Rechnungen über 420.000 RON plus 88.200 RON Umsatzsteuer, stellt 70 % der Vorsteuer. Im September hat dieser Lieferant seine D300 für Juli nicht abgegeben, und die für August auch nicht. Die ANAF sieht das in ihren eigenen Aufzeichnungen; das Unternehmen in Cluj nicht.

Bis zum 28. September 2026 wäre die Erklärung des Unternehmens nach einer Aktenprüfung erledigt worden, mit einer möglichen Prüfung später. Jetzt wird Situation 14 Buchst. d) angehakt. Das Ergebnis:

• das Unternehmen kommt in die Sonderdatenbank, und die Erklärung geht in eine vorgezogene Betriebsprüfung für August 2026;
• die Erledigungsfrist wandert von 45 auf höchstens 90 Tage: Das Geld kann frühestens um den 24. Dezember 2026 kommen, nicht am 9. November;
• finanziert das Unternehmen die Wartezeit aus einer Kreditlinie zu 9 % pro Jahr, kosten die zusätzlichen 45 Tage 126.000 × 9 % × 45 / 365 = 1.398 RON;
• überschreitet die ANAF die 90 Tage, kann das Unternehmen Zinsen von 0,02 % pro Tag verlangen (Art. 182): 126.000 × 0,02 % = 25,20 RON pro Tag, ab Tag 91. Zinsen gibt es nur auf Antrag.

Was das Unternehmen in Cluj vor dem 25. September hätte tun können: den Lieferanten in den öffentlichen Registern prüfen (gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, nicht inaktiv, keine Insolvenz), seine wichtigsten Lieferanten vertraglich verpflichten, die Abgabe ihrer Umsatzsteuererklärung nachzuweisen, oder, wenn das Geld nicht eilte, den Saldo einen Monat vortragen und die Erstattung beantragen, sobald die Lage des Lieferanten klar ist. Die Erstattungsoption ist keine Pflicht: Ein Saldo kann unbegrenzt vorgetragen werden.

Der Betrag selbst ändert sich nicht. Sind die Rechnungen korrekt und wurden die Waren geliefert, bestätigt die Prüfung die 126.000 RON. Der Preis des Risikos ist Zeit.

Checkliste, bevor Sie die Erstattungsoption ankreuzen

1. Der Saldo liegt über 5.000 RON, und die Erklärung wird fristgerecht abgegeben; sonst wird der Betrag ohnehin vorgetragen.
2. D394, D390 und D406 sind für jeden Zeitraum abgegeben, dessen Frist abgelaufen ist, auch als Nullmeldung. Prüfen Sie die Bestätigungen, nicht Ihr Gedächtnis.
3. Die Ausgangsumsatzsteuer in der Erklärung stimmt mit e-Factura und e-Case überein; die Abweichungen (Ist-Besteuerung, Gutschriften, Anzahlungen) stehen auf einem einzigen Dokument.
4. Die inländische Vorsteuer hat eine Entsprechung in den Rechnungen, die Ihre Lieferanten in e-Factura übermittelt haben. Rechnungen, die im System fehlen, werden vor der Abgabe beim Lieferanten angefordert.
5. Lieferanten mit mehr als 20–25 % Ihrer Vorsteuer haben eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sind nicht inaktiv und nicht insolvent; bei verbundenen oder vor weniger als 6 Monaten gegründeten Lieferanten ist die Transaktionsakte vollständig.
6. Berichtigungen und Korrekturen im Zeitraum haben je eine schriftliche Erklärung und einen Beleg.
7. Der Anstieg des Betrags gegenüber früheren Erklärungen hat eine nachweisbare Ursache (Exportvertrag, Investitionsrechnung, Bestand).
8. Das Steuerstrafregister des Unternehmens, seiner Gesellschafter und seiner Geschäftsführer ist sauber; bei einem Geschäftsführerwechsel fordern Sie es erneut an.
9. Das Unternehmen ist jünger als 6 Monate oder bei seiner ersten Erklärung mit Erstattungsoption: Planen Sie die Liquidität auf 90 Tage und stellen Sie die Prüfungsakte (Verträge, Rechnungen, Zahlungsnachweise, Transportdokumente) vor der Abgabe zusammen.
10. Wenn Sie es sich anders überlegen: Sie können den Erstattungsantrag bis zur Zustellung des Bescheids durch Mitteilung zurückziehen (Art. 303 Abs. (8) des Steuergesetzbuchs) und den Saldo in die nächste Erklärung vortragen.

Ein Unternehmen, das jeden Monat negative Erklärungen abgibt, kann die Prüfungen 2 bis 5 als Routine erledigen, am Tag der Abstimmung der Erklärung. Unsere monatliche Routine steht auf der Seite zur Umsatzsteuererklärung (D300); Betriebsprüfungen und Einsprüche betreuen wir gesondert, einschließlich des Einspruchs gegen den Aufhebungsbescheid.

Ausländische Unternehmen mit rumänischer Umsatzsteuer-Registrierung

Das Verfahren macht für nicht ansässige Unternehmen keine Ausnahme und fügt eine Prüfung hinzu. Wird die Erklärung über einen Fiskalvertreter abgegeben, verlangt Punkt 37^1 des Verfahrens, die Voraussetzungen des Art. 169 „sowohl für den nicht in Rumänien ansässigen Steuerpflichtigen als auch für den bestellten Fiskalvertreter“ zu prüfen. Ein Vertreter mit eigenen Problemen im Steuerstrafregister oder in den Sonderdatenbanken zieht alle seine Mandanten mit.

Die Situationen, die bei einem ausländischen Unternehmen am häufigsten zählen:

Die erste Erklärung mit Erstattungsoption. Ein österreichisches Unternehmen, das sich im Juni 2026 für ein Auslieferungslager direkt in Rumänien für Umsatzsteuerzwecke registriert hat, beantragt die Erstattung der Vorsteuer auf lokale Einkäufe aus seinem ersten Tätigkeitsquartal. Sofern es nicht als großer oder mittlerer Steuerpflichtiger eingestuft ist, geht die Erklärung in eine vorgezogene Prüfung, einfach weil sie die erste ist (Art. 169 Abs. (3) Buchst. d)). Situation 11 (Unternehmen vor weniger als 6 Monaten gegründet) trifft auf eine österreichische Gesellschaft, die seit 2015 besteht, nicht zu; wurde die Einheit aber eigens für Rumänien gegründet, ist auch diese angehakt. Die neue Definition in Punkt 58 Abs. (3) sagt, dass auch die erste Erklärung nach einer erneuten Registrierung oder nach dem Rückzug der Erstattungsoption als „erste Erklärung“ zählt.

Nicht abgegebene D390 und D406 (Situation 8). Nicht ansässige Unternehmen geben die D390 für innergemeinschaftliche Lieferungen und Erwerbe und die D406 SAF-T in der reduzierten Struktur ab; die D394 nur, wenn sie Umsätze in Rumänien mit für Umsatzsteuerzwecke registrierten Personen haben. Die SAF-T-Nachfrist erspart Ihnen das Bußgeld; sie bedeutet nicht, dass die Meldung nicht erwartet wird: Am Tag der Erklärung mit Erstattungsoption kann eine D406, deren Frist abgelaufen ist und die nicht abgegeben wurde, Situation 8 anhaken.

Abweichungen gegenüber e-Factura (Situationen 12 und 13). Seit dem 1. Januar 2026 übermitteln rumänische Lieferanten die Rechnungen, die sie an für Umsatzsteuerzwecke registrierte Nichtansässige ausstellen, in RO e-Factura (unser Artikel zu e-Factura für nicht ansässige Unternehmen hat die Rechtsgrundlage). Zieht das ausländische Unternehmen Vorsteuer aus per E-Mail erhaltenen Rechnungen ab, die der Lieferant nie ins System gestellt hat, wird Situation 13 angehakt. Auf der Ausgangsseite meldet ein Nichtansässiger ohne feste Niederlassung nur B2B-Rechnungen in e-Factura; B2C-Verkäufe erscheinen nicht im System, sodass die Ausgangsumsatzsteuer in der Erklärung meist höher ist als das, was die ANAF sieht, nicht niedriger, und Situation 12 nicht angehakt wird.

Der verbundene Lieferant (Situation 14 Buchst. j)). Konzerne, die sich gegenseitig Leistungen mit rumänischer Umsatzsteuer in Rechnung stellen, fallen systematisch unter Situation 14. Die Akte zur konzerninternen Transaktion, mit Preis und Substanz der Leistung, muss vor der ersten Erklärung mit Erstattungsoption fertig sein.

USt-IdNr. gelöscht, während die Erklärung offen ist. Der neue Punkt 82^1 beantwortet ein altes Problem: Verliert das ausländische Unternehmen seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, während eine Erklärung mit Erstattungsoption offen ist, kann der negative Betrag im allgemeinen Erstattungsverfahren ausgezahlt werden (Anordnung des Finanzministeriums 1899/2004), sofern das Unternehmen erklärt, seine wirtschaftliche Tätigkeit in Rumänien eingestellt zu haben. Bisher blieb der Betrag bis zu einer möglichen erneuten Registrierung blockiert.

Für ausländische Unternehmen ist der beste Schutz derselbe wie für rumänische: aktuell abgegebene Meldungen, eine Abstimmung gegen e-Factura vor der Erklärung und eine Prüfungsakte, die vorbereitet ist statt improvisiert. Wer sich erst jetzt registriert, findet die monatlichen Pflichten in unserem Leitfaden zur Umsatzsteuer in Rumänien für ausländische Unternehmen.

Was bleibt, und was kommt

Die Erstattung mit nachgelagerter Prüfung bleibt die Regel, der erstattete Betrag wird durch eine Risikoeinstufung nicht gekürzt, und Verzugszinsen sind nach der Frist von 45 oder 90 Tagen weiterhin geschuldet. Geändert hat sich, dass die ANAF jetzt vom Schreibtisch aus, aus ihren eigenen Datenbanken, eine vorgezogene Prüfung anordnen kann, bevor sie Sie irgendetwas fragt.

Die Schwellen für „erheblich“ werden sich in der Praxis herausbilden, über die Berichte der Stellen und, wenn sie missbraucht werden, über Einsprüche. Haben Sie ein Prüfungsavis für eine Erklärung mit Erstattungsoption oder einen Bescheid über die Aufhebung einer Erstattung erhalten, sehen wir gemeinsam nach, in welche der 14 Situationen die ANAF Sie eingeordnet hat und welche Unterlagen die Prüfung schnell abschließen. Haben Sie die Erklärung noch nicht abgegeben, ist die Checkliste oben der Anfang.